KARLSTADS KOMMUN Verksamhetsutveckling med IT som stöd Mats Jensen Gruppchef Förvaltning IT

POLITISKT BESLUT 2005 Centralisera all IT-verksamhet Intäktsfinansierad IT-verksamhet Använda ramverket ITIL/ITSM Affärsmässig förvaltningsstyrning/pm3 Tekniskt ansvar för telefonin

IT-enheten organisation 2014 Inge Hansson Strategi IT Inge Hansson - Strategiskt övergripande visioner - Sourcing - Upphandlingar - Avtalshantering - Samverkan Värmland - e-kontoret - Ett gemensamt e-samhälle - EU-projekt - Speciella utvecklingsprojekt Utveckling IT Peter Olsson - Arbetsprocesser - Effektivisering - Rationalisering - Arkitektur - Teknologi - Kravställning - Tjänstefiering - SLA och prissättning - Finans - Utvärderar nytta - Portföljhantering Förvaltning IT Mats Jensen - Kundansvar - Ändring av nya och bef. tjänster - Kvalitetssäkring innan över- lämning till drift - Utveckling och förvaltning av IT infrastrukturen - Ansvarig för CMDB - Kontroll och hantering av koncernens licenser Servicedesk Christina Kjellberg - En väg in - Hanterar stor mängd incidenter direkt via telefon och fjärrstyrning - Hanterar beställningar av mobila enheter, fasta telefoner och datorer - Hanterar byte och reparation av telefoner mm Drift IT Klient Annika Lundgren - Utveckla tjänsten klient - Test och utvärdering samt certifiering av utrustning - Hjälper kunder på plats vid behov - Underhåll av utskriftshantering - Applikations-paketering - Kontohantering - Mobila tjänster Drift IT Infra Michael Wikstrand - Kontinuerlig leverans enligt avtalad servicenivå - Kostnadseffektiv, stabil och teknisk väl fungerande drift - Övervakning och proaktiva insatser - Underhåll av infrastruktur - Backup vid driftsavbrott - Redundant grön IT-drift Förvaltning IT befinner sig mittemellan Utveckling och Drift, med uppgift att säkerställa förvaltbarhet och säker drift av nya och ändrade tjänster. Service Strategy Service Design Service Transition Service Operation

ATT FÅ ETT FUNGERANDE SAMSPEL Utveckling IT Drift IT Arbetsprocesser Effektivisera Rationalisera Medborgarnytta Kravställa Omsätta i IT-lösning som stödjer verksamhets-utvecklingen Genomföra lösningar Överlämna till drift CMDB Kontinuerlig leverans Servicedesk Verksamhets-utveckling Förvaltning IT

STÄRKA OCH MÖJLIGGÖRA VERKSAMHETS-UTVECKLING MED IT SOM STÖD SERVICE DESIGN Utveckling IT IT-beredare Arbetsprocesser Effektivisera Rationalisera Medborgarnytta Kravställa Omsätta i IT-lösning som stödjer verksamhets-utvecklingen IT-controller/SLM Verksamhets-utvecklare Kund- ansvariga IT IT-arkitekter IT-samordnare Verksamhets-utveckling IT-projektledare Affärsansvarig IT

MÅLEN MED pm3 Öka nyttan Förbättra styrningen Skapa effektiva förvaltningsorganisationer Få tydliga roller Skapa ordning och reda Öka nyttan för den verksamhet som använder IT-stödet Förbättra styrningen av förvaltningen av IT-stödet med tydliga mål inför varje verksamhetsår utifrån verksamhetens behov Skapa effektiva förvaltnings-organisationer som ska arbeta både med att vidmakthålla och vidare-utveckla IT-stödets användning i verksamheten Få tydliga roller som fattar väl förankrade beslut, där verksamheten och IT har ett gemensamt ansvar men för skilda delar Skapa ordning och reda

VERKSAMHETSNÄRA FÖRVALTNING pm3 bygger på fyra centrala komponenter Tydliga förvaltningsuppdrag Objektbeskrivning Förvaltningsaktiviteter Organisation och rollbeskrivningar Förvaltnings- processer Förvaltnings- specifikation Omfattning Mål Organisation Budget Förvaltningsplan Effektiva förvaltningsobjekt Arbets-grupp Affärsmässiga förvaltningsorganisationer PART NIVÅ VERKSAMHETSNÄRA FÖRVALTNING IT-NÄRA FÖRVALTNING BESLUT-SFORA Stategisk Taktisk Operativ Objektägare Leverans- ansvarig Styrgrupp Förvaltnings- ledare Kundansvarig Objekt- specialister Teknik- specialist Förv.grupp Nuläges-beskrining Beskrivna, förstådda och accepterade förvaltningsprocesser Icke godkänt Utformning av nya mål Beräkna tekniska, verksamhets-mässiga samt övriga resurser Avstäm-ning Intern upphandling Extern upphandling Beslut om förvaltningsplan Korrigering

FOA – Förvaltningsobjektsarkitektur som en målbild Samhällsbyggnad Social välfärd Utbildning Elnät Energi Flygplats Stadsbyggn. & Miljö Fastighet Vård & Omsorg Lärande Elnät Affär & admin. Flygpplats Kärnverksamhet Kultur & Fritid Teknisk förvaltning Social omsorg Skol-admin. Övervakn. & Prod. Kollektiv- trafik Räddnings-tjänst Gemensam ärende- och möteshantering & Dokumenthantering Webb-/Digitala kanaler Stödverksamhet Ekonomi & inköp Personaladministration IKT- infrastruktur IT-arbetsplats Teknisk Plattform

Organisation för ett fungerande pm3 arbete

Våra kundansvariga Magnus - Bolag/Förbund Anders - Teknik Karlstad Airport AB Karlstads bostads AB Mariebergsskogen AB Räddningstjänsten Regionförb. Henrik - Human Vård och omsorgsförvaltningen Arbetsmarknads och socialförv. Miljöförvaltningen Kultur och fritidsförvaltningen Nils – Koncern gemensamma Kommunledningskontoret Anders - Teknik Teknik och fastighetsförvaltningen Stadsbyggnadsförvaltningen Karlstads Energi AB Karlstads Elnät AB (inkl. Stadsnät AB) Malin - Skola Gymnasieförvaltningen Barn och ungdomsförvaltningen Region Värmland Emil - Drift- och Servicenämnden Alla 16 kommuner i länet

AFS ÖVERSIKT Styrgrupp IT FÖRVALTNING/BOLAG IT-ENHETEN AFS policy Resursnätverk Bildspel AFS broschyr AFS hand- ledning Kom igång med AFS Mallar Styrgrupp IT FÖRVALTNING/BOLAG IT-ENHETEN Förvaltnings- plan IT-plan IT-plan Ändringar Förvaltnings- specifikation Verksamhets och medborgarnytta Drift VERKSAMHETSPLANERING RESURSSTYRNING Årscykel

Årscykel – Mötesforum på IT området

Ansvar Styrgrupp IT säkra nyttan av den gemensamma IT-plattformen identifiera och diskutera strategiska gemensamma IT-frågor utifrån medborgarnytta och verksamhetsperspektiv fastställande av informationskanaler för Styrgrupp IT vidareutveckla Affärsmässig förvaltningsstyrningen enl pm3 vidareutveckla modellen för Leveransavtal med tillhörande Servicenivåavtal vidareutveckla tjänstekatalogen informera om pågående verksamhetsutveckling till FD/VD vara referensgrupp i IT-frågor

Planer för varje pm3 objekt skapas

12 000 mätpunkter sammanställs

Planerna sammanfattas årsvis 133 st VU aktiviteter 264 st VM aktiviteter

Redovisning av behov jämte kapacitet

Veckovis portfoliohantering

Hantering av de enskilda ärendena

Planering – kan man planera allt? Nej, naturligtvis inte – vi ser denna planering som en ”forecast” och en utgångspunkt Det som tillkommer måste ju då prioriteras emot lagd planering Bättre att ha 70% i plan som följs än att ”hela havet stormar” Ungefär 30% tillkommer under året men också 30% blir inte av – av olika orsaker

Vad är framgångsfaktorer? Skapa förtroende (öppenhet, insyn, samma mål) Tjänstefiera leveranserna från IT (förväntan/leverans) Intäktsfinansiera IT (betala för nytta och användning) Upprätta verksamhetsdriven styrning (Styrgrupp) Tillsätt kundansvariga (samverka med kunden) Dela på Förvaltning och Drift (operativt & taktiskt) Implementera PM3 (roller, styrning, planer, nyttovärdering) Skapa ordning på ramar, riktlinjer, processer (gemensam styrning) Kommunicera (till och från IT samt till alla berörda, hela tiden)