Att göra affärer med offentlig sektor – goda råd på vägen

Hur tar ni reda på om det finns någon affär som passar ert företag?

Skaffa den information ni behöver om er potentiella kund. Skapa kontakter. Undersök hur er typ av produkt eller tjänst köps in. Läs underlag från de senaste upphandlingarna inom ditt område: a.) Vad har upphandlats? b.) Vem är nuvarande leverantör? c.) När löper eventuellt kontrakt ut? c.) Vad har kontraktet för storlek? d.) Vilken är prisnivån?

Var aktiva – undersök möjligheten till lokala möten och träffar. Informationsträffar anordnade av myndigheterna. Hearings inför kommunen eller landstingets marknadsanalysarbete. Tidig delaktighet när upphandlande myndigheter köper in vara eller tjänst som de inte känner till. Hjälp till vid behovsdefiniering – ge feedback och hjälp till att effektivisera.

Tänk på att: Det är NI som är experter och som kan hjälpa den upphandlande myndigheten att säkerställa ett bättre inköp!

I vår kommun arbetar vi så här… Vad har upphandlats? Vilka är nuvarande leverantörer? När löper eventuella kontrakt ut? Vad har kontrakten för storlek? Vilken är prisnivån? Ansvarig upphandlare? Dialogmöten, infoträffar andra mötesmöjligheter. PLATS FÖR KOMMUNLOGGA ELLER EGEN BILD

Säkerställ att ert företag är redo för affär och förbered viktiga dokument. Exempel på underlag som troligtvis kommer att krävas: - Årsredovisning eller balansräkning - Kreditupplysning - Ansvarsförsäkring - Åtagande från eventuell annan leverantör - Kopia på F-skattebevis - Kontaktuppgifter till referenser årsredovisning eller balansräkning kreditupplysning ansvarsförsäkring åtagande från annan leverantör (om vill åberopa ett annat företags kapacitet). kopia på F-skattebevis kontaktuppgifter till referenser. Även förbereda med sådant underlag (enligt satta krav och tilldelningskriterier) som du tror kan ställas i kommande upphandlingar ni vill delta i. Utgå från tidigare underlag! Var noga med att kontrollera att de dokument ni lämnar in är aktuella vid anbudslämning. UM ska numera själva inhämta uppgifter om att leverantören sköter sina skatter och socialförsäkringsavgifter direkt från Skatteverket och Kronofogdemyndigheten. Utgå från tidigare underlag Lämna aktuella dokument

Marknadsför er! Ta kontakt och visa vad ni kan – en aktiv dialog är lärorik för båda parter. Var tydlig med vad som skiljer er från konkurrenter och om ni har nya innovativa lösningar. Var professionell i er kontakt och respektera om kunden meddelar att kontakter just då är olämpliga.

Tänk på att: Var ute i rätt tid – inte för sent och inte för tidigt!

Tänk på att: Den upphandlande myndigheten kan vända sig direkt till en leverantör för sitt inköp (s.k. direktupphandling) - gör dem därför medvetna om ert företag!

Hur hittar ni affären?

Ta reda på när en upphandling är ”på gång”. Håll kontinuerlig kontakt med kommunen/landstinget för att göra dem uppmärksamma på att ni finns (framförallt om ni är nyetablerade) eftersom vissa upphandlingar inte annonseras. Är ert företag känt?

Sök utannonserade upphandlingar med hjälp av de verktyg som finns. Annonseringsplatser Elektronisk databas Myndigheters webbplatser Förhandsannonsering Hjälp att bevaka

Tänk på att: Annonser i vissa fall enbart publiceras i dags- eller branschtidningar och inte i annonsdatabaserna. Viktigt för er att känna till vilket upphandlingsbehov som finns!

Skapa nätverk - knyt goda kontakter för att inte missa en affär. Skapa goda kontakter både regionalt och i ditt branschområde! Träffa andra företag i samma situation (nätverk, erfarenhetsutbyte). Finns möjlighet att samverka (t.ex. att söka uppdrag tillsammans med andra aktörer). Hitta de regionala möjligheterna som erbjuds (t.ex. olika medlemsföreningar och näringslivskontor).

Hur får ni chans att vinna affären?

Ställ nödvändiga frågor. Har ni all nödvändig information/fakta om upphandlingen? Är det något i underlaget som är otydligt? Undvik missförstånd! Är det något i upphandlingen som är felaktigt? Påpeka detta så tidigt som möjligt!

Tänk på att: Det är ni som företag som är expert och som kan uppmärksamma oklarheter och felaktigheter. Kommunen vill ha in frågor, ifrågasättande och kritik men under anbudstiden.

Var uppmärksam på när det är möjligt att ställa frågor. Kommunikationen ska ske på ett öppet sätt – alla frågor publiceras. Var medveten om de regler som den upphandlande myndigheten måste följa vad gäller förutsättningarna att svara på era frågor och de begränsningar som finns för kommunikation mellan er efter att samtliga frågor har besvarats.

Tänk på att: Kontrollera löpande om något nytt har publicerats om upphandlingen. Förutsättningar för upphandlingen kan förändras och det är därför viktigt för er som företag att bevaka upphandlingen.

Tänk på att: Fram till dess att upphandlingen är avslutad råder absolut sekretess - kommunen får inte avslöja vem som ställt frågor.

Bedöm om ert företag kan lämna in ett giltigt anbud. Affärer får endast göras med leverantörer som uppfyller samtliga krav för upphandlingen. Identifiera därför alla krav som ställs för att säkerställa att ni uppfyller dem. Var noggranna med att läsa igenom allt underlag!

Tänk på att: Den upphandlande myndigheten i vissa fall måste utesluta en leverantör från att delta i upphandlingen. Den upphandlande myndigheten även i vissa fall får utesluta en leverantör.

Det finns alternativ om ert företag inte ensamt uppfyller samtliga krav. Åberopa andra företags kapacitet? Gå samman med flera andra företag och lämna anbud som ett konsortium? Använd er av en underleverantör. Undersök möjligheten att bli underleverantör.

Tänk på att: Avstå från att lämna anbud om ni inte kan uppfylla samtliga krav som ställs. Avstå om ni inte kommer att kunna leverera det ni erbjuder i anbudet.

Dags att lämna in anbudet. Läs igenom allt underlag noggrant och kontrollera om något är oklart innan ni lämnar in det. Säkerställ att det anbud ni lämnar in är korrekt och komplett. Lämna alltid in all begärd information om ert företag. Lämna in era bästa villkor direkt.

Tänk på att: Ett ofullständigt underlag kan innebära att anbudet måste förkastas. Kontrollera därför en extra gång att allt verkligen finns med!

Tilldelning av kontrakt. Var medvetna om hur ert anbud kommer att bedömas i jämförelse med övriga anbud. Av underlaget ska det framgå hur ert anbud kommer att bedömas i förhållande till era konkurrenter. ”Lägsta pris” eller ”ekonomiskt mest fördelaktiga”.

Tänk på att: Förstå och var observant på vad den upphandlande myndigheten lägger störst vikt vid i en utvärdering. Det är detta som kommer att avgöra vilket företag som får uppdraget!

Ni fick uppdraget!

Utformning av avtal. Var medvetna om gällande villkor. Känn till kraven på respektive avtalspart. Gå igenom alla förutsättningar innan kontraktsperioden påbörjas.

Tänk på att: Innan kontraktsstart kan tilldelningsbeslutet för ert uppdrag komma att överprövas.

Dags att leverera. Säkerställ att ni har beredskapen att leverera det ni avtalat om Bundenhet vid det anbud som ni har lämnat in. Innebörden av ett kontraktsbrott Riskerna som kan följa i de fall ni inte kan följa kontraktet.

Håll kontinuerlig dialog med er avtalspartner. Ge varandra feedback under hela kontraktsperioden. Hålla nära kontakt med kontaktpersonen. Finns en färdig modell för samverkan redan i kontraktet? Fånga upp eventuellt missnöje för att tidigt kunna åtgärda. Håll koll på faktureringsmodellen.

Utvärdera kontraktet. För att kunna fatta beslut om ni t.ex. även fortsättningsvis vill arbeta mot den offentliga kunden: Har kontraktet varit lönsamt? Har samarbetet fungerat väl? Har kontraktet varit tillräckligt fördelaktigt?

Blev ert anbud inte antaget? Särskilt viktigt att bedöma skälet till varför: Slarvfel? Inte bedömts uppfylla alla krav? Inte förmedlat rätt information i ert anbud?

Fick ni inte kontraktet? Läsa noga igenom tilldelningsbeslutet. På vilken grund vann er konkurrent upphandlingen? - utvärderingsgrunder - jämföra prissättning Begär eventuellt ut vinnande anbud.

Förutsättningar för att klaga på beslutet Möjlighet till överprövning när beslutet fattats på felaktiga grunder: Av upphandlingen. Av ett ingånget avtals giltighet. Av beslutet att avbryta en upphandling. Rätten avgör utifrån de omständigheter som åberopats. I vissa fall även möjlighet att begära skadestånd. Mer information: Upphandlingsstödets vägledning 2011:5.

Tänk på att: Kontakta den upphandlande myndigheten innan ni ansöker om överprövning! En dialog kan undvika att en process inleds på grund av missförstånd.

För mer information om offentlig upphandling Besök www.upphandlingsstodet.se för mer information. Få stöd i specifika frågor genom att kontakta Upphandlingsstödets Helpdesk på tel. 08-7000 900 eller via e-post upphandlingsstodet@kammarkollegiet.se