Effektiva arbetsrutiner ÅAS styrelseutbildning, januari 2018 Tove Forslund, Forsknings- och utbildningsservice/Lärandestödet tove.forslund@abo.fi Tove Forslund, Lärcentret

På dagens agenda Tidshantering Organisering av arbetet Dokumenthantering Hantering av kommunikation

“Learning by doing…” Kom ihåg: Styrelseåret är också en skola, ni lär er den här typens arbete under årets lopp: lär av Kårens tjänstemän, ta modell av andra som gör saker på bra sätt, hjälp varandra, fråga! håll god min 

Tidsplanering För in i kalendern Gör uppgiftslistor: Styrelsearbetet Tillställningar & möten Deadlines Tid för att göra det som bör göras till deadlines (eget arbete) Studier Närstudier: föreläsningar, gruppträffar mm Självstudier Boka aldrig kalendern helt full! Var realistisk, följ upp planer och hur de förverkligades. Gör uppgiftslistor: bryt i mindre delar (delprojekt och uppgifter) > följ upp > kvittera när gjort Prioritera!

Gör genast ordentligt Minst viktigt Mest viktigt Minst brådskande Mest brådskande

Gör genast ordentligt Minst viktigt Mest viktigt Gör genast, men se till att snabbt få det gjort Minst brådskande Mest brådskande

Reservera tid för att göra det senare Gör genast ordentligt Minst viktigt Mest viktigt Gör genast, men se till att snabbt få det gjort Minst brådskande Mest brådskande

Reservera tid för att göra det senare Gör genast ordentligt Minst viktigt Mest viktigt Gör senare Gör genast, men se till att snabbt få det gjort Minst brådskande Mest brådskande

Prokrastinering Prokrastinering – att inte börja i tid, att skjuta upp, att använda tid till att göra “oviktiga” saker inte ett personlighetsdrag utan ett beteende! lägg märke till när du börjar prokrastinera, sök orsakerna, hitta på motargument, BÖRJA GÖRA orsaker bakom uppgiften upplevs svår > be om hjälp tycker att saknar färdigheter utföra > kan du byta uppgift med någon? Men obs: styrelseåret är en skola, du lär dig medan du gör! kräver mycket tid > avsätt tid i kalendern tror vi ska ha mer motivation för uppgiften i morgon > motivationen växer när vi väl kommer igång tråkigt rutinarbete > fixa eget belöningssystem 

Tidshantering forts. Gör du en sak i taget eller håller du på med “multitasking”? Vilka är dina tidstjuvar (some, TV, kompisar, kaffepauser, kolleger som avbryter, ta dig till jobbet, söker info/papper, väntetider etc.)? Bra rutiner hjälper

Verktyg för att organisera arbetet Kalender Att göra-listor Per tema/ kronologiskt insatta i kalender Papper/elektronisk kryssa av prioritera E-postens inbox / Slacks flöde Arbetsmöten Vem bör få/måste vara med på mötet? Väl förberedd agenda som skickas ut åt mötesdeltagarna (som ska läsa agendan och även förbereda ärenden inför mötet) Agendan kompletteras till mötesanteckningar Vad ska göras, när, av vem (färgkoda!) Lista också de goda idéer som skippades Skriv under mötets gång, gå inte ut ur mötesrummet innan anteckningarna skickats åt dem som bör få dem Den som skriver mötesanteckningarna bör kunna ärendet, inte nakki åt den försenade! Nästa möte: genomgång av anteckningarna, vad ogjort (låt stå kvar under ”ogjort” i nya protokollet) Kommunikation i rätt sammanhang

Val av kommunikationskanal Slack abo.fi-e-post Kårens webbsidor Kårens blogg Facebook Andra kanaler…

Dokumenthantering Ddokument (word, ppt, excel) som flera använder/bearbetar Struktur där dokumenten sparas Eftersträva samma struktur som bland e-postmappar/ i Slack Hellre först för många undermappar än för få (lättare slå ihop) Namnge dokumenten väl: Tänk på att mottagaren kanske får många dokument av samma typ Exempel: Arbetsgruppensnamn_protokoll24032018_toveskommentarer

Mejlhantering Vilka verktyg (mejlprogramvara, dator, telefon) använder dem du mejlar till och hur påverkar det rutinerna? Tjänste-eposten och privata abo.fi-adressen Läs mejl kontinuerligt Rutiner för bekräftelse att noterat mejl/uppdrag från styrelsekolleger och kårens tjänstemän? Mejl från utomstående: om inte kan svara genast > bekräfta att noterat och att återkommer Inboxen To do-lista? Stryk genast mejl du verkligen inte behöver Flytta genast till mappar åtminstone mejl av typen “läsa nångång då jag hinner” Mappar Skapa genast tydliga mappar, eftersträva samma struktur som för dina textdokument

Mejlhantering: Skriva e-post Rubricera väl: “[Huvudtemat] Vad handlar mejlet om, deadline/datum”, exempel [Rapportering av PU-verksamheten] Meddela din kursstatistik(deadline 10.1.2018) OBS! Sätt deadline på allt ni ber folk göra eller skicka åt er! I långa mejl, skriv ingress: vad handlar om, vilka åtgärder förväntas av vem och när Signatur i alla mejl Mottagare: to-raden, cc (andra ska se vem som får mejlet för kännedom), bcc (då mottagarna inte bör få se övriga mottagare, om väldigt många mottagaradresser) Bifogade filer/informationen inklippt /länk till info på webben Mejl med många replies Byt rubrik om ärendet ändrar under kommunikationens gång Klippa bort delar av mejlet då svarar?

Mejlhantering forts. Flytta till annan kommunikationskanal? Skicka vidare e-post Skyldighet att skicka vidare om mejlen kommer fel Gör rubriken tydligare, många andra är jättedåliga på att rubricera! Förklara vid behov varför ni skickar vidare Välj vem som behöver få mejlet, på to- resp. cc-raden (undvik att belasta folk med e-post/ informera så att ni inte pantar på information, utövar makt)

Slack-hantering Egen tråd för varje ”delprojekt” Klipp in material alt. hänvisa exakt var man kan läsa mer Pin Notifikation

Dokumentation Tänk också på era efterträdare – redan nu! När ni planerar och genomför, följ också upp/utvärdera – OCH dokumentera! Planera Utvärdera Dokumentera Dokumentera Genomföra Dokumentera

Allmänna goda råd Samarbeta, sök hjälp av varandra, utnyttja varandras styrkor Rutiner & kalenderhantering “To do”-listor, prioritering Bra hantering av kommunikationskanalerna Effektiva arbetsmöten med mötesanteckningar