Processen för Balanserad Styrning Steg 3 Analys och Rapportering (Uppföljning)

Den här delen i presentationen skall handla om Mätning och mätresultat Som en del i Balanserad styrning Utgångspunkten är visionen för Göteborgs stad, vårt uppdrag och de vi är till för. Det går inte att styra med siffror! Syftet med mätningar är att säkra att vi använder våra resurser på rätt sätt. Men det finns ingen sanning. Måste analyseras av dem som känner verksamheten!!! Borra bakom. Mätetal och styrkort är tjänstemännens underlag för att ta fram underlag till nämnd och styrelse. Politikerna är medborgarföreträdare. Uppföljning och analys skall utgöra underlag för tjänstemännens underlag till politikerna. Hur tar vi reda på hur de vi är till för upplever våra verksamheter? Hur tar vi reda på att/om/hur vi använder våra resurser på rätt sätt/på ett effektivt sätt? Hur säkerställer vi målen och fångar rätt saker? Vad kan vi se för samband/koppling mellan mål och resultat?

KFs Budget 2005 ”Varje nämnd och styrelse ansvarar för uppföljningen av dels den egna budgeten och dels kommunfullmäktiges prioriterade mål.”

VAD ÄR UPPFÖLJNING? SYFTE?

Att styra och följa upp Styrning (mål) sker nedåt i verksamheten Uppföljning (mätning) sker uppåt i verksamheten KF/KS Nämnd/styrelse Förvaltning/bolag Avdelning Enhet Genomförande

Uppföljning på olika nivåer i organisationen KF´s budget Kommunfullmäktige Mål och inriktning Nämnd Förvaltning Budget Verksamheten Enhet

Uppföljning – Varför ? Säkerställa att Nämndens/Styrelsens uppdrag från KF genomförs (reglementet/ägardirektivet). Säkerställa att de prioriterade målen i KFs budget uppnås.

Uppföljning – Varför ? Säkerställa att Nämndens/Styrelsens egna prioriterade mål uppnås. Uppföljningen utgör underlag för nämndens/styrelsens styrning av verksamheten.

Uppföljning – Vad ? Förvaltningen/Bolaget rapporterar till Nämnden/Styrelsen. Verksamhetens utveckling (inkl nämndens/styrelsens prioriterade mål) Utvecklingen av den ekonomiska situationen KFs prioriterade mål

Uppföljning – Vad ? Nämnden/Styrelsen rapporterar till KF (via KS). Verksamhetens utveckling Utvecklingen av den ekonomiska situationen KFs prioriterade mål

Uppföljning – Hur ? Rapportera nuläget Beskriva resultatet – utfall, utveckling och måluppfyllelse. Kommentera resultatet – vad är väsentligt? Rapportera de mätningar/mätvärden som stödjer genomförandet av dels grunduppdraget och dels de prioriterade målen Rapportera utfall i förhållande till fastslagna mål och/eller i förhållande till tidigare mätvärden

Uppföljning – Hur ? Analysera resultaten – nuläget och utvecklingen Orsaker – varför ser det ut som det gör? Samband – mellan olika resultat/mätningar? Effekter av beslutade/vidtagna åtgärder – når vi avsedd verkan? Prognos – om utvecklingen fortsätter?

Politikernas behov av uppföljning Förvaltningens/Bolagets rapportering och analys/slutsatser (uppföljning) till nämnden/styrelsen skall möjliggöra styrning för nämnden/styrelsen och deras uppföljning till Kommunstyrelsen.

Politikernas behov av uppföljning Nämndens/Styrelsens rapportering och analys/slutsatser (uppföljning) till Kommunstyrelsen skall möjliggöra styrning för Kommunstyrelsen och deras uppföljning till Kommunfullmäktige.

Rollfördelning STYRROLLEN Värdera resultat och utveckling Ompröva inriktningar och strategier Besluta om åtgärder - prioriteringar MÄTNINGS-/RAPPORTERINGSROLLEN Mäta och rapportera resultat Kommentera/analysera utfall och utveckling Föreslå åtgärder – beskriva konsekvenser

Uppföljningsprocessen Årsredovisning/Årsrapport Dec Jan Uppföljningsrapport (Ekonomisk rapport februari) Uppföljningsrapport (Ekonomisk rapport oktober) Nov Feb Okt Mar Sep Uppföljningsrapport (Delårsrapport mars) Apr Aug Maj Uppföljningsrapport (Delårsrapport augusti) Juni Juli Budgetbeslut KF Uppföljningsrapport (Ekonomisk rapport juni)

Prioriterade mål Göteborgarnas behov - de vi finns till för Personal – medarbetare och utveckling Ekonomi – ekonomi och uppdrag Göteborgs stads verksamheter – verksamheter och processer

KFs Budget 2005 ”De prioriterade målen har en tidshorisont över hela planperioden (2005-2007) om inte annat anges. Måluppfyllelse kan och bör dock eftersträvas snarast möjligt.”

Hur skapar vi en balanserad årscykel? Dec Jan Nov Feb Okt Mar Sep Apr Aug Maj Jul Jun

”Kvalitet” Relevant Snabbt Ansvar - ledningsfråga Den här delen i presentationen skall handla om Mätning och mätresultat Som en del i Balanserad styrning Utgångspunkten är visionen för Göteborgs stad, vårt uppdrag och de vi är till för. Det går inte att styra med siffror! Syftet med mätningar är att säkra att vi använder våra resurser på rätt sätt. Men det finns ingen sanning. Måste analyseras av dem som känner verksamheten!!! Borra bakom. Mätetal och styrkort är tjänstemännens underlag för att ta fram underlag till nämnd och styrelse. Politikerna är medborgarföreträdare. Uppföljning och analys skall utgöra underlag för tjänstemännens underlag till politikerna. Hur tar vi reda på hur de vi är till för upplever våra verksamheter? Hur tar vi reda på att/om/hur vi använder våra resurser på rätt sätt/på ett effektivt sätt? Hur säkerställer vi målen och fångar rätt saker? Vad kan vi se för samband/koppling mellan mål och resultat? ”Kvalitet” Relevant Snabbt Ansvar - ledningsfråga

KFs Budget 2005 ”Arbetet med uppföljning, utvärdering och analys måste utvecklas.” Utvecklingsarbetet bedrivs genom det övergripande projektet ”Rappet”.

Exempel Uppdrag – Reglemente/Ägardirektiv: KFs budget 2005: Reglemente – Stadsdelsnämnd / Facknämnd Ägardirektiv - Bolag ”Bedriva en god och effektiv verksamhet utifrån uppdraget från Kommunfullmäktige, inom givna ekonomiska ramar/förutsättningar.” KFs budget 2005: Barn har behov av kulturell stimulans och möjligheter till eget skapande, därför sk alla barn i grundskolan erbjudas plats i kultur- och musikskolans verksamheter. Många göteborgare söker bostad, därför ska det byggas 8000 nya bostäder under mandatperioden.

Uppdrag – Reglemente/Ägardirektiv Vilka mätetal, i de olika perspektiven, skall rapporteras och analyseras? När skall de olika delarna rapporteras – vad skall ske varje gång? Vilka skall ha rapporteringen? (strategisk, taktisk, operativ)

KFs budget 2005: Barn har behov av kulturell stimulans och möjligheter till eget skapande, därför sk alla barn i grundskolan erbjudas plats i kultur- och musikskolans verksamheter. Många göteborgare söker bostad, därför ska det byggas 8000 nya bostäder under mandatperioden. Vilka mått/mätetal används för att följa upp dessa mål? (strategiska, taktiska, operativa) När rapporteras och analyseras dessa? När och hur skall nämnden/styrelsen agera med denna uppföljning som underlag?

Grupparbete Hur skall Nämnden/Styrelsen säkerställa mätning och uppföljning (analys/rapportering? Hur skall Nämnden/Styrelsen förhålla sig till mätning och uppföljning (analys/rapportering?