Supportstuga inför årsredovisningen Katja Taavo, Janne Johansson Anders Vestin, Klara Nordström 2018-11-29

Agenda för mötet Användartips för uppföljningsrapporterna Inkomna frågor Öppet för fler frågor Supportstugan behandlar frågor om uppföljning i gränssnittet, inte informationsobjekt eller BI-objekt. Om det finns behov att lyfta frågor kring informationsobjekt eller BI-objekt: inkom med specifika önskemål/behov!

1. Användartips för uppföljningsrapporterna

Användartips Börja dina utsökningar genom att gruppera på utbildningstyp på kurs för att förstå vad det är för typ av utbildningar som kommer med i resultatet. Gruppering görs utifrån de utsökningsparametrar som har valts Har ingen gruppering valts = resultatet presenteras med en totalsumma fördelat på kvinnor och män Har gruppering valts = resultatet redovisas per grupperingsnivå, samt alla raders värden summeras och visas under tabellen vid Total Finns resultat som inte matchar den valda grupperingen visas ledtexten ”Ej inom vald gruppering”, dock endast för den första grupperingsnivån. De efterföljande grupperingsnivåerna får ingen ledtext men ingår i resultatet. Samtliga raders värden summeras och visas under tabellen vid Total. Finns det resultat som inte passar in i grupperingen har de alltså ändå ett värde i summeringen!

Användartips Tänk på vilken datumperiod som används i utsökningen! T.ex. om perioden VT18 väljs som period görs utsökning för exakt de datumen. Utbildning på forskarnivå kommer inte med eftersom utbildningen läggs upp per halvår. Läs i systemdokumentationen: Vad du ska tänka på när du grupperar Beskrivning av rapportparametrar Information om utsökning med period Beskrivning av alla tillgängliga rapporter

Nyheter i systemet! Finansieringsformsgrupp Utbildningstypsgrupp HST och HPR: kurs Studiedeltagande-antagning: kurspaketering

2. Inkomna frågor

Fråga 1 Finns det några särskilda rutiner för årsredovisningen i nya Ladok, motsvarande det som fanns i gamla Ladok? Finns det särskilda ÅR-rapporter? Svar Nej, finns inga speciella rutiner. Använd de rapporter som finns (HPR, HST, Studieaktivitet-antagning)

Fråga Svar Hur får man fram decemberprestationer? 2 Hur får man fram decemberprestationer? Svar Finns i rapporten Helårsprestationer (HPR): ”sent inkomna prestationer”. ’ Instruktioner finns i systemdokumentationen. För lärosäten som produktionssatt i år finns information om vad de ska tänka på för att få korrekt information

Fråga 3 Hur har man vid andra lärosäten hanterat återrapporteringen till regeringen i årsredovisningen när HST och HPR i gamla Ladok inte helt stämmer överens med nya Ladok (även då matematisk fördelning har använts i gamla Ladok)? Svar

Fråga 4 Vi använder huvudsakligen vårt eget datalager för att plocka fram informationen och den populeras ju bl.a. från uppföljningsdatabasen. I vissa fall vill riksrevisionen dock se ”bevis” som utgörs av rapporter som kommer direkt från Ladok. Min fråga gäller därför hur jag kan skapa rapporter som bygger på data som är identisk med den som hämtats från uppföljningsdatabasen? Svar

Fråga 5 Jag har inte kunnat hitta variabeln/filtreringen för ”campus, distans”. Finns den inte? Och om ej, hur kan få fram den? Svar Beror på hur campus/distans är inlagt i Ladok. Om det är inlagt som en ort går det inte att filtrera på, men finns med i underlaget för HST. Är det en finansieringsform kan det filtreras på.

Fråga 6 Studieavgifter: Slutsumman av individer redovisas inte som ”distinct” (dvs. unika studenter) utan i antal. Det vore kanske bra att man både har en ”total summa” och ”unika studenter”? Dvs. att beroende på hur man grupperar så får man fram olika värden på totalen. Exempel: när jag gör en utsökning får fram 362 respektive 357 studenter i resultatet beroende på hur jag grupperar. Vilket troligen beror på att en och samma student har varit registrerad på två olika program och då kommer med två gånger när jag grupperar per program, men när jag inte grupperar på program kommer den med en gång. Svar Ja, det stämmer

Fråga 7 Rapporten: Studietid-aktivitet verkar inte fungera hos oss. Vi får bara fram 2 examina i resultatet, fast vi har 15 utfärdade i år. Är det så även för andra? Svar Risken är stor i detta fall att man i samband med examensutfärdandet missat att koppla examen till kurspaketeringen. Kopplas inte examen till kurspaketering när det utfärdas kommer det inte med i rapporten

Fråga 8 I HST-rapporten visas ”Individuellt utbytesåtagande” samt ”Utbytesåttagande, utresande” Vilken nivå ligger dessa på? Svar Utbytesåtagande, utresande och Individuellt utbytesåtagande avser en utresande utbytesstudent som läser inom ett utbytesavtal. Ligger inte på en specifik nivå, ligger på "grund och avancerad nivå”.

Fråga 9 Jag har problem att hitta korrekt och bra data för utbytesstudenter. Hade även problem när vi verifierade: det diffade i antal mellan gamla och nya Ladok. Svar I gamla Ladok tillföll HST för HT andra kalenderhalvåret även om utbytet gick över kalenderårsskiftet. Titta på studieperioderna i utbytestillfället, tillfället för utbytesåtagandet etc. Finns information om detta i systemdokumentationen för HST: https://confluence.its.umu.se/confluence/display/LDSV/Hel arsstudenter .

Fråga 10 Studentantal: I regleringsbrevet finns återrapporteringskrav som rör studentantal, tex antal programnybörjare. Jag förmodar att man då bör använda uppföljningsrapporten ”Studiedeltagande – registrering”. Ett problem är dock att denna rapport inte går att gruppera på finansieringsform (Vid Karlstad finns tex både anslags- och bidragsfinansierad KPU). Finns smartare lösning än att exportera hela underlaget (där finansieringsform anges)? Svar Uppgift om finansieringsform finns i exportunderlagen för rapporterna Helårsstudenter och Studiedeltagande- registrering. I rapporten Studiedeltagande-registrering är det inte möjligt att begränsa eller gruppera på finansieringsform.

Fråga 11 Hur hanteras historiken för HST-värdet i årsredovisningen, då beräkningssättet ändrats i nya Ladok? Dvs. ska HST-värdet i årsredovisningen för åren 2014-2017 ändras eller ska HST-utfallet för dessa år vara oförändrat? Svar

Fråga 12 När jag söker HPR i rapportgränssnittet i Ladoks uppföljningsdatabas med exakt samma sökkriterier men väljer olika grupperingar för resultatet så får jag olika värden. Borde inte totalsumman vara samma oavsett hur man väljer att resultatet grupperas? För en del resultatgrupperingar visas inte en rad för ”Ingår ej i vald gruppering”? Svar Beroende på hur du grupperar så blir resultatet olika. En student t.ex. kan ha registreringar/resultat på flera kurser inom utsökningsintervallet du valt och kommer då med flera gånger.

3. Fler frågor?

Tack för idag!