Hur kan man jobba framgångsrikt och strategiskt med upphandling? Peter Nohrstedt, SKL Kommentus

Hållbar upphandling Hållbar upphandling syftar till att uppnå en balans mellan de tre dimensionerna för hållbar utveckling dvs. Ekonomiska faktorer - kostnaderna för produkter och tjänster under hela deras livscykel (inköp, underhåll, drift och end-of-life); Sociala faktorer - social rättvisa och rättvisa; säkerhet och trygghet; mänskliga rättigheter och anställningsvillkor; Miljöfaktorer - utsläpp till luft, mark och vatten, klimatförändringar, biologisk mångfald, naturresurser och vattenbrist. PN 9.00 – 9.40 Brist på definition gör att det är lätt att missuppfatta ordet hållbar upphandling då man kan lägga många aspekter i detta.

Nationella upphandlingsstrategin Som ett led i arbetet med att utveckla de offentliga upphandlingarna har regeringen 2016 tagit fram en nationell upphandlingsstrategi. Den innehåller tips och råd om hur upphandlande myndigheter och enheter kan arbeta för att utveckla sitt strategiska arbete med offentliga inköp. När det gäller Samhällsekonomisk hållbarhet så kan den identifieras i åtminstone mål 1, 2, 5, 6 och 7 (alla utom 3 och 4). Offentlig upphandling som strategiskt verktyg för en god affär Effektiva offentliga inköp En mångfald av leverantörer och en väl fungerande konkurrens En rättssäker offentlig upphandling En offentlig upphandling som främjar innovationer och alternativa lösningar En miljömässigt ansvarsfull upphandling Offentlig upphandling som bidrar till ett socialt hållbart samhälle Finns även tydligt stöd i LOU: Upphandlande myndigheter bör beakta miljöhänsyn och sociala hänsyn vid offentlig upphandling om upphandlingens art motiverar detta (dvs är enligt de grundläggande principerna, t ex rimligt och relevant, 1 kap. 9a§ Allmänna bestämmelser, Principer för offentlig upphandling)

Nollmätning Upphandlingschefernas självskattning från 1 till 5 av läget I den egna organisationen (totalnivå) I Upphandlingsmyndighetens Nollmätning 2016. Intressant: Mål 6 en miljömässigt ansvarsfullupphandling högst självskattning, kommit längst. mål 7 offentlig upphandling som bidrar till socialt hållbart samhälle längst kvar, kommit kortast 1 Offentlig upphandling som strategiskt verktyg för en god affär 2 Effektiva offentliga inköp 3 En mångfald av leverantörer och en väl fungerande konkurrens 4 En rättssäker offentlig upphandling 5 En offentlig upphandling som främjar innovationer och alternativa lösningar 6 En miljömässigt ansvarsfull upphandling 7 Offentlig upphandling som bidrar till ett socialt hållbart samhälle När det gäller Samhällsekonomisk hållbarhet så kan den identifieras i åtminstone mål 1, 2, 5 och 7.

Känner ni igen er i resultatet från nollmätningen? Är ni framgångsrika med er hållbara upphandling?

Upphandlingsreglerna – vad får man göra? Man får ställa krav på vad som ska upphandlas – stor frihet att bestämma vad man vill upphandla! Man får ställa krav på leverantören i form av krav på teknisk eller yrkesmässig kapacitet t ex miljöprestanda Man får ställa krav på tillverkningsprocess Man får ställa krav på miljöegenskaper på produkten Man får ställa krav på särskilda kontraktsvillkor Och man BÖR!! VPL 10.30 – 11.30 EXEMPEL: Ställa krav på leverantören i form av krav på teknisk eller yrkesmässig kapacitet t ex förmågan att minimera avfall, miljöprestanda Ställa krav på miljöegenskaper på produkten, varan eller tjänsten t ex ställa krav på tillverkningsprocess eller produktionsmetod – sociala liknande villkor kan inte gå in i teknisk kapacitet Använda tilldelningskriteriet ”det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet” – bedöma kvalitet, pris, tekniska fördelar, miljöegenskaper etc. Miljö- eller sociala krav som ställs som utvärderingskriterier, eller så kallade börkrav, fungerar som poängsättande kriterier Tilldelningskriterierna ska dock alltid vara kopplade till föremålet för upphandlingen Använda tilldelningskriterier som inte har direkt ekonomisk koppling, ex Concordia Bus-ärendet

Strategiska överväganden Vilka är vår organisations stora miljö- och sociala belastningar? Vilka produkter ska vi ställa miljö- och krav på? Köper vi mycket (kg eller kr)? Ger produkten/tjänsten upphov till stor miljö- och/eller social belastning? Skulle kraven kunna ge stor miljö- och social nytta?

Forts. strategiska överväganden Vilka krav ska vi ställa? Vilka miljö- och sociala problem vill vi angripa? Klimat, kemikalier, arbetstillfällen, arbetsvillkor? När ska vi ställa krav? Hur offensiva och teknikdrivande vill vi vara? Finns det ett motsattsförhållande mellan kvalitetskrav/kostnadskrav och miljö- och sociala krav? Hur ska kraven utvärderas och följas upp? Resurser? Hur kommer hållbarhetskompetensen in i inköpsprocessen?

Fråga – hur ser det ut i din organisation?

SKL Kommentus verksamhet

SKL Kommentus tillhör SKL Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) är en arbetsgivar- och intresseorganisation. Man driver sina medlemmars intressen och erbjuder dem stöd och service. Medlemmar i SKL är Sveriges 290 kommuner och 20 landsting inkl. regionerna Gotland, Halland, Skåne och Västra Götaland. SKL är en politiskt ledd organisation. Högsta beslutande organ är kongressen. KPA AB 40% SOS Alarm AB 50% Dagens Samhälle AB 100% Equalis AB 52% SKL Fastigheter och Service AB 100% SKL Kommentus AB 98% SKL International AB 100% SKL SKL Kapitalförvaltning AB 100% SKL Företag AB 100% DOTTERBOLAG INTRESSEBOLAG Det här är koncernen där SKL Kommentus ingår. Ägare är landets kommuner och landsting. Vi är en del av SKL Företag med sju hel- och delägda dotterbolag. • Dagens Samhälle ger ut tidningen med samma namn • Equalis arbetar med kvalitetssäkring och utbildning inom vården • SKL Fastigheter och Service äger och förvaltar bland annat fastigheten där SKL Kommentus finns • SKL International driver internationella projekt om bl.a. demokratisering • KPA är kommunernas och landstingens pensionsbolag • SOS Alarm är SOS-centralerna bakom larmnumret 112

SKL Kommentus erbjuder Ramavtal i eget namn eller som ombud Nationella och regionala ramavtal inom ett 60-tal olika ramavtalsområden Konsultverksamhet AffärsConcept – Upphandling – Utbildning – Upphandlingsrätt – Uppföljning – Utredning – Interim Media & HR Böcker, blanketter och HR-material för modernt ledarstöd SKL Kommentus erbjuder stöd på alla nivåer, från böcker och HR-stöd till konsultinsatser och ramavtal som är färdiga att avropas.

Hållbara affärer Egen hållbarhetsansvarig med ansvar för utveckling av hållbarhetsarbetet Hållbarhetsråd Ställer relevanta miljö- och hållbarhetskrav i ramavtalsupphandlingar Påbörjad systematisk uppföljning av miljö- och hållbarhetskraven under avtalstid Erbjuder utbildningar i hållbar upphandling Hjälper kunder att genomföra hållbara upphandlingar Allt tryckt material är miljömärkt Alla vill vi miljöns bästa, men hur många klarar på egen hand av att greppa över hela frågan? SKL Kommentus har egen expertis inom området och ställer för kundernas räkning relevanta miljö- och hållbarhetskrav i upphandlingarna. Vi ska bidra till ännu fler hållbara affärer.

Inköpscentral Inköpscentral Ramavtal Inköpscentralen har två roller. Vi ingår ramavtal som erbjuds andra upphandlande myndigheter och fungerar även som ombud vid offentliga upphandlingar. Verksamheten regleras i Lagen om offentlig upphandling, LOU.

SKL Kommentus Inköpscentral – färdiga ramavtal Erbjuder ramavtal i eget namn och ombudsavtal för kommuner, landsting/regioner och kommunala bolag Finns representerade med personal i Stockholm, Borås, Malmö och Mora Närmare 800 upphandlande myndigheter har idag rätten att tillämpa våra nationella ramavtal.

Våra affärsområden Fordon Energi Fastighet och teknik Vård och omsorg Bank och försäkring Utbildning och lärande IT och kommunikation Ledning och administration För närvarande är det här våra åtta största affärsområden, men det förändras över tiden med kundernas behov och önskemål.

Vårt erbjudande Vårt erbjudande: nationella och regionala ramavtal för kommuner, landsting och regioner med bolag Varor och tjänster från drygt 80 ramavtal, inom 60 ramavtalsområden och med 950 leverantörer

Ramavtal med extra kundnytta Affärs-nytta Samhälls- nytta Uppföljandekontroll Litteratur Läkemedel Läromedel Programvaror Fordon Kontorsvaror Stationstankning Vägsalt Pensioner Datorer Bemanning Bank Våra värdeord: Nyfikna, Schyssta, Vassa, Relevanta Långsiktigt hållbara varor och tjänster Admin. nytta Våra kärnvärden genomsyrar varje affär. Den tydligaste affärsnyttan är centrala rabatter för lokala leveranser. Stora volymer gör att vi kan ställa hårda miljökrav och på etiska och sociala förhållanden. Den administrativa nyttan är en upphandling istället för 200. Det avlastar domstolarna, det blir enklare att avropa tjänster och produkter och enklare för leverantörerna att offerera. Samhällsnyttan är mer välfärd för skattebetalarnas pengar. Tillsammans kan vi ställa krav och sätta standarder inom olika områden. Ett exempel är det nationella ramavtalet för vägsalt. Sverige har aldrig haft så god beredskap som idag.

Avropsberättigade Det är endast kommuner, landsting och dess bolag som kan avropa. Avropsberättigad blir en UM genom att betala en årlig serviceavgift till SKL Kommentus på 1000 kr. Som avropsberättigad har UM en möjlighet, men ingen skyldighet att nyttja avtalet. Det går ej att i efterhand bli avropsberättigad. Det är lika enkelt att anmäla sig som att avanmäla sig. Möjligt att avropa delar från ett ramavtal. Tänk efter före avstegsanmälan.

Exempel på ramavtal med miljöanpassade produkter Fordon Elbilar, hybrider, alternativbränslefordon Drivmedel – stationstankning och drivmedel i bulk HVO 100 (bulkavtal), RME, E85, möjlighet till 100% biogas (grön gasväxling) – ny upphandling på gång! Möbler Brett utbud av miljömärkta produkter på ramavtalet – ny upphandling på gång! Leksaker Krav ställda på kemiskt innehåll, varuprover analyserade 2015 Elenergi Möjlighet att välja el från förnybara energikällor eller Bra Miljöval/motsvarande Datorer Möjlighet att avropa miljömärkta datorer

Hållbarhetskollen Vad går det ut på? Tjänsten vänder sig till kommuner, kommunala bolag och regionförbund Samordnad uppföljning av: etiska och sociala krav djurskyddskrav – pilotprojekt 2017 kemikalieanalyser – under utredning 2017 Vad går det ut på? Vi planerar uppföljningen och hanterar avvikelserna i dialog med leverantören UM/UE tar del av resultatet och kan använda det i sin egen avtalsuppföljning med leverantören Uppföljning av etiska och sociala krav Kontroll av leverantörer via kontorsrevision och stickprovskontroll i tillverkningslandet Hanterar identifierade avvikelser i dialog med leverantören Revisionsrapporter görs tillgängliga för medlemmar Expertråd som beslutar om prioriterade riskområden och vilka revisioner som ska göras utifrån inkommen statistik från medlemmarna

Verktyg och stöd

Verktygslåda PN 15.00 – 15.20 Upphandlingsmyndigheten Standarder Upphandlingslagstiftningen, LOU LCC RFI/enkät Branschriktlinjer Miljömärkning Bonusincitament Egenkontroll / rapportering Branschriktlinjer Standarder Standarder LCC Miljömärkning Miljöledningssystem Extern hjälp Politiska beslut/ Miljöpolicy Upphandlingsmyndighetens upphandlingsverktyg Behovs- analys Marknads- analys Krav Produkt/tjänst Utvärderings- kriterier Särskilda kontrakts- villkor Kontroll/ uppföljning Krav Leverantör Före Under Efter PN 15.00 – 15.20 Upphandlingsmyndigheten Standarder Andras upphandlingar/erfarenheter Dialog mer marknaden

Stöd för hållbar upphandling Sedan 1 september 2015 har Upphandlingsmyndigheten tagit över Miljöstyrningsrådets arbete med hållbar upphandling. Finns f.n. på www.upphandlingsmyndigheten.se EU:s Miljödirektorat har miljökrav för drygt 20 produktområden. Finns på http://ec.europa.eu/environment/gpp Landstingens gemensamma samarbete: Socialt ansvarstagande i offentlig upphandling. Finns på http://www.hållbarupphandling.se SKI ramavtal Finns på https://www.sklkommentus.se/inkopscentral/ SKI:s system för uppföljandekontroller av sociala och etiska krav Finns på http://sklkommentus.se/inkopscentral/vart-arbetssatt/System-for-uppfoljandekontroll-av-etiska- och-sociala-krav/ VPL 15.00 – 15.20

Tack för uppmärksamheten! Kontakt Peter Nohrstedt peter.nohrstedt@sklkommentus.se