Styrelsemöte den 4 februari 2016 Sambruk - styrelsemöte 20140206

5.1 Årsredovisning – 2015 (1) Sammanfattning, resultat – intäkter Ngt lägre medlemsintäkter – budget, men > 2014 – 5 utträde (helår) + 6 st nya => 102 st Högre projektfakturering– budget, men < 2014 FoU-intäkter ≈ budget, men > 2014 VINNOVA-ansökning godkänd; Öppna datakällor 1,45 MKr (1,3’’ utbetalt dec-15, varav 144’ bokfört 2015) Slutlig utbetaln för NEBULA ej bokförd (EUR 14.681) => Totalintäkter; +250 TKr vs budget (+600 TKr vs 2014) Utträde; Trosa, Munkedal, Bräcke, Mora, Kristianstad NYA; Falun, Ystad, Karlskrona, Nacka och Lilla Edet, varav 3 betalar från 2015 Sambruk - styrelsemöte 20140206

5.1 Årsredovisning – 2015 (2) Preliminärt helårsresultat; -134 TKr Sammanfattning, resultat – kostnader Projektkostnader > budget NEBULA, FixaMinGata, Provisum-Västerås Personalkostnader > budget NEBULA-projektet; utbildningsomgång & slutredovisning Preliminärt helårsresultat; -134 TKr Ansamlad vinst; 33.930 Per.fond; 20.566 I ny räkning; - 79.504 kr Eget kapital; 1 MKr Resultaträkning Sambruk - styrelsemöte 20140206

5.1 Årsredovisning – 2015 (3) Sammanfattning – verksamheten Fortsatt projektverksamhet; vidareutveckling & utredning FoU-projekt-ansökan ’Öppna Datakällor’ godkänd Fortsatt nätverksengagemang – Digidel EU-samarbetsprojektet – NEBULA - avslutas Deltagande i ext konferens- & seminarieverksamhet Nya projektidéer – både från kommuner & företag Många nya intressenter till befintliga projekt / produkter Fortsatt samverkan med CeSam Dialog om Mina Meddelanden Aktiv part i nyetablerad Förvaltningsfunktion – SSBTEK

5.2 Projekt & förvaltning – 2015 Ekonomiskt bistånd FixaMinGata Streamflow – ÄHS för kontaktcenter Öppna verksamhetssystem för skolan NEBULA – Cloud computing UKAA; uppföljningssystem för ungdomar FoU-projekt – ’Öppen, innovativ skolplattform’ FoU-projekt – ’Självbetjäning i Socialtjänsten’ LOU-upphandling av förvaltningstjänst för ProVisum/ÖFM Sambruk - styrelsemöte 20140206

5.2 Övriga aktiviteter – 2015 Digidel 2015 Kampanj- / projektstyrning – samverkan med övriga aktörer Administrativt stöd Egna konferenser / seminarier Vår- & höstkonferens ePlattformar Deltagande / föreläsning í konferenser / seminarier Mötesplats Välfärdsteknologi Offentliga Rummet i Visby VINNOVAs programkonferens i Luleå eDelegationens seminarium Almedalen Konferens ’ Ekonomiskt bistånd’ Sambruk - styrelsemöte 20140206

5.3 Verksamhetsplan – 2016 (1) §4 Ändamål verka för en samverkan kring och effektivisering av de digitala processerna främja utvecklingen (av en sambruksplattform och) av olika e-tjänster / e-förvaltning ta tillvara medlemmarnas gemensamma intressen vad gäller inre och yttre effektivisering Syfte Bevaka, informera om och….arbeta med …. e-tjänster ….inre och yttre effektivisering Samverka med andra offentliga organ Gm initiativ skapa & upprätthålla god förbindelser med näringslivet, ffa stödja & medverka i utvecklingen Allmännyttan främjas Självkostnad Öppenhet

5.3 Projekt & förvaltning – 2016 Ekonomiskt bistånd => förvaltning + ny-/vidareutv. FixaMinGata => förvaltning + ny-/vidareutv Streamflow => förvaltning + ny-/vidareutv Öppna verksamhetssystem för skolan => projekt UKAA => förvaltning + ny-/vidareutv Öppen, innovativ skolplattform – iVIS Projektavslut juni-16 Nytt FoU-projekt, eller utvecklingsprojekt med alt finansiering Öppna datakällor => projekt (avslut aug-16) ProVisum/ÖFM => förvaltning + ny-/vidareutv. Sambruk - styrelsemöte 20140206

5.3 Verksamhetsplan – 2016 (2) Scenario 0 Fortsatt (enbart) förvaltningssamverkan Minimum av konferens-/seminarieverksamhet Behåll nuvarande resurser Undersök förutsättningar för överlämning av förvaltningsobjekt till t. ex. Inera, upphandlad (företags-)partner eller ”dedikerade” kommuner (?) Avveckla eller minimera resurser under 2017 Sambruk - styrelsemöte 20140206

5.3 Verksamhetsplan – 2016 (3) Orsak / verkan – Scenario 0 Färre / inga nyutvecklingsprojekt Mindre engagemang i externa konferenser/seminarier/motsv Accelererande medlemsavhopp Mindre ekonomiska möjligheter att hantera befintliga åtaganden => ”ordnad” avveckling Sambruk - styrelsemöte 20140206

5.3 Verksamhetsplan – 2016 (4) Scenario 1 Fortsatt projekt- / förvaltningssamverkan Aktivt arbete för fler utvecklingsprojekt Behåll/utveckla konferens-/seminarieverksamhet Komplettera nuvarande resurser; 1 – 2 projektledare / utredare (utbildare) Extern webredaktör Fördjupad dialog med SKL/Cesam & Inera 20-årsjubileum 2025 Sambruk - styrelsemöte 20140206

5.3 Verksamhetsplan – 2016 (4) Motiv för Scenario 1 => SAMBRUK Utvecklingsarbetet inom eFörvaltning går framåt Mer organiserat & strukturerat (MEN mkt varierande…) Fortfarande fokus på ”e-tjänster” (flest / först…..) Stora kommuner långt före de mindre….. => Fortsatt / större behov av Projektsamverkan och Projektstöd – aktivt i / med kommunens organisation => SAMBRUK Sambruk - styrelsemöte 20140206

5.3 Verksamhetsplan – 2016 (5) Förutsättningar för Scenario 1 Enda icke-vinstdrivande förvaltnings-/proj.org ALLA åtaganden bekostar Sambruks resurser likvärdigt = utanför medlemsavgiften ”Frigör” minst en halvtidsresurs Andra arbetsuppgifter eller extra intäkter till extern(a) resurser Webredaktör Marknadsförare Projektledare/utredare till andra uppdrag Sambruk - styrelsemöte 20140206

5.3 Verksamhetsplan – 2016 (6) Orsak / verkan – Scenario 1 Alla projekt bär sina egna kostnader => ”fördyrande” för vissa Frigjorda resurser (arb.tid / ek.medel) => fler / andra åtaganden, enl förslag Större intresse från ännu icke-medlemmar Långsiktigt säkerställda åtaganden Innovativ OCH affärsmässig påverkan på marknadsaktörerna (och SKL) Sambruk - styrelsemöte 20140206

5.3 Möjliga projekt / akt. – 2016 Ekonomiskt bistånd => kraftfull ny-/vidareutv. FixaMinGata => satsning på breddad användning Streamflow => kraftfull ny-/vidareutv. Öppna verksamhetssystem för skolan => nya projekt = gränssnitt UKAA => kraftfull ny-/vidareutv. iVIS => kraftfull ny-/vidareutv. Kommunal insatsstyrka Utbildning – molnbaserade tjänster (NEBULA-mtrl) Sambruk - styrelsemöte 20140206

5.3 Nya projekt (forts) – 2016 MM sender MedPlats Fortsatt vidareutveckling & ev samverkan MedPlats Ny ansökan om FoU-medel, baserad på underlag 2015 eller Samverkan med andra/nya partner(s) Samverkan med IT Guide Samverkan för etablering av IT Guide i fler kommuner OpenCare – projekt Hemtjänst 3.0 Utvecklingsprojekt i samverkan Från koncept till konkret, praktiskt system Sambruk - styrelsemöte 20140206

5.4 Budget – 2016, utkast Intäkter ≈ 2015 Kostnader ≈ 2014 (-) Projekten + (FoU) / - (EU) Kostnader ≈ 2014 (-) Avslutat EU-projekt => 1 heltidsresurs Beroende av valt scenario Sambruk - styrelsemöte 20140206

6.1 Genomgång av nuläget Pågående projekt / förvaltningsåtaganden Ekonomiskt bistånd FixaMinGata ProVisum – handläggarsystem & e-tjänst för Överförmyndaren Streamflow – handläggarsystem för Kund-/kontaktcenter UKAA; uppföljningssystem för ungdomar Öppna verksamhetssystem för skolan FoU-projekt – ’Öppen, innovativ skolplattform’ FoU-projekt – ’Öppna datakällor’ LOU-upphandling av förvaltningstjänst för ProVisum/ÖFM & Streamflow 18 Sambruk - styrelsemöte 20140206 18

6.1 Genomgång av nuläget (1) Ekonomiskt bistånd Vidareutvecklad eAnsökan KLAR = hushåll/medsökande Fler nya förfrågningar, ffa CGI-kunder ProVisum – Systemförvaltning Fortsatt vidareutvecklingsarbete Västerås, Nacka, Kristianstad Brett intresse, men avvaktar pågående installationer Upphandl. förvaltningsåtagande – anbudsutvärdering på g 19 Sambruk - styrelsemöte 20140206 19

6.1 Genomgång av nuläget (2) FixaMinGata Integration m Flexite realiserad => erbjuda kommun Integrerat m Infracontrol => erbjuds kommuner Åtgärder för att öka antal bekräftade rapporter 7,8% obekräftade januari (13% december) Ökat användande 243 rapporteringar januari (201 december) Sundsvalls kommun 20 Sambruk - styrelsemöte 20140206 20

6.1 Genomgång av nuläget (3) Streamflow – systemförvaltning Ny förvaltningspartner 1/1 2016 imCode Partner AB Förvaltningsråd 1 ggr/månad “Traditionell” upphandling 2016 Förvaltning, support, utveckling Uppstartsmöte 1/2 Nytt produktblad 21 Sambruk - styrelsemöte 20140206 21

6.1 Genomgång av nuläget (4) UKAA; uppföljningssystem för ungdomar Förvaltningsråd 1ggr/månad Vidareutvecklat system Prel datum för konvertering, 15/2 Film, perspektiv “en arbetsdag på Navigatorcentrum” Integration UHRs BEDA 53.000kr/år Har examen eller ej Undersökt intresse bland Sambruks medlemmar MUCF Rapportering 31/12 200.000kr (via Trelleborg) På g “Handledningsbok för att stärka kommuners lokala utvecklingsarbete med ett ungdomsperspektiv” Referensgrupp (= kommunal verklighet) 22 Sambruk - styrelsemöte 20140206 22

6.1 Genomgång av nuläget (5) Standardisering av I/O – Öppna Skolsystem, SIS Projekt för schemaläggningsinfo fortgår enligt plan Ngt trög start för motsv proj – HR-info 23 Sambruk - styrelsemöte 20140206 23

6.2 FoU-projekt (1) NEBULA – kompetensutveckling för molntjänster Uppföljning, sammanställning av mtrl + slutrapportering => Projektledaren (PROMEA/GR) & extern revisor ’Självbetjäning i Socialtjänsten’ Appl.utveckling KLAR – pilottestad (med klient) i Luleå Slutrapport -> VINNOVA Dialog med FK / SSBTEK om långsiktig lösning => ingår i förvaltnings-/utvecklingsplan för SSBTEK 2016 => mall för generella infohämtningstjänster f medborgare ’Öppna datakällor’’ Strategiskt VINNOVA-projekt Projektplan & styrgrupp etablerad Projektperiod dec-15 - aug-16 24 Sambruk - styrelsemöte 20140206 24

6.2 FoU-projekt (2) ’Öppen, innovativ skolplattform’ Utvecklingsarbetet försenat ≈ 1 månad Grundplattform klar, inkl 1 applikation + admin-funktioner Idrifttagning, jan-16 för utvalda skolor Applikation 2 under utveckling “Grundplattform” för fortsatt dialog m VINNOVA + övriga projektintressenter Projektavslut sommaren 2016 ( urspr april-16) 25 Sambruk - styrelsemöte 20140206 25

7. Intresseföreningen (1) 7.1 Vårkonferens / Årsmöte Offentliga Rummet i Malmö; 25-27 maj

7. Intresseföreningen (2) 7.2 Valberedning 2016 Inge Hansson, sammankallande Lennart Östlund Åke Nygren Kriterier: jämn fördelning mellan män & kvinnor, mellan personer med olika bakgrund och kompetenser, mellan förtrondevalda och anställda, mellan stora och små kommuner samt mellan olika delar av landet Kallelse – minst 3 veckor innan stämma (inkl föredragningslista) Motion – 30 dgr före stämman (inlämnat senast 10 mars), skriftligt Datum Action Förbehåll   V 4 26/1 Klart Uppstartsmöte Valberedning Innan styrelsemöte 29/1 Utskick, nominera ledamot Till Sambruks medlemmar Besvaras 18/3 Utskick, kvarstår för omval Till ALLA ledamöter V 16 18/4 Svar fr kommuner, motion 30 dgr före stämman Motion lämnas in skriftligt 1 vecka för sammanställning V 17 Telemöte Behandling av ev motioner Sambruks styrelse Datum & tid? V 18 2/5 Kallelse Till medlemmar 3 veckor innan stämma (inkl föredragnlista) – tillsammans m info kring ev motioner V 21 (25 maj) Årsmöte + konstituerande möte I samband med Offentliga rummet - Malmö Ngn fr Valberedn delta & presentera förslag?

7. Intresseföreningen (3) 7.4 Marknadsföringsplan 2016 Peter Dacke (Stockholm), sammankallande Mikael Lagergren (Västerås) Alec Magi Särnholm (Härryda) Johan Bergqvist (Södertälje) 7.5 Övriga aktiviteter

8. SKL – Sambruk Bengt Svensson Verksamt.se Förstudie 2015 ”Förutsättningar för kommunerna att delta i ett huvudprojekt” utveckla guidning och vägledning, information till företagare och e- tjänster mot kommunerna Förslaget för våren 2016 är att bedriva ett inledande pilotprojekt (utgå från två tjänster; Livsmedelsanmälan och Serveringstillstånd) Steg 1 guide för Restaurangföretagare Aktiviteter? Milstolpar? Deltagande kommuner? Sambruk - styrelsemöte 20140206

9. Info från styrelsemedlemmar Sambruk - styrelsemöte 20140206