Universitetsgemensam IT 7 december 2018 Informationsmöte Välkomna!

Agenda Välkomna & bakgrund Katarina Mål för den universitetsgemensamma IT verksamheten Förutsättningar & avgränsningar Torsten Projektet organisation Therése Projekt uppdrag Tidsplan Frågor som kommit in till oss!

Mål för IT vid Uppsala universitet Uppsala universitet ska vara ett lärosäte för världsledande forskning och förstklassig utbildning med stöd av verksamhetsdrivna, kvalitativa, säkra och effektiva gemensamma IT-lösningar. Hög IT-kvalitet med framsynta IT-lösningar ska bidra till universitetets utveckling och konkurrenskraft.

Mål Detta vill vi uppnå Hög IT- och informationssäkerhet Ett samordnat, effektivt och framtidsinriktat IT-stöd till forskning, utbildning och administration En tydlig styrning av universitetsgemensam IT Verksamhetsanpassat användarstöd med relevant servicenivå och tillgänglighet Effektivt utnyttjande av universitetets samlade IT-resurser Stordriftsfördelar av universitetsgemensam IT Professionell IT-verksamhet med samordnad och framsynt kompetensutveckling Goda förutsättningar för digitalisering Säg gärna något om det stora ”digitaliseringsarbetet” som görs inom utbildningen, LADOK, Studium, e-tentamina…

Beslut För att uppnå dessa mål har universitetsledningen beslutat att genomföra ett projekt som ska resultera i en samordnad IT-verksamhet under en gemensam ledning. Våren 2018

Förutsättningar - Detta är bestämt Den universitetsgemensamma IT-verksamheten ska ledas av en IT-direktör. En IT-nämnd bestående av universitetsdirektören, de tre vicerektorerna, överbibliotekarien samt en studentrepresentant ska inrättas. IT-nämnden bestämmer övergripande mål, riktlinjer och prioriteringar för den universitetsgemsamma IT-verksamheten. Den universitetsgemensamma IT-verksamheten ska vara organisatoriskt placerad under universitetsdirektören. Som stöd till IT-direktören ska finnas en IT-strategisk stab med ett brett verksamhetsperspektiv. Den universitetsgemensamma IT-verksamheten ska bygga på ett distribuerat och verksamhetsnära förhållningssätt. En förutsättning för att lyckas med förändringen är att genom olika aktiviteter skapa tillit och förståelse inom organisationen.

Uppdrag till projektet Lista på gemensamma tjänster/infrastrukturer Kravställning på en kommande organisation för den gemensamma IT-verksamheten Inventerat nuläge av IT-verksamheter och personal med utgångspunkt i förslaget på gemensamma tjänster/infrastruktur Förslag på förvaltningsmodell för de gemensamma tjänsterna Förslag på ekonomistyrningsmodell för UU:s gemensamma IT verksamhet

Projektorganisation Styrgrupp Universitetsdirektören (ordförande), de tre vicerektorerna, överbibliotekarien samt en studentrepresentant. Projektledare Therése Iveby Gardell, biträdande universitetsdirektör Projektgrupp Olof Karis, professor och prefekt vid institutionen för fysik och astronomi Christer Rindebratt, IT-chef vid Rudbecklaboratoriet Sven Wijk, biträdande enhetschef vid IT-avdelningen, universitetsförvaltningen Annika Ohlsson, stabschef vid IT-avdelningen, universitetsförvaltningen

Referensgrupper Verksamhet & Arbetsgivare Prefekter, Kanslichefer, UB, och UFV Teknik IT-intendenturer och IT-avdelning samt UB

Tips från omvärlden… Göteborgs universitet (2008) Arbeta mycket med supportorganisationen Flytta inte IT medarbetare fysiskt Bygg en tydlig linje (en chef) Linköpings universitet (2014) Gör så få undantag som möjligt Cheferna/Prefekterna behöver bära förändringen Arbeta mycket med att skapa en bra organisation runt närstödet…

Delrapport 1 IT-tjänster och infrastrukturer Finns på MP under Vårt UU/Pågående projekt

Lista på gemensam tjänster och infrastrukturer Infrastrukturtjänster Datorhall Nät Lagring Server Databas Systemintegration Klienthantering Utskrift Identitets- och behörighetshantering Kommunikation Stödtjänster IT Operation center (OC) Applikationsdrift Användarsupport Systemutveckling Verksamhetsstöd Sammansatta tjänster Informationskanaler Stödsystem Forskning Bibliotekssystem Stödsystem Administration Stödsystem Utbildning Stödsystem Säkerhet

Genomförda & kommande informationsmöten oktober-december Prefektmöten Med/farm Prefektmöte Tek/nat Prefektmöte Hum/sam Rektorsprefektmöte IT-forum IT-avdelningens chefer & medarbetare 16/11 Avdelningschefer UFV 21/11 Personalinformation UVF 26/11, 29/11 och 5/12 HR-funktionsmöten mellan verksamhetsområde & förvaltning 28/11 Universitetsdirektörens prefektråd November-december Campusmöten 7 december informationsmöte för samtliga IT medarbetare Återkommer med tider för möten 2019

IT-medarbetarna överförs till den nya avdelningen Vad händer nu? Organisation IT-direktören får uppdrag att arbeta fram en organisation för Avdelningen för universitetsgemensam IT Organisationen bemannad och klart att starta! April IT-direktör på plats Förslag om Gemensamma tjänster och infrastrukturer Inrättande av ”Avdelningen för universitetsgemensam IT” (kostnadsstället) Januari-Mars MBL om vilka IT medarbetare som skall arbeta i den nya organisationen. Finansieringsmodell Förvaltningsmodell Universitetsgemensam IT Information om vilka personer som kommer överföras till ”Avdelningen för universitetsgemensam IT” IT-medarbetarna överförs till den nya avdelningen Informationsmöten vid respektive campus De IT-medarbetare som kommer ingå i UUIT involveras i organisationsutvecklingen Övergripande information Risk och konsekvensanalyser

Har du frågor eller funderingar Kontakta projektledare Therése Iveby Gardell, bitr. universitetsdirektör Eller Christer Rindebratt, IT-chef vid Rudbecklaboratoriet Annika Ohlsson, stabschef vid IT-avdelningen, universitetsförvaltningen Helén Kirchmann, HR Personalfrågor Mer information: MP/Vårt UU/Pågående projekt/universitetsgemensam IT