Exempel på hur köpare och säljare bör kommunicera för att göra bättre affärer Magnus Josephson Upphandlingsjurist 26 januari 2011 Tel: +46 8 678 10 20 mj@magnusjosephson.se Magnus Josephson AB

Forum för offentlig upphandling Sammanfattningsvis… Kommunikation är informationsutbyte Som upphandlare bestämmer du hur mycket information du behöver för att kunna fatta beslut Som leverantör måste du ha en plan för hur din information skall nå marknaden för att skapa bäst effekt LOU reglerar ingenting om hur information skall ske före och efter upphandlingarna – tänk fritt! 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling

Forum för offentlig upphandling Magnus Josephson – Upphandlingsjurist Expert på affärer med och av offentlig sektor MÅL: Bidraga till att företag tjänar mer pengar på offentlig upphandling Bidraga till att myndigheter gör bättre affärer Kommunikation Hur kan min kund nå marknaden med sitt budskap? 95-99 NOU (Nämnden för offentlig upphandling) 99-04 Hallvarsson & Halvarsson kommunikationskonsult 04-09 OPIC Utbildare och konsult 2009 – Magnus Josephson AB – Expert på framgångsrik försäljning mot offentlig sektor Lärare/Mentor på Handelshögskolan, IHM, Almi och Talarforum Skriver i Upphandling24 och Handelstidningen Justitia Kontakt: 08 - 678 10 20 magnus@opic.com 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling 3

Forum för offentlig upphandling Magnus Josephson Varför är det så svårt att kommunicera rätt? 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling

Forum för offentlig upphandling 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling

Exempel: Västra Götalandsregionen Aktörer i inköpsprocessen Inköpsråd Styrgrupper Projektgrupper Inköpscontroller Verksamhets-representanter Inköpschef Projektledare/inköpare 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling INKÖPSRÅDET intra.vgregion.se/inkopsradet

Forum för offentlig upphandling INKÖPSOMRÅDEN 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling INKÖPSRÅDET intra.vgregion.se/inkopsradet

Leverantörs-samverkan INKÖPSPROCESSEN Policy Analys Regelverk LOU, EU förordningar mm Beställning Portal EH-system Upphandling Organisation Processorg Roller & ansvar Inköpsorganisation Miljö & sociala hänsyn Avtalsvård Leverantörs-samverkan 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling INKÖPSRÅDET intra.vgregion.se/inkopsradet

Behovs- och totalkostnads analys Leverantörs- marknadsanalys INKÖPSPROCESS I TRE STEG Analys Bestämmer inköpsstrategi Upphandling Avtalsvård Förlänger värdet Anbuds utvärdering Behovs- och totalkostnads analys Leverantörs- marknadsanalys Strategi Anbuds-infordran Förhandling & Avtal Order hantering Leverans-hantering Uppföljning 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling INKÖPSRÅDET intra.vgregion.se/inkopsradet

Forum för offentlig upphandling Magnus Josephson Vilka förutsättningar krävs för en bra kommunikation – Före upphandlingen? 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling

Följande faktorer är HELT avgörande för framgång (för båda parter) 1. Kommunikation/Dialog – JA! ------------------ 2. Med rätt personer… Vilka? 3. Om rätt saker… Vad? 4. Vid rätt tillfälle… När? 5. På rätt sätt… Hur? 6. Regelbundet… Hur ofta? 7. På rätt ställe… Var? Dialog: Jag talar hellre om KOMPETENSÖVERFÖRING/Erfarenhetsutbyte, från båda sidor. Säljarsidan är alltid kunnigare på sitt område än vad köparen är. Därför är det viktigt att köparsidan hänger med i utvecklingen genom att löpande ta in info från experterna. Det går också bra att inför upphandlingar göra en analys eller liknande med hjälp av dialog. Dialog syftar också till kunskapsinhämtning för säljarsidan. Hur funkar egentligen nuvarande avtal/produkter/tjänst? Hur kan det bli bättre till nästa avtalsperiod. Dialog kan ge både köpare och säljare många bra idéer. Idag får båda parter skjuta i blindo i många fall. Företagen vill gärna involvera kunderna i sin forskning eftersom den blir meningslös utan kundernas feed-back. Med rätt personer: Vilka skall man ha dialog med? Som säljare till Landsting är referensgruppen den enskilt viktigaste mottagaren och givaren av information. Utan referensgruppernas medverkan fattas en avgörande beställarkompetens. Fackkunskapen finns ute hos sjukvårdspersonalen som normalt finns representerad i referensgruppen. Beslut utan gruppens medverkan kan i vissa fall leda till ökad risk för patienten. Vilken väg tar läkaren – inköparens eller patientens? Inköparen ses mer som en administratör. Dialog med denne syftar mest till att reda ut olika administrativa krav, blankettkrav, avtalstider mm. Optimalt är om både referensgrupp OCH inköpare är tillgängliga samtidigt. Köparsidan bör identifiera VILKA som är lämpliga samordnare och kontaktpersoner för detta. Gäller mötet forskningsresultat skall dessa uppgifter kunna bemötas av personer med rätt kompetens. Gäller det kvalitetsskillnader så bör dessa motsvaras av prisskillnader – är skillnaderna relevanta? Eller kan man lika gärna ta lägsta pris? Internt: kan inköparna göra en föredragning/presentation för referensgruppen INNAN upphandlingen. Om rätt saker: Vad skall man prata om? BEHOVET! Utgångspunkten för köpare och säljare är vilket är köparens primära behov och hur kan det lösas. Vilket är behovet då? Inom landsting: primärt patientsäkerhet/-nytta. Patienten är kunden. Nästa grupp är användarna som sjukvårdspersonalen – de är också kunder, vars yrkesutövande skall underlättas så att det leder till ökad patientsäkerhet/-nytta. Vid rätt tillfälle: När skall man träffa leverantörerna? Mellan upphandlingarna vad gäller långsiktiga mål. Under upphandlingen vad gäller ”Look and feel”. De proaktiva leverantörerna kartlägger marknadens olika avtal, upphandlare, avtalsperioder, priser mm och kan identifiera när det är oskarpt läge, dvs när perioderna mellan upphandlingarna inträffar. Alltså bör även köpare kartlägga när deras oskarpa lägen inträffar och utnyttja det till kompetensöverföring. Gärna inte alltför långt ifrån nästa upphandling – man glömmer lätt. T.ex Westma bjuder in före upphandlingen och skapar en stark dialog/kompetensöverföring. På rätt sätt: Hur skall man föra dialog och kunskapsöverföra till/från leverantörerna? Tag fram policy! Visa den för leverantörerna. Södermanlands läns landsting har följande anvarsområden för upphandling (ex: sjukvårdsprodukter, fastighetsdrift, administration/kontor, ledningsutveckling, resor mm mm). Kontaktpersoner för respektive område är: NN, Leverantörsträffar ges en gång/år. Träffarna utförs på följande sätt. Registrering för leverantörsträff sker genom webben, fyll i formulär. Etc. Bör ingå i upphandlingspolicyn. Tid för möte? Anpassat till företagets produktutbud. Litet företag – kort tid och vice versa. Regelbundet: Hur ofta? Behovet kan bara ni avgöra. Men en utgångspunkt torde väl kunna vara att personalen inom alla organisationer då och då bör uppdateras på nyheter som berör deras yrkesutövning. 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling

1. Kommunikation/Dialog – JA! Myndigheten måste Ta ställning – Dialog är viktigt och något vi skall ha! Skapa en plan för kommunikation Ex: Vilka skall kommunicera, under vilka former, varför etc De flesta myndigheter har ingen genomtänkt plan för kommunikation i med privat sektor Detta skapar stor osäkerhet och rädsla för kommunikation …och många missade chanser 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling

1. Kommunikation/Dialog – JA! Företagen måste Ta ställning – Dialog är viktigt och något vi skall ha! Skapa en plan för kommunikation Ex: Vilka skall kommunicera, under vilka former, varför etc De flesta företag har ingen genomtänkt plan för kommunikation i sin försäljning mot offentlig sektor Detta skapar osäkerhet och rädsla för kommunikation… …och många övertramp tyvärr 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling

2. Med rätt personer… Vilka? Jag lanserar härmed två roller hos köparsidan: Affärsansvarig – Före upphandlingarna Kontraktsansvarig – Efter upphandlingarna Båda har uppgiften att kommunicera med marknaden och avtalsleverantörer 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling

2. Med rätt personer… Vilka? Köpar- och säljarsidan måste ta fram relevanta samtalspartners Sök hos köparen: Kund - Engagerad behovskunnig Påverkare - Expert Användare - LOU-kunnig Kund = Den som betalar Påverkare resp Användare = Alla andra, t ex Referensgrupp 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling

2. Med rätt personer… Vilka? Leverantörer – vilka skall ni skicka fram? Skapa en spegelbild av er organisation jämfört med köparens organisation Era säljare kommer bara upp till en viss nivå Vill ni högre upp måste ni skicka ngn med högre befattning Ex: Politiker möter VD/Lednings-/Styrelseperson Ofta överdrivet fokus på upphandlaren Användarna ofta största målgruppen – underutnyttjad! 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling

3. Om rätt saker… Vad pratar man om? Behovet – givetvis… Köparsidan internt - Vilket är behovet för… Patienten/patientnytta Användarna som sjukvårdspersonalen Politiker Ekonomi 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling

Tre frågor som skall ställas inför en upphandling Vad är målet med affären? Vem är kund? Hur skapar vi rätt team? 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling

Forum för offentlig upphandling 3. Om rätt saker… Vad? Leverantörer: Kunden frågar er ”Vi älskar ert företag, vi vill jättegärna ha er som leverantör även nästa gång! Hur gör vi för att köpa era produkter och tjänster på ett så bra sätt som möjligt och i enlighet med LOU?” Vad svarar ni? 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling

Forum för offentlig upphandling 3. Om rätt saker… Vad? Samtalet mellan kund och leverantör skall inte i första hand handla om vad som skall säljas… …utan HUR det skall köpas 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling

Frågor att diskutera med kunden Varför vill ni köpa detta? Huvudskälet? Vad upphandlas? Skall ni köpa en produkt, tjänst eller en lösning/funktion/process/effekt? Skall köparen eller leverantören visa lösningen? Vem gör en förstudie? Kunden? Leverantören? Möte med leverantören? Upphandlingsform? Förhandling? När kan köparen/säljaren räkna hem investeringen? 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling

Två frågor säljaren måste besvara Vad skall utvärderas? Hur skall det utvärderas? 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling

3. Om rätt saker… Vad pratar man om? Säljarna Den som känner till mest om marknaden är mest attraktiv att tala med Ex Tieto – har kartlagt hundratals upphandlingar sedan 90-talet. De vet allt om trender i krav, avtalsperioder, upphandlingsformer mm. Exempel på marknadsföring 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling

Marknadsföring mot off sektor - Xerox reklam för ramavtal med Verva 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling 24 24

Broschyr till kunderna 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling 25 25

Forum för offentlig upphandling Varför välja Xerox? 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling 26 26

Inbjudan till informationsdag 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling 27 27

Forum för offentlig upphandling För Medtech Upphandling - För landstingen i Sverige I samarbete med: Magnus Josephson, OPIC Stockholm, Sweden 1-2 december 2009, Stockholm 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling 28

Forum för offentlig upphandling Välkommen till det första Forumet för Medtech upphandling. INBJUDAN TILL FORUM FÖR MEDTECH UPPHANDLING Hälso- och sjukvården i Sverige står inför tuffa utmaningar de närmsta åren. Knappa resurser, fler patienter som behöver opereras, samt ny (på kort sikt ofta kostsam) innovativ teknik väntar på implementation. Till detta kommer svårigheten att göra bra affärer inom ramarna för LOU som ofta ger upphandlare strama tyglar, för hur inköpsprocessen kan hanteras. I tillägg till detta så gör svårigheter att utvärdera anbuden att upphandlingen alltför ofta hamnar hos domstol. Då dessa problem är gemensamma för både sjukhuspersonal, landstingen samt leverantörer, så anser vi att en öppen dialog är extremt viktig, så att vi utnyttjar alla resurser för att kunna effektivisera svensk hälso- och sjukvård. Därför bjuder vi i samband med årets upphandlingsgala in till ett möte i dialogens tecken, kring dessa frågor.   Vi ser fram emot att träffa er i Stockholm ! 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling 29

Forum för offentlig upphandling Tidningsbilaga 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling 30 30

Info om vad avtalet innebär 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling 31 31

Forum för offentlig upphandling 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling

4. Vid rätt tillfälle… När? Köpare – När som helst Mellan upphandlingarna – I oskarpt läge Under upphandlingen – för ”Look and feel”. Efter upphandlingen – för Avtalsuppföljning De proaktiva leverantörerna kartlägger marknadens olika avtal, upphandlare, avtalsperioder, priser mm och kan identifiera när det är oskarpt läge, dvs när perioderna mellan upphandlingarna inträffar. Alltså bör även köpare kartlägga när deras oskarpa lägen inträffar och utnyttja det till kompetensöverföring. Gärna inte alltför långt ifrån nästa upphandling – man glömmer lätt. T.ex VGR bjuder in före upphandlingen och skapar en stark dialog/kompetensöverföring. 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling

4. Vid rätt tillfälle… När? Leverantörer Kartlägg oskarpa läget: analysera avtalsperioder Gör säljkalender Hitta säljfönstret röd/grön zon 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling

Forum för offentlig upphandling 5. På rätt sätt… Hur? Nyckelordet är ”Kunskapsöverföring” = Utbildning Från myndigheten Om verksamhetsbehov, mål, organisation mm Från företaget Hur skall man köpa det ni säljer? Vad skall upphandlas? Analysstyrd marknadsföring Problemlösning 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling

Forum för offentlig upphandling 6. Regelbundet… Hur ofta? Få och stora events? Ex årlig jättekonferens all inclusive? Många små? Ex frukost-/lunch/eftermiddagsseminarier 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling

Forum för offentlig upphandling 7. På rätt ställe… Var? Skapa ett neutralt forum Svårt hos leverantören Svårt hos myndigheten Bättre på en konferensanläggning Bättre genom en tredje part typ Swedish Medtech 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling

Forum för offentlig upphandling Magnus Josephson Vilka förutsättningar krävs för en bra kommunikation – Under upphandlingen? 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling

Vad säger LOU om dialog under uh? ”Den skall vara likabehandlande” Sunt förnuft Alltså: Man FÅR ha dialog med leverantörer Man BÖR träffa leverantörerna om det krävs ”look and feel” Uh av nyckelkompetens VIKTIGT att träffa leverantörer 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling

Hur kan kommunikation motverka överprövningar? Det är bristen på kommunikation som är vanligaste orsaken till överprövning Värst att inte förstå VARFÖR man förlorat… inte förlusten sig Bjud in en missnöjd leverantör. Lyssna. Försök förstå. Svara. Skapa förtroende. Om de har rätt – var inte rädd att ändra ditt beslut 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling

Vad leder till bristande kommunikation? Korta anbudstider Fel ställda frågor Frågorna visar inte konsekvensen av t ex ett krav Alltför korta svar Transparens = JAG fattar! Bristande transparens = JAG fattar INTE! 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling

Forum för offentlig upphandling Magnus Josephson Vilka förutsättningar krävs för en bra kommunikation – Efter upphandlingen? 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling

Avtalsperioden – hur skapa bra dialog? Uppstartsmöte Regelbunden avstämning Utse dialogansvariga i Referensgruppen Sätt upp tydliga mål med varje möte – Varför träffas? Utse ”affärsansvarig” som bara håller på med uppföljning 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling

Magnus Josephson – Upphandlingsjurist Vill ni köra utbildning/ workshop/ idéseminarium i dessa frågor på er myndighet eller företag? Kontakt utbildning eller konsultation: +46 8 – 678 10 20 mj@magnusjosephson.se 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling 44

Forum för offentlig upphandling Magnus Josephson Tack för idag! 22 februari 2011 Forum för offentlig upphandling