Workshop 11 juni 2003 Redovisning av rekommendationer Dokumenthantering Workshop 11 juni 2003 Redovisning av rekommendationer

A: Syfte och metod Informationsbygget Begrepp Nytta med dokumenthantering Dokuemnthantering i bygg och förvaltning Harmoniserat metadataset 2003

Vårda informationsbygget Harmoniserat metadataset 2003

Standardiseringen erbjuder ett ”gemensamt språk” Harmoniserat metadataset 2003

Kommunikationsplattform Data förstås av datorer medan information förstås av människor. Standardiserad dokumenthantering lägger grunden för informationsutbyte mellan aktörer. Harmoniserat metadataset 2003

Standard för att nå effektivitets och kvalitetsmål Harmoniserat metadataset 2003

Begrepp Dokument “Sammanställning av information som behandlas som en enhet och som är beständigt lagrad på ett medium” källa SS 1900-1 Harmoniserat metadataset 2003

Nyttan med sammanhållen dokumentinformation sökning utan att finna sökning och finna fel eller för mycket information sökning på många håll dokument återskapas p g a okunskap om deras existens bristande kunskap om dokumentets status bristande kunskap om dokumentets tekniska egenskaper inte ha tillgång därför att det är lagrat lokalt distribuera och kopiera dokument istället för att ge direkt tillgång elektroniskt fel utförda arbeten pga bristande tillgång till alla aktuella dokument Ju fler som använder standardiserad dokumenthantering, desto lägre blir tröskeln för ytterligare användning Harmoniserat metadataset 2003

Metadata som fristående information Det räcker med att publicera metadata med information om dokumentet och var det står att finna! Harmoniserat metadataset 2003

Dokumenthantering i byggprojekt och förvaltning Användnings- och förvaltningsverksamheten Program, projektering- och byggprocesserna har sin utgångspunkt i användnings- och förvaltningsprocesserna Kunden/nyttjarens behov är utgångspunkt för fastighetsverksamheten Hög grad av dokumentrelaterad informationshantering Harmoniserat metadataset 2003

Dokumenthantering i byggprojekt och förvaltning IT-system i Projekterings- och Byggverksamheten Generella system Kontorsautomation Dokumenthantering Projekthantering/styrning Operativ ekonomi mm PU Kalkyl/inköp Specifika system Beräkningsprogram CAD (2D, 3D) GIS mm PM Dokument MD Produktion Administration Harmoniserat metadataset 2003

Dokumenthantering i byggprojekt och förvaltning IT-system i användnings- och förvaltningsverksamheten Generella system Kontorsautomation Dokumenthantering CAD/GIS Projekthantering Operativ ekonomi mm Specifika system Ekonomisk, juridisk och administrativ förvaltning Verksamhetsledning Drift och underhåll Extern marknad Utrymmesplanering Harmoniserat metadataset 2003

Dokumenthantering i byggprojekt och förvaltning IT-system i användnings- och förvaltningsverksamheten FI2002 Förvaltningsinformation 2002 -En fastighetsektor- gemensam IT-plattform Föreningen för Förvaltningsinformation – fi2002@telia.com Harmoniserat metadataset 2003

Dokument är en kontinuerlig resurs i FM-verksamheten Dokumenthantering i byggprojekt och förvaltning Dokumenthantering i användnings- och förvaltningsverksamheten Dokument är en kontinuerlig resurs i FM-verksamheten Lång lista med olika typer av dokument Mycket information och många dokument är utrymmesrelaterade -kategorisera, förteckna och beskriva funktionella utrymmen -analysera, modellera och utvärdera verksamheten -värdera utrymmesalternativ EDM Dokument + metadata Metadatastandard FI2002 Samverkan Metadatastandard och FI2002 Framtida utveckling av Metadatastandard och FI2002 Framtida utveckling av produktmodeller Harmoniserat metadataset 2003

B: Anvisningar för användare Registrering och användning av metadata Obligatoriska metadata och villkorliga Värdelistor för metadata Harmoniserat metadataset 2003

Registrering och användning Principen om minsta möjliga inmatning urval av metadata automatisk fångst standardvärden Val av system efter uppgift gränssnitt och terminologi gemensamt Utväxling bibehållna metadata mellan system XML-standard på nätet Harmoniserat metadataset 2003

Obligatoriska metadata Urval för olika tillämpning Grundläggande Projekt Dokumentleverans Förvaltning och arkiv Obligatoriska och villkorliga obligatoriska alltid med villkorliga under givna förutsättningar övriga enligt ISO/IEC frivilliga Harmoniserat metadataset 2003

Värdelistor för metadata Dokumentklasser i fyra huvudgrupper Administrativa Tekniska Ekonomiska/juridiska Referens och två nivåer som kan användas parallellt grov, ca 30 klasser fin, ca 150 klasser Harmoniserat metadataset 2003

Värdelistor för metadata (forts) Övriga listor Status Handlingstyper Referens till andra tabeller och metoder Dokument-ID enligt UUID/GUID BSAB-tabeller, varugrupper Bygghandlingar 90 – projektörsbeteckning Namngivning av egna listor Harmoniserat metadataset 2003

C: Anvisningar för utvecklare Namngivning och begrepp Tillämpning av värdelistor och attribut XML-specifikation för metadataelement XML-specifikation för värdelistor Harmoniserat metadataset 2003

Anvisningar för utvecklare

Tre viktiga punkter Hur skall man praktiskt implementera funktionaliteten i ”sitt” dokumenthanteringssystem. Versionshantering mellan system Värdelistor Harmoniserat metadataset 2003

Fristående importfunktion Dokument-hanterings-system implementation Metadatarekomendationen vs. dokumenthanteringssystemen Projekt-nätverk Fristående importfunktion XML DOK Import Export Dokument-hanterings-system Harmoniserat metadataset 2003

Versionshantering Flöde Skapande Mottagande Systemet system (originalet) Mottagande system v.3 v.3 v.1 (v.3) V.1-v.3 Skapande Systemet (originalet) V.4- Harmoniserat metadataset 2003

Värdelistor Definition av gemensam värdemängd DTD för värdelistor www.metadata.se Harmoniserat metadataset 2003

D: Förvaltning och fortsatt utveckling Harmoniserat metadataset 2003

Remissynpunkter Dokumentklasser Användningsområde Ytterligare metadata i stort tillräckligt matchning mot egna Användningsområde typiska tillämpningsfall Ytterligare metadata Fastigheter, utrymmen etc. Allmänt samordning med branschterminologi och branschstandard Harmoniserat metadataset 2003

Spridning Former för publicering Vägar för spridning tryckta rekommendationer webb Vägar för spridning mun-mot-mun distribution via systemleverantörer Harmoniserat metadataset 2003