Redovisningsmodell för indirekta kostnader vid universitet och högskolor SUHFs förbundsförsamling beslutade på höstmötet 2007-11-08 att rekommendera medlemmarna att införa redovisningsmodellen för indirekta kostnader vid universitet och högskolor.

Innehåll Bakgrund Grundprinciper i modellen Syfte Problemställning Ny redovisningsmodell - centrala begrepp - kostnadsfördelning - intern finansiering - kalkylering Modellen på institutionsnivå Övergång till ny modell Övriga frågor

Bakgrund Enligt regleringsbrev anges att den externfinansierade verksamheten ska täcka samtliga kostnader för verksamheten, inkl verksamhetens andel av de indirekta kostnaderna. Riksrevisionens kritik mot metoden för intäktsföring av medel som skall finansiera indirekta kostnader. Problematiken med redovisning av indirekta kostnader är gemensam. Beslut av SUHFs förbundsförsamling 2007-11-08 att rekommendera högskolorna att införa modellen. Beslut av rektor 2007-12-20 att LU ska införa modellen. Målsättning att införandet ska ske 2009-01-01. I dag finns ett antal överenskommelser och betalningssätt för debitering av indirekta kostnader. Detta gör det komplicerat för forskare vid ansökan om externa medel. Återrapporteringen till finansiärerna försvåras och den ekonomiska redovisningen blir komplex

Grundprinciperna i modellen verksamheten delas in i kärnverksamhet och stödverksamhet kärnverksamheten delas in i avgränsade verksamheter, vilka kallas kostnadsbärare (kb) stödverksamhetens kostnader fördelas på kärnverksamhetens verksamhetsgrenar (utbildning och forskning) de gemensamma kostnaderna fördelas på kb genom fullständig kostnadsfördelning kostnadsbas tillämpas vid fördelning på kb (frångå intäktsavlyft) samtliga intäkter och kostnader ska fördelas på kb, vilket möjliggör uppföljning av full kostnadstäckning

Syfte Bättre intern styrning och kontroll för ledningen, forskare och administratörer Mer rättvisande redovisning Uppfyllande av EU:s 7:e ramprograms krav på ”Full Cost” redovisning senast 2010 Återskapa förtroende hos finansiärerna för redovisningen av indirekta kostnader Bättre förutsättning för nya diskussioner med finansiärerna Uppfyllande av Riksrevisionens krav på korrekt intäktsredovisning (kostnadspåslag ersätter intäktsavlyft)

LU modell Kärnverksamhet = Utbildning (U) och forskning/forskarutbildning (FO) Bokförs på alla v-grenar utom 91 Stödverksamhet = Administration och gemensamma kostnader Bokförs på v-gren 91 Viktigt att renodla användningen av v-gren 91

Kostnadsbärare (Kb) Hur avgränsas detta på LU? Avgränsad verksamhet som ska synliggöra resultat och vara fullfinansierad EXEMPEL ett projekt med ett uppdragskontrakt ett projekt med flera bidragskontrakt och anslag en forskargrupp, utan krav på full kostnadstäckning på lägre nivå en utbildningsavdelning ett internt verksamhetsprojekt Hur avgränsas detta på LU? Befintlig kodstruktur utnyttjas i första hand. Aktivitet alternativt en urvalsgrupp då flera aktiviteter tillsammans utgör kostnadsbäraren alla aktiviteter på t ex v-gren 11 om verksamheten inte vill följa upp utbildningen mer detaljerat OBS!! Uppdragskontrakt = kostnadsbärare, bidragskontrakt vanligtvis INTE kostnadsbärare Handledningen: 2.2 Kostnadsbärare Kostnadsbärare/kb är en avgränsad verksamhet, som ska synliggöra ekonomiskt resultat (intäkter och kostnader) i redovisning och kalkylering. Kb finns huvudsakligen på lägsta nivån vid kärnverksamheten på institutionerna. Kb ska vara fullfinansierade och ska ”bära” högskolans totala kostnader; d v s sina egna direkta kostnader och en rättvisande andel av de indirekta kostnaderna. När samtliga intäkter och kostnader görs synliga, kan full kostnadstäckning följas upp hos varje kb. Högskolan måste ta ställning till vilka verksamheter på olika nivåer, som är kärn- resp stödverksamhet. All kärnverksamhet delas in i kostnadsbärare och det är stödverksamhetens kostnader som ska fördelas på dessa kb. Inom forskningen är som regel varje forskningsprojekt en kb. En kb kan bestå av ett eller flera verksamhetsobjekt i redovisningen. Ett stödobjekt för gemensamma kostnader är INTE en kostnadsbärare. Exempel på kb är ett projekt med ett kontrakt inom uppdragsforskning ett projekt med flera bidragskontrakt och anslagsmedel en forskargrupp vars löpande verksamhet inte avslutas eller som inte har krav på full kostnadstäckning på lägre nivå en utbildningsavdelning en kurs eller ett program inom utbildningen ett internt verksamhetsprojekt med anslagsfinansiering.

Direkta, indirekta kostnader för kb Gemensamma Indirekt nyttjande Stödverksamheten på olika nivåer ”Andel” Kostnadsslag Bokförs/fördelas med pålägg Direkta Direkt hänförliga Direkt nyttjande ”Arbete och material” ”Hel” Kostnadsslag löner, drift, utr/avskr, lokaler Bokförs direkt Handledningen: 2.3 Direkta och indirekta kostnader Kostnadsbärarna/kb ska visa rättvisande intäkter och kostnader. Kostnadsmassan är sammansatt av både direkta och indirekta kostnader ur kostnadsbärarnas perspektiv. Kostnaderna måste därför klassificeras för att modellen ska ge rättvisande redovisning och kalkylering. Termerna direkta och indirekta kostnader är kärnan i påläggskalkylering. Direkta kostnader är direkt hänförliga till och har ett direkt samband med en viss kb, speglar direkt nyttjande av resurser huvudsakligen i form av arbete och material, är en hel eller naturligt proportionell kostnad för kb t ex resor och konferensavgifter (löner kan proportioneras med hjälp av tidrapportering), sorteras i fyra huvudgrupper av kostnadsslag, som kan debiteras direkt på kb i redovisningen. Exempel: Direkta löner inklusive sociala avgifter för direkt medverkande i projektet Direkt drift material, resor, konferenser, litteratur, konsulttjänster i projektet Direkt utrustning/avskrivning i projektet Direkta lokaler för kontor och laborationssalar i projektet med andel av biytor. Indirekta kostnader är gemensamma för alla eller flera kb och har ett indirekt samband till en kb, speglar kostnadsbärarens indirekta nyttjande av högskolans gemensamma resurser och inte kostnadsbärarens egen beslutade verksamhet, finns i stödverksamheten på fördelningsnivåerna i högskolans organisation (högskolegemensamma kostnader, fakultetsgemensamma samt institutions- och avdelningsgemensamma), bärs som en rättvisande andel av de gemensamma kostnaderna av varje kb, kan delas in i samma fyra huvudgrupper av kostnadsslag som kostnadsbärarens direkta kostnader (löner, drift, utrustning/avskrivning och lokaler), måste samlas upp nivåvis i redovisningen för att sedan fördelas nedåt i organisationen tills de debiteras kb med procentuella pålägg på kostnadsbärarens direkta löne- eller löne-/driftskostnader.

LU modell Funktionsindelningen syftar till tydlighet mot finansiärerna vid projektansökan och återrapportering. Funktionsindelningen görs inte i redovisningen. Funktionsindelning av indirekta kostnader görs på alla nivåer- institution, område och universitetsgemensamt.

LU modell Uppdelning av stödverksamhetens kostnader på utbildning och forskning görs på respektive nivå (universitetsgemensam nivå, område, institution). Uppdelningen följer med till nivån under och får inte ändras. Det finansieringsbidrag som ska belasta respektive institution är uppdelat i en del som avser utbildning och en del som avser forskning. Den del av finansieringsbidraget som avser utbildning får bara fördelas till de verksamheter som är utbildning (dvs vg 11, 54 och 58).

Kostnadsfördelnings modell Stödverksamhet Gemensamma resurser Kärnverksamhet U FO Kostnadsbärare Handledningen: 1.4 Terminologi Med kärnverksamhet menas i handledningen all verksamhet som bedrivs vid högskolan i syfte att uppfylla det övergripande verksamhetsmålet och som inte är att betrakta som stöd eller ledning, oavsett var i organisationen den bedrivs. Med stödverksamhet menas de gemensamma aktiviteter som bedrivs av stöd- och ledningsfunktionerna på de olika nivåerna. I fördelningsmodellen är begreppet kostnadsbärare en avgränsad verksamhet på den lägsta nivån som ska synliggöra och bära samtliga intäkter och kostnader. En kostnadsbärare kan bestå av ett eller flera verksamhetsobjekt i redovisningen. Objekt används som begrepp för den lägsta nivån i högskolans objektplan för internredovisningen; alltså den lägsta konteringsnivån i kodsträngen, som visar kostnader och intäkter. Objekt är vanligtvis antingen verksamhetsobjekt för kärnverksamheten eller stödobjekt för stödverksamheten. Ett stödobjekt kan inte vara kostnadsbärare.

Nu har vi en modell för hur vi ska föra ner kostnaderna Nu har vi en modell för hur vi ska föra ner kostnaderna. Principer för fördelning- hitta en balans.

Lunds universitet

LU modell Lärosäten med ALF-medel (Avtal om läkarutbildning och forskning) är överens om att använda direkta löne- och driftskostnader som bas. LU: Beslut om fördelningsbas senare i vår. Kostnadskalkyl: I samband med budgeten ska institutionen räkna fram vilket kostnadspåslag som ska gälla för kostnadsbärare inom U respektive FO. Finansiering: Krav på full kostnadstäckning gäller.

Modellen sammanfattning Kärnverksamhet, kostnadsbärare/kb Stödverksamhet, indirekta kostn i nivåer, U resp FO, funktioner Fullständig kostnadsfördelning på kb, pålägg på direkt lön+drift (fördelningsbas) Uppföljning full kostnadstäckning hos kostnadsbäraren Projektkalkyl, fulla kostnader/finansiering Handledningen: SAMMANFATTNING Grundprinciperna i redovisningsmodellen är: högskolans verksamhet delas in i kärnverksamhet och stödverksamhet och kärnverksamheten delas in i avgränsade verksamheter, vilka kallas kostnadsbärare (kb) stödverksamhetens kostnader (gemensamma kostnader) vid de olika fördelningsnivåerna delas upp på kärnverksamhetens verksamhetsgrenar, utbildning (GU) och forskning (FO) de gemensamma kostnaderna fördelas på kb genom fullständig kostnadsfördelning alla högskolor tillämpar kostnadsbas för fördelning på kb, där huvudbasen är direkta lönekostnader (alternativbas är direkta löne- och driftskostnader) samtliga intäkter och kostnader fördelas på kb, vilket möjliggör uppföljning av full kostnadstäckning en ny projektkalkyl, s k fullkostnadskalkyl används, som visar totala kostnader (direkta kostnader och rättvisande andel av indirekta kostnader) och intäkter (extern finansiering och anslag) samt har en gemensam funktionsindelad struktur för gemensamma kostnader på olika nivåer i fullkostnadskalkyler.

Arbetsgång på institutionen Arbetsgång för institutionen Se över hur v-gren 91 och akt 99996 används Budgetera kostnader för stödverksamhet Fördela kostnader för stödverksamhet på U och FO Strukturera kostnader enligt funktioner Beräkna %-påslag för U resp FO (kalkylering) Meddela internt vilken %-påslag som ska gälla i Orfi och i kalkyler

Uppdelning U/FO Uppdelning av kostnaderna för stödverksamhet på utbildning och forskning görs även på central- och områdesnivå. Denna uppdelning får inte ändras på institutionsnivå. Området meddelar institutionen beloppen. Institutionen delar upp sina kostnader för stödverksamhet på utbildning och forskning i samband med budgetarbetet. OBS fördelningen gäller samtliga v-grenar inom U (11,54 och 58) samt alla inom FO (21,24,35,36,55 och 56) Metod: Finns det kostnader för stödverksamhet som bara avser utbildning eller forskning? Därefter fördela övriga kostnaderna mellan utbildning och forskning så att respektive verksamhets andel av de indirekta kostnaderna blir rättvisande. Dokumentera hur man kommit fram till sin uppdelning.

Uppdelning U/FO Rättvisande andel : exempel 2007 U FO 2006 2005 U FO Genomsnitt Omsättning 57% 43% 59% 41% 57% 43% 57% 43% Personalkostnader Lokalkostnader 65% 35% Lön/drift 56% 44% Kostnader Dokumentera hur man kommit fram till sin uppdelning mellan U och FO.

Funktionsindelning De budgeterade kostnaderna för stödverksamhet på institutionen ska delas in i sex funktioner. Motsvarande indelning görs på central och områdesnivå och meddelas institutionen. Syftet med funktionsindelningen är att tydliggöra våra kostnader för finansiärerna i samband med ansökan och återrapportering. Indelningen struktureras i projektkalkylen. En anvisning är framtagen för att underlätta arbetet på institutionen (Bilaga ”Struktur för gemensamma kostnader”). LU kommer att ta fram en mer specifik handledning för indelning på institutionsnivå. Dokumentera hur indelning görs.

Funktionsindelning Utgångspunkten är att totalkostnaderna ska samlas för varje funktion dvs löner inkl soc avgifter, drift, avskrivningar/utrustning och lokaler. Exempel: Ledning Prefekt, institutionsstyrelse Utbildnings- och forskningsadministration Utbildningsadministratör, utbildningsledare, forskningsledare Ekonomi- och personaladministration Ekonom, personaladministratör Infrastruktur och service: IT-tekniker, registrator, webbredaktör Bibliotek Institutionsbibliotek Nivåspecifikt Övrigt

Direkt lön och direkt drift som fördelningsbas Nu ska vi ta fram vilket påslag varje kostnadsbärare ska få för att finansiera sin andel av de indirekta kostnaderna.

Påläggsberäkning Följande information finns nu i budgetarbetet för institutionen: Universitetsgemensamma kostnader uppdelat i U rep FO samt i de sex funktionerna (Info från området). Områdesgemensamma kostnader uppdelat i U respektive FO samt i de sex funktionerna (Info från området). Institutionsgemensamma kostnader uppdelat i U respektive FO samt i de sex funktionerna (tagits fram på institutionen). Institutionen ska nu räkna fram vilket kostnadspåslag som ska gälla för kostnadsbärarna inom U respektive FO. Beräkningen ska ske med lön och drift som fördelningsbas. Beslut om fördelningsbas ska tas senare i vår.

Pålägg % = Kostnader för stödverksamhet, kr Påläggsberäkning Pålägg % = Kostnader för stödverksamhet, kr Fördelningsbas, kr

Påläggsberäkning Exempel Univgem FO/Direkt lön+drift= XX % U/Direkt lön+drift=XX % Omrgem Instgem Påslag Totalt FO XX % Totalt U XX %

Påläggsberäkning Det pålägg som räknats fram (en för U och en för FO) ska registreras i redovisningssystemet för att möjliggöra automatisk bokföring varje månad av indirekta kostnader. Bokföring kommer att göras på alla aktiviteter och v-grenar som redovisar lön och/eller drift. Meddela även internt vilken %-sats som ska gälla i projekt-kalkylen.

Univ.gem Område Institution vg 91 univ.gem. nivå vg 91 områdesnivå verkliga kostnader för stödverks löner drift avskrivning lokaler deb från univ.gem nivå, utb resp forsk deb till område uppdelat på utb och forsk verkliga kostnader för stödverks löner drift avskrivning lokaler deb till inst/avd uppdelat på utb och forsk deb från område + univ.gem. úppdelat på utb och forsk UTBILDNING FORSKNING akt 99996 INST akt 99996 INST vg 91 INST verkliga kostnader för stödverks drift avskrivning lokaler löner fördelning av indirekta kostn bokfört med trigger verkliga kostnader för stödverks drift avskrivning lokaler löner fördelning av indirekta kostn bokfört med trigger löner verkliga kostnader för stödverks drift avskrivning lokaler deb till akt 99996 uppdelat på utb och forsk Institution deb från INST vg 91 deb från INST vg 91 kostnadsbärare på akt 1 kostnadsbärare på akt 2 direkt lön direkt drift direkt avskrivning direkta lokaler anslag bidrag (avgift) direkt lön direkt drift direkt avskrivning direkta lokaler anslag bidrag (avgift) indirekta kostn bokfört med trigger indirekta kostn bokfört med trigger

Bokföring På kostnadsbäraren (en aktivitet eller flera) följer man upp att full kostnadstäckning finns. Aktivitet 99996 – uppsamlingsaktivitet. Ska resultatmässigt bli 0 vid årets slut. Viktigt att budgetavvikelser och kalkyldifferenser analyseras och hanteras. Regler och rutiner för hur differenser ska åtgärdas måste tas fram. Avstämning av aktivitet 99996 på institution eller institutionens avdelningar, 3 eller 4 nivåer. Beslut om denna hantering kommer att ske senare i vår. Ändra % -påslag löpande under året? Öka/minska nästa års gemensamma kostnader med differensen? Om differenserna är små och varierar- ingen åtgärd? Regler och rutiner

Arbetsgång på institutionen Vad kan institutionen göra redan nu? Se över hur v-gren 91 och akt 99996 används Fördela kostnader för stödverksamheten på U/FO och strukturera kostnader enligt funktioner med 2008 års budget som underlag

Övergång till ny modell Nuläge

Övergång till ny modell Resultateffekt när vi går över till den nya modellen Gör en ”korrekt” periodisering på aktivitet 99996 31 december 2008 alternativt redan i delårsbokslutet. Detta kan förberedas i god tid innan. Återföring av periodiseringarna mot respektive pågående projekt görs 1 januari 2009.

Kontroll PER/RES 1 XXXXXX - Bioteknik Vgr Aktivitet A Resultat (inkl per) B Uppl. int. C Förutbet. int. D Externa int (före per) E Restvärde anl.tillg F Kapital (ingående) OH pålägg Att periodisera på 99996 och att återföra 2009 35 Aktivitet 1 876 407,98 -876 407,98 0,00 0,35 306 743 Aktivitet 2 98 830,66 -413 762,90 34 591 Aktivitet 3 63 203,41 18 203,41 -22 121 Aktivitet 4 266 836,71 -521 735,05 266 836 Aktivitet 5 96 312,89 -830 250,00 33 710 Aktivitet 6 47 891,89 -651 564,00 16 762 Aktivitet 7 293 967,14 -293 967,14 102 888 Aktivitet 8 66 189,48 -113 304,35 23 166 Aktivitet 9 32 557,40 -45 517,40 11 395 Aktivitet 10 110 560,88 -238 523,37 38 696 63203,41 1 889 555,03 545 830 Akt 99996 250 000 300 000,00 Summa Rapporten utgenererad 2008-02-07, kl 08:45

Övergång till ny modell Ta fram rapporten ”Kontroll PER/RES 1”. Kopiera och lägg in tabellen i Excel. Lägg till kolumner. Gå igenom alla pågående projekt och dokumentera i god tid vilket pålägg/fast belopp som har gällt för respektive projekt. Vid bokslutet när periodiseringarna är gjorda på projekten använda denna information för att göra korrekt periodisering på aktivitet 99996. I de fall det finns restvärde anläggningstillgångar ska motsvarande belopp inte ingå i underlaget för att räkna fram vad som ska periodiseras på aktivitet 99996. Tom 2008-05-31 ligger periodiseringsbeloppen kvar (upplupna respektive förutbetalda intäkter) i per/res från helårsbokslutet 2007-12-31. Genom att göra ovanstående inventering och beräkning nu kan institutionen få en uppfattning om hur stor resultateffekten blir vid övergången.

Övergång till ny modell Underlag sparas och skickas till Ekonomienheten och används som bokföringsunderlag 2009 när återföring av för tidigt gjorda omkostnadsuttag görs till de pågående projekten. Ekonomienheten återkommer senare i vår med ytterligare anvisningar om denna rutin.

Övrigt Information om projektet finns på Ekonomienhetens hemsida (länkar till SUHF:s handledning mm.) Ytterligare information och utbildning till hösten. Kontakt – vid frågor kontakta ditt område.