Länsstyrelsen Västra Götalands län

Tillsynsutveckling i Väst kunskap, glädje, samverkan Tillsynsutveckling i Väst var ett stort kompetensprojektet som Västsveriges miljömyndigheter genomförde, en satsning för att utveckla och stärka tillsynen och tillsynspersonalen. Den här presentationen kommer att handla om: Detta var projektet, en sammanfattning Målen, både övergripande och projektmål Vilka utbildningar och andra insatser som har gjorts Samverkan är ett nyckelord Effekter av projektet Representationen genom styrgruppen Det här händer efter projektet Om ni någonstans ser eller hör ordet ”TUV” så är det förkortningen på Tillsynsutveckling i Väst. _________ Meddelande till dig som använder denna presentation: Det är helt okej att flytta runt bilderna ifall du vill ha dem i en annan ordning än vi placerat dem. Kontaktuppgifter ifall du vill fråga något: Cecilia Lunder, projektledare Länsstyrelsen i Västra Götalands län, cecilia.lunder@lansstyrelsen.se, tel 010-224 47 01 Wilhelm Gårdmark, informatör Länsstyrelsen i Västra Götalands län, wilhelm.gardmark@lansstyrelsen.se, tel 010-224 45 47 Länsstyrelsen Västra Götalands län Länsstyrelsen Västra Götalands län 2

Detta var projektet 999 personer på 50 arbetsplatser Vi arbetar på Västsveriges miljömyndigheter Fokus på de mjuka frågorna Länsstyrelsen i Västra Götaland projektägare, samverkan med många Finansierat av Europeiska Socialfonden September 2011 till februari 2014 Vi har varit många: tusen personer på 50 arbetsplatser (ca 40 miljökontor i två län, 2 länsstyrelser med några olika enheter, samt Region Halland) Vi arbetar på Västsveriges miljömyndigheter. Alla arbetar, direkt eller indirekt, med tillsyn enligt miljöbalken eller livsmedelslagstiftningen och med angränsande frågor. Projektet har haft fokus på de mjuka frågorna, inte sakfrågorna. Tillsynspersonal har till övervägande del naturvetenskapligt inriktade högskoleutbildningar men är generellt sett inte lika rustade i mötet med människor vilket är en stor del av arbetet. Själva grunden i projektet var alltså behovet av mer kunskap och verktyg i kommunikation som vi också behöver för att nå framgång i arbetet. Att lära sig och träna på hur vi kommunicerar, bemöter, arbetar effektivt är ett viktigt komplement för ett gott arbete. Länsstyrelsen i Västra Götalands län har varit projektägare. Länsstyrelsen har drivit det i samverkan med Länsstyrelsen i Halland, alla 55 kommunerna, Region Halland och kommunförbunden i Västra Götaland. Europeiska Socialfonden har finansierarat projektet. Projektbudgeten var 13 miljoner kronor. Projektet startade hösten 2011 med en startfas med information och insamlande av behov och synpunkter. Själva projektet startade sedan i januari 2012 och fortsatte till och med februari 2014. Länsstyrelsen Västra Götalands län Länsstyrelsen Västra Götalands län 3

Övergripande mål Miljömyndigheterna når målen Möter samhälleliga behov Medarbetarna kompetenta och trygga i sin yrkesroll Arbetar rättssäkert och effektivt Samverkar med varandra och andra aktörer Styrgruppen satte upp ett övergripande, långsiktigt mål. Vi som miljömyndigheter ska nå målen som vi har satt upp, vi ska möta de samhälleliga behoven med trygga och kompetenta medarbetare, som arbetar rättssäkert och effektivt i samverkan med varandra och andra aktörer. Länsstyrelsen Västra Götalands län Länsstyrelsen Västra Götalands län 4

Målen med insatserna Höja vår kompetens Verktyg för kommunikation Arbetsglädje Nya arbetsformer Samverkan Kunskap om jämställdhet och tillgänglighet Om man ser på målen på kortare sikt så handlade projektmålen om att höja vår kompetens, få nya verktyg för bättre kommunikation, känna arbetsglädje, hitta och använda nya arbetsformer, samverka med varandra och höja chefernas kunskap om jämställdhet och tillgänglighet. För att nå dessa mål arbetade projektet med olika insatser i projektet: utbildning, seminarier, samverkan med mera. Länsstyrelsen Västra Götalands län Länsstyrelsen Västra Götalands län 5

Utbildningar Ledarskap, 3 dagar Kommunikation och bemötande, 3 dagar Processledning, 2 dagar Personlig effektivitet, 1 dag Retorik och presentationsteknik, 1 dag Juridik och personligt ledarskap för administratörer, 1 dag Förhandlingsteknik, 1 dag Förhandling i Mark- och miljödomstol, 1 dag En viktig och stor del av insatserna i projektet var att erbjuda utbildningar. Projektet har finansierat utbildningarna och arbetsplatserna har bekostat sin arbetstid. På bilden ser ni vilka utbildningar projektet har erbjudit. Utbildningarna har vänt sig till samtliga i målgruppen, med undantag för två som vänt sig enbart till vissa: Ledarskap för chefer och Juridik och personligt ledarskap för administratörer. I genomsnitt har deltagarna varit med på 4-5 dagars utbildning. Utbildningarna har varit uppskattade och får genomgående höga betyg av deltagarna. På en 10-gradig skala ligger genomsnittsbetygen på mellan 7 och 9 för de olika utbildningarna. Det vanligaste betyget är 8.   Den enskilt största insatsen var utbildningen i kommunikation och bemötande som 500 personer deltog i, och som var mycket uppskattad och betydelsefull. 500. Förstår ni hur många det är? Vilken effekt det bör ha på jobbet vi gör, för kunderna, för nyttan? Deltagarna har ansvarat för att använda nyvunna kunskaper och verktyg för egen del samt dela med sig till kollegorna, för att utveckla både individ och arbetsplats. Ett annat viktigt syfte med utbildningarna har varit att deltagarna får utökade personliga nätverk så att samverkan mellan arbetsplatser stärks. Länsstyrelsen Västra Götalands län Länsstyrelsen Västra Götalands län 6 6

Framgångsrikt arbetssätt i delprojekt Jämställdhet, Klarspråk, Mötesteknik, Processkartläggning Gemensam utbildning flera arbetsplatser Arbete på hemmaplan med konsultstöd Gemensam reflektion kring resultat Ledarutveckling – djupintervjuer av tio chefer Brukarenkäter – kundernas upplevelse av mötet med myndigheten Vid ett seminarium hösten 2012, då nästan 10 procent av målgruppen deltog, samt vid chefsträff en månad senare utkristalliserades bland annat behov och idéer om gemensamma delprojekt som ligger i linje med målen i projektet. Samtliga delprojekt har syftat till att utbilda arbetsplatser och att skapa en pilot och en förebild för andra arbetsplatser, för att på så sätt långsiktigt kunna implementera resultaten av Tillsynsutveckling i Väst. Delprojekten har också byggt på samverkan mellan flera olika arbetsplatser, för att stärka nätverkande och kompetensbyggande. Projektet kom ut fysiskt till arbetsplatserna via delprojekten, vilket var betydelsefullt för upplevelsen och engagemanget. Bra med gemensam utbildning och reflektion för flera arbetsplaster = samverkan och nya nätverk Ledarutveckling = djupintervjuer av tio miljöchefer (eller motsvarande, på kommun eller länsstyrelse). Vad får chefer att trivas och stanna i sitt uppdrag, samt det motsatta vad får dem att inte trivas och lämna. Rapporten finns på vår webbplats, www.tillsynsutvecklingiväst.se. Brukarenkäter var ett arbete som gjordes i samarbete med Halmstads högskola, där man utvärderade Hallandskommunernas och Borås kundenkäter under några år. Syftet var att titta på vad enkätsvaren säger och fundera på hus man bäst går vidare, eftersom resultaten varit i stort sett likvärdiga över flera år. Länsstyrelsen Västra Götalands län Länsstyrelsen Västra Götalands län 7 7

Samverkan – ett nyckelord Lära av varandra Månadens Goda Exempel på webben Tvådagars seminarium Goda exempel Referensgrupp Ett tydligare möte mellan företag och myndigheter Samverkan har varit ett nyckelord i projektet. Det kanske visar sig var det viktigaste av alltihop och som har mest bäring på framtiden. Det handlar om att lära av varandra. Därför har projektet satsat på att lyfta fram vad arbetsplatserna är bra på. Ett sätt var att lyfta fram arbetsplatserna i Månadens Goda exempel på webbplatsen. Som till exempel Miljösamverkan östra Skaraborg som arbetar med tillsyn i så kallade sprintar, eller Kontrollfunktionen på Länsstyrelsens landsbygdsenhet som sparade resurser genom processkartläggning. I maj 2013 fokuserade vi på goda exempel under två dagar i Göteborg. Då träffades cirka 250 deltagare från våra arbetsplatser och delade med sig till varandra på olika teman. Vi hade både inspiration från externa föreläsare och egna exempel som man kunde visa upp och prata med andra om. Detta är ett arbetssätt som man bestämt kommer att leva vidare genom miljösamverkan i Västra Götaland och i Halland. Ett annat sätt att samverka har varit att vända sig utanför projektets målgrupp. Det har funnits en referensgrupp med företrädare från bland annat Västsvenska Handelskammaren, Svenskt Näringsliv och Sveriges kommuner och landsting. I samarbete med dem arrangerades seminariet ”Ett tydligare möte” , i syfte att mötas på en gemensam arena och prata om hur möten lokalt och regionalt kan utvecklas (se webben om ni vill). Länsstyrelsen Västra Götalands län Länsstyrelsen Västra Götalands län 8

Effekter Ökad kompetens Nya arbetssätt Positiv påverkan på arbetsplatsen Fördjupade och/eller breddade arbetsuppgifter Arbetsglädje Ökad samverkan mellan arbetsplatser Efter drygt halva projekttiden skickade projektet ut en enkät om effekter, i samarbete med den externe utvärderaren. Följande resultat framkom då, bland annat: De viktigaste effekterna för de deltagande organisationerna bedömer vi vara - 90 % av respondenterna anser att deltagande lett till att den egna kompetensen ökat till stor del/till viss del till följd av projektaktiviteterna. - 74 % av respondenterna anser att projektaktiviteterna lett till att man börjat tillämpa nya arbetssätt i sitt arbete till stor del/till viss del. - 72 % av respondenterna anser att projektaktiviteterna påverkat utvecklingen på deras arbetsplats på ett positivt sätt till stor del/till viss del. De viktigaste effekterna för de deltagande individerna bedömer vi vara - 32 % av respondenterna anser att projektaktiviteterna lett till att man fått fördjupade och/eller breddade arbetsuppgifter till stor del/till viss del. - 66 % av respondenterna anser att projektets aktiviteter bidragit till att arbetsglädjen ökat stor del/till viss del ---- De effekter vi i övrigt kan se av projektet är att det numera finns en större öppenhet över administrativa gränser. De personliga kontaktytorna är fler, och intresset för att ta del av och dela med sig av erfarenheter har ökat. Exempelvis har många små informella nätverksgrupper med chefer fortlevt efter ledarskapsutbildningen. Studiebesök mellan arbetsplatser har ökat och man har hittat nya möjligheter att samverka kring problemlösning. Länsstyrelsen Västra Götalands län Länsstyrelsen Västra Götalands län 9

Styrgruppen Länsstyrelsen i Västra Götalands län - ordförande och ekonom Länsstyrelsen i Hallands län Representanter för miljökontoren i Halland, Skaraborg, Göteborgsregionen, Fyrbodal och Sjuhärad Göteborgs Stad Det har funnits en styrgrupp som fattat de strategiska besluten. I styrgruppen har det funnits representanter från de olika arbetsplatserna, vilka haft en direkt koppling mellan projektets syfte och sin vardag. Därtill har projektets ekonom varit med. Följande personer har varit med – ifall ni vill kontakta dem: Ordförande: Ulrika Samuelsson, miljöskyddsdirektör Länsstyrelsen Västra Götalands län Ledamöter: Anders Ramberg, miljöchef, Falkenbergs kommun (har representerat miljökontoren i Halland) Martin Gustafsson, miljöchef, Uddevalla kommun (Fyrbodal) Sonja Lejmark, förbundschef, Miljösamverkan östra Skaraborg (Skaraborg) Lars Wilke, miljöchef, Härryda kommun (GR-kommunerna) Leif Schöndell, miljöchef, Borås Stad (Sjuhärad) Henrik Frindberg, miljövårdsdirektör, Länsstyrelsen Hallands län Thomas Hammarlund, avdelningschef, Miljöförvaltningen Göteborgs Stad Britt Olmsäter, ekonom, Länsstyrelsen Västra Götalands län Projektteamet har bestått av 2 projektledare (Bodil Forsberg och Cecilia Lunder), informatör (Wilhelm Gårdmark), projektekonom (Britt Olmsäter) och administratör (Marianne Sääf, sedan Anneli Carmén, och på slutet Britt Olmsäter). Länsstyrelsen Västra Götalands län 10

Efter projektet Kompetens och arbetssätt Nätverk, samverkan, ledarforum Önskat läge Miljösamverkan Västra Götaland och Halland Kommunikationsutbildning för nyanställda Dialog med viktiga aktörer Vad händer då efter projektet? Projektets slutkonferens kallade vi för Kickoff för framtiden, eftersom det är mycket som ska leva och utvecklas vidare. Ja det är såklart en massa kompetens som var och en tar med sig i sitt arbete. Och arbetsplatserna behöver fortsätta sitt arbete med att omvandla kunskapen till vardag, att utveckla sina verksamheter. Vi kommer att fortsätta nätverka och samverka, och sprida goda exempel. Vi har till exempel bildat ett Ledarforum med fokus på ledarskapet och hur man gemensamt utvecklas. Vi har arbetat med en samsyn på vår roll och vårt uppdrag. Och pekat mot ett önskat läge för var vi vill vara om tre år, i december 2016. Detta och en hel del annat finns i dokumentet ”Kommunikationsstrategi och plattform för fortsatt samverkan, för miljömyndigheterna i Västra Götaland och Halland”. TUV:s styrgrupp har beslutat om en fortsatt stärkt samverkan mellan miljösamverkan i Västra Götaland och i Halland kring frågor som vi gemensamt tar med oss från TUV: t.ex. erbjuda utbildningen Kommunikation & bemötande för nyanställda på miljömyndigheterna i Västsverige, och fortsätta arbeta med goda exempel t.ex. fortsatta seminarier på detta tema. Miljösamverkan tar också vid i det arbete och den dialog som behövs för att nå vi ska nå vårt långsiktiga mål. Det handlar t.ex. om kontakter med universitet och högskolor som erbjuder miljöutbildningar, och centrala verk med ansvar för tillsynsvägledning. Som stöd för detta arbete finns en Aktivitetsplan som hänger samman med kommunikationsstrategin. Länsstyrelsen Västra Götalands län Länsstyrelsen Västra Götalands län 11 11

Tack! En sammanfattning av det viktigaste: Att vi var så många, nästan alla var med Vi har höjt vår kompetens inom kommunikation och andra mjuka frågor som är viktiga för miljömyndigheterna.  Samverkan är avgörande: Samverkan mellan personer och arbetsplatser. Projektet som helhet har också knutit kontakter med aktörer utanför projektet. (På bilderna ifall någon frågar: En påse goda exempel från Goda exempel-seminariet, bild på alla som var med på kickoff för framtiden, samverkanstårta samt bild från snabbdejting från samma seminarium.) Tack! Länsstyrelsen Västra Götalands län