Bokslutsinformation m.m. Årsbokslut 2018 Välkommen!

Dagens agenda (tiderna är preliminära) 13:00-13:30 Kaffe 13:30-13:35 Inledning 13.35-13:45 Tertial 2 - Riksrevisionens granskning - Intern uppföljning 13:45-14.45 Årsbokslut 2018 14:45-14:55 Info – budget 2019 14:55-15:25 Inför 2019 - E-faktura, SFI, Raindance m.m. 15:25:15:30 Ekonomiprojektet - status Pia och Aldona välkomnar och går igenom agendan Bokslutsinformation Årsbokslut 2018

Tertial 2 – Riksrevisionens granskning Stort tack till alla för T2 Checklistor med underlag! Granskning avseende: Externa projekt Löner Regler för attest och utanordning Anläggningsredovisning Aldona inleder Bokslutsinformation Årsbokslut 2018

SU tertial 2 – intern uppföljning Utfall jan-aug 2018 = underskott 51 mnkr (jmf -8 mnkr 2017) Men… jämför inte, pga. ändrade periodiseringsrutiner. Prognosen pekar på underproduktion motsvarande 45 mnkr (av tilldelat takbelopp på 1 739 mnkr) Endast 22 mnkr i sparade prestationer, resten återbetalas Prognos för det ekonomiska utfallet helår = underskott 70 mnkr (jmf -46 mnkr 2017 Helena

Bokslut – planering Bokslutskalendern Behörigheter Bokslutskalendern inför årets bokslut kommer att finnas på webben. Tänk på att de datum som anges är sista möjliga dag för att lämna in uppgifter, underlag eller göra bokningar. Vi förbehåller oss möjligheten till eventuella ändringar som meddelas via raindansare@su.se. Behörigheter Regler för attest och utanordning ska följas. Bokföringsordrar ska vara undertecknade av behörig person, underlag som styrker bokningarna ska alltid bifogas. Planering är A och O Avstämningar och eventuella korrigeringar ska göras löpande under året och inte minst inför årsbokslutet. Aldona inleder Bokslutsinformation Årsbokslut 2018

Bokslut - avstämningar Avstämningar under året underlättar bokslutsarbete Oidentifierade medel, konto 2651 Personförskott, konto 157* Depositioner, konto 2632 Kontantkassor, konto 1575 Avstämning projekt (felkontering enhet, kostnadsbärare, mm) Aldona Bokslutsinformation Årsbokslut 2018

Periodisering av intäkter och kostnader Periodisering innebär att intäkter och kostnader fördelas till de perioder de hör till. Endast de intäkter och kostnader som tillhör det innevarande året ska påverka resultatet. Bokförda intäkter och kostnader som inte hör till 2018 ska därför periodiseras och bokföras som tillgångar respektive skulder i årsbokslutet. Intäkter och kostnader som avser 2018 men som ännu inte är bokförda (kundfakturan ska skickas i januari, leverantörsfakturan har inte kommit än) ska också periodiseras. Beloppsgräns för periodisering är fakturabelopp > 50 000 kr (exkl. moms). Lathunden Periodisering hittas på webben under Ekonomi/Ekonomihandboken: http://www.su.se/medarbetare/ekonomi/ekonomihandboken/lathundar-och-mallar 2018 eller 2019?? Bokslutsinformation Årsbokslut 2018

Periodisering - Excel-mall på hemsidan Samla era periodiseringar i Excel-mallen som finns att hämta under: Medarbetare/Ekonomi/Ekonomihandboken/Lathundar och mallar Flik 1 i mallen visar exempel på hur mallen ska fyllas i i de vita fälten. Under flik 2 ska ni skrolla ner till Kvartal 4 och fyll i på samma sätt som exemplen. Skicka in mallen via serviceportalen/Fråga till EA och välj/ange: Aktivitet = Redovisning Specifikation = Övriga redovisningsfrågor Ärendets rubrik = Periodisering Bokslutsinformation Årsbokslut 2018

Periodisering – exempel Leverantörsfaktura konterat på konto 5728, gäller tolv månader EA periodiserar 181231 och vänder per 1:a varje månad t o m oktober. Kundfaktura konterat på konto 3312, gäller tre månader EA periodiserar 181231 och vänder per 1:a varje månad t o m mars. Bokslutsinformation Årsbokslut 2018

Anläggningstillgångar Underlag till omföringar av anläggningstillgångar på projekt ska lämnas senast fredagen den 7/12-2018 till Ekonomiavdelningen. Anläggningar tagna i bruk ska vara definitivsatta (DEF-satta) per 31/12-2018. Anskaffningsdatum = datum då anläggningen tas i bruk. Kontroll av pågående anläggningar (konto 1270, 1271) ska göras av samtliga institutioner. Om en anläggning inte är DEF-satt ska en förklaring ges på blanketten ”Pågående anläggningstillgångar”, blanketten ska lämnas senast den 4/1-2019 till Ekonomiavdelningen. Exempel pågående anläggningstillgång: om anläggningstillgången ingår i en större enhet och inte kan tas i bruk förrän hela anläggningen är på plats. Inga DEF-sättningar av anläggningstillgångar under vecka 1 och vecka 2 (perioden 2019-01-01 t.o.m. 2019-01-11). OBS!! Bokslutsinformation Årsbokslut 2018

Uppföljning externfinansierade projekt (T3) Enligt ESV:s föreskrifter till FÅB, 4 kap. 2§ så får upplupna bidragsintäkter endast redovisas i de fall skriftligt avtal föreligger. Om inte regeringen har föreskrivit något annat, ska avgifter beräknas så att de helt täcker verksamhetens kostnader (full kostnadstäckning) enligt Avgiftsförordningen 5§. Projekthandläggarna på Ekonomiavdelningen ansvarar för att samtliga avstämningsunderlag för externa projekt med saldo i balansräkningen finns samlade på Ekonomiavdelningen inför revisionen. Bokslutsinformation Årsbokslut 2018

Uppföljning externfinansierade projekt (T3) Fordringar En fordran innebär att projektet har haft högre kostnader än de inbetalningar som kommit universitetet tillhanda per den 31 december. Bidragsprojekt (konto 16311-16327) Fordran på bidragsgivaren. Uppdragsprojekt (konto 1676-1677) Fordran betraktas som en upplupen intäkt. Institutioner/motsvarande ska intyga att dessa fordringar kommer täckas av ytterligare inbetalningar enligt kontrakt/avtal. I de fall myndighetskapital finns på projektet finns även det med i en egen kolumn. Bokslutsinformation Årsbokslut 2018

Uppföljning externfinansierade projekt (T3) Skulder En skuld innebär att projektet har haft lägre kostnader än de inbetalningar som kommit universitetet tillhanda per den 31 december. Bidragsprojekt (konto 2501-25123) Skulden betraktas som oförbrukade bidrag (förskottsinbetalning). Uppdragsprojekt (konto 2774-2775) Skulden betraktas som en förutbetald intäkt. Institutioner/motsvarande ska intyga att skulden kommer att förbrukas enligt kontrakt/avtal. I de fall myndighetskapital finns på projektet finns även det med i en egen kolumn. Bokslutsinformation Årsbokslut 2018

Projekt – inför bokslutet Anslagsfördelning internprojekt ska vara Ekonomiavdelningen tillhanda senast 3/1-2019. Externfinansierade projekt (uppdrag och bidrag) samt projekt för miljöövervakning, som har status 1 kommer att balanseras vid bokslutet. Här är det även viktigt att Ekonomiavdelningen får in förlängningar på projekt som har ett dispositions/slutdatum 181231 eller tidigare om dessa ska vara pågående. Externfinansierade projekt som har status 2 kommer att resultatföras i samband med bokslutet. Internprojekt kommer att resultatföras i bokslutet. Bokslutsinformation Årsbokslut 2018

Projekt, tidpunkter Löpande arbete: Åtgärda projekt med felkonteringar utifrån projektupplägget. Inför bokslutet: 27/12-2018 Underskrivna bokföringsordrar avseende huvudprojekt/ underprojekt 2018 ska vara Ekonomiavdelningen senast tillhanda. 15/1-2019 Ekonomiavdelningen skickar ut checklista med underlag för intygande av fordringar och skulder > 500 000 kr som är bokförda på externfinansierade projekt. Vi kommer även att följa upp gamla projekt med dispositionsdatum/slutdatum 20171231. 30/1-2019 Sista dagen för institutioner/motsvarande att lämna checklista samt underlag för ovanstående projekt med underskrift av prefekt/motsvarande. Checklistan med underlag ska skickas via mail till en projekthandläggare för respektive fakultet/motsvarande. Bokslutsinformation Årsbokslut 2018

Avslut projekt Lathund för avslut av projekt finns på hemsidan. Workshop AVSLUT PROJEKT – 23/11, 26/11, 27/11 Bokslutsinformation Årsbokslut 2018

Viktiga datum Kontantinsättningar och servicebox senast 14/12-2018. Kundfakturor till andra statliga myndigheter senast 27/12-2018. Rekvisitioner från andra myndigheter Skickas till inskanningen och utanordnas senast den 20/12-2018. Rekvisitioner som kommer till institutionerna den 18/12 eller senare ska skickas till skanningen efter den 4/1-2019. Rekvisitioner till andra myndigheter Kan skickas som vanligt. OBS! Uppdragsprojekt – här gäller fakturering. Utbetalningar – sista utbetalning för året sker den 27/12-2018. Bokningar av institutionerna klara senast 4/1-2019. Bokslutsinformation Årsbokslut 2018

Brytdagen leverantörsfakturor 4/1 2019 Brytdagen för leverantörsfakturor som inskannas i Raindance Portalen t o m 4/1-2019 kl 18:00 bokförs per den 2018-12-31. 7/1 2019 Leverantörsfakturor skannas in i Raindance Portalen fr o m 7/1 på vanligt sätt. 8/1 2019 Samtliga preliminära leverantörsfakturor med fakturadatum 1812xx ska vara konterade, attesterade och utanordnade senast kl 12:00. Perioden december 2018 stängs i Portalen. 8/1 – 15/1 2019 Leverantörsfakturor med fakturadatum 1812xx, där leverans av tjänst/vara sker 2019, ska periodiseras. Leverantörsfakturor med fakturadatum 1901xx, där leverans av tjänst/vara skett 2018, ska periodiseras. Bokslutsinformation Årsbokslut 2018

I väntan på kreditering/tvist Flytta fram leverantörsfakturans förfallodatum till 31/3-2019. Markera fakturan som ”under utredning” i Portalen: Markera även i ”Pennan”, ange anledning till utredning Bokslutsinformation Årsbokslut 2018

Lönesektionen Viktiga datum att komma ihåg: 4/12-2018 Sista dag för att lämna underlag i pappersformat till lönesektionen Sista dag även att lämna friskvårdskvitton för 2018 11/12-2018 Sista dag för inregistrering och attestering i Primula webb 13/12-2018 Lönekörning 21/12-2018 Löneutbetalning 21/12-2018 Bokföring av löner och semesterlöneskuld är klar 3/1-2019 Sista dag för inregistrering av lönekostnader avseende 2018 i Primula Bokslutsinformation Årsbokslut 2018

Lönesektionen Övrig information: Lönerevisionen Reseförskott Redovisa och stäm av senast 11 december Rutinbeskrivningar Semesterlöneskuld Delpension Lönerevisionen är inte definitivt klar men blir med största sannolikhet utbetald med decemberlönen. För anställda som under sista kvartalet varit konterade på nu stängda projektnummer ändrar man lönekontering i primula från 1 första oktober (OBS ! Ang ej retroaktiv rättning, rutan omföring ska inte fyllas i). Redovisa, stäm av och i förekommande fall återbetala reseförskott innan decemberlönen bokförs dvs. senast den 11 december. Bokslutsinformation Årsbokslut 2018 Ekonomidagen oktober 2015

Bokslutsarbete på Redovisningssektionen 8 – 16/1 2019 8-9/1 Leverantörsfakturor status PREL (ej under utredning) Avstämningar och bokslutskontroller 9-10/1 Ombokning UG5807/FU5807 – institutionerna enligt mailutskick Avskrivningar, moms 10-16/1 Bokslut (avräkningar, projektperiodiseringar, mm) 16/1 Inrapportering till statsredovisningen Hermes (ESV) Realekonomiska fördelningen kvartal 4 2018 till Hermes (ESV) Betalningsavstämning kvartal 4 2018 till Hermes (ESV) Förberedelser noter, finansiella delar, mm till årsredovisningen 17 – 24/1 2019 Motpartsavstämning i Hermes gentemot andra myndigheter 24 – 31/1 2019 Resultatbokningar Bokslutsbilagor IB-körningar Bokslutsinformation Årsbokslut 2018

Bokslut – granskning och rapportering 4/2-2019 Riksrevisionen – revision av bokslutet 2018 15/2-2019 Rapportering av utfall enligt särskild dokumentation 18/2-2019 Styrelsemöte 22/2-2019 Årsredovisningen ska lämnas till utbildningsdepartementet, ESV, Riksrevisionen m fl. Årsredovisning 2018 Bokslutsinformation Årsbokslut 2018

Realistisk budgetering Kvalificerad ”gissning” Kända värden (ej samma som beslutat/signerat) Titta på tidigare år! Gäller förstås samtliga intäkter och kostnader troliga

Information om: Budget 2019 i Mercur Budgetperioden öppnade: 1/11-2018 Budgetperioden stänger: 4/3-2019 Importer Löneuppgifter baserad på lönenivå och kontering hämtad från oktoberlön. Avskrivningar simuleras enligt innehåll i anläggningsregistret per 31/10. Import av hyreskostnader 2019 Registrering av procentsatser Löneavgifter registreras i Mercur i mitten av december. Institutionerna beräknar UGA/FUF procentsatser och meddelar dessa till Fakultetscontrollerna. Registrering i Mercur kring 13/12 samt möjlig revidering i månadsskiftet januari/februari 2019. Bokslutsinformation Årsbokslut 2018

Information om: Utbildningar i Mercur Utbildningskalendarium och anmälningslänkar publiceras på universitetets webbplats https://www.su.se/medarbetare/ekonomi/budget-uppf%C3%B6ljning/kalender-och-kurser-1.3319 Anmälan sker endast via anmälningstjänsten simplesignup. Är kursen fullbokad? Anmäl dig som reserv. https://simplesignup.se/private_event/139279/20ed3abba6 Bokslutsinformation Årsbokslut 2018

SFI – Stöldbegärliga tillgångar 2019-01-01 Stockholms universitet är enligt Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring skyldig att i ett inventarieregister registrera de tillgångar som bedöms vara stöldbegärliga, men som inte ska redovisas som anläggningstillgångar. Anskaffningar som normalt kostnadsförs i kontogrupp 561* (korttidsinvesteringar), kontogrupp 563* (kontorsmaterial) och kontogrupp 564*-569* (förbrukningsmaterial) kan vara stöldbegärliga. Till exempel: Bärbara datorer (ej tillbehör såsom skärm, tangentbord, mm) Smartphones Surf- och läsplattor AV-utrustning Möbler och inventarier (design) Konst Konteras i Portalen på konto 1278, därmed skapas en preliminär anläggning i anläggnings-registret. Ska DEF-sättas under samma månad, därvid kostnaden bokförs på kostnadskontot och konto 1278 nollställs. Bokslutsinformation Årsbokslut 2018

Riktlinjer vid inköp av inventarier av mindre värde eller livslängd Ekonomiavdelningen har arbetat fram ett underlag till beslut om riktlinjer vid inköp av tillgångar av mindre värde och/eller en ekonomisk livslängd understigande 3 år. Stockholms universitet definierar tillgångar som anläggningstillgångar när tillgången har en livslängd om minst 3 år och som minst uppgår till 25 000 kr. Även större anskaffningar av likartade tillgångar eller tillgångar som har ett naturligt samband i verksamheten och där den enskilda tillgångens värde inte uppgår till 25 000 kr kan klassas som anläggningstillgång. Anskaffningskostnaden behöver inte fördelas över de perioder som tillgången används då tillgången har en beräknad ekonomisk livslängd som är mindre än 3 år och/eller tillgången är av mindre värde. I så fall kostnadsförs tillgången direkt och konteras i kontogrupp 56**. Tillgångar som har en ekonomisk livslängd överstigande 1 år men mindre än 3 år och som har ett värde över 500 EURO klassas som korttidsinvesteringar. Dessa bokförs i kontogrupp 561* korttidsinvesteringar. Bokslutsinformation Årsbokslut 2018

Kontoplanen Kontoplanen kommer att uppdateras inför 2019-01-01 Ny rubrik kontoklass 56 – Inköp av varor Kontogrupp 561 – korttidsinvesteringar (ej anläggningstillgångar) Kontogrupp 562 – tryckning, böcker, publikationer och pappersvaror Kontogrupp 563 – kontorsmaterial, exklusive papper, och kontorsmaskiner upp till och med 500 € (ej korttidsinvesteringar) Kontogrupp 564 – datortillbehör upp till och med 500 € (ej korttidsinvesteringar) Kontogrupp 565 – övriga varor SU-butiken, internhandel, endast intern motpart (9***) Kontogrupp 566 – laboratorieutrustning upp till och med 500 € (ej korttidsinvesteringar) Kontogrupp 567 – fordonskostnader upp till och med 500 € (ej korttidsinvesteringar) Kontogrupp 569 – övriga varor upp till och med 500 € (ej korttidsinvesteringar) Kontoändringar: Utrustning till studentbostäder konto 569* (tidigare 5614) Nättjänster konto 5725 (tidigare 56103) Service- och underhållsavtal datorer konto 5727 (nytt) Periodiseringar datatjänster konto 5729 (nytt) Bokslutsinformation Årsbokslut 2018

Ny lag 2019 gällande e-faktura Fr o m 1 april 2019, alla inköp ska faktureras elektroniskt. Gäller alla fakturor som en leverantör utfärdar till följd av offentlig upphandling, inklusive direktupphandling. Lagen gäller inte befintliga avtal som ingåtts före den 1 april 2019. Bokslutsinformation Årsbokslut 2018

Ny lag 2019 gällande e-faktura Filmklipp: Ny lag e-faktura (DIGG) https://www.digg.se/nationella-digitala-tjanster/e-handel-och-e-faktura/obligatorisk-e-faktura-till-offentlig-sektor/sa-forbereder-du-dig Filmklipp: Vinsten med E-Handel (SFTI) http://www.sfti.se/tjanster/nyheter/nyhetsarkiv/fastodforattokaeraebestallningar.3536.html Bokslutsinformation Årsbokslut 2018

När leverantör vill skicka e-faktura Leverantörsinformation på hemsidan https://www.su.se/om-oss/fakta/leverant%C3%B6rsinformation/faktura-betalningar-och-e-handel-1.392240 Ifylles av leverantören Bokslutsinformation Årsbokslut 2018

Stiftelse- och Donationsförvaltningen Stockholms universitet förvaltar donerade medel för finansiering av forskning och utbildning vid universitetet i enlighet med av donatorer angivna villkor. Denna placeringspolicy avser donationer som utgör stiftelser med anknuten förvaltning till Stockholms universitet enligt stiftelselagen (1994:1220). Ekonomiavdelningen planerar att lägga över hanteringen av stiftelse- och donationsförvaltningen till SEB banken fr o m 1/1-2019. Kontaktperson Bertil George. Bokslutsinformation Årsbokslut 2018

Ekonomisystemet från systemförvaltarperspektivet Bokslutsinformation Årsbokslut 2018

AI – Raindance arbetar och vi tittar på? FRAMTID NUTID Bokslutsinformation Årsbokslut 2018

Källa: Göran Lindsjö, AI-Rådgivare AI – Bildigenkänning Källa: Göran Lindsjö, AI-Rådgivare Bokslutsinformation Årsbokslut 2018

Listan ”raindansare@su.se” Bokslutsinformation Årsbokslut 2018

Inventering av behörigheter Lista från Raindance med attest-och utanordningsberättigade Kom ihåg prefektens underskrift Bokslutsinformation Årsbokslut 2018

Hur bra är ditt l##senord`? Lorrie Cranor ”Lösenordmatta” (security blanket) Bokslutsinformation Årsbokslut 2018

Tack för idag! Bokslutsinformation Årsbokslut 2018