Välkommen till Inköp Gävleborg Maria Larsson & Henrik Thuresson Inköp Gävleborg, en del av kommunen, förhandlar och tecknar ca 400 avtal varje år. Avtalen gäller allt ifrån kontorsmaterial, konsulter och livsmedel till snöröjning, fordon och fastighetstjänster. Den totala inköpsvolymen i Gävleborg är ca 4 miljarder kronor/år. Dessa avtal ger en besparing på runt 20% i jämförelse med inköp som sker utan förhandlat avtal. => Besparing på 400-800 miljoner kronor per år - från ett gott samarbete mellan kommunen/bolagen och Inköp Gävleborg.

INKÖP GÄVLEBORG… …ägs och är verksamma i 9 kommuner i Gävleborgs län samt Älvkarleby kommun. …har cirka 30 anställda utspridda på fyra orter. …består av fyra kategoriteam uppbyggda utifrån kompetens och erfarenhet från många olika branscher.

ANSVAR & ROLLER Kommunen Inköp Gävleborg Kommunen ansvarar för vilka krav som ska ställas i upphandlingen samt att ta reda på vilka behov av varan/tjänsten som finns hos beställande verksamheter. Inför varje upphandling tillsätts därför en referensgrupp med representanter från kommunen som tillsammans med upphandlaren tar fram en kravspecifikation. Inköp Gävleborg är projektledare för varje upphandling och har kunskap om vilka lagar och regler som gäller. Tillsammans med kommunernas representanter tar upphandlaren fram underlag för upphandlingen, annonserar, utvärderar och ser till att avtal tecknas.

LAGAR ATT FÖRHÅLLA SIG TILL Kommunallagen Förvaltningslagen Tryckfrihetsförordning Lag om offentlig upphandling Lagen om valfrihetssystem Offentlighets- och sekretesslag Avtalslag Köplag

UPPHANDLINGSLAGARNA LOU: Lagen om offentlig upphandling klassisk sektor LUF: Lagen om offentlig upphandling försörjningssektorn LOV: Lagen om valfrihetssystem LUK: Lagen om upphandling av koncessioner Syfte Fri rörelse av varor och tjänster inom EU Gynna konkurrens och öppenhet Säkra effektivt nyttjande av skattemedel

” VARFÖR FÅR JAG INTE HANDLA VAR JAG VILL? Alla offentliga myndigheter måste rätta sig efter Lagen om Offentlig Upphandling, LOU. Lagen finns till för att främja den fria konkurrensen, det vill säga att alla företag ska ha möjlighet att konkurrera om de offentliga affärerna på samma villkor, något som gynnar såväl beställare som leverantörer. Om alla beställare får handla var de vill är risken stor att vissa leverantörer premieras på grund av personliga relationer eller erfarenheter. Avtalen skapar också stora besparingar av våra gemensamma skattemedel varje år.

DE FEM GRUNDLÄGGANDE PRINCIPERNA I OFFENTLIG UPPHANDLING Likabehandling Icke diskriminering Proportionalitet Transparens (öppenhet) Ömsesidigt erkännande

DE FEM GRUNDLÄGGANDE PRINCIPERNA I OFFENTLIG UPPHANDLING TRANSPARANS (ÖPPENHET) ÖMSESIDIGT ERKÄNNANDE PROPORTIONALITET LIKABEHANDLING ICKE DISKRIMENERING Alla leverantörer behandlas lika och ges samma förutsättningar Få samma information samtidigt Samma regler ska gälla för alla ”Anbud öppnas eftersom och vi utvärderar någon gång i juli”

DE FEM GRUNDLÄGGANDE PRINCIPERNA I OFFENTLIG UPPHANDLING TRANSPARANS (ÖPPENHET) ÖMSESIDIGT ERKÄNNANDE PROPORTIONALITET LIKABEHANDLING ICKE DISKRIMENERING Det är förbjudet att direkt eller indirekt diskriminera leverantörer. Den upphandlande myndigheten får exempelvis inte favorisera svenska eller lokala företag. ”Företaget skall finnas i Gävle” ”Tjänsten skall utföras i beställarens lokaler i Gävle” ”Resekostnader skall ingå i lämnat pris”

DE FEM GRUNDLÄGGANDE PRINCIPERNA I OFFENTLIG UPPHANDLING TRANSPARANS (ÖPPENHET) ÖMSESIDIGT ERKÄNNANDE PROPORTIONALITET LIKABEHANDLING ICKE DISKRIMENERING Ställda krav måste ha naturligt samband och stå i rimlig proportion till det som upphandlas. ”Busschauffören skall förutom körkort ha truckutbildning, ekonomexamen och vara leg psykolog” ”Kontorsmaterialet skall kunna levereras inom 20 minuter” ”SOS-samtal skall besvaras inom max 8 sekunder”

DE FEM GRUNDLÄGGANDE PRINCIPERNA I OFFENTLIG UPPHANDLING TRANSPARANS (ÖPPENHET) ÖMSESIDIGT ERKÄNNANDE PROPORTIONALITET LIKABEHANDLING ICKE DISKRIMENERING Upphandlingen skall kännetecknas av förutsebarhet och öppenhet. Samma förutsättningar för alla ”Utvärdering av anbud sker utifrån beställarens känsla och kunskap” ”Utvärdering sker genom lägst pris”

DE FEM GRUNDLÄGGANDE PRINCIPERNA I OFFENTLIG UPPHANDLING TRANSPARANS (ÖPPENHET) ÖMSESIDIGT ERKÄNNANDE PROPORTIONALITET LIKABEHANDLING ICKE DISKRIMENERING Dokument utfärdade av godkända/likvärdiga instanser inom EU’s medlemsländer måste accepteras ”Lastbilschauffören skall ha svenskt körkort” ”Toalettpapperet skall vara Svanenmärkt eller motsvarande miljömärkning”

DET INTE FINNS ETT AVTAL? DIREKTUPPHANDLING Då du ska göra inköp av varor eller tjänster till din verksamhet ska du alltid börja med att ställa dig frågan... VAD GÖR JAG NÄR DET INTE FINNS ETT AVTAL? FINNS REDAN ETT AVTAL? …finns inget avtal är det värdet av inköpet som avgör hur du ska gå till väga… JA! Beställ från avtalet NEJ! Kontakta kommunens inköpsorganisation Under 25000 sek/år Över 25000 sek/år Över 100 000 sek/år Över 586 907 sek/år

UPPHANDLINGSPROCESSEN Förberedelser Annonsering Utvärdering av anbud Tilldelningsbeslut Under avtalstiden

FÖRBEREDELSER Referensgrupp Leverantörsdialog UTVÄRDERING AV ANBUD FÖRBEREDELSER TILLDELNINGSBESLUT UNDER AVTALSTIDEN ANNONSERING Referensgrupp Leverantörsdialog Framtagande av upphandlingsunderlag

ANNONSERING Annonseringstid regleras i LOU Frågor och svar UTVÄRDERING AV ANBUD FÖRBEREDELSER TILLDELNINGSBESLUT UNDER AVTALSTIDEN ANNONSERING Annonseringstid regleras i LOU Frågor och svar Kompletteringar av FFU Hur mycket får vi prata? Förfarande Annonseringstid Upphandlingens värde Direktupphandling (riktad) Skälig tid Under 100 000 SEK Direktupphandling (annons) 100 000 - 586 907 SEK Förenklat förfarande Mer än 10 dagar Under 2 MSEK Öppet förfarande 30-35 dagar Över 2 MSEK Nya LOU ner till 30 dagar för öppet som minimi upp till 40

UTVÄRDERING AV ANBUD Öppning Kvalificering Prövning av skallkrav FÖRBEREDELSER TILLDELNINGSBESLUT UNDER AVTALSTIDEN ANNONSERING Öppning Kvalificering Prövning av skallkrav Utvärdering

TILLDELNINGSBESLUT Redovisning av utvärdering Avtalsspärr UTVÄRDERING AV ANBUD FÖRBEREDELSER TILLDELNINGSBESLUT UNDER AVTALSTIDEN ANNONSERING Redovisning av utvärdering Avtalsspärr Avtalstecknande

UNDER AVTALSTIDEN Avtal Avropsnycklar Avrop/Leverans Förlängning UTVÄRDERING AV ANBUD FÖRBEREDELSER TILLDELNINGSBESLUT UNDER AVTALSTIDEN ANNONSERING Avtal Avropsnycklar Avrop/Leverans Förlängning Prisreglering Uppföljning Statistik Avtalstrohet Övergång till Fia och att hitta upphandlingarna och att lämna anbud. Praktiskt titta på det vi lärt oss och lämna in ett anbud.

Kom ihåg att det verkliga priset inte är det som står på prislappen! I priset måste man också räkna in: Arbetstid – vilken tid har jag och andra lagt ned för att få varan? Restid dvs. bränslekostnad m.m. Administration – t.ex. ersättning för egna utlägg Alternativa arbetsuppgifter – kunde jag ha lagt tid på något annat istället? Ett avtal kan innebära att vissa varor är dyrare och andra billigare, men att det totalt sett ändå blir ett lägre pris.

”Billiga” handdukar - ett exempel Hos Lågprisvaruhuset AB Handduk: 10 kr Reskostnad till butik: 25 kr Arbetstid (lön för 2 pers. 1 h): 650 kr Administration (ersättn. för egna utlägg): 100 kr ________________________________ Summa 1 handduk 785 kr Summa 10 handdukar 875 kr Hos Avtalsleverantören AB Handduk: 2 kr Leverans till dörr: 0 kr enl. avtal Arbetstid: 50 kr Administration (ersättn. för egna utlägg): 0 kr _______________________________ Summa 1 handduk 52 kr Summa 10 handdukar 70 kr

VAR HITTAR JAG AKTUELLA AVTAL? www.inkopgavleborg.se/Beställare

Brottsbalken 17 och 20 kap. – du är personligt ansvarig MUTOR OCH BESTICKNING Brottsbalken 17 och 20 kap. – du är personligt ansvarig

VART VÄNDER JAG MIG OM JAG HAR FRÅGOR? I första hand alltid till Ljusdals kommuns inköpsorganisation. Tom, Anders, Malin eller Henrik www.inkopgavleborg.se Kundtjänst    E-post: info@inkopgavleborg.se Telefon: 010-471 30 01 Öppettider: Vardagar kl.9-12