Access med Sebastian och Robert

Här följer en kort guide om databashanteraren Microsoft Access. Det här avsnittet beskriver Microsoft Access 2000, som är den version av Access som ingår i Microsoft Office 2000. Access är en vanligt förekommande databashanterare från Microsoft. Access hjälper dig att hantera, lagra samt att strukturera information. Access fungerar enbart tillsammans med operativsystemet Windows.

Starta Microsoft Access Starta Microsoft Access genom att klicka på Start-knappen, sen på Program och sen på Microsoft Access. Access startar, och det kommer fram ett litet fönster där man får välja vilken databas man vill arbeta med. Du lagrar din Access-databas på lämpligast ställe i din hårddisk.

När du har öppnat exempeldatabasen kommer Access att köras i ett fönster som ser ut så här.

Databasfönstret Till vänster i databasfönstret finns en meny, och där kan man välja vilken typ av databasobjekt som man vill visa just nu i databasfönstret. Databasen syns nu i ett databasfönster som ser ut så här.

Tabeller Klicka på Tabeller i menyn till vänster i databasfönstret, så får du se vilka tabeller som finns i databasen: Nu visar databasfönstret vilka tabeller som finns i databasen. Tabeller

Tabeller Om du vill titta på tabellens innehåll så öppnar du tabellen genom att dubbelklicka på den. Access kallar detta för ett datablad. Man kan ändra tabellens innehåll genom att göra ändringar i databladet. Ändring

Tabeller Bilden innan visade tabellens innehåll, här nedan visas tabellens design/schema. Här tilldelas primärnyckel/nycklar samt olika datatyper och beskrivningar. Primärnyckel

Att skapa nya tabeller Det finns flera olika sätt att skapa tabeller i Access. Det ni ser till höger är tre olika alternativ, det mest naturliga är att skapa en tabell i designläge. I designläge får man ett tomt schema där man talar om vad kolumnerna ska heta och vilka datatyper de ska ha.

Kopplingar mellan tabellerna. Access är en relationsdatabashanterare, dvs en databashanterare som lagrar sina data i tabeller. Tabellerna i en relationsdatabas refererar till varandra med främmande nycklar/referensattribut. Både när man skapar tabeller och efteråt kan man ange vilka kopplingar med främmande nycklar/referensattribut som ska finnas mellan tabellerna.

Kopplingar mellan tabellerna Börja med att öppna fönstret med kopplingarna mellan tabeller. Klicka på Verktyg i menyraden överst i Access-fönstret, och välj Relationer.

Kopplingar mellan tabellerna Så här ser relationsfönstret ut efter att kopplingarna är korrekt utförda.

Kopplingar mellan tabellerna Genom att dubbelklicka på en av kopplingarna, till exempel den mellan Kunder och Order så kan vi se kopplingen specifikt. Det här betyder att kolumnen Kundnr i tabellen Order refererar till kolumnen Kundnr i tabellen Kunder. Varje rad i ordertabellen motsvarar en order, och i kolumnen kundnr står det vilken kund som har skickat in ordern.

Kopplingar mellan tabellerna Som ni ser så kan man välja att kryssa i om Access ska upprätthålla referensintegritet, och hur den i såfall ska göra det. Alltså om kundens nummer ändras så ska kundnumret också ändras i den order som kunden skickat in. Om man försöker ta bort kunden ur databasen fast det finns data i Order-tabellen som refererar till kunden så misslyckas försöket. Referensintegritet: Om två tabeller är ihop kopplade med främmande nycklar så ska det värde som refereras till alltid existera. 1:N betyder att en kund kan skicka in många order, men att varje order hör ihop med en enda kund.

Frågor i designläge Man kan skapa nya frågor antingen genom en guide eller bygga dem i designläge. Gå tillbaka till databasfönstret, och klicka på Frågor i menyn till vänster. Nu visas de frågor som gjorts i exempel databasen.

Frågor i designläge Vi kan köra en av frågorna genom att dubbelklicka på den. Nu körs frågan, och resultatet kommer upp i ett fönster. Lika som i tabeller kallas också detta fönster för ett datablad.

Frågor i designläge Vi kan förutom att se resultatet av frågan även se på frågans definition och design. Högerklicka på frågan i databasfönstret och välj sedan design. Om man studerar den här designen ser man att frågan baseras på tabellen Produkter, att den ska visa kolumnerna Produktnamn och Enhetspris, sorterat i fallande ordning efter Enhetspris, och att den bara tar med de produkter som är dyrare än genomsnittet för en produkt. Produktnamn Enhetspris Fallande ordning

En mer komplicerad fråga Gå tillbaka till databasfönstret och välj frågan fakturor.

En mer komplicerad fråga Frågan fakturor hämtar data från flera olika tabeller för att räkna ut information om fakturor. Den tittar till exempel i tabellen Order, Orderspecifikationer, Produkter osv för att få fram rätt information. Så här ser designen av frågan ut.

En mer komplicerad fråga Om man öppnar frågan så ser resultatet ut så här.

Formulär Med hjälp av formulär kan man visa sina data snyggt på skärmen, och låta användaren mata in och redigera uppgifter. Gå tillbaka till databasfönstret och klicka på Formulär i menyn till vänster. Nu visar databasfönstret vilka formulär som finns i databasen. Om du vill använda ett av formulären för att ändra eller titta på data, så öppnar du det, enklast genom att dubbelklicka på det.

Formulär Det här visningsläget, med formuläret i arbete kallas för formulärläge. Detta formulär heter Anställda och har samma namn som tabellen Anställda. Man kan använda formuläret för att bläddra bland, läsa och ändra de uppgifter om de anställda som finns i den tabellen.

Formulär Du kan också titta på formuläret i designläge, enklast genom att högerklicka på formulärfönstrets titelrad och välja Formulärdesign som kommer fram i menyn. Formulärfönstrets titelrad

Formulär Du kan också visa en del ytterligare detaljer om formuläret Anställda genom att högerklicka på formulärfönstrets namnlist, och välja egenskaper i menyn som visas.

Formulär En av de mer intressanta egenskaperna är datakällan, som anger från vilken tabell eller fråga som Access ska hämta de data som visas i formuläret. I det här fallet hämtas data från tabellen Anställda. Man kan ändra formulärets datakälla genom att klicka på fliken och välja en annan tabell eller fråga.

Rapporter Rapporter används för att ta fram pappersutskrifter med sammanställningar av databasens innehåll. Rapporter fyller delvis samma funktion som formulär, men på papper i stället för på skärmen. Gå tillbaka till databasfönstret och klicka på Rapporter i menyn till vänster.

Rapporter Dubbelklicka på rapporten Kundetiketter för att öppna den i ett fönster. Nu visas rapporten som den kommer att se ut när man skriver ut den på papper. Det kallas att förhandsgranska rapporten.

Rapporter Man kan också titta på rapportens design. Högerklicka på rapporten i databasfönstret, och välj Design i menyn som kommer fram. Det här är designen av en enskild etikett. I utskriften av rapporten får vi flera etiketter bredvid varandra på varje sida, men det bestämmer vi under fliken format i egenskapsfönstret.

Rapporter Du kan också visa en del ytterligare detaljer om rapporten Kundetiketter genom att högerklicka på rapportfönstrets namnlist, och välja Egenskaper i menyn som kommer fram. På samma sätt som för formulär så har vi en datakälla, som i det här fallet är tabellen Kunder Under fliken Format kan man titta på hur data ska formateras på papperen vid utskriften, till exempel med sidhuvuden och sidfötter.

En liten ordlista 1:N = Ett till många samband. Ex: en ägare kan ha många bilar men varje bil kan bara ha en ägare. N:1 = Många till ett samband. Vice versa Referensattribut = En kolumn i en tabell som pekar ut rader i en annan tabell. Kolumnen består av ett värde som också ska finnas i den utpekade tabellen. Referensintegritet = Om två tabeller är ihop kopplade med referensattribut så ska det värde som utpekas alltid finnas. Fråga = En sökning i databasen.

Lycka Till Sebastian & Robert Vid frågor, öppna fliken ”Hjälp” i Microsoft Access. Övning ger färdighet. Sebastian & Robert