ALMA-projektet Lägesrapport och konsekvenser för verksamheten på kort och lång sikt

Våra bibliotekssystem idag ●Bibliotekssystemet: Book-IT ●Utlån/hantering av tryckta böcker ●Discoverysystemet: EDS (Ebsco) ●Samlad sökingång till biblioteks databaser ●Länkserver: Full Text Finder (Ebsco) ●Länkar från databaser till fulltextfiler ●ERM: saknas idag ●Hanterar licenser och avtal Bibliotekets nya bibliotekssystem: Alma/Primo från ExLibris 2

●Användaren i fokus ●Dela data ●Mellan bibliotek ●Mellan system 3

Varför byta system? ●Ny generation bibliotekssystem ●Användarvänligt med ett gränssnitt ●Bättre anpassade för elektroniska resurser ●Helhetssystem – fördel att ha samma leverantör och support, upphandling vid ett tillfälle, en inloggning, webbaserat, molntjänst ●Flexiblare - enklare med egna anpassningar ●Kopplingar mot andra externa system ●Koppling mot andra MDH system ●System som har forskningsbiblioteken som kundgrupp ●Dags för upphandling rent juridiskt 4

Implementeringsprocessen ●ExLibris projektgrupp ●Biblioteket projektgrupp ●Detaljerad projektplan från ExLibris ●Kick-offmöte 5 februari ●Go live-datum 29 september 5

Milstolpar ●Kick-offmöte 5 februari ●7 mars: Alma-utbildningen startar för projektgruppen ●15-16 mars: System analysis meeting ●April: Migration form, configuration form, 3rd party integration form, P2E form ●2 maj: Dataexporten från Axiell skickas till ExLibris ●20-30 maj: Test av migrerad data ●16 juni: Implementering av Primo startar ●5-6 juli: Workshop on-site ●22-26 augusti: Alma-utbildning för all personal ●1-28 september: Alma administrator certification exam ●15-28 september: Cutover period ●29 september: Go live 6

Projektgruppen ●Karin Wiman, projektledare, systemansvarig bibliotekssystemet ●Piia Berg, systemansvarig bibliotekssystemet, utbildning av personalen ●Patrik Emanuelsson, tekniskt ansvarig, kontakter med IT-avdelningen ●Tord Heljeberg, systemansvarig Discoverysystemet, länkservern, ERM ●Anne-Louise Molin, arbetsflöden (katalogisering, inköp, cirkulation), utbildning av personalen 7

Övriga inblandade ●Styrgrupp = bibliotekets ledningsgrupp ●Dialoggrupp: Helena Aspernäs och Ulrika Nilsson enheten för lärande och forskarstöd. Ansvariga för användarvänligheten i Primo ●IT-sektionen stödjer och utvecklar vissa lokala applikationer och kopplingar 8

Så jobbar projektgruppen ●Följer Exlibris projektplan ●Särskilt projektrum ●Planerade projektmöten varannan vecka ●Många extramöten ●Telefonmöten mellan Karin och Exlibris projektledare varannan vecka ●Övrig kontakt med ExLibris på Basecamp (webbaserad kommunikationsplatform) ●Besökt andra svenska almabibliotek (KTHB och KIB) ●Kontinuerlig kontakt med vår kontaktperson på IT- sektionen. 9

Konsekvenser– utåt mot biblioteks användare ●När det är klart ●En sökingång ●Användarvänligare gränssnitt ●Stabilare länkning ●Säkrare täckning av bibliotekets e-resurser (e-böcker) ●Enklare kontohantering (reservationer, omlån) ●Personuppgifter hämtas från ladok ●Under implementeringen ●Ingen möjlighet att reservera böcker fr.o.m. sommaren ●Stäng en vecka i sommar samt sista veckan i september ●Studenter får utbildning i ett system som är på väg bort ●Konton (sparade sökningar) i nuvarande Discoverysystem försvinner ●Inga nya böcker under september ●Uppdateringar av bibliotekskonton kan krävas ●Störningar och avbrott 10

Konsekvenser– inåt mot bibliotekets personal Mycket stor konsekvenser!!! ●När det är klart ●Ändrade arbetsflöden ●Fjärrlån, kravhantering, katalogisering ●Bättre automatiska uppdateringar av e-resurser ●Säkrare och enklare ●Bättre kontroll av e-resursavtal ●Fler automatiserade funktioner/dataflöden ●Användargrupper med andra bibliotek ●Under implementering ●Energikrävande! Tar resurser från andra arbetsuppgifter Övrig bibliotekspersonal extra belastad ●Osäkerhet bland personalen ●Omfattande utbildningsinsats av personalen 11

●Just nu - Dataöverföring ●Katalogposter ●Låntagarregister ●Uppgifter om pågående lån ●Inställningar Problem: okänt system för ExLibris ●Under hela projektet – utbildning av personal ●Nästa steg - nytt gränssnitt ●I samband med bytet – nya arbetsflöden rutinbeskrivningar 12

Utbildning av personal ●Utbildning i olika faser pågår under hela projekttiden ●Utbildning av projektgruppen sker via video med follow-up calls med ExLibris. Projektgruppen utbildar sedan övrig personal Utbildningsplan ●Nya systemadministratörer (4 personer) ●Avancerade arbetsflöden. Flera olika moduler (9 personer) ●Arbetet ute i biblioteket, utlån/låntagarhantering (Samtlig personal) ●”Hjälpstugor” 13

Kommunikation om projektet Kommunikationsplan finns i projektplanen. Externt via Internportalen och webbsidan ●Information om påverkan på biblioteket undervisning finns i internportalen ●Löpande vid förändringar, tex stopp i Book-it ●Information innan lanseringen Internt Alla ska känna sig delaktiga och veta vad som händer ●Karin mail ut minst varannan vecka till all personal ● Information/diskussion på APT minst en gång i månaden 14

Hinner vi inte nu ●Gränssnitten (Primo) – eget projekt som startar efter Go live ●ERM ●Koppling Agresso ●Se över arbetsflöden 15