via ett Trackit-perspektiv?   Hur kan ett lärosätes förvaltning stödja utvecklingen av breddat deltagande via ett Trackit-perspektiv? Kristina Josefson Charlotte Kipowski

DET HÄR ÄR MALMÖ HÖGSKOLA Startade 1998 – av bland annat delar av Lunds universitet Fem flervetenskapliga fakulteter: Fakulteten för hälsa och samhälle Fakulteten för kultur och samhälle Fakulteten för lärande och samhälle Odontologiska fakulteten Fakulteten för teknik och samhälle

UKÄ nyckeltal Andel högskolenybörjare det senaste läsåret som kommer från en hemmiljö där minst en av föräldrarna har utbildning på högskolenivå ("minst treårig eftergymnasial utbildning" som hushålls- SUN, enligt FoB90). Uppgiften avser högskolenybörjare, exklusive inresande studenter, i åldrar upp till och med 34 år. Uppgiften avser andel i procent och redovisas om bortfallet < 30 procent. Förtydligande: År 2012, exempelvis, avser läsåret 2011/12.

Work in progress…. Bara ett par exempel av det nya Early alert Uppmuntra studenter att ta ut sin examen Vi tog inte kontakt med studenterna på det systematiska sättet före Trackit/Studenten i centrum

Early Alert: en följd av Trackit-projektet Ta fram ett system för att följa upp studenter som inte tar sina stipulerade poäng Det skulle vara ett enkelt system, tidigare försök hade stupat Ett litet team med kompetenser inom ladok, SILA, studievägledning och Systemutveckling arbetade med uppdraget att finna ett system för tidig uppföljning Syfte: Ta fram en metod för att uppmärksamma studenter som riskerar att inte klara sina studier på det stöd som finns för att t ex diskutera studieteknik, studieval, studieplanering eller t ex behov av ingång till Studenthälsan. Men också för att uppmärksamma utbildningsansvariga om att det kan finnas behov av förbättringar i utbildningen

Vi kom snabbt fram till att… Inget nytt system skulle byggas utan befintliga system skulle användas: Ladok och Sila Rapporter genereras i Sila som ger överblick över studenter utan studieresultat alternativt med endast underkända resultat per fakultet, institution, program eller kurs. Man skulle även kunna dyka ner och få uppgifter om vilka studenter det är som ingår i det val man har gjort samt kontaktuppgifter till dessa.

Early alert visar uppgifter om: Nybörjare på Malmö högskola Inom utbildning på grundnivå och förutbildning (basår) Både program och fristående kurser Studietakt 100% Studenter utan resultat eller endast underkända resultat. Avstämningstillfällen: 5 veckor efter terminsstart, 10 veckor efter terminsstart samt efter hel termin (tid för inrapportering tillkommer)

Prövade först genom pilot ht 2015 Pilot på Teknik och samhälle (TS) Av 478 studenter (antalet nybörjare på de utbildningar där något resultat var inrapporterat) kontaktades 67 studenter. Av dessa 67 studenter saknade 23 resultat, 44 hade endast underkända resultat Ett brev gick ut (med studievägledaren som avsändare) till dessa 67 studenter den 23 november. Studenten kunde svara till en särskild funktionsadress (möjliggöra uppföljning). Resultat: Det var inte många studenter som hörde av sig. Vid en analys av utskicket visade det sig att bara hälften hade öppnat mailet. Beslut: Att ringa upp de 67 studenterna och samtidigt fråga dem om hur de uppfattade utskicket (SYV- praktikanter)

Telefonintervju Kommer du ihåg att du har fått ett sådant mail? Hur upplever du att det fungerar att studera på din utbildning? Har du under din studietid kontaktat någon stödfunktion såsom, studievägledning, studenthälsa eller studieverkstad? Tycker du att det är bra att mail som detta skickas? Kan vi förändra mailet på något sätt? 41 personer svarade på intervjun. De flesta kom inte ihåg att de fått mailet (Bara 15 personer). Av de 30 som inte hade kontaktat någon stödfunktion uppgav 11 personer att de gärna ville göra det framöver. De flesta (33 personer) tyckte att det var bra att mailet skickades ut. Av de personer som upplevde att det ändå fungerade bra att studera på utbildningen, registrerade sig samtliga till studier terminen efter, av de som tyckte att det fungerade OK eller var tveksam registrerade sig 8 av 11 terminen efter.

Piloten gav mersmak! Hösten 2016 utökades Early alert till att innefatta förutom TS även Kultur och Samhälle (KS) och hälsa och Samhälle (HS). Bör så småningom utvidgas till att gälla samtliga fakulteter vid högskolan/universitetet för att säkerställa att alla studenter ges likvärdiga möjligheter och tillgång till stöd oavsett vid vilken fakultet de studerar Tillvägagångssättet var detsamma Denna gång urskildes 274 studenter ur en urvalsgrupp på 2318 personer (11,8% av populationen). Majoriteten av studenterna hade sett mailet men få hade läst det. Av de 274 studenter som fått utskicket svarade 170 på telefonintervjun. Denna gången ville vi urskilja minsta gemensamma nämnaren till bristande studieresultat. Fyra övergripande orsaksområden kunde urskiljas.

Orsaksområden Introduktion till akademiska studier Studiesocial miljö Information Externa faktorer och felval Utifrån resultatet kan åtgärder göras och sedan följas upp genom en kontinuerlig Early Alert- uppföljning med intervjuer.

Slutsatser kring Early Alert Något examinerande moment måste ha ägt rum på kursen före avstämningsdatum Resultat (betyg på provtillfälle) måste vara inlagt i ladok innan utskicket görs De flesta studenter var positiva till uppföljningen Ämnesraden i mailet som går ut är viktigt och påverkar valet att öppna det De allra flesta av studenterna uppskattar att ha blivit sedda Personlig kontakt är bättre än ett mail

Fortsättning på slutsatser… Orsakerna till studiemisslyckande kan ha skiftande karaktär men de viktigaste slutsatserna från intervjun är att dessa i hög grad är relaterade till akademisk introduktion, studiesocial arbetsmiljö, informationsinsatser samt externa faktorer och felval. En generell akademisk introduktion skulle underlätta för nya studenter som inte har någon tidigare erfarenhet av högskolestudier

Och dessutom… EA erbjuder studievägledningen ett bra verktyg för att göra en systematisk tidig uppföljning för att därigenom kunna göra tidiga retentionsinsatser. Ökad kunskap om studenterna bidrar till ett bättre arbete kring retention eftersom man kan möta studenten på studentens premisser. Både den enskilda studenten och högskolan vinner på att studenterna klarar sina studier och mår bra Antalet studenter utan studieresultat på TS minskade från 14% vid tiden för piloten ht 2015 till 6,6% andra gången uppföljningen gjordes ht 2016 (en möjlig förklaring kan vara SI-mentorskapet).

Att uppmuntra studenter att ta ut sin examen I Trackit-arbetet uppmärksammades också det faktum att många svenska studenter inte tar ut sin examen. Det ligger både i studentens och högskolans intresse att de gör det. Målet var att identifiera de studenter som inte har tagit ut sin examen men som endast har ett fåtal poäng kvar alternativt har klarat alla poäng men ännu inte ansökt om examen. Dessa studenter skulle kontaktas och uppmuntras att slutföra sina studier och ansöka om examen. Metoden ska vara enkel och bygga på de system vi redan har

Definition Studenter som ha: klarat minst 165 hp inom avslutade kurser Godkänt examensarbete på kandidatnivå om minst 15 hp inom huvudområde, med undantag för studenter på sjuksköterskeprogram och inom socionomutbildningen Registrerad aktivitet året före uttag Det visade sig dock inte vara så många studenter vid Malmö högskola som inte tog ut sin examen. En positiv överraskning! Beror naturligtvis tills tor del på att vi har många professionsutbildningar.

Metoden Utskick med uppgifter om vilka studenter det rör görs från Studentcentrum till fakulteter Utskicket innehåller: Excel-fil med e-postadresser, namn, personnummer samt utbildningsinformation för berörda studenter Förslag på text att skicka till studenter ”Förklaring” till urval, kort om bakgrund samt användningsområde Påminnelse om att informera berörda medarbetare, t ex studievägledare, studieadministration, utbildningsansvariga m fl om att brevet kommer att gå ut.

Trackit i sin förlängning – Processen Att introducera studenter till akademiska studier

Ramar för processen Att introducera studenter Pilot Avgränsning till första terminen för studenter som läser på heltid Utveckla en tydlighet kring miniminivå av stöd för studenterna Grundprincip – utgå ifrån studenters uttalade behov och samtidigt underlätta för lärare Utvecklat en tydlighet kring VAD som skall göras inte HUR

FÖRBÄTTRINGS-ÅTGÄRDER INFÖR HT 17 Processens olika faser så här långt NULÄGESANALYS BÖRLÄGESANALYS FÖRANKRING/ FEEDBACK 2015 JUNI OKTOBER NOVEMBER/ DECEMBER PLAN IMPLEMENTERING FASTSTÄLLD FÖRBÄTTRINGS-ÅTGÄRDER INFÖR HT 16 UPPFÖLJNING/ RESULTAT 2016 FEBRUARI MARS - JUNI SEPTEMBER TOM FEBRUARI 2017 2017 FÖRBÄTTRINGS-ÅTGÄRDER INFÖR HT 17 MAR – JUN 2017

Studenters viktigaste behov första terminen Att känna sig välkomna Att skapa tydliga relationer (inom program/kurs, lärare, andra viktiga personer) Att förstå roll och förväntningar Att få en god introduktion till den akademiska kontexten Att få viktig och nödvändig information ”periodiserad”

Främsta åtgärderna Lärarguiden Checklistor/mallar för välkomstmail Webben ny student – revidering Informationsbrev om bostad och stöd vid funktionsnedsättningar (juni) Studentnyhetsbrev Studentkalendarium Informationsdag för studenter med funktionsnedsättningar inför terminsstart Samordning GV, Bibliotek och Studentkår

Introduktion av nya studenter ht 17 - STATUS FÖRSTA DAGEN UPPROP VÄLKOMMEN EFTERANMÄLAN STUDIEAVBROTT FÖRSTA TRE VECKORNA VÄLKOMNANDE TILL HÖGSKOLAN, TILL FAKULTETEN OCH DESS UTBILDNING INKL LOKALER OCH PERSONAL RELATIONSSKAPANDE AKTIVITETER INFORMATION OM SCHEMA/KRONOX, IT´S LEARNING, MULTIKORT INTRODUKTION TILL AKADEMISK KONTEXT EFTERANTAGNING AVSLUTAS SENAST EFTER TRE VECKOR, GRUPPEN KONSTANT INFÖR – UNDER OCH EFTER EXAMINATION ANMÄLAN TENTAMEN FÖRBEREDELSER OCH FÖRSTÅELSE FÖR OLIKA EXAMINATIONSFORMER GENOMFÖRANDE EXAMINATIONER FEEDBACK EXAMINATIONER 21 AUG Välkomstmail 3 Webreg är öppen Välkomstmail 1 Skickas ut av Studentcentrum Checklista Mall Välkomstmail 2 Skickas ut av fakulteterna STUDENT I UTBILDNING Efter urval 1 Efter urval 2 FAKULTETSAKTIVITETER FÖRE MAJ MAJ JULI AUGUSTI SEPTEMBER OKTOBER NOVEMBER DECEMBER JANUARI - EFTER DATORID MULTIKORT 22 MAJ EARLY ALERT CYKELVÄRD/FRÅGA MIG UTSKICK AV VYKORT Informationsbrev; student@mah.se Bostäder Sök stöd om Funktionsnedsättning Studentnyhetsmail 1 Tema: Ny student, 13 SEP Studentnyhetsmail 2 Tema: Stödja studieframgång 8 NOV 16-25 AUG Aftenoon tea – Öppet hus på Studentcentrum Introduktions- program för Internationella studenter 27 SEP Study Abroad Fair 24 AUG Uppesittarkväll Biblioteket Informationsdag för studenter med funktions-nedsättning 26 SEP Föreningsmässan – Open your Eyes to Malmö Studentkalendarium ifyllt av stödjande verksamheter Kårens dagar: 19-21 SEPTEMBER

1. Introduktion till akademiska studier Det finns ett tydligt behov av en lämplig introduktion till de akademiska studierna, där studenterna tidigt i utbildningen tillägnas sig verktyg för att effektivare kunna möta de krav som studier på högskolenivå ställer. Stor omställning gentemot gymnasiet Det handlar främst om: tentamen, akademiskt skrivande, för högt studietempo, bristande lärarfeedback, studieteknik och det engelska språket. Förbättringsförslag: Akademiskt skrivande, verktyg för kritiskt tänkande, studieteknik, vetenskapsteori, fler lärarledda lektioner i början, tydliga instruktioner på hur man skriver tenta.

2. Studiesocial miljö Det finns en del i problem i studenternas arbetsmiljö som kan försvåra för dem att klara sina studier med godkända resultat. Relationen till lärare är en viktig del i arbetsmiljön, särskilt i början Lärarnas attityd är ofta avgörande för studenternas välbefinnande och prestationer Behov av fler grupprum Utökad skrivar- och matematikverkstad. Förbättringsförslag: lugnare mötesplatser, bättre tillgänglighet till lärare i början, möjligheten för reservantagna att få personlig handledning/hjälp med individuell plan för att komma ikapp

3. Information Studenterna får en stor mängd information i början (ofta på en och samma gång), risk för missad information om t ex hur man anmäler sig till tentamen Många studenter (framförallt distansstudenter) anger att de behövt hjälp med information kring IT-plattformen Förbättringsförslag: periodisera och anpassa informationsinsatser, automatiskt påminnelseutskick om anmälan till tentamen, lättillgänglig instruktionsguide till IT-plattformen

4. Externa faktorer och felval Studenten har fått en anställning För långt från hemorten Livspusslet går inte ihop Felval och byte av utbildning Förbättringsförslag: riktande insatser på gymnasieskolor, utveckla samarbete med gymnasieskolor, t ex fadderskola, utveckla ”skugga-en- student” verksamhet.