Tillväxtverkets mellanarkiv Pontus Värmhed, verksarkivarie, Louise Hansare, ArkivIT 2017-11-23

Sammanfattning Vad är e-arkiv? Varför behöver man ett e-arkiv? Tillväxtverkets mellanarkiv E-arkiv och införandeprojekt med piloter Vad kan Nyps-organisationerna förvänta sig?

Tillväxtverkets definition av e-arkiv E-arkivet utgör ett system för långsiktigt bevarande av elektronisk information. Väsentliga aspekter av e-arkivet är att handlingarna lagras på ett sätt som gör dem oberoende av det system som de är skapade i och att handlingarna är sökbara i e-arkivsystemet. Tillväxtverkets definition av e-arkiv

Varför behöver man ett e-arkiv? Arkivlagen allmänna handlingar för rättskipning, förvaltningen, forskning Digital information Många format som kan bli omoderna

Tillväxtverkets mellanarkiv Skillnad gentemot Statens servicecenter Endast Nyps och Nyps 2020 för övriga myndigheter. Tillväxtverkets mellanarkiv Ett IT-system installerat hos Tillväxtverket (dvs ej moln) Tillväxtverkets allmänna ärenden från flera verksamhetssystem E-arkivering av stödärenden Tillväxtverkets egna stödärenden Andra myndigheters stödärenden Som en förlängning av förvaltningsuppdraget av Nyps/Nyps 2020 Tillväxtverket ska vara central systemförvaltare

Tillväxtverkets mellanarkiv Arkivbildare - informationsägare Verksamhetssystem Nyps FGS Verksamhetssystem Nyps 2020 Tillväxtverkets mellanarkiv (e-arkiv) Riksarkivets slutarkiv (e-arkiv) FGS FGS Bättre kontroll Konverteringar till arkivbeständiga format, dessa bestäms av RA, Arkivmyndighet = ansvarar för slutarkivering Tillväxtverkets IT-system för allmänna handlingar t.ex. Public 360. FGS FGS – Förvaltningsgemensam specifikation Riksarkivets krav på metadata för märkning och paketering av information.

Varför behövs ett speciellt e-arkiv för stödärenden? Stödärenden är komplexa Dvs. omfattar många beslut, utbetalningar osv. Tillväxtverket tar hand om det här och säkrar informationen

E-arkiv och införandeprojekt med piloter Integrerad sökning Integrerad sökning Integrerad sökning Nyps Nyps 2020 Public 360 Diabas Avställt system Integration Överföring Testöverföring av ca 300 ärenden med dokument Testöverföring av ca 10 ärenden med dokument Testöverföring av ca 10 ärenden med dokument E-arkiv Sökning via admin-gränssnitt Ev sökning via publik portal (bör-krav)

Tidplan September Oktober November December Q1/Q2 E-arkivprojektet: Överlämning till vår upphandlingskonsult Start införandeprojekt Beslut om avrop Avrop Tilldelning Tillväxtverket: Verksamhetsplanering

Vad kan Nypsorganisationerna förvänta sig? Tillväxtverket har för avsikt att lösa Nypsorganisationernas arkivering av stödärenden. Vad kan Nypsorganisationerna förvänta sig?

Frågor och kontakt Frågor? Kontakt Louise Hansare, louise.hansare@tillvaxtverket.se Pontus Värmhed, pontus.varmhed@tillvaxtverket.se