Välkommen till ARKIVINFORMATION FÖR FÖRENINGAR.

Blekingearkivet Tingsgården 370 10 Bräkne-Hoby Tel. 0457 – 813 87 Mob. 070 – 634 83 13 E-post: blekingearkivet@telia.com Webb: www.blekingearkivet.se

Arkivsverige Enskilda arkiv Offentliga arkiv Riksarkivet, Landsarkiv, Kommun arkiv etc. Omfattar arkiv som inte är offentlig verksamhet. Detaljreglerad via författningar och instruktioner. Regleras INTE genom lagstiftning. Undantag finns, ex. bokföring etc. Omfattas av offentlighetsprincipen, kommunallagen etc. Offentlighetslagstiftning gäller INTE enskilda arkiv.

Varför spara på arkivmaterial? En aktiv organisation skapar handlingar. Arkivet blir en FAKTABANK, dit man går för att jämföra och kontrollera uppgifter. Det blir även ett kvitto på verksamheten. Vad vill NI att man ska veta om ER i framtiden. Det sätt som ni hanterar ert material på idag, styr och begränsar morgondagens forskning. Det är GOD EKONOMI att hålla ordning på sina handlingar. Tydlig dokumenthantering gör att man lättare hittar ”rätt papper”.

Varför arkivera? PRAKTISKA SKÄL: God ordning underlättar verksamheten. Tid är pengar. God ordning sparar yta – ger ökat lokalutrymme. Arkivet blir organisationens faktabank.

Varför arkivera? JURIDISKA SKÄL: Särskilda statsbidragsbestämmelser, studieförbund. Förordnad vigselförrättare. Bokföringslagen. Preskriptionslagstiftning. Lagar och avtal inom arbetsrätten. MBL, LAS etc. Föreningars skattskyldighet. Hantering av personuppgifter på data, PuL

Varför arkivera? FORSKNINGEN: Arkiven är en del av vårt kulturarv. Ger möjlighet att se samhällsutvecklingen ur gräsrotsperspektivet. Släktforskning och lokalhistorisk forskning.

Vad ska sparas? Huvudregeln är, att material skapat av den egna organisationen alltid är värt att spara. Detsamma gäller brev och skrivelser som är direkt ställda till föreningen och som bidrar till verksamhet. Man bör sträva efter att organisationens arkiv, efter genomförd gallring, på ett allsidigt sätt dokument- erar organisationens verksamhet över tid. Ex. Protokoll m. bilagor, Verksamhetsberättelser, Korrespondens, Medlemsförteckningar, Foto/Film, Räkenskaper, Kontrakt, Personalhandlingar etc.

Detta kan gallras ut. Inkomna handlingar för kännedom – ej korrespondens. Trycksaker, reklam som ej är egenproducerad. Kontoutdrag, saldobesked och girotalonger. Rekvisitioner, frakt- och följesedlar. Månads- och kvartalsrapporter (som sammanställs). Verifikationer som är äldre än 10 år. Dubbletter och kopior. Ej ifyllda blanketter och formulär. Kladdlappar och minnesanteckningar. Ev. systemutskrifter för avstämning och kontroll.

Bevara för framtiden Så skyddat som möjligt för brand. Fritt från vatten- och avloppsrör. Så att inte obehöriga kan komma åt dem. I så konstant miljö som möjligt avseende temperatur och luftfuktighet över året.

Bevara för framtiden Arkivbeständigt papper (Svenskt Arkiv). Åldringsbeständigt papper (inte lika hållfast mot mekanisk nötning). Undvik billiga kopieringspapper från utlandet, de kan vara mycket ojämna i kvaliteten. Tänk också på övrigt skrivmateriel, som ska ge lång livslängd åt handlingarna. Använd arkivkartong och aktomslag.

Datorer och arkiv – himmel och helvete Ta ansvar för arkivet / informationen!! Handlingar av stor vikt måste skrivas ut på papper. Disketter, CD/DVD och andra lagringsmedier är inte rätt medier för långtidslagring. Om ni väljer datalagring var noga med: Systemdokumentation, säkerhetsrutiner, läsbarhetsrutiner, konverteringsrutiner etc. Ett alternativ för större datamängder kan vara mikrofilmning.

Lite om foto/film och pressklipp Skyddas från ljus, damm och feta fingrar. Undvik förvaringsmaterial i plast. Munktells arkivserie är absolut bäst. Om man till nöds vill använda ett genomskinligt plastmaterial, så är ren polyester det bästa idag. Även här gäller konstant miljö. För färgbilder, dia och färgnegativ gäller svalt och mörkt. Kopiera gärna klippsamlingen. Glöm inte att datera och förse gärna med mer info.

Arkivombud - Arkivvårdare Se till att handlingarna vårdas och skyddas. Regelbundet samla in handlingar till ”arkivet”, särskilt vid funktionärsbyten. Årligen inventera handlingar som förvaras hos olika funktionärer. Dokumentera den egna organisationens verksamhet genom foto, film, klipp etc.

Arkivombud - Arkivvårdare Ta del av arkivutbildningar och initiera studiecirklar kring dokumentation och arkiv. Att vara kontaktperson mellan organisationen och arkivinstitutionen. Utföra kontroller av läsbarheten på digitalt material och se till att konvertering görs vid behov.

Avslutningsvis en liten godbit. RLF:s mjölkstrejk 1946. RLF propagerade för en strejk i enlighet med ”storböndernas” önskan. Brevet nedan är ställt till RLF’s kansli.