Universitetsgemensam förvaltningsmodell 2016-02-21 IT-avdelningen, Stockholms universitet

Syfte Förvaltningsmodellens syfte är att: säkerställa att IT-stöd ger avsedd nytta i verksamheten erhålla styrbarhet där många organisatoriska parter är inblandade tydliggöra roller och ansvar.

Vad är systemförvaltning? Fyra huvudaktiviteter: Förvaltningsstyrning Användarstöd Ändringshantering Daglig IT-drift och underhåll Förvaltningsstyrning - Avser åtgärder för att styra och förbättra förvaltningsverksamhet i syfte att uppnå överenskomna mål för förvaltningsobjekt. Exempelvis: prioritera ärenden, besluta om förvaltningsplan, planera och fördela arbetsuppgifter i förvaltningsorganisationen. Användarstöd - Avser såväl reaktiva som proaktiva åtgärder i syfte att stödja användare och öka deras kunskap om förvaltningsobjekt. Exempelvis: besvara frågor och ta emot felanmälan från användare, utbilda användargrupper. Ändringshantering - Avser åtgärder i syfte att hantera förbättringsåtgärder och ändringar som initieras i förvaltningsobjekt och dess omvärld. Exempelvis: genomföra kostnads/intäktsanalys för ändringar, genomföra och testa ändringar, releaseplanera. Daglig IT-drift och underhåll - Avser åtgärder för kontinuerlig hantering av teknisk infrastruktur och IT-komponenter i syfte att göra dem tillgängliga för användare. Exempelvis: felsöka, ta backup och övervaka.

Förvaltningsverksamhet Objektverksamhet är en generisk benämning på vilken verksamhet som helst, medan IT-verksamhet ofta delas in i tre huvudområden; utveckling, förvaltning och drift. Förvaltningsverksamhet betraktas som en subverksamhet till objekt- och IT-verksamhet. Aktörer i den verksamhetsnära förvaltningen (B) fokuserar på processer, informationsmodeller och regelverk samt agerar kravställare till den IT-nära förvaltningen. Den IT-nära förvaltningen (D) fokuserar på IT-systemen samt kravställer och koordinerar interna och externa IT leverantörer. Objektverksamhet=den verksamhet som ska stödjas av IT, t ex utbildning, forskning, studieadministration eller personaladministration.

Förvaltningsobjekt Förvaltningsobjekt består av verksamhetskomponenter och IT-komponenter. Exempel på verksamhets- komponenter: Processer, metoder, rutiner, användningsfall, begrepps- och informationsmodeller, mallar, formulär, utbildningsmaterial, lathundar, instruktioner, kontinuitetsplan, katastrofplan eller behörighetsstrukturer. Exempel på IT-komponenter: IT-system, applikationer, IT-tjänster, stödsystem och databaser med tillhörande dokumentation. Exempel på verksamhetskomponenter är verksamhetsprocesser (vilka även kan uppträda i form av metoder, rutiner, användningsfall eller funktioner). Det kan också vara begrepps- och informationsmodeller, mallar och formulär, kunskapsstöd (t ex utbildningsmaterial, lathundar eller instruktioner) eller säkerhetsnivåer. Säkerhetsnivåer kan till exempel vara kontinuitetsplan, katastrofplan eller behörighetsstrukturer. Exempel på IT-komponenter är IT-system, applikationer, IT-tjänster, stödsystem och databaser med tillhörande dokumentation.

Styrbar förvaltning Strategisk plan Objektfamilj A Objektfamilj B Innehåll 1 Inledning 1.1 Dokumentets syfte och målgrupp 1.2 Giltighetstid 1.3 Definitioner 2 Objektfamiljen, övergripande beskrivning 2.1 Syftet med objektfamiljen 2.2 Beskrivning av uppdraget 3 Strategiska utmaningar 3.1 SWOT 3.2 Verksamhetsmål 3.3 Yttre påverkansfaktorer 3.4 Förändringar i objektfamiljen 4 Strategisk plan 4.1 Mål och visioner 5 Finansiering Objektfamilj A Objektfamilj B Förvaltnings-objekt 1 Förvaltnings-objekt 2 Förvaltnings-objekt 3 Förvaltnings-objekt 4 Förvaltningsplan 1. Inledning 1.1. Syfte och målgrupp 1.2. Förvaltningsperiod 2. Förvaltningsobjektet 2.1. Objektsverksamhet 2.2. Förvaltningsprodukter 2.4. Systemavgränsningar 2.3. Närliggande förvaltningsobjekt 2.5. Objektets speciella förutsättningar 3. Förvaltningsverksamhetens aktiviteter 4. Mål och budget 4.1. Förutsättningar 4.1.1. Övergripande mål och inriktning 4.1.2. Lagar och förordningar 4.1.4. Påverkansfaktorer 4.1.3. Problem och behov 4.1.5. Planerade projekt 4.1.6. Regelbundna uppgraderingar och driftsättningar 4.2.1. Långsiktiga mål 4.2. Mål 4.2.2. Mål för förvaltningsperioden Förvaltningsstyrning Användarstöd Daglig IT-drift och underhåll Ändringshantering 4.3. Budget 4.3.1. Kostnader 4.3.2. Intäkter/Finansiering 5. Förvaltningsorganisation 5.1. Bemannad förvaltningsorganisation 5.1.1. Beslutsforum 5.1.2. Arbetsforum FOA – FörvaltningsObjektsArkitektur – Den övergripande kartan över objektverksamheten och hur den är indelad i objektfamiljer som i sin tur består av förvaltningsobjekt. Objektfamiljernas styrgrupper har ett strategiskt och långsiktigt perspektiv. För objektfamiljer görs 3-åriga strategiska planer. Objektens styrgrupper har ett kortare perspektiv. For förvaltningsobjekt görs 1-åriga förvaltningsplaner. Förvaltningsobjekt innehåller förvaltningsprodukter som är det som förvaltas. Förvaltningsprodukter utgörs av verksamhets- och IT-komponenter Förvaltnings-produkter Förvaltnings-produkter Förvaltnings-produkter Förvaltnings-produkter Förvaltnings-produkter Förvaltnings-produkter Förvaltnings-produkter Förvaltnings-produkter Förvaltnings-produkter Förvaltnings-produkter Förvaltnings-produkter Förvaltnings-produkter Förvaltnings-produkter Förvaltnings-produkter Förvaltnings-produkter Förvaltnings-produkter

Strategisk plan och förvaltningsplan Beskrivning av objektfamiljen ingående objekt syfte med objektfamiljen beskrivning av uppdraget Strategiska utmaningar Mål och visioner Budget Förvaltningsplan Beskrivning av förvaltningsobjektet övergripande syfte med objektet ingående verksamhets- och IT-komponenter avgränsningar och relationer till andra objekt och projekt Mål och delmål problem och behov planerade förvaltningsaktiviteter Budget uppskattningar av tid och eventuella andra kostnader totala summan utgör förvaltningsobjektets budget Beskrivning av den bemannade förvaltningsorganisationen

Förvaltningsobjektsarkitektur (FOA) Objektfamiljen Forskningsstöd finns inte ännu men diskussioner förs om att etablera en sådan objektfamilj. Fastreg och Tentamenstjänsten använder sig av förvaltningsmodellen och är organiserade på ett sätt som liknar förvaltningsobjekten men finansieras och styrs inte av en objektägare i verksamheten. De har i stället en styrgrupp utsedd av IT-avdelningen.

Principskiss IT-strategisk styrgrupp Områdes-över-gripande rådet Rektor Eskalering Eskalering Förvalt-nings-chef Chef Planering och lednings-stöd IT-strategisk styrgrupp Behovs-prioritering & beslut IT-Sam-ordnings-gruppen Behovs-koordinering & förankring Förankring Rektors-råd Beslutsmandat & behov Koordinerade behov Chef IT-stab IT-chef Underlag Besluts- mandat Beredningsgrupp Samman-ställning Den IT-strategiska styrgruppen är forum för övergripande prioritering och planering av projekt- och förvaltningsportföljerna och bemannas av förvaltningschef (ordförande), chefen för Avdelningen för planering och ledningsstöd, chefen för IT-avdelningen, chefen för IT-staben, portföljkoordinatorn, samt rektorsrådet för samverkan och IT. IT-samordningsgruppen ansvarar för att säkerställa kärnverksamhetens inflytande över prioritering och leverans av IT och att tillsammans med universitetsförvaltningen se till att de resurser som satsas på IT används på bästa sätt. IT-samordningsgruppen leds av rektorsrådet för samverkan och IT och bemannas av representanter som utses av respektive område. Beredningsgruppen sammanställer underlag till IT-strategisk styrgrupp och består av chefen för IT-avdelningen, chefen för IT-staben, portföljkoordinatorn samt ytterligare personer vid behov. Underlag Universitetsförvaltning Krav och behov av universitetsgemensam IT Finansiella resurser IT-avdelning Personella resurser Akademi Krav och behov av universitetsgemensam IT per område

Objektfamiljstyrgrupp Objektfamiljstyrgruppen har ett långsiktigt perspektiv och ansvarar för objektfamiljens strategiska plan. Deltagare: Objektägare för varje ingående objekt Objektägare IT för varje ingående objekt Representanter från IT-samordningsgruppen Föredragande: Förvaltningsledare Förvaltningsledare IT Objektfamiljstyrgruppen beslutar om: Frågor som berör objektfamiljen, exempelvis etablering av nya objekt inom objektfamiljen Prioritering av resurser mellan objekt inom objektfamiljen Förvaltningsplaner för objekt inom familjen Initiering av projekt inom objektfamiljens verksamhetsområde Eskalering av frågor till IT-strategisk styrgrupp

Styrning av förvaltningsobjekt Gemensam styrning Verksamheten IT-avdelningen BUDGETNIVÅ Objektägare Objektstyrgrupp Objektägare IT BESLUTSNIVÅ Förvaltnings-ledare Förvaltnings-ledare IT Förvaltningsledning OPERATIV NIVÅ Arbetsgrupper, t ex beredningsgrupper, utredningsprojekt Systemspecialist IT-specialist Användarstöd

Budgetnivå Objektägare Objektstyrgrupp Objektägare IT Objektägaren har det övergripande ansvaret för det verksamhetsnära förvaltningsarbetet inom objektet. Huvudsakliga arbetsuppgifter och ansvarsområden: Ansvara för att verksamheten erhåller behovsanpassade förvaltningsprodukter Ansvara för att objektet följer gällande lagar och interna styrdokument Ansvara för att objektet har en aktuell förvaltningsplan Ansvara för att förvaltningsorganisationens effektivitet utvärderas periodiskt Ansvara för att nödvändiga avtal tecknas för verksamhetsnära förvaltning Fastställa förvaltningsplanen tillsammans med objektägare IT Bemanna rollen förvaltningsledare Säkerställa att det finns ekonomiska medel för att realisera verksamheten för objektet Säkerställa att det finns tillräckliga personella resurser för att realisera verksamhetsnära förvaltningsverksamheten för objektet Vara ordförande vid styrgruppsmöten Säkerställa att relevanta styrdokument kommer till  förvaltningsledares och objektägare ITs kännedom

Budgetnivå Objektägare IT Objektstyrgrupp Objektägare IT Objektägare IT har det övergripande ansvaret för det IT-nära förvaltningsarbetet inom objektet. Huvudsakliga arbetsuppgifter och ansvarsområden: Ansvara för att verksamhetens behov av IT-stöd tillgodoses Ansvara för att IT-stödet följer gällande lagar och förordningar Ansvara för att nödvändiga avtal tecknas för IT-nära förvaltning Fastställa förvaltningsplanen tillsammans med objektägare Bemanna rollen förvaltningsledare IT Säkerställa med portföljkoordinator att det finns tillräckliga personella resurser för att realisera IT-nära förvaltningsverksamheten för objektet Delta vid styrgruppsmöten Säkerställa att relevanta styrdokument kommer till förvaltningsledare IT s kännedom

Budgetnivå Objektstyrgrupp Objektägare Objektstyrgrupp Objektägare IT Deltagare: Objektägare (ordförande) Objektägare IT Föredragande: Förvaltningsledare Förvaltningsledare IT Objektstyrgruppen beslutar om: Frågor som berör objektet Inför förvaltningsåret (förvaltningsplan): Budget Prioritering av resurser inom objektet Under innevarande förvaltningsår (revision av förvaltningsplan): Omprioritering av budget inom beslutade budgetramar Omprioritering av tillgängliga resurser inom objektet Omprioritering av vidareutveckling inom objektet

Beslutsnivå Förvaltningsledare Förvaltnings-ledning Förvaltningsledare Förvaltningsledare IT Leder förvaltningsarbetet inom förvaltningsobjekt och säkerställer att målen i förvaltningsplanen nås samt att förvaltningsprodukter ger avsedd nytta i objektsverksamheten. Huvudsakliga arbetsuppgifter och ansvarsområden: Ansvara för att verkställa förvaltningsplanens mål inom givna ramar på ett kostnadseffektivt sätt Ansvara för att godkänna leveranser från IT-parter Ansvara för kommunikation och marknadsföring om objektet till användare/verksamheten Befogenhet att avropa mot ingångna avtal Befogenhet att initiera uppdrag utifrån gällande förvaltningsplan Identifiera och formulera behov av rollen tjänsteansvarig samt roller på operativ nivå Utarbeta förvaltningsplan tillsammans med förvaltningsledare IT Kontinuerligt rapportera status, avvikelser och uppföljning av kostnader till objektägare och styrgrupp Prioritera, besluta, planera, genomföra och följa upp aktiviteter inom ramen för förvaltningsplanen Beskriva och sammanställa krav Säkerställa att kontinuerliga acceptanstester genomförs Resursplanera på verksamhetssidan på detaljerad nivå samt samordna, leda, motivera och engagera verksamhetsresurser Leda förvaltningsledningsmöten Ställa krav på andra objekt och projekt ur ett förvaltningsperspektiv Omvärldsbevaka ur ett verksamhetsperspektiv

Beslutsnivå Förvaltningsledare IT Förvaltnings-ledning Förvaltningsledare Förvaltningsledare IT Leder det IT-nära förvaltningsarbetet inom förvaltningsobjekt och säkerställer att målen i förvaltningsplanen nås genom leveranser i tid, med rätt kvalitet och till rätt kostnad. Huvudsakliga arbetsuppgifter och ansvarsområden: Ansvara för att verkställa förvaltningsplanens IT-relaterade mål inom givna ramar på ett kostnadseffektivt sätt Ansvara för att IT-stöden är tillgängliga för verksamheten enligt överenskommen nivå Ansvara för att tekniska samband fungerar tillfredsställande Befogenhet att avropa mot ingångna avtal Befogenhet att initiera uppdrag utifrån gällande förvaltningsplan Identifiera och formulera behov av rollen tjänsteansvarig IT samt roller på operativ nivå Utarbeta förvaltningsplan tillsammans med förvaltningsledare Kontinuerligt rapportera status, avvikelser och uppföljning av kostnader till förvaltningsledare, objektägare IT och styrgrupp Prioritera, planera, genomföra och följa upp IT-aktiviteter inom ramen för förvaltningsplanen Resursplanera på IT-sidan på detaljerad nivå samt samordna, leda, motivera och engagera IT-resurser Delta vid förvaltningsledningsmöten Ställa krav på andra objekt och projekt ur ett förvaltningsperspektiv Omvärldsbevaka ur ett tekniskt perspektiv

Beslutsnivå Förvaltningsledning Förvaltningsledare Förvaltningsledare IT Deltagare: Förvaltningsledare (ordförande) Förvaltningsledare IT Roller på operativ nivå vid behov Förvaltningsledningsgruppens arbetsuppgifter: Besluta om prioritering och planering inom ramen för förvaltningsplan Ta fram förslag till förvaltningsplan och revisioner av förvaltningsplan Ta fram beslutsunderlag för objektstyrgrupp Följa upp utfall mot förvaltningsplanen

Operativ nivå Systemspecialist Arbetsgrupper, t ex beredningsgrupper, utredningsprojekt Systemspecialist IT-specialist Systemspecialisten utgör förvaltningsorganisationens kontaktyta för användarna av IT-stöden. Rollen har till uppdrag att vidareutveckla verksamheten kring objektet med hjälp av IT-stöd. Exempel på arbetsuppgifter: Utföra förvaltningsaktiviteter på uppdrag av FL Fånga och formulera krav på IT-stöd ur ett verksamhetsperspektiv Arbeta med användbarheten ur ett användarperspektiv Skriva och uppdatera användarmanualer

Operativ nivå IT-specialist Arbetsgrupper, t ex beredningsgrupper, utredningsprojekt IT-specialist Systemspecialist IT-specialist är den övergripande benämningen på någon som arbetar med objektet ur ett tekniskt perspektiv, t.ex. kravhantering, interaktionsdesign, testledning, teknisk dokumentation, drift och systemutveckling. Exempel på arbetsuppgifter: Utföra förvaltningsaktiviteter på uppdrag av FL-IT Stödja FL/FL-IT vid förstudier, utformning av kravspecifikationer och definition av effektmål Tillse att driften av objektet sker enligt SLA/förvaltningsplan/överenskommelser. Skapa och utföra system- och integrationstester Programmera (nyutveckling och vidareutveckling) baserat på definierade riktlinjer Utföra felsökning och felrättning

Årsplan för förvaltningsstyrning Början av december Årsplan kommande år Skriva årsrapport 31 jan (senast) Rapport föredragen för styrgruppen 15 nov (senast) Planer fastställda av styrgrupper Ev. justera planen Början av mars Sammanfattning föregående år Ev reviderad årsplan 15 okt Preliminär plan finns samtliga objekts förvaltningsplaner sammanställs Ta fram preliminär förvaltnings-plan för nästa år. Mitten av september Ev reviderad plan för hösten Skriva statusrapport 15 juni (senast) Rapport föredragen för styrgruppen