Manuell fakturering Version: 2010-10-25

Kännetecken Processen startar med att ett behov av manuell fakturering uppstår och avslutas med att fakturan når rätt mottagare. Registrering direkt i Webbfaktura är huvudregel eftersom man då nyttjar Webbfaktura på bästa sätt (mallar som går att återanvända, elektronisk attest via koppling till Gasells behörighetsregister etc.). I dagsläget finns två spår; huvudspåret där registrering sker direkt i Webbfaktura och ett sidospår där attesterat pappersunderlag utgör underlag för registrering i Webbfaktura. Många sällananvändare är involverade i processen, varför detta tillvägagångssätt för närvarande ses som tillfredsställande. För sällananvändare är det ofta ett problem med lösenordet till Webbfaktura. Stadens fastställda tidplan ska följas vid all fakturering. Behovet av manuell fakturering bedöms kvarstå även på sikt inom staden.

Manuell fakturering 1. Behov av manuell fakturering 4. Registrera WF 5. Godkänna WF 6. Attestera WF 2. Upprätta komplett underlag (spår 2)* Papper 3. Attestera underlag (spår 2)* Papper 8a) Överföring från FUPPS till GKR. Fa nr skapas 7. Överföra till FUPPS. Ref nr skapas WF 9. Fakturautskrift & -utskick till kund 10. Numrera & arkivera underlag Papper 11. Länk-avstämning Horisonten 12. Faktura når rätt mottagare 8b) Fakturajournal till HN Gem skapas *) Spår 2 ska enbart tillämpas av sällananvändare WF=Webbfaktura 3

Kommentarer till processen 2: Komplett underlag innebär: - Rätt blankett - Obligatoriska (=*) uppgifter ifyllda, helst maskinellt i tillämpliga delar - Konterad samt eventuell periodisering - Justeringar ska signeras och dateras (använd inte Tippex, ursprunglig information ska framgå) - Underlag som styrker faktureringen ska i vissa fall bifogas 3/6: Kontroll görs att underlaget är fullständigt. 4/5: Automatiska kontroller bland annat mot Horisontens begreppsspecifikation och ev. indatakontroller. 5: I den mån det finns pappersunderlag ska kontroll ske att underlag stämmer mot vad som registrerats i Webbfaktura. 5/6: För god intern kontroll ska momenten utföras av två olika personer. Webbfaktura ska ställas in så att en person inte både kan godkänna och attestera samma fakturaunderlag. 6: Automatisk kontroll mot attestbehörigheter i Gasell. 6: Formell attest enligt huvudspåret. I det fall pappersunderlag ligger till grund för registreringen i Webbfaktura sker den formella attesten i moment 3. Aktivitet 6 kan i detta fall utföras av annan person som är behörig att attestera enligt Gasells behörighetsregister. 7: Överföringsmomentet får anpassas till de förutsättningar som finns ute på respektive förvaltning (t.ex. om det sker gruppvis eller totalt). 7: I samband med överföring kontrolleras fakturans kontering, periodisering och momssats. Kommuninterna fakturor efter visst datum (tidplan) bör beaktas speciellt. Momentet är att likställa med formell utanordning. 7: I överföringslogg kontrolleras och åtgärdas eventuella poster med felsignal. Eventuell avvikelse meddelas den som gör länkavstämningen. Kontroll ska också ske att det inte ligger kvar fakturaunderlag som har status G eller A och som ska hanteras. 7: Vid överföring till Fupps erhåller fakturaunderlaget status klarmarkerad med automatik. 10: Fakturajournal från HN Gem skrivs ut (frivilligt, alternativt åsätts referensnummer på respektive underlag) och sätts framför de eventuella pappersunderlag som finns. I fakturajournalen som är i referensnummerordning framgår både referensnummer och fakturanummer. 11: Länkavstämningen utförs enligt dokumenterad process. Kreditering/delkreditering följer samma process (utgår som regel från befintligt fakturanummer). Delkreditering är huvudregel i de fall man ej behöver skicka ut en ny faktura.

Rekommendationer All manuell fakturering ska styras mot huvudspåret. Spår 2 ska enbart nyttjas i undantagsfall. Det vore bra att definiera vad som avses med sällananvändare för att få en samordnad bild. Personer som har en återkommande månatlig fakturering ska som regel tillämpa huvudspåret, oavsett antal fakturor. Grundutbildning för användare i Webbfaktura behövs. För att uppnå en effektivare process krävs att verksamheten får en förståelse för att huvudspåret leder till en bättre helhet. Befintlig användarmanual för Webbfaktura behöver uppdateras. Samlingsfakturering ska eftersträvas vid kundfakturor på mindre belopp (rekommenderas på belopp understigande 100 kr). Logg över förändrade kunduppgifter håller på att tas fram inom staden. Vi rekommenderar att det bör ses över hur loggen ska användas på bästa sätt för att undvika att kunduppgifter ändras på ett felaktigt sätt (intern kontroll). Vi rekommenderar att ett helhetsgrepp tas kring strukturen vid upplägg av ny kund. I dagsläget förekommer att samma kund läggs upp flera gånger. Möjlighet finns att lägga in tidplanen för fakturering på startsidan i Webbfaktura.