Xxx skolans/universitetsförvaltningens miljöledningssystem Möte ÅÅMMDD Ledningens genomgång Xxx skolans/universitetsförvaltningens miljöledningssystem Möte ÅÅMMDD

1. Val av justerare Instruktion: Val av justerare (gäller mötets protokoll).

1. Inledning och syftet med mötet Syftet med mötet är att Följa upp arbetet med åtgärder inför omcertifieringen. Resultatet från omvärlds- och intressentanalysen. Följa upp hållbarhetsmålen och handlingsprogrammen för 2017. Besluta om hållbarhetsmål och handlingsprogram för 2018. Följa upp efterlevnad av bindande krav. Följa upp hantering av avvikelser och förbättringsförslag.

Ledarskap och åtagande Omvärldsfaktorer, intressenters krav och förväntningar Ledarskap och åtagande Vision, hållbarhetspolicy, roller, ansvar och befogenheter Förbättra Planera Genomför Följ upp Overall Objectives Planera Risker och möjligheter Betydande miljöaspekter Bindande krav Mål och åtgärder Förbättringar Avvikelse och Korrigerande åtgärder Ständig förbättring Mission or Camp life-cycle Utvärdering miljöprestanda Övervakning Mätning Utvärdering Intern miljörevision Ledningens genomgång Stöd och verksamhet Resurser Kompetens och medvetenhet Kommunikation Dokumentation Verksamhetsprocesser When you have implemented the EMS in the organization according to plan-do check and act, you fulfill the requirements of best practice and you will continually contribute to a better environment While EMS implementation will vary depending on the nature of activity, the needs and the sector that an organization belongs to, the overall operating principle follows a ‘plan-do-check-act (PDCA) cycle’. PLAN: The planning stage is used to identify environmental issues and assess their significance in relation to a particular location and type of operation as well as any applicable legislation. This is achieved by conducting an environmental review. An organization then develops a policy by which it demonstrates its commitment to pro-actively address identified issues by setting overall environmental objectives and targets. DO: During the implementation stage, adequate and dedicated resources with specific responsibilities are assigned; communication, documentation and operational procedures established, and training provided in order to meet set objectives and targets successfully. CHECK: Following the implementation of the EMS-related actions, it is necessary to verify whether planned actions and activities have taken place in an expected manner, and carry out appropriate corrective action if they have not. This is carried out during the checking stage of the EMS cycle. ACT: During the final stage of the EMS cycle, the management meets and reviews whether an organization is delivering its overall policy objectives; whether specific EMS objectives and targets are being met; what are the reasons, if any, for not meeting objectives and targets, and whether corrective actions are being conducted with the overall aim to ensure continual improvement.

2. Föregående möte och uppföljning av tidigare beslutade åtgärder Instruktion: Gå igenom vilka beslut som är genomförda respektive inte genomförda och om det finns förslag på beslut avseende nya åtgärder. Om nya beslut fattas bestäm vem som är ansvarig, åtgärd och när det senast ska vara genomfört. Åtgärd Status Kommentar

2. Slutsats och förslag till beslut Slutsats: Förslag till beslut:

3. Status avseende handlingsplan för åtgärder inför omcertifieringen Ange om följande aktiviteter går enligt plan eller inte: Omvärlds- och intressentanalys, inklusive risker och möjligheter. Lagrevision Uppdatering av rutiner mallar och intranätsidor, Avvikelser och förbättringsförslag från intern miljörevision 2017 (se särskild punkt på dagordningen) Genomförd uppföljning av hållbarhetsmål och handlingsprogram 2017 Genomgång av hållbarhetsmål och indikatorer och VP-planering 2018 Hållbar utveckling i skolans utvecklingsplan Ledningens genomgång Program inför omcertifieringen Underlag: Revisionsrapport intern miljörevision samt avvikelserapporter

3. Slutsats och förslag till beslut Slutsats: Förslag till beslut:

4. Resultatet från omvärlds- och intressentanalys (inklusive risker och möjligheter) Instruktion: Sammanfatta resultatet från workshopen genom att ange de omgivande nyckelfaktorer och nyckelintressenter som påverkar arbetet med att nå hållbarhetsmålen och de möjligheter och risker som identifierats. Instruktion: Besluta om vilka åtgärder som ska vidtas för att hantera uppkomna risker och möjligheter. Beskriv vem som är ansvarig, i vilka dokument som åtgärderna ska tas om hand och när den ska vara senast genomförd. Uppföljning kommer att ske vid nästa interna miljörevision hösten 2018. Underlag: Frågor och svar liksom klagomål från externa intressenter

4. Omgivande nyckelfaktorer och nyckel-intressenter Instruktion: Sammanfatta resultatet från workshopen genom att ange de omgivande nyckelfaktorer och nyckelintressenter som påverkar arbetet med att nå hållbarhetsmålen och de möjligheter och risker som identifierats. Nyckelfaktorer Omvärld/intressent Risker/ möjligheter Åtgärder Ansvarig, Dokument

4. Slutsats och förslag till beslut Slutsats: Förslag till beslut:

5. Uppföljning av hållbarhetsmålen och handlingsprogrammen för 2017 Instruktioner: Redovisa uppföljningen av de hållbarhetsmål som ni arbetet med under 2017. Utgå från om de aktiviteter som finns i handlingsprogrammen genomförts eller inte, under 2017. Använd de indikatorer som ni valt för att mäta och följa upp era hållbarhetsmål. Besluta om behov av åtgärder, vem som är ansvarig och datum för när det senast ska vara genomfört. Underlag: statistik

5. Uppföljning av hållbarhetsmålen 2017 Instruktion: Använd de indikatorer som ni valt för att mäta och följa upp era hålbarhetsmål. Bedöm om målet är uppnått, delvis uppnått, målet inte är uppnått eller kommer att uppnås till år 2020. Hållbarhetsmål Inte uppnått Delvis uppnått Uppnått eller uppnås fram till 2020 Utbildning Forskning Samverkan Upphandling/inköp Tjänsteresor

5. Slutsats och förslag till beslut Slutsats: Förslag till beslut:

6. Hållbarhetsmål och handlingsprogram för 2018 Instruktioner: Besluta om hållbarhetsmålen för 2018 och de handlingsprogram innehållande de aktiviteter som ska genomföras under 2018. För samtliga skolor är det obligatoriskt att arbete med hållbarhetsmålet som rör utbildning, forskning och tjänsteresor. För hållbarhetsmålet för forskning ska det för första gången upprättas handlingsprogram för 2018. Under denna punkt tar ni upp den plan som beskriver hur ni arbetar med samtliga hållbarhetsmål fram till 2020. Planen ska beskriva vilka mål som är pågående, påbörjas eller är avslutas senast 2020. . Underlag: statistik

6. Slutsats och förslag till beslut Slutsats: Förslag till beslut:

7. Efterlevnad av bindande krav Instruktioner: Sammanfatta lagefterlevnaden utifrån den lagrevision som är genomförd. Bedöm om lagefterlevnanden är god eller om åtgärder behöver vidtas. Om åtgärder behöver vidtas för att förbättra lagefterlevnaden så ska det dokumenteras i form av avvikelser och förbättringsförslag. Efterlevanden av författningar och andra krav är basen i miljöledningssystemet och hållbarhetsmål kan därmed inte upprättas för att förbättra lagefterlevnaden. Underlag: statistik

7. Slutsats och förslag till beslut Slutsats: Förslag till beslut:

8. Uppföljning av avvikelser och förbättringsförslag Instruktion: Sammanfatta status avseende avvikelser och förbättringsförslag som är pågående i verksamheten. Dessa omfattas de som kommit från den interna miljörevisionen och de som är ett led i ert pågående förbättringsarbete. Instruktion: Besluta om åtgärder avseende de avvikelser och förbättringsförslag som inte stängts. Underlag: Frågor och svar liksom klagomål från externa intressenter

8. Slutsats och förslag till beslut Slutsats: Förslag till beslut:

9. Nästa möte för ledningens uppföljning och mötet avslutas Instruktioner: Avsluta mötet och tacka för allas medverkan. Bestäm datum för ledningens uppföljning i början av december månad 2018. Bestäm datum för när mötesanteckningar från dagens möte skickas ut för synpunkter.