Lean – ett sätt att tänka, en kultur Med lite koppling till lokaler 3-Apr-17

TPS (Toyota Production System) GOAL Highest Quality Lowest Cost Shortest lead-time through shortening the production flow by eliminating waste Just-In-Time Culture Flexible, Capable, Highly Motivated People with focus on Kaizen Jidoka (built-in quality) “The right part at the right time in the right amount” • Pull Systems • Takt time • Continuous Flow • Stop line and notify of abnormalities • Separate man and machine’s work • Error Proofing • Visual Control Heijunka (levelling) Standardized Work Visual management Operational Stability Robust Products & Processes Total Productive Maintenance Supplier Involvement

TPS (Toyota Production System) MÅL Ökad kvalitet Lägre kostnad Kortare ledtid genom minskat slöseri Just-in-time Kaizen Flexibla, kunniga engagerade medarbetare Jidoka Skapa flöde Dragande Synkroniserad Rätt från början Synliggör avvikelser Utjämning Standardiserad arbete Visuell styrning

Är det inte då självklart att vi skall: Skapa flöde (JIT)? Synliggöra avvikelser och göra rätt från början (jidoka)? Citat Taichi Ohno skapare av Toyota Production System ”Allt vi har gjort är att korta tidslinjen i allt vi gör.”

Skapa flöde – för patienterna? Idag < 3 veckor Färre patienter under utredning (tidigare 35-40 pat, idag 5-6 pat) Inga ombokningar Inga uteblivna besök ökad kapacitet 70% mer tid för vidareutbildning mm ADHD-utredning Nuläge 4 mån Remiss Diagnos 17 tim värdeadderande

Vad är värde för patient/vårdtagare? Slösa inte med min tid Lös hela mitt problem Ge mig precis det jag behöver Leverera värde när och där jag vill ha det Reducera antalet aktiviteter jag måste utföra för att lösa mina problem

Flyt i patientflödet 12 feb 23 april Värdeadderande tid Bilverkstad Kundens flöde till verkstad Från dörr till öppen enhet Väntan och omarbete, telefonsamtal, ombokningar mm Kundens flöde in parkering, reception, väntrum (avstånd och enkelhet att hitta)

Skapa flöde i medarbetarnas arbete? hämta, leta efter, söka, vänta - 1,5 – 3,5 tim/dag för en sjuksköterska knivtid i en op-sal - 30-35 % av arbetet hela teamet inkl patienten väntar på operatören - ca 20 min varje morgon vänta på PAV-svar (vävnadsprover) - 19 dgr i genomsnitt läkaren blir störd - 40 gånger om dagen (telefonsamtal, sökningar, frågor, mm) bytestider på operation - 90 min det akuta flödet slår sönder det elektiva, gemensamma resurser Ser det likadant ut hos er?

Kontinuerligt flöde 5,3 min takt time Pitch marks Station starts Station ends Pitch marks

Skapa ett kontinuerligt enstycksflöde Batchtänkande i tryckande system - PUSH Process A: 10 minuter Process B: 10 minuter Process C: 10 minuter Ledtid: 30 +++++++ minuter för en komplett order Kontinuerligt enstycksflöde – gör en, flytta en - PULL Ledtid: 12 minuter för en komplett order 3 minuter för en artikel 3-Apr-17

5S (15 min/dag = över en vecka per år) Verktyg för att skapa en effektiv utvecklande arbetsplats En standard för hur det skall se ut och som förstärker det standardiserade arbetet. 3-Apr-17

Se över Layout Bra exempel (mindre slöseri) Dåligt exempel (spaghetti-diagram kraftfullt verktyg) 通路は直線がﾍﾞｽﾄ、歩行用と作業用通路は分ける事。物は工程の流れに沿って単純に置くのが原則。単純なほど物を見つけ易いし作業も楽、また運搬距離も短く品質が損なわれる機会が少なくなる。徳に中間在庫は工程間の目で見て分る位置に配置し、Pull方式が取れるようにする事。危険防止の為、作業ｴﾘｱと保管ｴﾘｱは明確に区分する事。

Se över arbetsplats Arbetsbordet var för brett Före Efter Arbetsstycke Arbetsstycke Komponenter Komponenter Komponent Fasad (lutande) Komponent fasad Arbetsbord Arbetsbord (2/3 mindre) Arbetsbordet var för brett Komponenterna låg för långt bort Komponenterna ligger horisontellt, vilket gör dem svåra att se och ta Arbetsbordet har gjorts smalare Komponenterna står närmare Komponenterna ligger lutade, lättare att se och ta 3-Apr-17

Kostwein Montagetechnik GmbH SYNCHRONE TACT PRODUCTION

redesign pre assembly Before After

Before After

Arbetsplatsen utformning viktig (stödja flöde i medarbetarnas standard) components B-groups line B-groups components

Current layout

Finns inte en rätt layout / lokal ! Målet är ständig förbättring. Utmaningen med standardisering är att förbättra och ändra den! 3-Apr-17

Är det ett kontinuerligt flöde eller spaghetti i sjukvården Vanliga vägen under ett skift för medarbetare på sjukhuset Transport på akut patient ankommer i ambulans Operationssal Avdelningars placering i ett flöde: olika våningar/hus, hiss I en avdelning: flöde in, flödet hos medarbetarna (förråd etc.) I rummet: material … 3 apr -17

IVA / centralop Helikopterplatta Akutmottagning

Sammanfattning Flödet och lokalen Stödja flödet för patient Stödja flödet för medarbetaren Flexibilitet; gå att förbättra i stort och smått Ledtid för förändringen (t.ex. hiss) 3-Apr-17

TPS (Toyota Production System) MÅL Ökad kvalitet Lägre kostnad Kortare ledtid genom minskat slöseri Just-in-time Kaizen Flexibla, kunniga engagerade medarbetare Jidoka Skapa flöde Dragande Synkroniserad Rätt från början Synliggör avvikelser Utjämning Standardiserad arbete Visuell styrning

Rätt från början? remisserna skickas tillbaka då de är ofullständiga – 15% smittas med en vårdrelaterad infektion – 11% operationer stryks med kort varsel- 10% fel medicinering på en vårdavdelning (medicin/dos/tid) – 10-20% patienter som inte kan komma på den kallade tiden – 40% ofullständiga/felaktiga remisser till livmodershalscancer – 80% andel patienter som inte får en korrekt läkemedelsberättelse – 94% Källa USiL

Lätt att göra rätt 3-Apr-17

Visuell uppföljning och styrning Visuella tavlor för all info (skapa känslan ”Tack till Kunden”) Reklamen i realtid (ser när det skall börja ringa) Uppföljning i realtid, antalet personer som är: Lediga, i telefon, matar in data, ej på plats Inga fasta säljmål Alla tar alla samtal (inget nummerval) Customer pleaser (spegel) Röd lampa om en kund väntar mer än en signal Andon-bord (cock-pit) En person följer arbetet och tillkallar support vid behov Ledning sitter ute i verksamheten Vid problem får hjälp från forskning som finns bredvid och ringer tillbaks kund inom 10 min 7000 samtal / dag (10.000 samtal/fax/email /dag)

3-Apr-17

Det är inget taveldesignsprojekt 3-Apr-17

Sammanfattning fokus på avvikelser och lokalen Visuell styrning (tavla i verksamheten, inga väggar!) Support nära vid problem 3-Apr-17

Lean från en annan vinkel Inget är optimalt – kunna förändra & kort ledtid vid förändring. Challenge Kaizen (change for the better) Visuell styrning för avvikelser. Genchi genbutsu (go and see for yourself) Ledning & support nära verkligheten Effektiva kontinuerliga flöde (fysisk layout) Respect (value-added) Team-work Laget mäter, naturlig plats för tavla vid arbetet 3-Apr-17

Lean är ett pågående byggprojekt

Revere AB KONSULTING BÖCKER NÄTVERK SPEL UTBILDNING Pia Anhede och Joakim Hillberg, arbetat med Lean sedan 18 år. Deltagit i 20-tal konferenser och utbildningar Tränat i Japan hos Toyota, Shingijutsu samt Gemba Research. Civilingenjörer från Chalmers. Joakim även MBA från Insead. Föreläser på universitet och konferenser. c/o Chalmers, Hugo Grauers Gata 3, 411 33 Göteborg, Sweden, Mobile +46 705 74 68 12 joakim@hillberg.com KONSULTING Arbetat med längre förändringsprojekt inom Lean i mer än 30 företag i över 10 länder. Vårt fokus är att stötta organisationer att själv driva sin Lean implementering BÖCKER Översatt och skrivit lean böcker Ny Verktygslåda för Lean, Lean Handbok för Service och Tjänster. Lean för återförsäljare. NÄTVERK Joakim med i Lean Forums styrelse. Ger ut nyhetsbrev om lean inom service och tjänster (för prenumeration maila) Initiativtagare samt med att ordna Lean Healthcare i Lund 16-17 mars, 2010. Relation till LERC i Cardiff sedan 10 år. Samarbetar med flertal andra lean konsulter. UTBILDNING Ansvarig för samt utvecklar utbildningar för PLAN och Lean Forum (störst utbildare inom Lean i Sverige). Samarbetar även med LERC (Lean Enterprise Research Center) i Cardiff, UK. SPEL Utvecklat flera spel; bl.a. Lean Spelet för sjukvård, Lean Spelet, Lean Admin, Supply Chain, Lean Knowledge Builder, Lean Development ... 03/04/2017

Nuvarande projekt Exempel på vad vi jobbar med för närvarande Vårdkoncern med bas i Norge Tränar upp intern linjepersonal i Norge som driver lean arbetet själva. Omfattar äldrevård, sjukvård, slutet boende, fosterhem samt administration. Coachar och stödjer lean implementeringen inom sjukhuset Stöd i deras lean arbete sedan 2001. Arbetat med deras försörjningskedja i Italien, Sverige, USA inkl. 15-tal leverantörer. Påbörjat arbete med marknadsbolag, pilot i Kina och Brasilien. mm Lean implementering på enhet i Lund. Lean ledarskapsutbildning av chefer och ledare. Södra Älvsborgs Sjukhus Träning av interna lean utvecklare. Framtagning av konceptet för Lean Service samt anpassat Revere’s modell för dess implementering. Stöd vid implementering.