Tag makten över frakten! Om distributionslösning i Halmstads kommun Magnus Rehnström Fd Halmstads kommun

Innehåll Varför? Miljö Säkerhet Konkurrens Service Hur? Utredning Beslut Upphandling Förberedelser Leveransstart Lösning? Hur ser tjänsten ut? Ekonomi? Lägre priser? Kostnad Kalkyl Exempel Erfarenheter Organisation Resultat Problem Respons Avslutning Frågor?

Stort intresse xxxx

Varför ny distributionslösning? Miljö Vi trodde oss veta att vi skulle vinna miljöförbättringar Vilja att öka andelen ekologiska och närproducerade produkter Service Möjligen kunde vi hitta förbättringar för verksamheterna i mottagarhantering mm Säkerhet Vi insåg potentialen att kunna få färre fordon på skolgårdar mm Konkurrens Vi visste att vi skulle öka möjligheter för nya leverantörer att lämna anbud Ekonomi ?

Före samordning Inga krav på fordon - miljö och säkerhet (stora, gamla)

Tider i projektet Utredning 2005 - 2007 Beslut 2007 Upphandling 2007 Avtal hösten 2007 Förberedelser vintern 2007-2008 Samordningsstart 2008-03-03

Frågeställningar inför utredning Hur många leveransställen har vi? Hur många leveranser har vi? Vilka leveranser har vi? Vilket är vårt egentliga behov av leveranser? Måste vi ha leveranser inom 24 timmar? Vilka varugrupper lämpar sig för samordning? Finns det kanske rentav fördelar med att få leveranser mer sällan?

Utredningen Studiebesök Fokusgrupper Loggning av leveranser för att skapa en bild över nuläget Enkät Simulering Studier av tidigare utredningar Kontakter

Några fakta från utredningen 422 leveransställen 290 leverantörer 105 distributörer 1300 leveranser i veckan 9 leveranser på 2 ½ timme Inga krav på leveransfordon

Miljö Minskning av koldioxid och övriga emissioner med minst 40-60 % Miljökrav på fordon

Service Färre avbrott i verksamheten pga. godsmottagning Bättre styrning av leveranstidpunkter Kända och ansvarsfulla förare

Säkerhet Färre anlöp vid skolor och förskolor Säkerhetskrav på fordon

Konkurrens Möjlighet att få fler lokala leverantörer Möjlighet att få anbud från leverantörer som inte lämnat anbud pga. många leveransställen. Möjlighet att gå förbi grossistledet Möjlighet att öka konkurrensen och få en gynnsam pris- och kvalitetsutveckling på sikt

Föreslagen lösning 4 systemvillkoren, analys – järnväg 3 zoner, innerstad - små transportfordon med biobränsle osv E-handel

Beslut Politiska beslut i tre steg Beslut om utredning – att undersöka förutsättningar för… Beslut om upphandling ”För att säkerställa kostnadsbilden för distributionscentralen föreslår stadskontoret att en upphandling av distributionslösning ska göras innan beslut om ett införande tas. ” Beslut om införande

Projektrapporten Den analys som har genomförts visar att det finns en stor potential till förbättringar av Halmstads kommuns logistik genom att samordna och styra logistiken bättre. Att minska den tunga trafiken i kommunen och till våra verksamheter ger bara fördelar. Projektgruppen har inte hittat någon nackdel med en omläggning. Många effekter kommer att märkas direkt såsom minskade utsläpp, förbättrad service och säkerhet medan en viktig långsiktig aspekt är att förbättra konkurrensen genom att möjliggöra för fler leverantörer att leverera än med nuvarande system.

Upphandlingen Tre delområden: logistiksamordning drift av distributionscentral transporter mellan central och leveransställe. Vi ville ha en motpart. En samordnare som antingen har allt i egen regi eller använder underleverantörer.

Förutom pris värderade vi… Förslag till utformning av uppdraget Krav på varuleverantören Krav på fordon Organisation och uppbyggnad Rutiner för hantering av livsmedel

Resultat av upphandlingen Två anbud Avtal tecknat med Box Delivery i Halmstad AB Avtalet 4 + 2 + 2 år

Förberedelser För Box Delivery För kommunen Upprättande av nya rutiner Kontakter med varuleverantörer Anskaffning av logistiksystem Anskaffning av fordon Ombyggnad för att klara livsmedelshantering Tillstånd för livsmedelshantering För kommunen Information till leveransmottagare och andra Vilka leveransmottagare har vi? Adresser? Enkät till leveransmottagare Vilka varugrupper är lämpliga att starta med?

Leveransstart I upphandlingen angavs att parterna gemensamt skulle komma överens om en tidsplan ”Torra varor” 3 mars 2008 Sjukvårdsmateriel FMAB Städkem Papperskedjan Skol- och lekmaterial, Städutrustning Corporate Express Kem diskmedel , Papper och plast Papyrus Kontorsmaterial och kopieringspapper Svanströms Livsmedel efter avslutad livsmedelsupphandling

Tjänsten Enheterna beställer som vanligt hos avtalsleverantören. För att distributionen skall fungera anges en leveranskod. Denna kod har distribuerats ut till alla enheter. När kundnummer anges vid beställning kommer leveranskoden automatiskt att finnas med i leveransadressen. Avtalsleverantören levererar varorna till distributionscentralen. Där samordnas varorna med andra varor som skall till samma leveransadress. På enhetens leveransdag/leveransdagar levereras varorna ut. Har enheten köpt varor från olika leverantörer kommer leveransen samordnat med ett fordon.

Tjänsten forts. För att samordningen skulle bli så bra som möjligt har vi valt att börja med att upprätta ett antal körturer utifrån ett optimalt flöde. Om leveransdagen inte alls fungerar eller om det finns behov av leveranser vid mer än ett tillfälle kan enheten kontakta kommunens kontaktperson. Fakturering sker som vanligt från varuleverantören Halmstads kommun c/o 1155 Box Delivery Flygaregatan 4 302 38 Halmstad

Tjänsten forts. Det är möjligt att följa leveransställets leveranser via Internet och bland annat få information om det gods som är på väg och när det levereras, beställa avisering via e-post m.m. Leverantörer kan gå in i det webbaserade logistiksystemet och hämta leveransetiketter som innehåller all nödvändig information

Tjänsten forts. För att samordningen skall fungera måste varje kolli vara märkt med etiketter innehållande: Leveranskod Slutmottagare/beställare på leveransstället Leveranserna måste vara avdelningsförpackade Bilen på bilden drivs av fordonsgas och är utrustad med alkolås och backkamera.

Ekonomi Sänkta priser Merkostnad för ny lösning

Vad ger lägre priser? Leverantören slipper sprida varor Möjlighet till fler anbud från leverantörer som tidigare ej levererat direkt till kommunen Möjlighet att dela upp sortiment

Kostnad för tjänsten Kylda varor Övriga varor Pris per stopp 99 kr + 3 kr per kg Maxdebitering 175 kr Vid mer än 1000 kg vikt tillkommer 1 kr/kg för vikt överstigande 1000 kg Övriga varor Pris per stopp 99 kr + 1 kr per kg Maxdebitering per stopp vid max 4 pall 175 kr Prislista för andra tjänster

Kostnadskalkyl 100 leveransmottagare besöks 0,5 ggr/vecka, 200 besöks 1 ggr vecka, 100 besöks 2 ggr vecka, 22 besöks 3 ggr vecka d.v.s. totalt 516 stopp per vecka. Räknat på ett genomsnitt på 175 kr per stopp. 90 300 kr /vecka Omräknat till år ger en årlig kostnad på 4 334 400 kr Vilket räknat på en volym av 120 mkr motsvarar en prissänkning på 3,6 % Vid 800 stopp per vecka blir motsvarande siffror 7 280 000 kr respektive 6,1 %

Exempel - kostnad Äldreboende Bäckagård (83 boende) Leverans 1 ggr/vecka (12,5 leveranser) Genomsnittlig leverans: 375 kg Genomsnittlig varukostnad: 8 500 kr Fraktkostnad: maxdebitering per stopp 175 kr Kostnadsökning: 2,0 % Äldreboende Slottsparken (57 boende, lagar egen mat) Leverans 2 ggr/vecka (2 x 3,5 leveranser) Genomsnittlig leverans: 131 kg Genomsnittlig varukostnad: 12 500 kr Fraktkostnad: maxdebitering per stopp 2 x 175 kr Kostnadsökning: 2,8 %

Organisation Underskattad del av projektet Med mindre än tre veckor kvar till leveransstart gick ansvaret över till kommunens serviceorganisation. Viktigt med stort engagemang från kostorganisation och upphandlare!

Resultat …efter mindre än fyra veckor… 440 inleveranser till Box Delivery 230 leveranser till leveransmottagarna

Problem Mer information! Onödigt långa leveranstider Felaktiga märkningar – svårt hitta beställaren Felaktiga adresser Ovana förare Konkurrerande verksamhet

Respons Leverantörer Upphandlare Politiker Positiv respons - från leverantörer som har haft svårt för att leverera till många enheter och de som ser nya möjligheter t.ex. underleverantörer till grossister. Negativ respons från leverantörer som kan förlora på samordningen Upphandlare Konkurrens!! Politiker Miljö!!

Avslutning För att konceptet skall bli riktigt bra krävs att fler hakar på tåget… Detta för att stimulera leverantörer att hitta anpassade tjänster För att utveckla konceptet till en vedertagen standardlösning Se samordnad varudistribution som en ny möjlighet! Tänk i nya banor! Var kreativa!

Frågor?