Strategi för Bästa Heby - en handledning Bästa Heby är ett utvecklingsarbete i Heby kommun med syfte att utveckla och säkerställa god kvalitet inom kommunen. Arbetet startade under våren 2014. En strategi är framtagen av en utvecklingsgrupp med representanter från samtliga förvaltningar i kommunen. Strategin är beslutad att gälla av kommunchefens ledningsgrupp. Arbetet med kvalitetsutveckling pågår redan inom kommunen men att intensifieras och struktureras med Bästa Heby för att bli mer systematiskt. En medvetenhet finns samtidigt att utvecklingsarbetet aldrig kommer att ta slut utan ständigt behöver pågå. Vi kan alltid bli bättre! Varje förvaltning ansvarar precis som tidigare för kvalitetsarbetet inom sina respektive ansvarsområden.

Bästa Heby Samarbete mellan alla förvaltningar. Vision och kvalitetspolicyn utgångspunkt. Bästa Heby är ett samarbete mellan alla förvaltningar i kommunen. Kommunchefen är ytterst ansvarig för arbetet och Åsa Nylander är processledare. Styrgrupp är kommunchefens ledningsgrupp. Däri sitter bl a förvaltningscheferna, ekonomi- och personalchef. Det finns också en utvecklingsgrupp för Bästa Heby med representanter från alla förvaltningar. Däri sitter Lise-Lotte Hjalmar(buf), Åsa Johansson (vof), Jan-Erik Grattback (sbf), Emma Burstedt (sbf), Åsa Nylander (cf), Katarina Welin (cf) och Mats Jällrud (cf) Heby kommuns vision och kvalitetspolicy är utgångspunkt för allt arbete i Bästa Heby. Vision: ”Heby kommun – en växande landsbygdskommun med närhet, trygghet och livskvalitet.” Kvalitetspolicy beslutades av kommunfullmäktige i Heby hösten 2014. Den gäller för samtliga medarbetare, chefer och förtroendevalda i Heby kommun och är utgångspunkt för allt arbete som sker i kommunen. Den är också grunden för all styrning och uppföljning. Kvalitetspolicyn innehåller fem kvalitetskriterier.

Dessa kvalitetskriterier ska prägla kommunens hela verksamhet. Bemötande Delaktighet och inflytande Tillförlitlighet och kontinuitet Enkelhet Tillgänglighet Läs mer i power point-materialet Handledning till kvalitetspolicy.

Struktur och kultur För att lyckas med Bästa Heby, arbetar vi utifrån ett strukturellt och kulturellt perspektiv. Struktur Allt kvalitetsarbete ska följa en röd tråd i kommunen och vara en del av en helhet. Styrande dokument ska finnas för alla nödvändiga områden, vara kända av alla och följas. Styr- och uppföljningsprocessen ska vara känd av alla medarbetare, chefer, förtroendevalda och berörda tjänstemän. Kort och gott, det handlar om att ha ordning och reda! Det ska vara tydligt för alla vad som gäller. Vi behöver inte göra allt exakt lika men vi är alla en del av en helhet. Kultur Vi strävar efter att skapa en kvalitetskultur i kommunen där vi arbetar mot ständiga förbättringar. Vi har en kultur där vi alltid har fokus på brukarnas bästa. Kultur är något som skapas och som är t ex ”Så här gör vi här”, ”Det har vi alltid gjort”. Jobba aktivt med att få fart, stärka och lägga på bränsle på den positiva kulturen. Men också i vissa sammanhang arbeta aktivt för att ändra kulturen. Förslag på diskussionsfrågor Hur ser strukturen ut på er enhet? Vilken kultur har ni på er enhet?

Målbilder I Bästa Heby fokuserar vi på fyra målbilder som alla är beroende av varandra och tillsammans bildar en helhet Vem är vi till för? Stolta medarbetare och chefer – alla med tydliga uppdrag! Tydlig intern styrning och struktur! En förebild för andra! Detta är ett långsiktigt arbete och vi arbetar mot målbilderna med en sikt på 3-5 år. När vi lyckats med detta, kommer kvalitén i kommunens verksamheter bli ännu bättre.

Vem är vi till för? Denna målbild handlar om att hela tiden ha fokus på ”Den vi är till för”. Detta gäller oavsett vilken roll eller arbete man har i kommunen. En kommuns huvudsakliga uppgift är att erbjuda tjänster till medborgare och brukare i kommunen, utifrån gällande lagstiftning och politiska beslut. VAD som ska erbjudas är till stora delar reglerat. Förvaltningen behöver särskilt fokusera på HUR vi gör detta på bästa sätt. Det finns flera olika benämningar inom en kommun på ”Den vi är till för” till exempel elev, abonnent eller klient. Vi föreslår att verksamheterna fortsätter använda de begrepp som man är van vid och som bäst beskriver vem det handlar om. Det är självklart lika viktigt för de stödjande verksamheterna som för kärnverksamheten att jobba med kvalitetsarbetet utifrån perspektivet ”Vem är vi till för?”   Hur vet vi då om brukarna är nöjda med de tjänster som man får från de olika verksamheterna? Det finns flera olika metoder att mäta nöjdheten hos brukarna men det allra viktigaste är att göra det enkelt och fråga. I Bästa Heby kommer vi att jobba aktivt med att utveckla metoder för brukarundersökningar, analyser av undersökningarna och för hur resultatet sedan både ska kommuniceras och användas för att utveckla verksamheterna. Brukare ska också på ett enkelt sätt kunna framföra sina synpunkter till verksamheterna, både det som man tycker är bra och det man tycker är mindre bra. Utgångspunkten i arbetet är att vi vill att brukarna ska höra av sig. Vi marknadsför och uppmanar därför dessa att lämna synpunkter. Vi tar alla synpunkter på allvar, jobbar systematiskt med dessa och använder dem sedan för att förbättra verksamheterna. Förslag på diskussionsfrågor Vilka är ni till för? Hur vet ni om era brukare är nöjda? Vad gör ni om någon klagar på er verksamhet?

Stolta medarbetare och chefer – alla med tydliga uppdrag! Kvalitet skapas i de olika verksamheterna i kommunen, som alla är beroende av professionella medarbetare och chefer. Vår utgångspunkt för arbetet är att samtliga medarbetare och chefer vill göra ett bra jobb. Det är viktigt att vi skapar förutsättningar i kommunen för dem att kunna leverera tjänster av god kvalitet i enlighet med kvalitetspolicyn. Det är också viktigt att vi är tydliga med vilka krav vi ställer på våra medarbetare och chefer.   Genom stolta medarbetare och chefer, som trivs på sitt arbete, blir vi samtidigt en attraktiv arbetsgivare. På köpet blir vi också fler som har en positiv syn på Heby kommun. Vi strävar efter att medarbetare och chefer ska bli bärare av kvalitetsarbetet i kommunen. Vi arbetar också för att skapa en kultur inom alla verksamheter för ständiga förbättringar. Förslag på diskussionsfrågor Har ni förutsättningar på er enhet att utföra ett arbete med god kvalitet? Vet ni vilka krav som gäller för medarbetare och chefer? Arbetar ni systematiskt för att förbättra verksamheten? I så fall på vilket sätt?

Tydlig intern styrning och struktur! En kommun styrs genom lagstiftning, styrande dokument och andra politiska beslut. För att lyckas i ett kvalitetsarbete är det nödvändigt att styrkedjan är känd av alla och genomsyrar hela verksamheten. Kommunens vision och kvalitetspolicy ska löpa som en röd tråd genom hela styrprocessen och alla verksamheter. Den stora utmaningen är att få styrande dokument levande i verksamheterna. En tydlig struktur bidrar också till en bättre arbetsmiljö.   Samtliga verksamheter ska aktivt genomföra ett systematiskt kvalitetsarbete. Varje förvaltning ansvarar själv för hur man arbetar systematiskt med kvalitet. Samtidigt blir det något gemensamt för alla förvaltningar och det är viktigt att lära av varandra och lyfta fram när man lyckats extra bra i sitt kvalitetsarbete. Förslag på diskussionsfrågor Hur ser strukturen ut på er enhet? Var hittar ni till exempel styrande dokument och rutiner som rör er verksamhet?

En förebild för andra! Det finns 290 kommuner i Sverige och det finns mängder av nyckeltal som mäter verksamheterna i dessa kommuner. Det är därför viktigt att vi väljer ut ett antal nyckeltal som avspeglar kvaliteten i verksamheterna för att kunna jämföra oss med andra kommuner. Det är också viktigt att vi tittar på hur kvalitetsmåtten (till exempel nyckeltal) inom kommunen har utvecklats över tiden. Vi räknar också med att kommunens kvalitetsarbete kommer att avspegla sig i nyckeltalen. Att bli en förebild för andra är inte ett självändamål utan ett resultat av ett hårt arbete som vi sedan kan vara stolta över och visa upp. Vi tror ändå att vara en förebild fyller en funktion för att både lyckas och hålla fast i ett kvalitetsarbete.   Det är också viktigt att de olika verksamheterna inom kommun kan vara en förebild för varandra. Vi ska lyfta fram goda exempel och lära oss av varandra. Vi behöver också höja medvetenheten att alla anställda i kommunen, på olika sätt, är en förebild för andra – både som person och i sin profession. Förslag på diskussionsfrågor Hur arbetar ni med nyckeltal i er verksamhet? Vilka goda exempel finns det inom er verksamhet där ni kan vara en förebild för andra?

Allt sitter ihop! Heby kommun – en växande landsbygdskommun med närhet, trygghet och livskvalitet Kvalitetspolicy Bästa Hebys målbilder På denna bild ser ni hur kvalitetsarbetet sitter ihop i kommunen! När vi sedan arbetar med att utveckla kvaliteten så rör vi oss samtidigt inom de olika områden som alla är beroende av varandra. Allt beroende på situation, vem vi träffar och vilket arbete som vi ska utföra. Visionen är utgångspunkt för allt arbete i kommunen Vi behöver ständigt arbeta med de olika kvalitetskriterierna i kommunens alla verksamheter. Genom att fokusera på Bästa Hebys fyra målbilder i de olika verksamheterna förbättras kvaliteten.