Transporter i ett avlångt land Möjligheter och svårigheter med upphandlade boktransporter Elisabet Ahlqvist Avdelningen för Nationell samverkan Foto: Henrik Johansson

Ramavtalet uppsagt från 1 juli 2011 DIK Forum nr

Orsaker •De bibliotek som skrev på fullmakten uppskattade själva sina volymer baserat på 2007 •Sedan 2007 har Samverkansbibliotekens fjärrlån minskat med ca 11 % •Alla som skrev på fullmakten har inte avropat…

Felräkning •Vid upphandlingen uppskattades omfattningen till ca volymer/år •2010 hanterade NBT ca volymer •Det betyder ca 43 % av vår uppskattning •Omräknat med minskningen inom fjärrlånen har NBT fått 48,7 % av utlovad volym

Kulturella skillnader •Insåg inte vikten av kollektivavtal för sina anställda… •Skillnader i arbetsgivar - kultur… Transportarbetaren nr 2, 2011

Boktransporter – ett vidare begrepp •Alla transporter av medier, oavsett medieslag, som hanteras av bibliotek •Kravet – schemalagda transporter – mellan varierande eller fasta punkter – ibland av stora mängder material som ägs eller disponeras av biblioteken

Hur tänkte vi - vad behövde lösas? •Transporten •Kontorsvaktmästare – en utdöende syssla? •Var gör bibliotekarien störst nytta? Foto: Henrik Johansson

Ett tjänstepaket •Behöver innehålla både transport och tjänster •Flexibelt och skalbart koncept •Enkelt för biblioteken •Stor volym = billigare Foto: Henrik Johansson

Utmaningar •KB förhandlade för hela gruppen – One size fits all – Geografin får inte hindra •Avtalet värt mycket pengar… •Många påverkade av slutresultatet Foto: Jens Gustafsson, KB

Krav från biblioteken och användarna Hastighet Boxar/ paket Miljö Foto: Henrik Johansson Adress

Krav från KB •Säkerhet: – Larm, brandskydd, vatten, temperatur, fuktighet, väder etc. •Hantering – Transportvägar, bilpark, säkerhet (transport och omlastning), riskanalys, samtransport etc. •Arbetsprocess sortering och packning – Helheten, sampackning, udda format, mängdtransport etc. Foto: Henrik Johansson

Prismodell •Postens tabell dvs. vikt •”Lika för alla”, ett grundpris •Leverantören måste ta hänsyn till – geografiska skillnader – skillnader i ”transporttyper” (= volym) – säsongsvariationer

Fjärrlån inom Sverige kostnader •Ett enkelt fjärrlån beräknas kosta – 226 kr för administration och service – 68 kr för transport och logistik •2008: total kostnad 274 mkr •NBT hade ca 20% av marknaden hösten 2010

Fjärrlån i Sverige - volym 2008: •Ca 1 miljon enskilda fjärrlån (Sverige) •Andel av bibliotekens totala antal lån (2008): – 1,1 % forskningsbibliotekens – 0,6 % av folkbibliotekens Foto: Jens Gustafsson/KB

Svårigheter •Leverantören räknar arbetsdagar! - oktober 2010: 96,6 % inom kontraktstiden •Felsändningar – inget mått finns! •KB:s ramavtal har gett en oavsiktlig kvalitetsstämpel

Möjligheter vid en ny upphandling Utförande och kvalitet precision bevarandeperspektiv service/bemötande packmaterial Identifiera växlingspunkter som binder ihop existerande nätverk Lokalt, regionalt och nationellt (skalbart)

Grönt tänkande Transport och logistik vållar de största koldioxidutsläppen. Av dessa härrör 51 % fr. packmaterial 48 % fr. transporter 1 % fr. skräphantering Figure 1: Key factors that contribute to the environmental impacts from packaging, shipping, waste, and paper use (OCLC 2010)

LoU sätter begränsningar •Upphandling tar tid, stipulerade regler •Ska bl.a. vara icke- diskriminerande, och principen om likabehandling gäller •Gäller högst 4 år i taget! Måste vara beredd att byta leverantör Foto: Jens Gustafsson/KB

Tack till publiken Och till Henrik Johansson för att jag fått använda fotografier från (Creative Commons) Övriga bilder är från KB Frågor kan skickas till Foto: Henrik Johansson