Ny systemlösning för Northland – Införande av IFS Applications Patrick Harlin, IT-manager Northland Resources Östen Westman, Projektledare Novacura

Agenda Northland Resources – kort bakgrund Bakgrund och mål för ny systemlösning Införande av ny systemlösning Erfarenheter och lärdomar

Northland Resources – Ett bolag under snabb förändring Kanadensisk idé som tog svensk myr till gruva på 24 månader Totala investeringar på ca 1,2 miljard US$ (årsslut 2012 ca: 700 miljoner US$) Från 70 till 250 personer anställda på 12 månader (På sikt kommer 400-500 personer sysselsättas)

Europas nya järnmalmsproducent

Från blöt myr till gruva

Logistiken

Logistiken

Första leveransen 25 feb 2013 Northland Terminal LKAB Terminal 17 8

Kina Något lägre tillväxt Omställning från produktion till konsumtion Fortsatt urbanisering Infrastruktursatsningar 9

Historik systemlösning Northland SAP infördes 2010 för att ersätta befintlig ekonomilösning som Northland hade växt ur Lösningen omfattade Ekonomi och Inköp Northland genomförde en upphandling av underhållssystem under hösten 2011 Omfattade Anläggning, Förebyggande Underhåll, Arbetsorder och Förråd IFS blev vald som leverantör av sin lösning IFS Applications, ver. 8 Under våren 2012 initierade Northlands ledning en utvärdering av Northlands övergripande affärsprocesser Målet var att synkronisera hela bolagets behov och att förbättra områden med brister: Övergången från ”projektläge” till ”driftläge” Förbättrad inköpsprocess Införande av tvärfunktionella processer i gemensam lösning t.ex.: Inköspsanmodan – Inköpsorder – Ankomst – Faktura – Betalning Felanmälan – Bered Arbetsorder – Utföra Arbetsorder – Avrapportera Arbetsorder En kostnadsanalys gjordes på befintliga lösning jämfört med nytt IFS Applications Över 5 år uppskattades kostnaden att vara ca 7 miljoner lägre genom att byta ut SAP istället för att integrerar mellan SAP och IFS I slutet av maj gav styrelsen klartecken att sluta ett nytt avtal med IFS Avtalet klart i slutet av juni och projektet startades direkt med installationer mm.

Systemöversikt Northland – beslutad efter processgenomgång maj 2012 Process system Logistik Produktionsprocess Brytning Anrikning Logistik Avtal Faktura Business Performance Underhåll & Max OEE Förråd Projekt Dokument Inköp Ekonomi SHEQ HR

Kritiska faktorer för att utföra ett ”hjärtbyte” i ett sent skede… Omställningen från ”Project” till ”Operation” IFS Applications erbjöd den flexibilitet som krävs för nystartad verksamhet Användbarhet Olika typer av klienter, åtkomst till information, rollbaserade gränssnitt mm ”Total Cost of Ownership” – TCO Ca 7 milj. SEK lägre kostnad över 5 år

Mål för projektet Gemensam affärssystemslösning för Northland Gemensamma processer i hela koncernen Ekonomi – Inköp – Förråd – Underhåll – Projekt På sikt integrerat med andra kritiska systemlösningar SURPAC – Gruvplanering ABB 800xa – Kross och verk Savage – Logistik Intelex – Hälsa, miljö och säkerhet Trix – Dokumenthantering Stöd för olika typer av mobila klienter Touch applikationer Streckkodsläsare Framtagning av långsiktig strategi för utveckling av nya systemlösningen IT och verksamheten jobbar tätt tillsammans

Övergripande projektplan Avtal tecknat Installation Databas TEST och PROD Förstudie Ekonom Genomgång av hur bytet från SAP till IFS skulle genomföras Workshops och konfigurering av lösning Konfigurering av processer samt framtagning av arbetsinstruktioner Migrering av data till IFS Leverantörer, anläggningsobjekt, artiklar mm Slutliga lösningstester Per område och tvärfunktionellt Utbildning baserat på arbetsinstruktioner Nyckelanvändare Northland Driftsättning - Måndag 3/12 Driftstöd Justeringar av konfigureringar Inst Förstudie Ekonomi WS & konfigurering Migrering Test Utb. Driftstöd Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Jan

Förutsättningar – resurser Projektorganisation IFS (4 personer) Projektledare/Förråd/Inköp Ekonomi Projekt Teknik Northland (7 personer) Lösningsansvarig/Projektledare/UH (extern) Ekonomi (2 personer) Inköp (1 person) Förråd (1 person) Underhåll (1 person) Projekt (1 person) Genomförande tid Juli - januari Total kostnad externa konsultinsatser juli 2012 – jan 2013 (exkl. resekostnader) 2,5 milj SEK

Resultat 160 användare driftsatta Ny ekonomilösning Ca 15 personer i den gamla lösningen Ny ekonomilösning Tufft läge för ”hjärtbytet” Ny integrerad inköpsprocess inklusive scanning/tolkning Fokus på operativt läge Ny underhållslösning Fokus på anläggningens livscykel Ny förrådslösning Ordning och reda från start Integration QlickView uppdaterad Ny budgetprocess och uppföljning för 2013

Hur ser det ut? 8 företag 63 projekt >1000 objekt och artiklar Full historik från produktionen

Erfarenheter En erfaren projektledare är en kritisk framgångsfaktor om organisationen är under uppbyggnad Viktigt att egna verksamheten har förmåga att fatta snabba beslut kring arbetsprocesserna Arbeta med bred förankring och ta hänsyn till olika delar av organisationen som har existerande arbetssätt som skiljer sig Viktigt med “nära” styrning av projektet under ett snabbt införande Prioritera användarna och förberedande utbildningsinsatser i nära anslutning och I nära anslutning till driftsättningen IFS är ett flexibelt affärssystem som snabbt kan tillgodose grundläggande behov

Tack för ordet!! www.northland.eu www 30