Nå målen med planerad information och kommunikation

Varför kan det vara svårt med kommunikationsplanering? KIs informatörsnätverk 15 juni 2011

SLÄCK BRANDEN! KIs informatörsnätverk 15 juni 2011

MISSION IMPOSIBLE Ibland kommer vi kommunikatörer in för sent…- någon har hittat på något som de vill kommunicera men som inte är kommunicerbart KIs informatörsnätverk 15 juni 2011

Men …. Om man tålmodigt jobbar strukturerat och planerat så börjar omgivningen så småningom att förstå. KIs informatörsnätverk 15 juni 2011

Vinsterna God planering bidrar till att uppnå syften och mål. Genom att samordna samtliga kommunikativa insatser uppnår man bästa möjliga effekt. Arbetet med planen ger ett internt diskussions- och förankringsunderlag – kan sedan slängas i papperskorgen. Denna och nästa rubrik har jag med i pedagogiskt syfte när jag inleder kontakt med beställaren och kan tas bort i den färdiga planen. KIs informatörsnätverk 15 juni 2011

Denna mall kan användas på olika sätt I sin helhet för större aktiviteter/projekt. I delar för begränsade insatser. Men behöver oftast ledas av en professionell informatör. Reaktioner jag möter är att man gärna vill springa direkt till tid/aktivitetsplanen. Folk är stressade och tycker att det är besvärligt att. Självklart behöver man inte använda mallen för små informationsinsatser eller om man upprepar samma insatser kontinuerligt. Första gången jag använde den var när KI skulle göra en medarbetarundersökning. KIs medarbetare hade aldrig varit med om detta och vi var tvungna att ha en svarsfrekvens på ca 70 % för att kunna använda resultatet. Då visade den sig vara ett mycket bra verktyg. Den funkar heller inte att bara sticka i handen på någon som är ovan att hantera information och kommunikation. Handpåläggning behövs av en professionell informatör. Mallen finns i ppt-format som är bra när man ska inleda arbetet med planen. Skriv ut den som anteckningssidor och skissa på den tomma ytan under rubriken när ni pratar igenom planen. Mallen i word-format kan man fortsätta med när dokumentet börjar växa fram. När jag gått igenom mallen kommer jag prata lite om hur man kan plocka rubriker ur planen för anpassning till aktivitetens omfattning KIs informatörsnätverk 15 juni 2011

Planens innehåll KIs informatörsnätverk 15 juni 2011

Grundläggande begrepp Information är budskapen som ska leda till ökad kunskap. Kommunikation är processen av budskap som bygger på interaktivitet bland dem som deltar i processen och som ska leda till attityder eller förhållningssätt. Relationen är ett ömsesidigt engagemang eller gemensamma åtaganden som leder till handling och resultat. Beroende på vem man arbetar åt kan det vara bra att gå igenom informatörens grundläggande begrepp. Rubriker tas bort i den färdiga planen KIs informatörsnätverk 15 juni 2011

Bakgrund Beskriv bakgrunden och anledningen till den planerade kommunikationsinsatsen. Beskriv bakomliggande faktorer som är av vikt. Beskriv bakgrunden och anledningen till den planerade kommunikationsinsatsen Beskriv bakomliggande faktorer som är av vikt. Vad är det som lett fram till att denna kommunikationsinsats ska genomföras? T ex i den plan för KIs medarbetarundersökning beskrivs tidigare undersökningar, hur KI vill öka medarbetarnas engagemang, etc KIs informatörsnätverk 15 juni 2011

Exempel 1 – KIs medarbetarundersökning Medarbetarundersökningen är ett led i KIs utvecklingsarbete – gott ledarskap och ett gott medarbetarskap. Det är viktigt att så många som möjligt svarar för att resultatet ska kunna användas. Exempel KIs informatörsnätverk 15 juni 2011

Nulägesbeskrivning/nulägesanalys Sätt kommunikationen i sitt sammanhang; vilka andra pågående företeelser inom organisationen kan vara av betydelse. Glöm inte omvärlden. Analysera och beskriv nuläget av kommunikationen. Vad är det som ska kommuniceras i anslutning till projekt/aktivitetens mål? Sätt kommunikationen i sitt sammanhang; vilka andra pågående företeelser inom organisationen kan vara av betydelse. Glöm inte omvärlden Analysera och beskriv nuläget av kommunikationen Vad är det som ska kommuniceras i anslutning till projekt/aktivitetens mål? Om jag exempelvis ska göra en plan för ett byte av e-postsystem eller en plan för ett stort event – vilka andra aktiviteter konkurrerar med denna? I vad består ”bruset”? KIs informatörsnätverk 15 juni 2011

Exempel KIs medarbetarundersökning KI har aldrig genomfört något liknande förut Det pågår två andra enkäter samtidigt. Det pågår en omorganisation Det är riksdagsval samtidigt Såväl själva enkäten som uppföljningsarbetet är viktiga att kommunicera Exempel KIs informatörsnätverk 15 juni 2011

Definitioner Finns särskilda begrepp, företeelser eller sammanhang som särskilt måste beskrivas och förklaras. En ordlista som bilaga till planen kan vara användbar vid budskapsformuleringarna. Finns särskilda begrepp, företeelser eller sammanhang som särskilt måste beskrivas och förklaras. Lägg gärna en ordlista som bilaga till planen, den kan vara användbar vid budskapsformuleringarna. Titta över alla förkortningar, ge synonymer eller beskrivande förklaringar. Se upp för inomdisciplinär egocentricitet. KIs informatörsnätverk 15 juni 2011

Exempel AHA Chef K2 Organisationslistor Respondent Exempel KIs informatörsnätverk 15 juni 2011

Avgränsningar Vilka är avgränsningarna, dvs vilka problem eller uppgifter ska kommunikationen inte lösa? Tänk också igenom ambitionsnivån och vilka resurser som finns. Ange gränsen för vad som är realistiskt att genomföra. Exempel: Denna kommunikationsplan ska inte hantera generella frågor om arbetsmiljön. Viktigt att tänka igenom vilka avgränsningarna är, dvs vilka problem eller uppgifter ska kommunikationen inte lösa? Tänk också igenom ambitionsnivån och vilka resurser som finns. Ange gränsen för vad som är realistiskt att genomföra Det finns inget som har sådan dragningskraft som ett välordnat projekt. ”När ni ändå kommunicerar det här kan ni väl passa på att ta med det här också” KIs informatörsnätverk 15 juni 2011

Syfte med kommunikationen Beskriv syfte med kommunikationen, varför ska vi kommunicera och vad ska vi uppnå – effekter? Syftet ska uttryckas som den generella och övergripande målsättningen och inriktningen kopplat till projektets/verksamhetens/aktivitetens mål. Viktigt att projektet/aktiviteten som kommunikationen ska stödja har formulerat syfte och mål – kommunikationsplanen kan inte ensamt lösa detta. Beskriv övergripande syfte med kommunikationen, varför ska vi kommunicera och vad ska vi uppnå – effekter? Syftet ska uttryckas som den generella målsättningen och inriktningen kopplat till projektets/verksamhetens/aktivitetens mål. T ex Kommunikationen ska bidra till projektets mål dvs att i ska engagera chefer och medarbetare så att KIs informatörsnätverk 15 juni 2011

Exempel Huvudsyftet med kommunikationen av medarbetarundersökningen är att bidra till medarbetarundersökningens mål dvs att den uppfattas på ett förtroendefullt sätt och att den skapar en vilja till att svara på enkäten (hög svarsfrekvens, < 70%) samt en vilja till och förtroende för fortsatt förbättring av arbetsmiljön på KI. Exempel KIs informatörsnätverk 15 juni 2011

Mål för kommunikationen Kopplas till projekt- /aktivitets-/verksamhetsmål. Vilka konkreta resultat ska uppnås? Kvantitativa och kvalitativa. Kan indelas i: - Kunskapsmål – från ”Känna till” till ”Kunna rabbla”. - Attitydmål – från ”Tolerera” till ”Älska”. - Motivationsmål – från ”Tänka sig att göra” till ”Kämpa för”. - Beteendemål – från ”Pröva en gång” till ”Alltid göra”. SMARTA mål: (Specifika, Mätbara, Accepterade, Realistiska, Tidsbestämda samt Adresserade) Beskriv de konkreta resultat som kommunikationen ska uppnå. Målen kan vara kvantitativa och kvalitativa. Informationsmål kan indelas i: Kunskapsmål - vad målgruppen ska kunna. Kan finnas på en skala mellan ”känna till” och ”Kunna räkna upp, veta, förstå”. Attitydmål - vad målgruppen ska tycka. Kan finnas på skalan mellan ”Tolerera” och ”Älska” Motivationsmål – vilken motivation ska målgruppen ha. Kan finnas på en skala mellan ”Tänka sig att göra” till ”Kämpa för” Beteendemål – vad målgruppen ska göra. Kan finnas på skalan från ”Pröva en gång” till ”Alltid göra”. Sätt upp SMARTA mål: (Specifika, Mätbara, Accepterade, Realistiska, Tidsbestämda samt Adresserade) Mål bör vara kopplade till projektmålen/aktivitetsmål/verksamhetsmål. Målen kan listas i form av en tabell: Mål Strategi Vi vill uppnå… Genom att… KIs informatörsnätverk 15 juni 2011

Strategi för kommunikationen Koppla strategin till behov och förutsättningar Alla projekt har risker och framgångsfaktorer, en del av riskerna kan motverkas genom en genomtänkt kommunikation. Ett bra sätt att arbeta fram strategin är att göra en SWOT-analys. Tänk igenom strategin. Koppla den till kommunikationsbehov och förutsättningar. Alla projekt har risker och framgångsfaktorer. En del av riskerna kan motverkas genom en genomtänkt kommunikation. KIs informatörsnätverk 15 juni 2011

S W O T SWOT Styrkor/ Strengths Svagheter/ Weaknesses Möjligheter/ Opportunities T Hot/ Threats Hjälper att nå målen Hindrar att nå målen Interna egenskaper Externa företeelser Vad kan motverka kommunikationsmålen. Vilka hinder finns? Finns konkurrenter? Vad kan medverka, vilka andra lyckade kommunikationsinsatser kan man använda sig av? Finns det några personer som är särskilt viktiga för att projektet skakommuniceras på bästa sätt? Ett sätt att arbeta fram strategin är en SWOT-analys (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats). Tänk igenom styrkor, svagheter, möjligheter, hot för kommunikationen. KIs informatörsnätverk 15 juni 2011

Budskap Tänk vad, vem, varför, hur och när? Anpassning till olika målgrupper? Rationell eller emotionell? Tilltal och ton. Var noga med fakta. Översättning till andra språk? Dela upp i huvudbudskap och nedbrutna budskap – titta tillbaka på syfte och mål för avstämning av budskapen. Repetera gärna men med variation. Stäm av mot begreppslista. Testa budskap på några ur målgruppen. Vad ska kommuniceras? Svara på frågorna: vad/vem, varför, hur och när? Behöver informationen anpassas till olika målgrupper? Rationell information fungerar för den redan intresserade, emotionell för den mindre intresserade. Tänk igenom tilltal, ton och budskap. Var noga med fakta. Behöver budskap översättas till andra språk? Repetera gärna men med variation. Ta hänsyn till eventuell begreppslista KIs informatörsnätverk 15 juni 2011

Målgrupper/aktörer Definiera målgrupper, intressenter nyckelpersoner och aktörer Vilka är de? Vilken situation befinner de sig i? (Utgå från nulägesanalysen) Finns det primära och sekundära målgrupper - vilka ska prioriteras? Ska vi kommunicera olika saker till olika målgrupper? Behöver vissa mer information än andra? Ta reda på så mycket du kan! Definiera målgrupper, intressenter nyckelpersoner och aktörer Vilka är aktörer/mottagare/målgrupper. Var befinner de sig? Vilken situation befinner de sig i? Hur ser kommunikationen ut idag? Vad kan de, vad kan de inte? Vilka är deras förutsättningar? Finns det primära och sekundära målgrupper? Ska några målgrupper prioriteras? Ska vi kommunicera olika saker till olika målgrupper? Behöver vissa målgrupper mer information än andra? KIs informatörsnätverk 15 juni 2011

Kanal/medieval Några saker att beakta vid kanalval är Räckvidd Selektivitet Snabbhet Uppmärksamhet/verkningsgrad Kontaktkostnad Räcker befintliga kanaler eller behövs särskilda/nya kanaler? Behövs särskilda distributionslistor upprättas? Några saker att beakta vid kanalval är Räckvidd Selektivitet Snabbhet Uppmärksamhet Verkningsgrad Kontaktkostnad Räcker befintliga kanaler (Personaltidning, Intranätet, Externwebben, Pa-nytt, Ledningsinfo, fasta möten, etc) eller behövs särskilda/nya kanaler (nyhetsbrev, nya webbsidor, e-postsändlistor, seminarier, hearings, broschyr, annonser, affischer, etc) Behövs särskilda distributionslistor upprättas? KIs informatörsnätverk 15 juni 2011

Styrtal, mätning och uppföljning av informations- och kommunikationsinsatser Har vi uppnått våra kommunikativa mål? Frågor som bör ställas är: Vad måste jag undersöka? Vad vore intressant att undersöka? Vad har jag råd och tid att undersöka? När behöver jag svar? Har vi uppnått våra kommunikativa mål? Frågor som bör ställas är: Vad måste jag undersöka? Vad vore intressant att undersöka? Vad har jag råd att undersöka? När behöver jag svar? Som minimum bör vi ta reda på: Har informationen distribuerats och tagits emot på rätt sätt? Har informationen varit tydlig, relevant och korrekt? Är informationen förstådd och har den täckt behoven? Välj den mätmetod som lämpar sig bäst? Ska kvalitativa (ex vis intervjuer) eller kvantitativa (ex webbaserad enkät) metoder användas. Ska de kombineras? Definiera mätbara styrtal som kan följas upp under projektets gång och beskriv övergripande hur uppföljningen ska gå till. De mätbara projektmål som angetts ovan fungerar som input. Styrtalen ska mäta en viktig prestation eller uppgift. De kan både vara kvantitativa och kvalitativa. Exempel , STYRTAL: 80 % av alla KIs anställda har fått tillräcklig information för att själva källrapportera sin semesteransökan i Primula i slutet av 2006. UPPFÖLJNINGSRUTIN: Enkät och intervjuer en månad in på terminen, samt en månad innan terminsslut. KIs informatörsnätverk 15 juni 2011

Ansvarsfördelning Vem eller vilka ansvarar för kommunikationsinsatsernas olika delar Identifiera nyckelpersoner som är viktiga för planen, lista kontaktuppgifter Särskilt ansvar vilar på chefer KIs informatörsnätverk 15 juni 2011

Tid- och aktivitetsplan Ange planerade kommunikationsinsatser, budskap och målgrupper Ange datum de beräknas vara klara/genomföras samt en kortare beskrivning av dem Utse alltid en ansvarig och vem som ska vara utförare Gäller kommunikationsplanen för en längre tid är det bra att dela upp aktiviteterna månadsvis. Gör tid- och aktivitetsplanen som en separat bilaga - den kommer att uppdateras mer frekvent än planen i sin helhet Matrisen kan behöva att kompletteras med separata bilagor med specifika budskap Ex vis text till intranätet eller mailutskick eller ppt-presentation för chefsgrupp Datum Kommunikationsinsats, aktör/målgrupp Budskap Kanal Ansvarig KIs informatörsnätverk 15 juni 2011

Exempel på tid- och aktivitetsplan Datum Kommunikationsinsats, aktör/målgrupp Budskap Kanal Ansvarig 2011-02-01 En första ”brief” till alla chefer Ny ledningsorganisation fr o m 1 maj Chefsbrevet xxx 2011-02-18 En första information till alla chefermed möjlighet till diskussion och frågor Ny ledningsorganisation fr o m 1 maj – kom med synpunkter och frågor Chefsmötet Utskick av infomaterial för vidare spridning i organisationen Detta material ska cheferna använda vid vidareförmedling, så här ska det användas…. E-post med hänvisning till intranät KIs informatörsnätverk 15 juni 2011

Kommunikationsbudget Ange kostnader och investeringar kopplade till kommunikationsplanen Några vanliga poster: Personalkostnader Material, tryckkostnader Utbildning Resor Konsultarvoden Annonsering Övriga kostnader Ange kostnader och investeringar kopplade till kommunikationsplanen. Här listas några vanliga poster Kostnadsslag Budgeterad kostnad Personalkostnader Material, tryckkostnader Utbildning Resor Konsultarvoden Annonsering Övriga kostnader Summa: KIs informatörsnätverk 15 juni 2011

Till sist signering Beställare – mottagare Ansvarig för planen Ange personer som är inblandade i och ansvariga för kommunikationsplanen. KIs informatörsnätverk 15 juni 2011