Utbildningsmaterial HSL-personal Maj 2012

Innehåll Navigering i Siebel s. 4 Knappar och kortkommandon i Siebel s.8 Hjälp- och stödfunktioner i Siebel s. 12 Anpassa kolumner i Siebel s.15 Skapa/Uppdatera kund och kundrelevant information s.23 Lägg till kundinformation s. 32 Journaltyper s.39 Dokumentera i kundens journal s.43 Bifoga en dokumentmall till en journalanteckning s.56 Rätta en felskriven journalanteckning s.65 Sökning i journal – utvald kund s.68 Sökning i journal – alla kunder s.74 Skriv ut journalanteckningar s.80 - 2 -

Innehåll Skapa ärende – Klagomål/Avvikelse s. 84 Ta emot ärende – Klagomål/Avvikelse s. 95 Delegering s.100 Tidrapportering s.111 Ändra position s.122

Navigering i Siebel

Navigering i Siebel – skärmbildsöversikt Platskarta Filter Meny Skärm Fördefinierade frågor Logga ut Vy Visa mer Kundpost List Applet Hyperlänk Postväljare Form Applet MVG knapp - 5 -

Navigeringshjälp – spara post För att spara i Siebel finns tre olika alternativ – när information sparas visas ett timglas Klicka utanför den nyligen registrerade posten Kortkommando: Ctrl + S Genom att klicka på menyval samt välja Spara post (se nedan bild) Siebel sparar alltid data när användaren navigerar från en post - 6 -

Förklaring av funktioner i Siebel Nedan tabell listar funktioner som finns att tillgå i Siebel samt en förklaring vad knappen innebär Kontroll Namn Beskrivning Visibilitetsfilter En rullista för att välja vilken data som ska visas i listan Menyval för vyn Ny post Skapa en ny post Ny sökning Sökning i Siebel Postantal Visar antal poster i listan Visa mer Visar mer information i vyn Visa mindre Visar mindre information i vyn Navigering mellan poster Används för att användaren kan navigera mellan olika poster Hyperlänk En hyperlänk tillåter användaren att klicka vidare till detaljerad information. Till exempel om användaren klickar på hyperlänken på en kunds efternamn – då tas användaren till detaljerad information om kunden. En hyperlänk är ALLTID blå. Pick applet knapp Om användaren klickar på denna knapp finns möjlighet att lägga till endast ett värde till den posten användaren arbetar med MVG knapp Om användaren klickar på denna knapp finns möjlighet att lägga till flera värden till den posten användaren arbetar med - 7 -

Knappar och kortkommandon i Siebel

Förklaring av knappar i Siebel Nedan tabell beskriver funktionen av utvalda knappar som finns i Siebel. Knapp Namn Beskrivning Platskarta Visar alla vyer och skärmar som är tillgängliga för inloggad användare Sök Sök hjälp Snabbutskrift Visar data för utskrift från den vyn användaren befinner sig i Rapporter Visar tillgängliga rapporter från den vy användaren befinner sig i Ny fråga Knapp för att definiera en sökning i Siebel Kör fråga Knapp för att exekvera sökningen i Siebel - 9 -

Kortkommandon Nedan tabell listar ett urval av de kortkommandon som finns att använda i Siebel Val Kortkommando Skapa ny post CTRL + N Kopiera post CTRL + C Ta bort post CTRL + D Spara post CTRL + S Ångra post CTRL + U eller Esc Välj alla poster i en lista CTRL + A Navigera till nästa post CTRL + Nedpil/Uppil Val Kortkommando Visa information om post CTRL + ALT + K Ny sökning ALT + Q Utför sökning ENTER Spara sökning CTRL + ALT + S Förfina en sökning ALT + R Öppna MVG fält F2 - 10 -

Frågeoperatorer Nedan tabell listar ett urval av de olika tecken som kan användas vid sökning i Siebel Operator Beskrivning * Wildcard tecken Exempel: Myndighet* kommer att visa alla poster som börjar med Myndighet. Notera: Wildcard tecken kan inte användas med datum. ? Sökning efter ett okänt tecken. Exempel: Sm?th hittar Smith och Smyth men inte Smooth. = Sökning efter alla poster som är den samma som sök texten. Exempel : =5000 kommer att hitta alla poster som är exakt 5000. > Sökning efter alla poster som är större än sök texten. Exempel : >HP hittar alla poster som kommer efter HP i alfabetet. < Sökning efter alla poster som är mindre än sök texten. Exempel : <5000 hittar alla poster som är mindre än 5000 <> Sökning efter alla poster som inte är den samma som sök tecten. Exempel : <>2010-12-09 hittar alla poster som inte är det samma som 2010-12-9. <= Sökning efter alla poster som är mindre eller samma som sök texten. Exempel : <=5000 hittar alla poster som är mindre eller samma som 5000. >= Sökning efter alla poster som är större eller samma som sök texten. Exempel : >=5000 hittar alla poster som är större eller samma som 5000. AND Användandet av AND i en fråga kommer att hitta en post som motsvara alla krav. Exempel : >=2010-11-09 AND <=2010-12-09 kommer att hitta alla poster med ett datum mellan 2010-11-09 och 2010-12-09. NOTERA: AND är case sensitive och måste skrivas i versaler med ett mellanslag på båda sidor om AND. - 11 -

Hjälp- och stödfunktioner i Siebel

Hjälp och stöd i systemet – Hjälpen är under arbete och fylls på kontinuerligt För att få hjälp och beskrivning kring de olika objekten i systemet – klicka på länken under Hjälp. Hjälpen är uppbyggd genom en förklaring per objekt. Om användaren befinner sig på kundskärmen är det stöd och en förklarande beskrivning av kundobjektet som visas. För att ta bort hjälpen klicka på krysset i hjälprutan. 2 1 - 13 -

Hjälp och stöd i systemet forts. För att få stöd i användning av applikationen kan användaren klicka på Hjälp – och välja Innehåll från Siebels verktygsmeny överst på skärmen. Hjälpen visar hur användargränssnittet fungerar, förklaring av funktioner samt hur användaren kan arbeta med data i systemet. 1 - 14 -

Anpassa kolumner i Siebel

Anpassa kolumner i Siebel Det går att anpassa kolumner på olika sätt i Siebel beroende på vad man behöver göra. Man kan Lägga till kolumner som man behöver använda Dölja kolumner som man inte använder Återställa till standardvärden Ändra bredden på kolumner så man ser hela titeln Ändra ordning på kolumner - 16 -

Lägga till kolumner Vissa kolumner syns inte per automatik, utan man måste lägga till de första gången man utför processen. Högerklicka någonstans i listappleten och välj ”Visade kolumner” Markera de kolumner som du vill lägga till i ”Tillgängliga kolumner” Klicka på högerpilen så att de flyttas över till ”Valda kolumner”. Klicka på ”Spara” knappen 1 2 3 4 - 17 -

Dölja kolumner Det går att dölja kolumner som man inte använder genom att Högerklicka någonstans i listappleten och välj ”Visade kolumner” eller använd kortkommandot [Ctrl+Shift+K] Markera de kolumner som du vill dölja från ”Valda kolumner” Klicka på vänsterpilen så att de flyttas över till ”Tillgängliga kolumner”. Klicka på ”Spara” knappen 1 2 3 4 - 18 -

Återställa standardvärden av kolumner Det går att återställa standardvärdena av kolumner så att listappleten ser ut på samma sätt som om du skulle logga in i applikationen för första gången. Högerklicka någonstans i listappleten och välj ”Visade kolumner” Klicka på ”Återställ standardvärden” knappen 1 2 - 19 -

Ändra bredd på kolumner Det går att ändra bredden på kolumner i en listapplet genom att ställa pekaren precis mellan två kolumner och sedan dra i den antingen åt höger för att göra kolumnen bredare eller åt vänster för att göra kolumnen smalare. Notera att pekaren ändrar utseende då den befinner sig precis mellan två kolumner. 1 - 20 -

Ändra ordning på kolumner – Sätt 1 Ställ dig på kolumnen som du vill flytta Håll nere höger musknapp och dra kolumnen till önskad position 1 - 21 -

Ändra ordning på kolumner – Sätt 2 Högerklicka någonstans i listappleten och välj ”Visade kolumner” eller använd kortkommandot [Ctrl+Shift+K] Markera den kolumnen som du vill ändra ordning på bland de i ”Valda kolumner” listan. Klicka på uppåt och nedåt pilarna för att antingen flytta upp respektive ned den ett steg. Upprepa detta steg tills den önskade ordningen är funnen. Klicka på ”Spara” knappen. 1 2 3 4 - 22 -

Skapa/Uppdatera kund och kundrelevant information

Förklaring av kundinformation Nedan tabell beskriver samtliga fält som finns i den övergripande informationen gällande kunden. Fält Förklaring Personnummer Skrivs i format ÅÅÅÅMMDD-XXXX Kommun Kommunen där adressen är belägen. Inhämtas från Skatteverket. Efternamn Initieras alltid med stor bokstav Land Landet där adressen är belägen. Inhämtas från Skatteverket. Förnamn Telefonnummer, hem Registreras manuellt av användare Status Aktiv, Inaktiv, Avliden – Status ändras endast av behörig användare Mobiltelefonnr Skyddad identitet En markering som visar att kunden har skyddat identitet. Inhämtas från Skatteverket – ingen adress knuten till kund Telefonnr, arb Avliden En markering som visar om kunden är registrerad som avliden. Inhämtas från Skatteverket. E-postadress Rapporterad avliden den: Datum då hämtningen av informationen sker Handläggare Ansvarig handläggare – fylls i av handläggare Adress Kundens primäradress. Inhämtas från Skatteverket. Medhandläggare Ansvarig medhandläggare – fylls i av handläggare C/O Om kunden har en C/O adress Uppdaterad Datum när information senast inhämtats via Skatteverket Ort Orten där primäradress är belägen. Inhämtas från Skatteverket. Spara kundinformation Checkbox för att markera att kundinformation ska sparas – när denna markeras kan användaren ej ta bort kunden ur systemet. Postnr Postnummer där primäradressen är belägen. Inhämtas från Skatteverket. - 24 -

Logga in i applikationen Skriv in ditt Användar-Id Ange ditt lösenord 1 2 - 25 -

Hemsida vid inloggning När användaren loggas in i applikationen så visas alltid en hemsida. Nya ärenden (klagomål/avvikelser) som skickats till användaren syns vid inloggning. Ärenden som användaren ansvarar för Nya ärenden markeras med en stjärna (*) i fältet Ny - 26 -

Navigera till kundlistan för att söka efter en kund Klicka på skärmen för Kunder Klicka på Lista över Kunder eller på länken Alla kunder i Alla Organisationer 1 2 2 Här visas de senaste kundposterna som användaren har sökt/arbetat med från kundskärmen. Denna information sparas vid utloggning. - 27 -

Sök efter kund 3. Klicka knappen för fråga – kundlistan visar aldrig kundrelevant information, användaren måste aktivt söka efter en kund för att se kundinformation. 4. Du kan välja hur du vill söka fram kunden, antingen genom personnumret (ÅÅÅÅMMDD-XXXX), eller exempelvis efternamnet. Om din sökning genererar fler än 15 sökträffar, ber Siebel dig begränsa din sökning. 5. Klicka på OK knappen för att söka efter kunden (om kunden ej hittas i systemet finns ingen kund med motsvarande personnummer) 1 3 2 2 4 5 5 - 28 -

Sök efter kund 6. Klicka på kundens efternamn (hyperlänk) för att komma vidare till kundens vyer. 6

Om kund ej finns så skapa en ny kund i systemet Klicka på Ny knappen för att skapa en ny kundpost – en tom post visas Skriv in kundens personnummer (ÅÅÅÅMMDD -XXXX) samt Efternamn och Förnamn – dessa fält är obligatoriska när en ny kund skapas Klicka på knappen för Hämta personuppgifter – kundinformation inhämtas från Skatteverket 1 3 2 - 30 -

Kontrollera kunduppgifter som inhämtas från Skatteverket Kontrollera att kundens adress har inhämtats från Skatteverket Klicka i rutan för ”Spara kundinformation” – när denna ruta markeras kan kund ej raderas från systemet Klicka på hyperlänken för kundens efternamn för att se ytterligare kunddetaljer 3 2 Information om vems kundens ansvariga handläggare och medhandläggare fylls i av handläggare. 1 - 31 -

Lägg till kundinformation 32

Lägg till en befintlig adress som existerar i applikationen Navigera till adresser Klicka på vy-fliken ”Adresser” Klicka på Ny knappen i adressfönstret Välj befintlig adress från listan och klicka OK Välj adresstyp från rullistan – om tillagd adress ska synas i kundinformation ändra denna till pirmäradress Välj om adressen är belägen i staden/landsbygden eller utanför kommunen (denna information kommer vid senare tillfälle att komma via integration) Den tillagda adressen kan tidsbegränsas genom att ange start och slutdatum för adressen. Efter att slutdatum passerats blir folkbokföringsadressen återigen kundens primäradress. 3 3 1 2 5 6 4 - 33 -

Skapa en ny adress Kundens adress som inhämtas från Skatteverket är ej ändringsbar – ny adress kan läggas till av annan typ, exempelvis Vistelseadress. Lägg till en ej existerande adress på kunden genom att klicka på Ny I adressfönstret klicka på knappen för Ny – en ny adresspost skapas 2 1 - 34 -

Skriv in den nya adressen Fyll i adressinformation (namn på adress, ort, postnummer, kommun, vägbeskrivning. Välj adresstyp Välj om adressen är belägen i/på staden/landsbygden eller utanför kommunen Den tillagda adressen kan tidsbegränsas genom att ange start och slutdatum för adressen. Efter att slutdatum passerats blir folkbokföringsadressen återigen kundens primäradress. 1 3 2 - 35 -

Lägg till aktivitetsinformation om kunden Navigera till vyn för aktiviteter Skapa en ny aktivitet genom att klicka på Ny Välj typ av aktivitet från rullistan Fyll i beskrivning av aktiviteten Fyll i start- och sluttid för aktiviteten 1 2 5 3 4 - 36 -

Lägg till kundens kontakter Kundens kontakter är synliga för alla som arbetar med kunden (handläggare, utförare, legitimerad personal). Kontakttypen OAS (Områdesansvarig sjuksköterska) bör vara en av de första kontakterna som legitimerad personal lägger till. Navigera till vyn för Kontakter och klicka på knappen Ny Välj relationstyp från rullistan – välj typ OAS (rutin) Fyll i kontaktens för- och efternamn Fyll i kontaktuppgifter Fyll i datum för när kontakten uppdaterades 1 1 3 4 5 2 - 37 -

Se kundens planerade tjänstekategorier Om det finns planerade besök på kunden syns dessa i planeringsvyn. Tiden för besöket Tjänstekategorin som ska utföras under besöket De tjänster som kategorin innehåller - 38 -

Journaltyper - 39 - 39

Journaltyper I Uppsala Siebel lösning finns tre olika typer av journaler Social journal – Skrivs från Utförarportalen (Partner Portal) av Omvårdnadspersonal. HSL journal – Skrivs från Utförarportalen (Partner Portal) av HSL personal, såsom sjuksköterska, sjukgymnast och arbetsterapeut. BHL journal – Skrivs från Handläggarportalen (Public Sector) av biståndshandläggare - 40 -

Utförar-organisation Journalvisibilitet Journaler finns enbart tillgänglig för personal inom en och samma resultatenhet. Det betyder att skriver personal inom Resultatenhet 1 en journalanteckning för en kund så har bara personal inom den resultatenheten åtkomst till den. Personal som arbetar för samma kund men som tillhör andra resultatenheter såsom Resultatenhet 2 eller Resultatenhet 3 har inte möjlighet att läsa journalanteckningen. Vård & Bildning Utförar-organisation Resultatenhet Resultatenhet 1 Resultatenhet 2 Resultatenhet 3 - 41 -

Journalvisibilitet De tre olika journaltyperna är strängt åtskilda och personalgrupperna kan inte läsa varandras journaler. Dock finns det undantag då delgivning av journalanteckningar görs mellan personalgrupperna. Social journal - Kan delges till HSL journal samt BHL journal HSL journal - Kan delges till Social journal samt BHL journal BHL journal - Kan ej delges vidare till annan journaltyp I detta utbildningsmaterial kommer vi endast att titta på de journaler som skrivs från Utförarportalen, dvs HSL journal. - 42 -

Dokumentera i kundens journal - 43 - 43

Förklaring av journalinformation Fält Förklaring Symbol Nedan sökord visar en symbol om dessa väljs i journalen Varning Observation Smitta Giltig från Anger startdatum för relevansen av anteckningen. Händelsedatum Datum då händelsen för anteckningen skedde – kan ändras, dock ej framåt i tiden Giltig till Efter detta datum har passerat kommer journalanteckningen att falla in i datumordning i journalen. Roll Den roll en användare har (sjuksköterska, arbetsterapeut, sjukgymnast) Skapad Datum då anteckningen registreras i systemet Sökord 1 Första nivån av sökord – beroende av rollen användaren har Ägare Inloggningsuppgifter för den användare som har skapat anteckningen Sökord 2 Beroende av sökord 1 Undertecknad av För och efternamn för den användare som signerar anteckningen. Sökord 3 Beroende av sökord 2 Signerad den Datum för signering Anteckning Här skrivs journalanteckningen Rättad En checkruta visar om anteckningen är rättad Bilagor Om en bilaga är bifogad till journalanteckningen så syns en symbol på anteckningen Visa i BHL journal En journalanteckning kan synliggöras för handläggare (ej anteckning – varning, observation, smitta) Signerad En checkruta visar om anteckningen är signerad Visa i social journal En journalanteckning kan synliggöras för utförarpersonal (ej anteckning – varning, observation, smitta) Autosignerad En anteckning autosigneras efter tre dagar Hjälpfrastext Förklarande hjälptexter kopplade till de valda sökorden på anteckningen Relevans Relevans styr var i journalen en anteckning ska visas. Exempelvis så har sökordet för Varning alltid relevans 1 och visas alltid högst upp i journalen. Rättningar Om journalanteckningen är rättad syns en symbol För att se samtliga anteckningar klicka på pluset så expanderar foldern och orginalanteckningen blir synlig. - 44 -

Navigera till kundens HSL journal från kundvyn Navigera till kundskärmen. Sök efter kunden genom Fråga knappen – ange personnummer (minst 8 siffor och minst två bokstäver i efternamnet) och klicka OK knappen 1. Klicka på hyperlänken för kundens efternamn för att komma till detaljinformation om kunden 1 - 45 -

Navigera vidare till kundens HSL journal 2. Klicka på fliken för HSL Journal för att skapa en ny journalanteckning 2 - 46 -

Lägg till ny journalanteckning Dokumentation skrivs alltid på lägsta nivå – anteckningen kan ej sparas om ej samtliga sökord i hierarkin väljs. Om fler användare från samma organisation arbetar med kunden så syns samtliga användares anteckningar i journalen. Anteckningar som är gjorda av användare från annan organisation är ej synliga. 3. Klicka på knappen för Ny för att lägga till en ny anteckning 4. Klicka på rullistan för Sökord 1 och välj passande sökord 5. Upprepa ovan steg för kolumn Sökord 2 och Sökord 3 – sökorden bestäms av vilken roll användaren har 6. Skriv journalanteckningen i fältet för Anteckning 3 6 4 5 - 47 -

Kontrollera stavningen i anteckningsfältet För att använda rättstavning på en skriven journalanteckning så markeras den anteckning som rättningen avser. Om ett ord inte existerar i ordlistan kan användaren enkelt ange nytt ord och klicka på knappen för Lägg till i ordlista. 7. Klicka på knappen för Kontrollera stavning 8. Gå igenom texten och använd ordlistan eller ange ny stavning 9. När rättstavningen är klar klicka på knappen för Slutförd 8 7 9 - 48 -

För information - Lägg till ny journalanteckning forts. Om användaren skriver en ny journalanteckning direkt efter den första anteckningen görs kopieras utvald information för att minimera antal klick då dokumentation oftast sker i större omfattning samtidigt. Händelsedatum, roll och sökord 1 blir automatisk samma som föregående anteckning. - 49 -

Lägg till en bilaga till journalanteckningen Den journalanteckning som bilagan ska bifogas till måste vara markerad. 10. Klicka på knappen för Ny fil En ny ruta visas med möjlighet att lägga till dokument som finns sparade på användarens lokala dator 11. Markera det dokument som ska bifogas till journalanteckningen 12. Klicka på Öppna för att lägga till bilagan till den markerade journalanteckningen 11 12 10 - 50 -

Bilagan är nu bifogad till journalanteckningen Bilagan är nu bifogad till journalanteckningen – ett gem visar att journalanteckningen har en bilaga bifogad - 51 -

Scrolla i sidled för att se ytterligare kolumner i journalen Använd relevansfunktionen för journalanteckningen När en journalanteckning skapas får den automatiskt relevans 50 och den sorteras då efter händelsedatum med det senaste datumet längst upp i journalen. För att ändra denna sortering kan relevansen för anteckningen användas. Scrolla till höger i fönstret för att se dem relevanta kolumnerna. 13. Ändra relevansen till 1 14. För att tidsbestämma perioden då anteckningen ska visas högst upp i journalen specificera Datum för Giltig från och giltig till. När Giltig till datumet passeras får anteckningen relevans 50 och sorteras då återigen efter händelsedatum i rätt ordning i journalen. Om inga datum specificeras visas anteckningen högst upp tills dess att relevansen manuellt uppdateras. 13 14 Scrolla i sidled för att se ytterligare kolumner i journalen - 52 -

Scrolla i sidled för att se ytterligare kolumner i journalen Gör anteckningen synlig för utförarpersonal En användare kan efter att ha gjort en journalanteckningen välja att synliggöra denna för i journalen för utförarpersonal. Anteckningen tillhör fortfarande HSL journalen men utförarpersonal har ”titt” möjlighet. Samma funktion finns för utförarpersonal då de kan tydliggöra anteckningar som är relevanta för legitimerad personal. Anteckningen är då markerad med en roll som ”Sol personal” 15. Klicka i checkrutan för Visa i social journal 15 Scrolla i sidled för att se ytterligare kolumner i journalen - 53 -

Scrolla i sidled för att se ytterligare kolumner i journalen Se hjälpfrastexter för valda sökord Om användaren behöver stöd när en kombination av sökord har valts så finns en ruta för Hjälpfrastext längst till höger i journalen. Denna beskriver vad som ska dokumenteras på lägsta nivån 16. Håll pilen över rutan så visas hela texten i fältet eller klicka i fältet för att expandera hjälprutan. 16 Scrolla i sidled för att se ytterligare kolumner i journalen - 54 -

Signera kundens journalanteckning När anteckningen är färdigskriven så signeras den av användaren som skapat anteckningen. Om användaren ej signerar anteckningen inom 3 dagar så signerar systemet automatiskt anteckningen. 19. Klicka i checkrutan för Signerad – anteckningen blir nu skrivskyddad och kan ej uppdateras 19 - 55 -

Bifoga en dokumentmall till en journalanteckning

Skapa en ny journalanteckning 1. Navigera till kundens journal 2. Skapa en ny journalanteckning genom att trycka på knappen ny 3.Välj relevanta sökord och skriv en anteckning om dokumentet du ska bifoga 1 2 3

Lägg till en dokumentmall 4. Scrolla ner till rutan Bilagor 5. Klicka på knappen Ny fil från mall 5 4

Välj en dokumentmall 6. Markera den dokumentmall du vill använda i fönstret som kommer fram 7. Klicka på OK knappen 8.Dokumentmallen bifogas nu till journalanteckningen, klicka på den blå texten med filnamnet för att arbeta med mallen 9. Klicka på knappen Öppna i dialogrutan som kommer fram 6 7 8 8 9

Redigera dokumentmallen Mallen visas nu i Word där du kan skriva i den. För att spara dina ändringar: 10. Klicka på knappen som ser ut som en diskett eller tryck Ctrl + S på tangentbordet 11. Stäng mallen genom att trycka på kryssknappen i högra hörnet 11 10

Signera journalanteckningen Dokumentmallen är nu bifogad till journalanteckningen, att det finns en bilaga visar gemet i kolumnen Bilagor. Mallen Genomförandeplan kan delas till biståndshandläggaren (12. Kryssa i rutan Visa i BHL Journal om du vill att biståndshandläggare ska se journalanteckningen.) 13. Signera journalanteckningen 13 12

Rätta en dokumentmall Om du upptäcker att du glömt något eller skrivit fel i dokumentmallen och vill rätta den gör du på samma sätt som när du rättar en journalanteckning. Du kan då öppna mallen och korrigera den Tryck på knappen journalrättning En kopia av anteckningen skapas där du åter kan redigera dokumentmallen. Spara dokumentmallen och signera anteckningen när du är klar med rättningen 1 2

Ny version av en bilaga När du vill uppdatera information i en dokumentmall kan du göra en ny version av den. Tidigare information följer då med till den uppdaterade mallen 1. Skapa en ny journalanteckning med relevanta sökord och klicka på knappen Ny version av en bilaga 2. Markera den dokumentmall du vill uppdatera, ta hjälp av datum för när den är ändrad för att hitta den senaste 3. Klicka på knappen OK 2 1 3

Uppdatera dokumentmallen 4. Dokumentmallen bifogas till journalanteckningen, klicka på den blå texten med filnamnet. 5. Du kan nu fylla på med information i dokumentmallen. Spara dokumentmallen och signera anteckningen när du är klar med rättningen. 5 4

Rätta en felskriven journalanteckning - 65 - 65

Rätta en felskriven journalanteckning När en journalanteckning signeras blir den skrivskyddad vilket innebär att användaren inte kan göra några förändringar på anteckningen. En knapp för journalrättning blir synlig så snart en anteckning signeras. Det är endast användaren som skapat journalanteckningen som kan rätta den. 1. Markera den journalanteckning som ska rättas och klicka på knappen för Journalrättning 1 - 66 -

Korrigera den nya journalanteckningen Vid en journalrättning så kopieras den ursprungliga anteckningen. Den kopierade anteckningen är ändringsbar och den befintliga anteckningen sparas i originalskick. 2. Ändra den kopierade anteckningen 3. Signera den kopierade anteckningen 2 3 - 67 -

Sökning i journal – utvald kund - 68 - 68

Sökning i en kunds journal – exempel 1 Journalsökning kan göras för en befintlig kund utan begränsade sökkriterier. 1. För att göra en sökning i kundens journal, klicka på knappen för ”Avancerad sökning” En ny ruta visas med utvalda fält för sökkriterier 2. Ange valfritt sökkriterium och klicka sedan på OK knappen Exemplet nedan visar en sökning på sökordet Hälsa – när sökningen görs kommer journalen endast visa journalanteckningar som innehåller sökordet ”Hälsa” 2 1 2 - 69 -

Resultat av sökning Samtliga journalanteckningar som uppfyllde sökkriteriet visas nu i kundens journal. - 70 -

Sökning i en kunds journal – exempel 2 Användaren kan söka på datumintervall för att se anteckningar gjorda inom en viss tidsperiod. 1. Klicka på knappen för Avancerad sökning 2. Ange de datum som sökningen ska omfatta. Se exemplet nedan från händelsedatum 2011-09-01 till 2011-09-03. Klicka därefter OK knappen för att utföra sökningen. 2 1 2 - 71 -

Resultat av sökningen De anteckningar som har händelsedatum inom de angivna datumen i sökningen visas i kundens journal. Nedan exempel visar vilka anteckningar gjorda mellan den 1 september och den 3 september som finns. - 72 -

Förklaring av sökkriterier för sökning i en kunds journal Fält Förklaring Kommentar Från händelsedatum Sökning kan göras från ett specifik händelsedatum Denna sökningen görs i tidsintervaller för att få fram alla journalanteckningar som har händelsedatum inom en viss period Till Sökning kan göras till och med ett specifikt händelsedatum Sökord Användaren kan söka på valfritt sökord i hierarkin. Sökorden behöver ej skrivas fullt ut, sökningen kan ske genom delar av ett sökord. Bilagor Denna ruta checkas i om användaren vill söka efter anteckningar som har en bilaga bifogad Relevans Information fylls i (1-100) 1 = viktig anteckning Undertecknad av Sökning kan göras på den användare som har signerat anteckningen. Kriterier för sökning är För och Efternamn Från signeringsdatum Sökning kan göras från ett specifik signeringsdatum Denna sökningen görs i tidsintervaller för att få fram alla journalanteckningar som har signerats inom en viss period Sökning kan göras till och med ett specifikt signeringsdatum Signerad Denna ruta checkas i om användaren vill söka efter anteckningar som är signerade Autosignerad Denna ruta checkas i om användaren vill söka efter anteckningar som är autosignerade (systemet har automatisk signering efter tre dagar) Från Skapandedatum Sökning kan göras från ett specifik skapandedatum (datum då anteckningen fördes in i systemet) Denna sökningen görs i tidsintervaller för att få fram alla journalanteckningar som har skapats inom en viss period Sökning kan göras till och med ett specifikt skapandedatum (datum då anteckningen fördes in i systemet) Rättad Denna ruta checkas i om användaren vill söka efter anteckningar som är rättade - 73 -

Sökning i journal – alla kunder - 74 - 74

Navigera till Journalskärmen En sökning på övergripande nivå gör att användaren kan söka på alla journalanteckningar för kunder inom egen organisation om rätt sökkriterier används. Specifikt uppsatta sökkriterier finns för att undvika att enkla sökningar görs. När användaren navigerar till skärmen visas en tom vy och en sökning måste aktivt göras för att se utvalda journalanteckningar. Om sökningen ej uppfyller uppsatta kriterier visas ett felmeddelande med information om hur sökningen måste göras. 1. Navigera till skärmen för Journal 2. Klicka på knappen för Avancerad sökning – ny ruta visas med möjlighet att söka efter utvalda journalanteckningar 1 2 - 75 -

Exempel på en övergripande sökning 3. Skriv ett sökord – ange minst tre bokstäver 4. Klicka på OK knappen 3 4 - 76 -

Resultat av sökningen Sökkriterierna som användes var – Sökord ’Genomförandeplan’ Sökningen returnerar de journalanteckningar som motsvarar sökningen som gjordes. 6. Från sökningen klicka på hyperlänken för kundens efternamn för att komma till kundens social journal 6 - 77 -

Kundens fullständiga journal visas Kundens kompletta journal visas där ytterligare information kan läsas. - 78 -

Regler för sökning på övergripande nivå En sökning i journalen på övergripande nivå kan genomföras enligt nedan kriterier Typ av sökning Sökkriterium Personnummer Ange minst 8 siffror Förnamn/Efternamn Ange minst 2 bokstäver i båda fälten Sökord Ange minst tre tecken Signerad av Ange minst fyra tecken i samband med annan sökning Datum Ange datumintervall eller ett datum i kombination med annan sökning Checkrutor Sökning krävs i kombination med sökning på annat fält - 79 -

Skriv ut kundens journal - 80 - 80

Skriv ut journalen För att skriva ut delar eller hela kundens journal så skall någon av Skriv ut knapparna användas Skriv ut utvalda anteckningar – skriver ut de anteckningar som visas i fönstret eller de anteckningar som användaren aktivt sökt fram Skriv ut alla anteckningar - (används endast när kund avlider eller information skall arkiveras) – skriver ut samtliga anteckningar i journalen (inklusive anteckningar som har korrigerats) 1. Klicka på knappen för Skriv ut utvalda anteckningar 2. Fyll i information åt vem utskriften sker samt varför anteckningen skrivs ut (samtliga fält måste fyllas i) 3. Klicka på knappen för Skriv ut 1 2 2 3 1 3 - 81 -

Skriv ut journalen 4. Kontrollera att en ny anteckning automatiskt skapats med information om anledning till utskrift visas (skrivskyddad) 5. Klicka på hyperlänken till bilagan 4 5 - 82 -

Skriv ut journalen En utskriftsvänlig bilaga visas i PDF format - 83 -

Skapa ärende – Klagomål/Avvikelse - 84 - 84

Ärendetyper Avvikelseanmälan HSL – innefattar avvikelser inom HSL och kan registreras av personal oavsett behörighet Avvikelseanmälan SoL/LSS – innefattar avvikelser inom SoL/LSS och kan registreras av personal oavsett behörighet Lex Sarah – kan registreras av personal oavsett behörighet Lex Maria – kan endast registreras av MAS Klagomål/Synpunkt – kan registreras av personal oavsett behörighet

Navigera till Ärenden 1. Klicka på vyn för Ärenden 2. Klicka på hyperlänken för Klagomål och avvikelser 1 2 - 86 -

Starta ett nytt ärende 3. Klicka på Ny för att skapa ett nytt ärende 4. Välj passande typ 5. Ändra alltid status på ärendet till Pågående 3 4 5 - 87 -

Välj kund som ärendet avser 5. Klicka på symbolen i fältet för Efternamn – ett nytt fönster öppnas där sökning efter kund kan göras 6. Sök efter kund genom att klicka på Fråga knappen 7. Skriv in passande sökkriterium i valfritt fält och klicka på OK 8. Välj den kund som avses och klicka därefter på OK knappen för att lägga kunden till serviceärendet 5 6 6 8 7 - 88 -

Kontrollera att kund läggs till det skapade ärendet Kunden har nu kopplats samman med det skapade ärendet Klicka på hyperlänken på ärendenumret för att lägga till mer information om ärendet - 89 -

Lägg till detaljer om ärendet 9. Ange hur klagomålet/avvikelsen har inkommit under fältet för Källa 10. Ange datum för händelsen – välj datum i kalendern och tryck spara 11. Välj Inkommen från – vem som har gjort anmälan om avvikelse 12. Välj Inkommen till – vem som tar emot ärendet 13. Välj område för ärendet – valet beror på vilken typ av ärende som initierats 14. Välj underområde för ärendet – valet beror på vilket område som valts 15. Välj insatser/tjänster – välj vilken typ av service som gjorts då ärende uppstått. Denna lista påverkas ej av valen som gjorts kring Typ, Område och Underområde 16. Skriv en övergripande beskrivning av klagomålet 17. Välj den utförare som klagomålet/avvikelsen avser genom att klicka på symbolen i fältet för utförare. Välj vilken utförare ärendet avser och klicka OK 13 14 16 15 9 10 17 11 12 - 90 -

Lägg till en aktivitet till ärendet Gå till vyn för aktiviteter nedanför den detaljerade vyn för ärendet 18. Klicka på Ny knappen 19. Välj Typ av aktivitet 20. Skriv en kort beskrivning om vad aktiviteten avser 21. Sätt starttid för aktiviteten – tid för när aktiviteten skall börja 22. Tidsätt aktiviteten – hur lång tid som krävs för att slutföra aktiviteten. När det är gjort uppdateras Sluttiden per automatik. 23. Om aktiviteten ska tilldelas annan person inom organisationen, klicka på symbolen i fältet för Ägarens efternamn. Välj den användare som aktiviteten ska tilldelas och klicka sedan OK. Aktiviteten blir nu synlig hos den valda användaren under skärmen för Aktiviteter 18 19 23 21 22 20 - 91 -

Bifoga en bilaga till ärendet Navigera till vyn för bilagor 24. Klicka på Ny fil och välj den bilaga som ska bifogas 25. Markera det dokument du vill lägga till och klicka på Öppna för att bifoga bilagan till klagomålet 24 25 - 92 -

Skapa en relation mellan befintliga ärenden Navigera till vyn för Relaterade ärenden 26. Klicka på Lägg till – nu kan du skapa en relation mellan två befintliga ärenden 27. Välj det ärende som du vill länka ihop med det ärende som du arbetar med 28. Tryck OK för att spara 26 27 28 - 93 -

Skicka ärende till annan användare i systemet 29. Klicka på symbolen i fältet för Ägare 30. Välj ny Ägare från användarlistan 31. Klicka på OK knappen för att skicka ärendet till ansvarig användare 32. Ändra status på serviceärendet till Tilldelad Ett ärende kan skickas till valfri användare av systemet. Ärendet syns då på hemsidan när vald användare loggar in. 32 29 30 31 - 94 -

Ta emot ärende – Klagomål/Avvikelse (Handläggare och MAS) - 95 - 95

Ta emot ärende Under Hemvyn och vyn för Mina ärenden finner du alla ärenden som du är ägare av Nya ärenden markeras med en asterix (*) intill ärendenumret. 1. Klicka på hyperlänken för ärendenumret för att få mer information om ärendet. 1 - 96 -

Gå igenom information och uppdatera ärendet I den detaljerade vyn kan ärendet granskas och uppdateras 2. Välj Kundens reaktion i listan – kundens reaktion på hur myndigheten/utföraren har hanterat ärendet 3. Välj BHL’s bedömning i listan – Handläggares bedömning av klagomålet/avvikelsen 4. Uppdatera Status till Pågående – när handläggaren börjar titta på ärendet 4 2 3 - 97 -

Länka en beställning mot ett ärende Navigera till vyn för Beställningar 8. Klicka Ny för att länka en beställning mot ärendet 9. Markera den beställning som skall länkas mot ärendet 10. Klicka på Lägg till för att spara relationen mellan ärendet och beställningen 9 8 10 - 98 -

Stänga ett pågående ärende Navigera till den detaljerade vyn för Ärenden (Klagomål/avvikelser) För att kunna stänga ett pågående ärende måste statusen gå från att vara Pågående till att bli Stängd. 11. Välj Status Stängd – Ärendet stängs vid denna åtgärd och informationsfälten i ärendet gråmarkeras Detta är alltid det sista steget som ska göras och bör göras av ansvarig för ärendet. 11 - 99 -

Delegering

Delegering En delegering innebär att legitimerad personal har möjlighet att ge omvårdnadspersonal behörighet att ge vård som legitimerad personal. En delegering är oftast personknuten men kan även vara icke personknuten Delegeringarna gäller oftast för max 1 år men kan även sättas på kortare tidsperiod. Navigera till skärmen Ärenden 1

Delegering Navigera vidare till vyn Delegeringar 1 1

Delegering Registrera en ny delegering genom att klicka på Ny knappen Ärendenummer genereras per automatik av Siebel Välj typ Delegering Uppdatera status på delegeringen till Pågående Skriv en kort översikt vad delegering handlar om 1 2 3 4 5

Delegering Välj utförare genom att klicka på pick applet ikonen i fältet Utförare Sök fram den utförare som ska ha delegeringen i listan – Markera utförare så att raden bli gul markerad Välj utförare genom att trycka OK 1 2 3

Delegering Om delegeringen är personknuten skall denna person anges. Gå till fältet Efternamn och klicka på pick applet ikonen 1

Delegering Om delegeringen är personknuten skall denna person anges. Klicka på Fråga knappen för att söka fram kunden Fyll i sökkriterium Tryck OK Markera kunden i listan och tryck OK 1 4 3 4 2

Delegering Gå till den detaljerade informationen på delegeringen genom att trycka på Ärendenumret Klicka på länken för Ärendenumret 1

Delegering Fyll i information kring Delegeringen Område – vilken arbetsroll gäller delegeringen (Sjuksköterska eller Arbetsterapeut/Sjukgymnast) Underområde – vilka arbetsuppgifter innefattar delegeringen Giltig från och Giltig till – Tidsperiod för när delegering är giltig Beskrivning – detaljerad beskrivning av delegeringen 1 1 2 4 3

Bilagor kopplade till delegeringsärende Bifoga alltid delegeringsavtal till ärendet i Siebel Klicka på knappen Ny fil Sök fram dokumentet på datorn och markera det Tryck Öppna 1 2 3

Anteckningar kopplade till delegeringsärende Navigera till vyn Anteckningar under delegeringsärendet Klicka på knappen Ny Fyll i fritext fältet Anteckningar Vid behov använd stavningskontroll för rättstavningshjälp 3 1 2

Tidrapportering - 111 - 111

Rapportering av tid – två olika sätt Scenario 1: Inrapporterad tid inkommer automatiskt till Siebel via integration Scenario 2: Tid inrapporteras manuellt i Siebel av en utförare eller ekonomiassistent hos kommunen Manuell inrapportering av tid Tid kan återrapporteras manuellt av användare i Siebel – både från privata utförare samt från ekonomiassistenter från kommunen Tiden som återrapporteras ligger till grund för avgifter till kund och ersättning till utförare Utförare rapporterar tid på insatskategori eller insats beroende på hur användning av produkten mäts (Tid, enhet) Vad gör Siebel med tidrapporterna? Utifrån tidrapporterna skapar Siebel tillgångar på en kunds avtal och avläsningar på dessa tillgångar En ny tillgång med avläsningar skapas i Siebel första gången en utförare rapporterar tid/enheter för en produkt på kundens avtal Ytterligare tidrapporter från denna utförare gällande denna kunds produkt resulterar enbart i nya avläsningar och inte en ny tillgång Vid korrigering av en kunds faktura så börjar man med att justera en kunds avläsningar - 112 -

Tidrapporteringsvyn i Siebel Besök Vid registrering av tid skapas ett besök där kunden som besöket avser registreras. Tid för besöket anges med en starttid och en sluttid. En utförarorganisation samt personal från organisationen registreras – så rätt ersättning betalas ut till utföraren. Besöket som anges har ingen koppling mot det planerade besöket då tid kan rapporteras som utförts utanför tiden av det planerade besöket. Besök Tidrapport Tidrapport En tidrapport registreras mot besöket. I tidrapporten anges vilken insatskategori besöket avser samt om det är dubbelbemanning eller om det är en tidrapport som omfattas av bomtid. Enhetsrapport En enhetsrapport registreras mot besöket, enhetsrapporter avser inrapportering av tjänster som avser produkter som mäts i enhet och ej i tid. - 113 -

Navigera till tidrapportering Navigera till vyn för aktiviteter och besök 1. Klicka på skärmen för Aktiviteter 1 - 114 -

Skapa ett besök för en kund (ingen koppling till planerade besök) 2. Klicka på Ny för att skapa ett nytt besök. 3. Välj starttid för besöket och fyll i dess tidslängd – sluttid sätts då automatiskt 4. Klicka på symbolen i fältet för Personnummer för att söka efter kunden som besöket avser 5. Markera den kund besöket avser 6. Tryck OK för att välja kunden som besöket avser Ett besök avser den verkliga (inte planerade) tiden som utföraren varit hemma hos kunden. Exempelvis 90 minuter. 2 3 4 5 6 - 115 -

Välj anställd som utfört besöket 7. Fältet för Efternamn/förnamn Utförarpersonal visar alltid användaren som skapar besöket. Om annan personal ska väljas mot besöket klicka på symbolen i fältet för Efternamn Utförarpersonal. Fältet visar alltid användaren som skapar besöket. 8. Välj den anställd inom organisationen som utfört besöket genom att markera raden. 9. Klicka på OK knappen för att ändra utföraranställd – anställd kopplas till besöket 7 8 9 - 116 -

Markera den besöksrad som tidrapporten avser Skapa en ny tidrapport för besöket Tidrapporten som skapas avser vad som har utförts inom de 90 minuter som besöket varade. Innan du börjar skapa posten så börja med att markera den besöksrad som tidrapporten skall spegla. 10. Klicka på Ny för att skapa en ny tidrapport mot besöket som skapades i steg 3. 11. Klicka på symbolen i fältet för Kategori 12. Markera den insatskategorin som utfördes vid besök hos kunden 13. Klicka på OK för att lägga till insatskategorin till tidrapporten Markera den besöksrad som tidrapporten avser 10 11 12 13 - 117 -

Skapa en ny tidrapport för besöket Startdatum och slutdatum för tidrapporten blir automatiskt samma som startdatum för besöket som skapades i föregående steg. Om tidrapporten innefattar flera insatskategorier läggs fler tidrapporter till mot besöket genom att klicka på Ny knappen i nedre appleten. Tiden fördelas efter vad som gjordes (verklig tid) under besöket på korrekt insatskategori (inom ramen för tiden av besöket). Ett besök kan inte innehålla två tidrapporter med samma utförarperson vars starttid är exakt densamma då det inte är praktiskt möjligt för en person att göra två saker exakt samtidigt. Om användaren försöker skapa två tidrapporter vars starttider är exakt likadana så kommer de ett felmeddelande om detta. 14. Ändra tidslängden för insatskategorin vid behov. Slutdatum ändras då automatiskt. 14 - 118 -

Lägg till utförare för tidrapporten 15. Om exempelvis dubbelbemanning har skett under besöket läggs två tidrapporter mot samma besök. I den tidrapportsrad som avser dubbelbemanning ändras utförarpersonal i fältet ”Efternamn Utförarpersonal” till den utföraranställd som hjälper till under besöket. 16. Checkboxen för dubbelbemanning kryssas i 15 16 - 119 -

Skicka tidrapport för besöket 17. Skicka tidrapporten genom att klicka på knappen Lämna Tidrapport. 18. Status på besöket ändras till ”Skickad” Efter att tidrapporterna är skickade blir både besöket och tidrapporterna skrivskyddade 17 18 - 120 -

Sammanfattning Sammanlagt tid för det faktiskt besöket Kund som tidrapport avser Den utförare som är ansvarig för besöket Starttid för den första tidrapporten – motsvarar starttid för besöket i övre appleten. Hemtjänst service startade kl. 14.00 och pågick i 60 minuter Den andra insatskategorin avser HSL insatser som pågick i 30 minuter under besöket som varade under 90 minuter. Under HSL insatsen registreras annan utförarpersonal – legitimerad personal för tidrapporten. - 121 -

Ändra position - 122 - 122

Logga in i Siebel Logga in i Siebel antingen via Partner Portalen - 123 -

Gå till Siebels verktygsmeny 1. Gå till Verktyg i Siebels verktygsmenyn 2. Välj Alternativ i rullistan 1 2 - 124 -

Navigera till vyn Ändra Position Klicka på skärmen Användarinställningar Navigera till vyn Ändra position 1 2 - 125 -

Navigera till vyn Ändra Position Listan som visas i vyn Ändra Position innefattar de positioner användaren har möjlighet att bruka Markera den position som skall användas Klicka på knappen Ändra Position 2 1 - 126 -

About Deloitte Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu, a Swiss Verein, its member firms, and their respective subsidiaries and affiliates. Deloitte Touche Tohmatsu is an organization of member firms around the world devoted to excellence in providing professional services and advice, focused on client service through a global strategy executed locally in over 140 countries. With access to the deep intellectual capital of approximately 165,000 people worldwide, Deloitte delivers services in four professional areas—audit, tax, consulting, and financial advisory services—and serves more than 80 percent of the world’s largest companies, as well as large national enterprises, public institutions, locally important clients, and successful, fast-growing global companies. Services are not provided by the Deloitte Touche Tohmatsu Verein, and, for regulatory and other reasons, certain member firms do not provide services in all four professional areas As a Swiss Verein (association), neither Deloitte Touche Tohmatsu nor any of its member firms has any liability for each other’s acts or omissions. Each of the member firms is a separate and independent legal entity operating under the names “Deloitte”, “Deloitte & Touche”, “Deloitte Touche Tohmatsu” or other related names. Deloitte is one of Sweden’s leading professional services firms, employing 1 100 people in 30 offices throughout Sweden. We deliver world-class assurance and advisory, tax, and consulting services. Our clients range from global industry leaders to the many small and medium sized companies that characterize the Swedish business community. Internationally, we are a member firm of Deloitte Touche Tohmatsu with 165,000 employees in over 140 countries. For more information, please visit www.deloitte.se. Copyright © 2011 Deloitte AB. All rights reserved. 127