Bättre inköp! Att forma en organisation, och skapa verktyg och rutiner, som möjliggör för universitetet att följa lagar och regler inom inköpsområdet på ett effektivt och värdeskapande sätt 2009-11-26 projektledare: Agneta Sjöfors

Omvärldstryck Vanligare med skadeståndsanspråk Fr o m 1/6 2010 troligtvis marknadsskadeavgift/böter vid överträdelse av upphandlingsregler, t ex otillåten direktupphandling Föreslagen reglering (förordning, föreskrift, allmänna råd) hantera beställningar elektroniskt arbeta strategiskt med inköp kunna hantera standarden Sveorder Riksrevisionen granskar oss Skadeståndsanspråk när man inte följer ramavtalen… Det s.k. rättsmedelsdirektivet ska föras in i svensk rätt och en departementspromemoria är väntad under senare delen av april för att remissas så att en proposition kan läggas i höst. Det centrala i rättsmedelsdirektivet är ogiltighet för inkorrekta upphandlingar kompletterat med en sanktion om ogiltighet undantagsvis inte kan komma ifråga. Nya regler förväntas träda i kraft 1 april 2010. Konkurrensverket har i flera sammanhang pekat på behovet av sanktioner. De sanktioner som Konkurrensverket önskar är en marknadsskadeavgift för allvarliga överträdelser av upphandlingsreglerna. T.ex. vid otillåten direktupphandling eller fall av uppenbar diskriminering eller bristande proportionalitet i ett anbudsförfarande.

Nuläge Mer än 9 000 leverantörer Mer än 140 000 fakturor/år få från många låg kvalitet på många många som ”fastnar” 16% e-fakturor Mer än 4 800 användare i Lupin Varierande och för en del produktområden tveksam avtalstrohet Dålig efterlevnad av lagar och riktlinjer 2008: 44 leverantörer (0,5%) som vi fick mer än 500 fakturor ifrån. 7 av dessa är anslutna för e-faktura. Ytterligare några av dem är på gång, men leverantörerna är inte riktigt framme än. Många av för oss största leverantörerna kan inte skicka e-faktura ännu.

Övergripande principer för inköp De varor och tjänster som verksamheten behöver ska anskaffas och betalas på ett ekonomiskt, effektivt och lagenligt sätt Verksamhetens behov och mål ska vara styrande Inköp ska ske till rätt kvalitet, kostnad och övriga villkor som långsiktigt är mest fördelaktiga för universitetet Samordning och samverkan ska utnyttjas för att åstadkomma en effektivare hantering av inköp Interna föreskrifter och gällande lagstiftning ska följas Beslut av universitetsstyrelsen 2009-06-08 Beslut av universitetsstyrelsen 8 juni 2009: Rektor fått i uppdrag att genomföra ett förbättringsprojekt avseende inköp och upphandling i enlighet med dessa principer. Principerna ska specificeras och utvecklas i en inköpspolicy (eller motsvarande dokument). I ett sådant dokument ska kvalitetskrav, exempelvis gällande miljöaspekter, ingå och där kommer även frågor avseende upphandlingsetik, organisation och kompetenskrav att regleras.

Projekt Bättre inköp 2009-2011 Syfte Arbeta fram en organisation och verktyg och rutiner som möjliggör för universitetet att följa lagar och regler inom inköpsområdet på ett effektivt och värdeskapande sätt Beslut av rektor 2009-08-27 Ett förändringsprojekt! Finns studier som visar att den potentiella vinsten med formellt genomförda upphandlingar är stor. Vinsten varierar naturligtvis från upphandling till upphandling, men genomsnittsvärdet ligger så högt som mellan 20 och 25 % av värdet, när priset i den formella upphandlingen jämförs med priset hos en slumpmässigt vald leverantör. (källa: ”Regelverk och praxis i offentlig upphandling”, Per Molander, Rapport till Expertgruppen för studier i offentlig ekonomi 2009:2, Regeringskansliet, Finansdepartementet)

Önskade effekter Bättre affärer – mer för pengarna Effektivare inköp Bättre koll på leverantörerna Ökad avtalstrohet Ökad lag- och regelefterlevnad

Verktygen för att få de önskade effekterna Effektiv inköpsorganisation: strategiskt – taktiskt – operativt; samverkande Tydliga krav och direktiv Stöd som underlättar att göra rätt Bra avtalsinformation System- och rutinförbättringar Bra stödmaterial och utbildningar Uppföljning

Grov tidsplan Ht 2009 2010 2011 Analys: nuläge, behov, krav… Etablera börläge Bestämma krav Förändringsarbete: organisation, metoder, samverkan Utbildning Ht 2009 Nuläge, börläge, behov- och kravanalys etc Förbättra avtalsinformation Integrera avtalsdatabasen - Lupin 2010 Etablera börläge Beslut: policy, krav etc Driftsätta samverkande team (piloter) Initiera förändringsarbetet Ta fram stöd och planera utbildningar 2011 Ta fram uppföljningsmetoder och verktyg Utbilda Etablera en god tvåvägskommunikation Överlämna till drift Förbättringar: avtalsinfo, system, rutiner, kommunikation, stöd, uppföljning

Effektiv inköpsorganisation – central och lokal; samverkande LU:s ledning Verksamhetsplan Verksamhetsuppföljning Strategiska / taktiska leverantörskontakter Inköpsstrategi Nyckeltal, mål, uppföljning Sätta produktgruppsorganisation Strategisk inköpsfunktion Upphandling Utveckling av leverantörsrelationer Leverantörsuppföljning och -utveckling Produkt-grupps- team Produktgruppsstrategi Sortimentsstyrning Produktgruppsprofil Leverantörer Policy, riktlinjer, rutiner Styrning, uppföljning Resurs- o kompetensstöd Systemstöd, verktyg, mallar Hur göra upphandlingar bäst för att få så bra avtal att alla gärna vill använda dem. Arbeta proaktivt – inte reaktivt Operativa leverantörskontakter Inköpare (vissa med samordningsansvar) Stöd till lokal organisation Lokal kännedom Kravställande Avrop och direktupphandling Leveransmottagning och kontroll Upptäcker behov Initierar inköp Användare

Kartläggningen - tidiga reflektioner Inköparna vill ha: Tydlighet Verktyg som fungerar Mer upphandlingsstöd Stöd/mandat från ledningen Vi har intervjuat några enskilda inköpare och träffat några institutioner – inplanerat att träffa minst en institution från varje område och från olika verksamhetsorter. Kommer även att träffa områdesledningarna i slutet av höstterminen.

Kartläggningen - tidiga reflektioner De institutioner som har effektivaste inköpen utmärks av Tydliga rutiner och processbeskrivningar Angelägna att ta bort flaskhalsar och extra steg; inköpssamordning Vilja och intresse; idérikedom Omvärldsorientering Ledningens stöd Vi har intervjuat några enskilda inköpare och träffat några institutioner – inplanerat att träffa minst en institution från varje område och från olika verksamhetsorter. Kommer även att träffa områdesledningarna i slutet av höstterminen.

Synpunkter, idéer? Vill du delta? Kontakta mig! Agneta Sjöfors 046 – 222 71 68 agneta.sjofors@eken.lu.se