Kriskommunikationssamverkan i Västra Götalands län – inriktning och rutiner

Kriskommunikationssamverkan – the movie – the movie

Kommunikationens roll i krishanteringen

Kommunikationens betydelse vid kris Kommunikation spelar en avgörande roll för hanteringen av händelsen. Hur vi hanterar kommunikationsfrågorna påverkar förtroendet för vår organisation. Bilden av krisen måste hanteras parallellt med själva krisen. Samstämmiga budskap från ansvariga aktörer stärker förtroendet och förståelsen för hur händelsen hanteras. God kriskommunikation byggs upp i vardagen.

Kriskommunikation ska vara snabb öppen korrekt tydlig empatisk ansvarstagande proaktiv samstämmig

Kriskommunikation ska bidra till att vi når målen för samhällets krisberedskap Minska risken för och konsekvenserna av allvarliga störningar och olyckor. Trygga människors hälsa och personliga säkerhet. Hindra eller begränsa skador på egendom och miljö.

Exempel på händelser som krävt samverkan mellan aktörer i länet Pandemin (svininfluensan) 2009 Oljeutsläppet vid Tjörn 2011 Stormarna Simone och Sven 2013 och stormen Egon 2015 Höga flöden under hösten 2014, bland annat i Bohuslän och västra Skaraborg Flyktingsituationen hösten 2015 Om den stora skogsbranden i Västmanland (2014) inträffat i vårt län hade samverkan verkligen ställts på sin spets!

Forum för samverkan i vardag och kris

Regionalt råd Regionala rådet för samhällsskydd och beredskap Utveckling av ledning och samordning Kriskommunikation Skydd av samhällsviktiga funktioner Regionala risk- och sårbarhetsanalyser Krisberedskap och räddningstjänst Regionala och lokal kompetensutveckling Social hållbarhet Totalförsvar

Krisinformationsrådet Nätverk för kriskommunikationsansvariga vid kommuner, myndigheter och andra samhällsviktiga organisationer i länet. Länets krisinformationsråd ska främja och stärka kriskommunikationssamverkan mellan aktörerna i länet. Medlemmar i Krisinformationsrådet: En kommunrepresentant per delregion samt Göteborgs Stad, Västra Götalandsregionen, Polismyndigheten region väst, Trafikverket region väst och Militärregion väst. Länsstyrelsen är sammankallande.

Regional samverkanskonferens Forum för att inrikta och samordna arbetet före, under och efter en samhällsstörning som berör flera aktörer i länet. Kommunikationssamordning och gemensamma budskap – viktig punkt på dagordningen. Sammankallas av Länsstyrelsen och genomförs oftast via telefon. Aktörernas kommunikationsansvariga bör vara med. Varje aktörs ansvar att säkerställa detta. Vid behov genomförs också separat arbetsmöte för kommunikatörerna.

Varför behövs det en inriktning för kriskommunikations- samverkan?

Bakgrund ”Kommunikationen med allmänheten brister i avstämning mellan aktörerna”, en slutsats i det nationella projektet kring samverkan och ledning som Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) drivit. Erfarenheter från övningar och verkliga händelser i länet visar på behov av tydligare former för samverkan och samordning av kommunikationsarbetet mellan berörda aktörer.

Projekt Syfte Förtydliga när och hur vi ska samverka och samordna kommunikationen vid större krishändelser i länet. Öka kunskapen om varandras ansvar och roller vid kris. Öka kunskapen om gemensamma verktyg och kanaler för kriskommunikation. Övergripande mål Allmänhet och media ska mötas av samordnade budskap från samhällets aktörer i händelse av kris.

Så tog vi fram dokumentet Diskussioner i länets krisinformationsråd Delregionala träffar med kriskommunikationsansvariga vid länets kommuner, Västra Götalandsregionen, Polismyndigheten region väst, Trafikverket region väst och Försvarsmakten Erfarenhetsutbyte med andra län Avstämning mot det nationella dokumentet ”Gemensamma grunder för samverkan och ledning vid samhällsstörningar” (MSB 2014) Inriktningsdokumentet fastställdes av Krisinformationsrådet i maj 2015

Ett rekommenderat arbetssätt Dokumentet är en rekommendation om hur vi ska samverka och samordna kommunikationsarbetet vid större krishändelser i länet. På sikt ska dokumentet bli en del av den övergripande strategin för samverkan vid samhällsstörningar i Västra Götalands län som håller på att tas fram. Inriktningen och rutinerna har börjat tillämpas i det aktörsgemensamma kommunikationsarbetet kring människor på flykt.

Grundläggande principer Kommunikatörerna är med från start. Ett budskap – flera budbärare. Vi agerar proaktivt i kommunikationsarbetet. Vi tar ansvar för helheten, inte bara den egna organisationens kommunikationsuppgifter. Vi stödjer varandra med resurser för kommunikationsarbetet, om vi har möjlighet. Helhetssyn och perspektivförståelse är grunden för vår samverkan.

Följande rutiner finns 1)Inleda kriskommunikationssamverkan 2)Kommunikation på samverkanskonferens 3)Kommunikativ lägesbild 4)Arbetsmöte för kommunikatörer 5)Resurssamverkan Rutinerna bottnar i inriktningen för kriskommunikationssamverkan. De behöver testas och utvärderas i övningar och verkliga händelser.

Inleda kriskommunikationssamverkan Kommunikationssamverkan ska inledas så snart som möjligt. Aktörerna etablerar en första kontakt via den vanliga ”larmvägen”, till exempel tjänsteman i beredskap (TiB) eller motsvarande funktion. TiB eller motsvarande funktion informerar sin organisations kommunikationsansvarig. Om Länsstyrelsen kallar till regional samverkanskonferens bör kommunikationsansvariga hos berörda aktörer delta på denna.

Kommunikativ lägesbild Är en del av den samlade lägesbilden Beskriver –hur händelsen beskrivs och uppfattas av omvärlden –identifierade kommunikationsbehov –genomförda och planerade kommunikationsinsatser –resurser för kommunikationsarbetet –behov av samverkan Aktörernas kommunikativa lägesbilder sammanställs till en aktörsgemensam kommunikativ lägesbild som ligger till grund för inriktningen av kommunikationssamverkan

Kriskommunikationssamverkan innebär att vi tillsammans … identifierar berörda aktörer och tydliggör deras informationsansvar identifierar och hanterar kommunikationsfrågor som ingen aktör har tagit ansvar för delar våra organisationers kommunikativa lägesbilder analyserar behov av kommunikationssamverkan och gemensamma kommunikationsinsatser

Kriskommunikationssamverkan innebär att vi tillsammans … skapar en aktörsgemensam kommunikativ lägesbild tar fram gemensamma budskap som kan förmedlas av alla ansvariga aktörer informerar varandra om våra respektive organisationers kommunikationsinsatser och vid behov samordnar aktiviteter, till exempel presskonferenser samverkar kring resurser för kommunikationsarbetet

Vad krävs för att vi ska kunna gå från ord till handling?

Förankra, öva och vidareutveckla Förankra arbetssättet på hemmaplan. Varje aktör måste bidra till att inriktningen och rutinerna blir kända i den egna organisationen. Öva på rutinerna, bland annat genom Länsstyrelsens regionala kvartalsövningar. Utveckla formerna för resurssamverkan mellan kommunikatörer i länet. Utvecklingsarbetet drivs av Länsstyrelsen i samverkan med länets krisinformationsråd. Arbetet med att förankra, öva och vidareutveckla vår kriskommunikationssamverkan genomförs inom ramen för Länsstyrelsens fyraåriga satsning för stärkt krisberedskap i länet.

Mer information Dokumentet ”Kriskommunikationssamverkan i Västra Götalands län – inriktning och rutiner” Film Kriskommunikationssamverkan i Västra Götalands län Projekt Kriskommunikationssamverkan Västra Götaland Länets krisinformationsråd Länsstyrelsens fyraåriga satsning för stärkt krisberedskap i länet Vid frågor – kontakta Länsstyrelsen i Västra Götalands län Annika Braide, kommunikationschef, Maria Göranson, kommunikationsstrateg,