Auktoritetsarbete på Kungl. biblioteket Arbetets organisation 2008-06-09

Kungl. bibliotekets auktoritetsgrupp Övergripande organ för auktoritetsarbete på KB Organiseras av den bibliografiska funktionen på Nationell samverkan 3 underställda arbetsgrupper, bemannade av de katalogiserande enheterna på KB: Personnamn Institutionsnamn Uniforma titlar Ansvarig för Svenska ämnesord ingår i auktoritetsgruppen Auktoritetsgruppen drar upp riktlinjer för arbetsgruppernas arbete Beslutar om var prioriteringar ska göras Nationell referensgrupp för auktoritetsfrågor inplanerad

Kungl. bibliotekets auktoritetsgrupp forts. Rapporterar till KB:s bibliografiska råd. Frågor av strategisk art förs till detta eller, vid nationella angelägenheter, till Expertgruppen för LIBRIS samkatalog. Gruppens sammansättning och protokoll presenteras under ”För bibliotek” på KB:s webbplats Auktoritetsgruppen kommer att planera och hålla i seminarier och workshops för att vidmakthålla intresset och förståelsen för auktoritetsarbete.

Auktoritetspraxis Kungl. bibliotekets auktoritetspraxis är en samling riktlinjer för hur auktoritetsarbete ska bedrivas i LIBRIS samkatalog. Utarbetad av dåvarande BUS, men underhålls numera av Auktoritetsgruppen och dess arbetsgrupper. Innehåller riktlinjer för personnamn, institutionsnamn och uniforma titlar. Riktlinjerna för uniforma titlar är dock inte fullständiga ännu. Kommer att utgöra en av delkomponenterna i den framtida Katalogisatörens verktygslåda. Auktoritetsdatabasen: Separat auktoritetsdatabas innehållande samtliga auktoritetsposter ur LIBRIS.

Att arbeta i Voyager Behöver man alltid göra auktoritetspost? Svar: Nej! Om personen/institutionen enbart förekommer under en enda form behövs ingen auktoritetspost. Auktoritetspost görs för att föra samman olika namnformer på samma individ och för att hänvisa i index mellan de olika delarna av efternamnet i de fall personen har dubbla efternamn. Detsamma gäller institutioner. Viktigast är att enbart en och samma namnform förekommer i index. Uppnår man detta utan auktoritetspost behöver man inte skapa någon heller. Maskinella batchinläsningar kan skapa problem. Andra former än de i Sverige auktoriserade kommer in i basen. Ännu ej riktigt klart hur vi ska hantera dessa.

Att arbeta i Voyager, forts. Städning av index. Fyra sätt: Manuell städning av bibliografiska poster. Lämplig om det inte finns så många poster att rätta (under ca 25) och om namnformen inte varierar. Enkel rättning av existerande auktoritetspost med påföljande global ändring (fler än 25 poster). Skapande av ny auktoritetspost – om flera namnformer finns. Skapande av tillfällig auktoritetspost. Lämplig i de fall då det finns flera olika sviter av samma person/institution och den korrekta redan är auktoriserad. Gör en auktoritetspost på den namnform som ska ändras. Spara posten. Ändra därefter till rätt namnform i den nyskapade auktoritetspostens 1XX-fält Gör ett par andra ändringar i postens Leader enligt instruktioner i Auktoritetspraxis När Global ändring gått igenom makuleras den tillfälliga posten – av den som gjort den!

Att arbeta i Voyager, forts. Ändring i auktoritetspost Posten ställs på kö för Global ändring Listan över globala ändringar kontrolleras av de som har behörighet för detta. När ändring godkänts automatkorrigeras alla bibliografiska poster som har samma namnform som auktoritetspostens fält 1XX i sina fält 1XX, 6XX, 7XX och 8XX. OBSERVERA dock! Om namnformen innehåller tillägg, såsom underindelningar till ämnesord, titlar etc. ändras den inte per automatik i dessa uppslag. När den globala ändringen är körd och klar bör posterna kontrolleras så att alla ändringar gått igenom. De som av någon anledning inte gått igenom rättas manuellt. Vid ett färre antal poster (under ca 25) är det oftast enklast att rätta allt manuellt.

Att arbeta i Voyager, forts.

Att arbeta i Voyager, forts. Efter korrigerad auktoritetspost och genomförd Global ändring kan det se ut så här i namnfilen för Vonnegut, Kurt: #a Vonnegut, Kurt, #d 1922-2007 #a Vonnegut, Kurt, #d 1922- #x analys och tolkning #a Vonnegut, Kurt, #d 1922-. #t Slaughterhouse five De namnformer som har en ”efterföljare” måste städas manuellt: #a Vonnegut, Kurt, #d 1922-2007 #a Vonnegut, Kurt, #d 1922-2007 #x analys och tolkning #a Vonnegut, Kurt, #d 1922-2007. #t Slaughterhouse five

Att arbeta i Voyager, forts. Dubbla auktoritetsposter i LIBRIS Vid konverteringen av databasen till nya LIBRIS skapades automatgenerade auktoritetsposter från de 9XX-hänvisningar som tidigare låg i de bibliografiska posterna i gamla LIBRIS. Posterna känns igen på att: Fält 035 ‡9 innehåller nummer av typen (LIBRIS)A----. Fält 008 har datum 011206 Inmatchade auktoritetsposter från gamla LIBRIS, s.k. LA-poster. 44.000 inlästa personnamnsposter, som inte gick att dubblettkontrollera mot index. Posterna känns igen på att: Fält 035 ‡9 innehåller nummer av typen (LIBRIS)99----. Fält 005 har datum 20021218 Tillfälliga dubbla auktoritetsposter skapas för städning. Ska tas bort när städning är klar. Andra dubblettposter, ofta skapade genom missar av katalogisatören.

Att arbeta i Voyager, forts. Meddelanderrutiner Ändringar som innebär nytt huvuduppslag meddelas alltid! T.ex. ändrat efternamn eller byte från officiell namnform på institution till mer populär. Sammanförande av olika namnformer till en och samma meddelas också. Mindre förändringar av typen tillägg av särskiljande element, såsom födelse- eller dödsår, meddelas INTE! Att auktoritetspost skapats behöver inte meddelas om inte ändringen innebär en förändring av namnform för de bibliografiska posterna.

Att arbeta i Voyager, forts. Hur meddela? Enstaka bibliografiska poster: CXZ-listan enligt LIBRIS instruktioner. Ändring av auktoritetsposter: Använd istället MARC21-listan. Adressen är marc21kat-l@listserv.kb.se. Skicka meddelandet direkt när auktoritetsposten är rättad. Vänta inte tills den globala ändringen slagit igenom. I raden subject/ämne/rubrik anges: NAMNÄNDRING: [Det aktuella namnet]. Skriv en kortfattad redogörelse för de åtgärder som gjorts. Exempel på meddelande om personnamn: NAMNÄNDRING: Schnittke, Alfred, 1934-1998 Auktoritetspost skapad för Schnittke, Alfred, 1934-1998. Poster utan årtal och med efternamnsvarianterna Sjnitke och Šnitke förberedda för ändring. Exempel på meddelande om institutionsnamn: NAMNÄNDRING: Sverige. Riksdagens revisorer Auktoritetsposten för Riksdagens revisorer förberedd för global ändring (tillägg överordnat Sverige). Som sagt! Smärre ändringar och meddelanden om att t.ex. bara en auktoritetspost skapats: Meddela ej!