Strategiskt kommunikationsstöd till chefer och verksamheter – så gör vi

Västra Götalandsregionen äger och driver… …sjukhus, vårdcentraler, folktandvårdskliniker, GöteborgsOperan, Göteborgs Symfoniker, Film i Väst, Västtrafik, Västsvenska Turistrådet, Göteborgs botaniska trädgård, museer, teatrar, folkhögskolor, naturbruksgymnasier… Strategiskt kommunikationsstöd

Den här bilden föreställer en frustrerad chef och frustrerad kommunikatör. Vi kände att vi ofta hamnade i den situationen. Vi ville jobba med professionellt kommunikationsstöd men vi sågs mest som fixare av informationsmaterial och websidor där man kunde komma och ”beställa”. Problemet var att omgivningen kom till oss allt för sent i slutskedet av t ex ett projekt och informera om projektets resultat helst ville de ha en fin broschyr med klatschiga bilder. Vi däremot såg att kommunikationen varit eftersatt och bristfällig projektet igenom och att en broschyr var att kasta pengar i sjön. Vi ifrågasatte. Chefen blev stött. Krock mellan omgivningens förväntningar och vår självbild var ett faktum. Vi upplevde ofta att vi inte hade förutsättningarna att säga nej. När vi ändå började säga nej blev vi ifrågasatta: vad gör de egentligen? Känner ni igen er? Vi hade ett problem… Strategiskt kommunikationsstöd

Något måste göras… Så här kunde det kännas, något överdrivet. Lite mer om att vi var bekymrade, frustrerade, led av att vi kunde uppfattades som negativa och ohjälpsamma. Vi kände oss helt enkelt inte uppskattade. Strategiskt kommunikationsstöd

Kommunikationsverktyg ”Verktygslåda för chefer” från Nordisk kommunikation Självinstruerande metoder med mallar, avsedda för chefer Verktyg för kommunikationsutmaning Kommunikationssystem, budskap, förändringskommunikation, planering, nyhetsbrev, osv Vi har Utbildat Hänvisat Coachat Kommunikationsbehov för grupper, projekt, individer Avskalat och skräddarsytt med mallar från verktygen Vi hade köpt in Nordisk kommunikations verkstygslåda för chefer och vi hade jobbat en del med chefens verktygen med målgrupp chefer. Tanken med verktygen är ju att chefer själva ska kunna använda dem för att utveckla sin kommunikation. Men vi nådde bara ut till en bråkdel av cheferna, det var inte effektivt. Vi hade genomfört en del coachningar, där vi med hjälp av de olika verktygen gick igenom kommunikationsbehovet för grupper, projekt och individer. Vi skalade av verktygen och använde de mallar som var lämpligasst för just det tillfället. Strategiskt kommunikationsstöd

Vi samlade ihop våra förutsättningar: det interna arbetet på avdelningen var grunden. Samtidigt hände saker i organisationen som gav oss en annan roll. Jobbet med verktygen hade stärkt och utvecklat oss i vår yrkesroll och vi upptäckte att en del av innehållet i kommunikationsverktygen kunde användas även till andra grupper än chefer. Vi började så smått att med hjälp av valda delar av mallar och ppt-bilder plockade ur olika verktyg tillsammans med våra egna erfarenheter som kommunikatörer i Västra Götalandsregionen och tillsammans med våra uppdragsgivare reda ut deras kommunikationsbehov. Samtidigt hade vi gjort ett arbete med våra processer på avdelningen som styrde in oss på ett mer strukturerat sätt att tänka. Samtidigt gick vi igenom en omorganisation som trots att avdelningen slimmades gav oss ett tydligare uppdrag. Innan dess hade vi inget uppdrag alls, vi visste egentligen inte vad ledningen ville ha oss till. Vi fick en ny direktör som uttalat vill att vi ska vara på och proaktiva. Dessa ändrade förutsättningar tillsammans med stöd från bl a kommunikationsverktygen gav oss möjlighet att förändra vår roll i en riktning som vi själva trodde på. Så här gjorde vi… Strategiskt kommunikationsstöd

Workshopmodellen Nu arbetar vi alltså med en konkret metod och vi ska presentera hur vi jobbar. Vi har tagit fram ett ppt-material om workshopmetoden som finns att ladda ner på landstingets webbsida. Strategiskt kommunikationsstöd

Så jobbar vi Innan Ett förtroendefullt samtal Är det ett kommunikationsproblem? Om ja: vi föreslår vi en lösning som kan vara workshop Om nej: kunna säga nej och motivera Presentera och förankra ett upplägg – workshop eller annat Under Nuläge Analys Framtid Efter Handfasta rekommendationer – vår analys Vi utgår alltid från kommunikationseffekt, aldrig målgruppen. De säger: vi har problem med målgruppen/kanal. Vi säger vilken effekt vill du uppnå? Vi börjar med ett personligt samtal. Det är viktigt att reda ut begreppen om problemet är ett kommunikationsproblem eller ej. Workshopen är indelad i tre faser, nuläge, analys och framtid Workshopen är i princip ett grupparbete, där deltagarna redogör för nuläget, hur fungerar kommunikationen idag. Gör en analys av hur det fungerar idag och hur de skulle vilja ha det i framtiden. Vi ställer frågorna och pekar på effekten – vad vill ni ha ut av kommunikationen. Effekten styr vilka kanaler som ska användas och vilka budskap som ska framföras. I workshopsarbetet brukar det bli väldigt tydligt att vinsten är att vända på steken – tänk effekt först och kanaler sedan. Också – det går inte att kommunicera med alla, det gäller att välja ut vilka målgrupper som är viktigast. Vi lämnar alltid en rekommendation/handlingsplan skriftligt, där vi återkopplat på aktiviteter som bör göras, såväl ”lågt hängande frukter” som mer komplexa förändringar. Vi brukar återkoppla vår a rekommendationer på ett möte med antingen alla som deltog i workshopen eller till beställaren av workshopen. Vi öppnar för vidare samtal/fortsatt stöd. Strategiskt kommunikationsstöd

Vad gör vi på workshopen? Gruppens syfte Kommunikationskunskap Kartläggning och prioritering av aktörer och kanaler Analys Förbättringsförslag Strategiskt kommunikationsstöd

Skräddarsytt Möte utan workshop: Med stöd av mallarna ha ett enkelt men strukturerat samtal. Workshop, en halvdag: Man träffar en grupp då de redan har inbokat möte, t ex APT eller styrgrupp. Workshop, en heldag: Gruppen avsätter särskild tid för att prata kommunikation. Workshop, tre halvdagar: Tidskrävande men givande. Avsett för grupp där kommunikationen är avgörande för att kunna utföra sitt arbete. Det finns inte ett enda sätt att hålla workshop. Poängen är att kunna ge kunskap kring hur man kan nå önskad effekt genom ett strukturerat användande av kommunikation, och då ser självklart lösningarna olika ut. Ibland räcker det att sätta sig ned med en chef eller projektledare, och med stöd av mallarna samtala sig fram till olika lösningar. Andra gånger (oftast) är det viktigt att gruppen får prata sig samman, men av olika skäl finns det tidsnöd. Då kan det räcka med en halvdag, och poängen är då att man diskuterar tillsammans. I sådana situationer kan man hoppa över nuläge och analys – och istället gå rätt på förbättringar. Men man bör aldrig hoppa över att slå fast mål och syfte för gruppen/projektet/avdelningen/förvaltningen! En tre halvdagar lång workshop är idealet. Då kan man ägna första tillfället åt kommunikationskunskap och nuläge. Vid andra tillfället analyserar man nuläget, och i den bästa av världar har gruppen då hunnit prata och diskutera viktiga saker på hemmaplan mellan WS. Vid det tredje tillfället fokuserar man på förbättringar – och diskuterar ambitionsnivåer. Strategiskt kommunikationsstöd

Exempel Vårdvalskontoret Så här arbetade vi med Vårdvalskontoret Problemet: ”Ingen hittar på webbplatsen” En undersökning visade att det inte var så, problemet var annat. Steg 1 Samtal med enhetschef om kommunikationen Steg 2 Workshop i tre steg med hela enheten Steg 3 Återkoppling, analys och en handlingsplan för fortsatt kommunikation Strategiskt kommunikationsstöd

”Det är väldigt värdefullt att få en guidning i hur man ska tänka och på vilket sätt som är det bästa för alla berörda aktörer att få informationen på.” ”En workshop där man ges tid att koncentrerat tänka på uppgiften tillsammans med andra ger långt mycket mer än att sitta för sig själv och fundera” Vad tycker då verksamheterna, vad har vi fått för reaktioner. Vi har bett om en återkoppling från några beställare och här är några citat från de återkopplingarna. Strategiskt kommunikationsstöd

”Det blev väldigt tydligt vilka vi är till för”  ”Efter hand insåg vi att vi använde oss av för många olika kanaler.” ”Våra målgruppers kommunikationsbehov blev efter hand väldigt synliga” ”Genomtänkt material och bra stöd och support från handledarna.”  De här synpunkterna har kommit från … Strategiskt kommunikationsstöd

”Vi tog oss på kort tid systematiskt från osäkerhet till ett tydligt formulerat "vad vill vi" med vår årsredovisning” ”En entusiastiskt genomförd workshop som tydligt skiljer sig mot andra workshops jag medverkat i, "one of the best".” Strategiskt kommunikationsstöd

Strategiskt kommunikationsstöd

Bra för organisationen Västra Götalandsregionen Kompetenshöjning Rätt insats ger rätt effekt Enhet, projekt, ledningsgrupp Nödvändiga samtal Gemensamma lösningar Effektivare kommunikation Chef, ledare Samsyn i gruppen Struktur på kommunikationsarbetet Snabbare – strukturerat sätt att arbeta. Med en tydligare struktur vet alla vad som förväntas göras. Får ordning på sitt system med målgrupper kanaler och budskap. Rensat bort det som inte ger effekt. Kommunikationen blir rakare och ger en bättre effekt. Organisationen får en ökad kommunikationskunskap rent allmänt – man måste tänka och prata kommunikation – det höjer kompetensen. Strategiskt kommunikationsstöd

Bra för oss kommunikatörer Synen på vad en kommunikatör kan bidra med förändras Vi är med från början och formulerar problemet Stärker yrkesroll och självförtroende Blir tydligt att det är fler än kommunikatören som ansvarar för att saker kommuniceras Nödvändiga men ibland obehagliga frågor kan diskuteras under den mer harmlösa kommunikationsrubriken Strategiskt kommunikationsstöd

Hur gör ni? Så här gjorde vi. Hur gör ni? Finns det andra sätt? Gruppvis diskussion runt borden Gemensam diskussion i hela gruppen Strategiskt kommunikationsstöd

Tack för oss! Hör gärna av er jeanette.karlström@vgregion.se annika.h.mattsson@vgregion.se lena.alexanderson@vgregion.se Vi har lagt en ppt-fil på webbsidan. Strategiskt kommunikationsstöd