Incidenthantering www.keyconcept.se Omicron Syntax Data AB Framåt

Key Concept 1 Er väg till en tryggare och effektivare arbetsplats. Genom att hålla kontroll på de incidenter som sker, eller är nära att ske, i er organisation kan ni möta och förebygga problem, måna om er personal och spara pengar. Key Concept växte fram ur ett unikt samarbete mellan 10 stora företag och organisationer i Sverige och ger er verktygen som krävs för att rapportera, hantera och följa upp incidenter och avvikelser i er organisation, vare sig det är inbrott, hot, bedrägeri, brand, arbetsskador eller annat. Bakåt Framåt

En incident inträffar 2 Damen i er reception känner sig hotad av en uppenbart påverkad och hotfull person. Efter att ha kallat på vakt och fått mannen avvisad anmäler hon incidenten i Key Webbrapport som finns på Intranätet. Hot Reception Huvudkontor Mannen uppträdde hotfullt . Hävdade orättvis behandling. Troligen påverkad. Inga Persson inga@bolaget.se 12345-56897 Bakåt Framåt

Löpande status via Intranätet Återkoppling 3 För att bygga upp en effektiv rapportkultur krävs omedelbar och konsekvent återkoppling till rapportören. Key tillhandahåller flera verktyg för detta. Nu vet rapportören att anmälan blivit omhändertagen! Rapportkvitto på skärmen Du har registrerat en incident med ID nr: A-IR20050004 Rapportör: Inga Persson Telefonnummer till Rapportör: 018-485396 Rapportörs avdelning/enhet: Reception… Bekräftelse via auto-mail Löpande status via Intranätet Bakåt Framåt

Utredare meddelas 4 Key styr anmälan till relevant handläggare och meddelar denne om den inkomna anmälan via E-post och/eller SMS. E-post SMS Bakåt Framåt

Key Admin - Inkorgen 5 Den nya anmälan hamnar i KEYs Inkorg. Handläggaren dubbelklickar nu på anmälan för att göra en Åtgärdsbedömning. Bakåt Framåt

Åtgärdsbedömning 1(2) 6 Nu skall handläggaren bedöma vad som skall göras med den inkomna anmälan. Utredaren loggar in i KEY och öppnar anmälan för att göra en s.k. åtgärdsbedömning. Här väljer man vad som skall hända med anmälan Ge rapportören återkoppling om vad som händer Här ser handläggaren uppgifterna från anmälan Dela ut behörigheter till andra utredare Bakåt Framåt

Åtgärdsbedömning 2 (2) 7 Nedan följer förklaringar för de olika bedömnings-alternativen Detta är en incident som måste utredas vidare. Anmälan hamnar som en aktiv incident i KEY. Statistikgrundande Det är en incident men ingen ytterligare utredning krävs. Statistikgrundande Om flera anmälningar kommer in för samma händelse/incident, kan dessa kopplas till den redan upplagda incidenten. Detta är inte en incident, d.v.s. den behöver inte utredas eller följas upp statistikmässigt. Ej Statistikgrundande Anmälan skall flyttas till annan ”Tillhörighet” d.v.s. annan Key-handläggare. Bakåt Framåt

Öppna incidenten du skall jobba med genom att dubbeklicka på den. Key Admin - Aktiva 8 Incidenter som skall utredas hamnar i fliken Aktiva i den s.k. Aktivitetslistan. Kraftfull sökning söker på alla uppgifter i incidenterna. Resultatet hamnar i en egen flik. Effektiva filtreringsmöjligheter för att lättare hitta den incident man söker i Aktivitetslistan Öppna incidenten du skall jobba med genom att dubbeklicka på den. Bakåt Framåt

Incidentutredning 9 Tänk på incidentutredningen som en mapp med ett antal flikar där du samlar all information om ärendet. Flik Allmänt Detta är översta fliken, som man ser när incidenten öppnas. Den innehåller grundläggande data om incidenten: Behörigheter, referenser till andra incidenter, samt fält för att återkoppla till rapportören. Bakåt Framåt

Flik Incident 10 Flik Incident Denna flik innehåller i sin tur tre flikar där man gör sin utredning. Här samlar man skriftlig information om åtgärder, orsaker mm. Bakåt Framåt

Flik Kostnader 11 Flik Kostnader Här noterar ni kostnader i samband med utredningen. Dessa summeras per kostnadstyp och totalt och även i statistiken. Vilka kostnadstyper ni vill registrera sätter ni enkelt upp själva i konfigureringen av Key. Bakåt Framåt

Flik Dokument 12 Dokumenthantering Key Concept innehåller en effektiv dokumenthantering som lagrar era viktiga utredningsdokument, bilder, filmer etc. krypterat i databasen. Mycket säkrare än på någon server eller den lokala hårddisken! Hanterar även versioner av dokument. Bakåt Framåt

Flik Dagbok 13 Dagboken Här loggar ni det som görs i utredningen, de kontakter ni har. Vissa saker loggas automatiskt, så som E-post som skickas inifrån Key eller utförda uppgifter i Arbetsflöden (förklaras senare). Bakåt Framåt

Flik Uppgifter (Arbetsflöde) 14 Uppgifter Här ligger de arbetsuppgifter som ingår i det arbetsflöde som lagts upp för incidenten. Arbetsflöden är ett kraftfullt verktyg för att stötta utredaren och samtidigt se till att utredningar blir gjorda enligt de riktlinjer och rutiner företaget satt upp. Mer information om arbetsflöden på kommande bilder. Bakåt Framåt

Uppgifter i flödet kan ha underuppgifter Key Arbetsflöde 1 (4) 15 Uppgiftslistan Status Slutdatum Beskrivning Uppgifter i flödet kan ha underuppgifter Dokument / Checklistor Bakåt Framåt

Key Arbetsflöde 2 (4) 16 Skapa olika Arbetsflödesmallar som initieras baserat på vilken typ av händelse som inträffat. Bakåt Framåt

Key Arbetsflöde 3 (4) 17 Den utredare som blivit tilldelad en eller flera uppgifter i en incident hittar dessa under fliken ”Aktuella uppgifter” i aktivitetslistan. Ett e-postmeddelande varskor om de uppgifter man fått sig tilldelad att utföra. Bakåt Framåt

Key Arbetsflöde 4 (4) 18 Automatiska dagboksnoteringar om status-förändringar i flödet. Ifyllda dokument / checklistor från arbetsflödet kan sparas i utredningen Bakåt Framåt

Flik Systemlogg 19 I systemloggen kan man följa vad som hänt i en incidentutredning. Vem har läst, ändrat, raderat uppgifter och behörigheter i utredningen. Bakåt Framåt

Statistikmodulen 20 En enkel och kraftfull statistikmodul ger er möjlighet till att effektivt kommunicera eventuella styrkor och brister i er incidenthantering. Ni kan se trender och agera därefter. Modulen bygger på s.k. OLAP-kuber och ni kan borra er ner i datat i flera dimensioner. Bakåt Framåt

Vad hände… 21 …med incidenten i receptionen? Det visade sig efter utredning i Key att ett antal liknande incidenter inträffat tidigare och att det ledde till otrygghet och sjukskrivningar. Detta i sin tur ledde till stora kostnader för företaget. Åtgärd: Man satte upp en glasskiva framför receptionsdisken. Effekt: Tryggare personal Minskad sjukfrånvaro Lägre försäkringspremie Bakåt Framåt

Kontakta oss 22 För att veta mer om hur Key Concept kan hjälpa dig och din organisation att hantera era incidenter, d.v.s. spara pengar och skapa en bättre arbetsmiljö, ring: 08 – 793 09 00 Omicron Syntax Data AB eller gå in på: www.keyconcept.se Bakåt Till början