HfR-konferens 7 maj 2010 Effektiv administration i statsförvaltningen

Agenda Bakgrund Elektronisk handel Koncentrerad administration Administrativa nyckeltal Framgångsfaktorer och risker?

Hur mycket av statsförvaltningens verksamhetskostnader är OH?

E-förvaltning – vad gör ESV? Effektivt administrativt stöd E-förvaltning Administrativa nyckeltal Koncentrerad administration EA- värdering Elektronisk handel

Effektivt administrativt stöd Kostnadseffektiva rutiner Bra stöd till kärnverksamheten Formellt riktig hantering Adm. Nyckeltal E-handel ? EA- värdering

Effektiv administration – varför då? Politiska mål Strategi och nationell handlingsplan för e-förvaltning E-delegationen Förvaltningspolitisk proposition Förändringar inom upphandlingsområdet Enhet för upphandlingsrätt på Fin.dep Konkurrensverkets förändrade roll Obligatoriska delar av EG-dir från 2004 Nya rättsmedelsdirektiv och frivilliga delar av EG-direktiv från 2004 Drivkrafter och utvecklingstrender 50% slutar inom 20 år Självbetjäning och automatisering Processorientering och –optimering Samordning av stödprocesser IT-standardisering E-delegationens it-standardiseringsråd Branschorganisationer för e-handel

Andra initiativ som berör effektivisering av administrationen E-delegationen Bla samordning av strategiska e-förvaltningsprojekt Nationellt upphandlingsstöd Samverkan och SFTI Förslag om förändrad organisation för statlig inköpssamordning PEPPOL – Pan European Public Procurement Online Rättsmedelsdirektivet och nya upphandlingsformer Proposition och nya lagar från och med 15 juli Upphandling av EA-system Pågår, sista anbudsdag 30 juni

Elektronisk handel

Inköpsprocessen – Vad menar vi? Strategisk inköpsplanering & styrning Upphandla & hantera avtal Beställa Leverans- & fakturahantering Marknadsanalys Behovsanalys Planering och uppföljning Utforma regler, rutiner och policies Förvalta stöd och process Fatta tilldelnings- beslut och sluta avtal Tillhandahålla avtal Förvalta avtal Söka produkt Skapa beställnings- underlag Godkänna beställning Hantera orderändringar Bekräfta leveransens kvalitet Hantera faktura Bevaka leverans Annonsera upphandling Ta in och utvärdera anbud Genomföra förnyad konkurrensutsättning

Stor potential med e-beställningar Billigare inköp – Köpa varor och tjänster till lägre priser 0 till 4 procent av inköpsvolymen. Enklare inköp – Effektivisering av interna processer 5 till 10 minuter per beställning Bättre inköp – Ökad kvalitet och service Stort värde, men svårt värdera i pengar.

Förutsättningar för att lyckas Tydligt vad myndigheterna behöver göra – reglera i förordning Status: Arbete pågår i Regeringskansliet Samordning – En utpekad ansvarig Status: ESV leder och samordnar införandet Stöd och information till myndigheter och leverantörer Status: Ingår i ESV:s uppdrag Gemensamma standarder – Sveorder och SFTI i stort Status: Ingår i ESV:s uppdrag att arbeta tillsammans med SKL och Kammarkollegiet Statliga ramavtal för IT-stöd för e-handel Status: Upphandling pågår på ESV

Förslag till införandeplan och beslut om reglering Beslut om förordning Klardatum Etapp 1 Ca 30 Förordning träder i kraft (tidigare) Införandet klart Klardatum Etapp 2 Ca 70 Klardatum Etapp 3 Ca 70 Beslut om föreskrifter inkl etapper Genom särskilt beslut ges senare klardatum Beslutspunkter Etappindelning Drar ut på tiden Ligger fast

Förvaltningspolitisk proposition (2009/10:175) Regeringens bedömning: Statliga myndigheter bör senast vid utgången av 2013 kunna hantera sina beställningar av varor och tjänster elektroniskt. Skälen: Genom att införa och harmonisera IT-stödet i förvaltningens inköpsprocesser kan stöd-processerna effektiviseras avsevärt. Staten skulle kunna spara 3,8 miljarder kronor under 2009–2015 med ett samordnat införande av elektroniska beställningar, enligt ESV:s bedömning. Detta motsvarar ca miljoner kronor per år. En beräkning av vad näringslivet kan spara i minskade administrativa kostnader vid övergång till elektronisk offentlig upphandling har gjorts av Nutek. Nutek uppskattar besparingen till 400 miljoner kronor årligen. ESV föreslog i sin rapport (dnr Fi2007/9783) ett stegvis införande och att regeringen bör reglera införandet på motsvarande sätt som vid genomförandet av elektroniska fakturor. Det innebär att ca 75 procent av statsförvaltningen kommer att ha infört e- beställningar vid utgången av Propositionen sidan 60 ff

Ledningens stöd och styrning Inköpsprocessen Ett stort förändringsarbete i flera dimensioner OrganisationVerktygKompetens InvolveringStrategiProcess Strategisk inköps- planering & styrning Upphandla & hantera avtal Beställa Leverans & faktura- hantering

Framåtblick – vad gör ESV 2010 Fastställer formell reglering via regeringen Färdigställer stödpaket Slutför upphandlingen Lansering och informationsaktiviteter Samarbete med ramavtalsansvariga Påbörjar information till leverantörer Förbereder utrullning Mäter utgångsläge Ger stöd kring standarder genom SFTI

Stöd från ESV? Stödpaket e-beställningar Utbildning Bevaka internationella utvecklingstrender Externa föredrag Utveckling, förvaltning & stöd kring e-handelsstandarder & allmänna råd NyhetsbrevUppföljning av införandet Informationsdagar Upphandling & förvaltning av statliga ramavtal e-handelstjänst Kunskapsdelning Samordna kontakten med statens leverantörer

Information & utbildningar ESV-dagen, 12 oktober Informationsdagar under 2010 Juni, september och november Nyhetsbrev till projektledare/ansvariga Varannan månad GD-brev Sommar och vinter Uppföljning av införandet Efter att reglering och införandeplan fastställts Information till statens leverantörer SFTI och Almega, 11 maj Seminarieserie i höst SFTI-kurser (anmälan och mer info, Grundkurs E-handel Forts kurs E-handel Avtalen vid e-handel Implementering av Sve-ordern

Nyttan uppstår i användningen! Mål Varför Vilka Vad Hur Kostnadsbesparingar Myndigheterna hanterar beställningar elektroniskt Myndigheterna jobbar strategiskt med inköpsprocessen Så enkelt som möjligt för så många som möjligt Regeringen Ledning och samordning Offentlig sektor Leverantörer Förenklad hantering Förbättrad kvalitet och service Strategi Upp- handla Beställa Faktura

Börja nu!!! Sätt av resurser Utse ansvar Samla berörda Påbörja arbetet Ni måste göra jobbet! Vi hjälper gärna till

Koncentrerad administration

Förvaltningspolitisk proposition (2009/10:175) Regeringens bedömning: För att öka effektiviteten och minska administrationskostnaderna i statsförvaltningen bör myndigheterna pröva om den administrativa stödverksamheten ska utföras i samverkan eller i annan regi. Som ett första steg i ett långsiktigt utvecklingsarbete mot en mer koncentrerad hantering av administrativ stödverksamhet i staten avser regeringen att ge några av de statliga myndigheter som har inrättat interna servicecenter i uppdrag att utveckla dessa. Syftet är att genom ökad samordning inom staten öka kostnadseffektiviteten och kvaliteten och förbättra möjligheterna till konkurrensutsättning i takt med att marknaden utvecklas. Detta uppdrag bör samordnas av Ekonomistyrningsverket. Regeringen avser också att ge Ekonomistyrningsverket ett allmänt uppdrag att stödja och samordna en utveckling mot en mer effektiv och koncentrerad administration i statsförvaltningen i sin helhet.

Förvaltningspolitisk proposition (2009/10:175) Det är varje myndighetslednings ansvar att bedöma om stödverksamhet ska skötas i egen regi eller på entreprenad. Utgångspunkterna är myndighetsförordningens bestämmelser om att myndighetens ledning ska se till att verksamheten bedrivs effektivt, att den redovisas på ett tillförlitligt och rättvisande sätt samt att myndigheten hushållar väl med statens medel. Regeringen bedömer att det finns möjligheter till administrativ effektivisering inom det ekonomi- och personaladministrativa området i statsförvaltningen. Årlig besparing ESV milj. kr (1.250); ESV 2007:33 E-delegationen milj. kr.; Accenture

Håll ihop tre perspektiv Leverantörs- perspektiv Koncern- perspektiv Beställar- perspektiv Effektiviserings- potential

Utgångspunkter Effektiviseringspotential på koncernnivå Varje steg ska vara lönsamt Varje steg ska vara lyckat; nöjda kunder och leverantörer Börja med det enkla Systemlösningar - kort sikt: befintliga (fler användare på bef. licenser) - längre sikt: nya systemlösningar (jfr ESV upphandling)

Viktiga faktorer att beakta Befintlig systemlösning Befintlig process (hur arbetar man idag?) Processmognad (kan man beskriva o. arbetar man med processförbättring?) Typ av verksamhet - EA: finansieringsbild, upphandlingsandel, m.m. - PA: 9-17 alt 0-24, utlandsverksamhet, m.m. Aktuell situation (andra aktuella förändringar, belastning på ledningsresurser m.m.)

Viktiga faktorer att beakta - omställning Omställningskostnader o. möjligheter - åldersstruktur - möjligheter till alternativ sysselsättning - lokaler och licenser - aktuell situation (andra aktuella förändringar, belastning på ledningsresurser, finansiell situation, m.m.) Mottagningskapacitet o. förmåga hos leverantör Ledningsintresse och engagemang Organisationskultur, personalen inställning

Administrativa nycketal

Nyckeltalens roll Skapa referens för effektivitetsbedömning och underlag för kvalitativa jämförelser genom att över tid övergripande följa kostnaderna totalt och för olika delverksamheter jämföra kostnader och kvalitet mellan myndigheter och olika lösningar (om sådana finns) på detaljnivå Bidra till effektiviseringstryck Stödja effektiviseringsarbete samt säkerställa och ta hem effektiviseringsvinster genom att klargöra utgångsläget inför en förändring följa upp kostnader och kvalitet under och efter förändringen på aggregerad nivå följa upp den beräknade besparingspotentialen av centrala effektiviseringsinitiativ

Tidsplan för pilotprojektet dec jan feb mar apr maj jun jul aug Nyckeltals- seminarium Intresse- anmälan Projektarbete - Beskrivningar - Beräkningar Slutrapport - Nyckeltal - Förslag Workshop,avstämnings- o. erfarenhetsseminarier

Pilotprojektet administrativa nyckeltal – förväntat resultat Förslag på nyckeltal för återkommande rapportering samt för förändringar m.a.a e- handel och GAV (lön och leverantörsfakturor) Beskrivning av dessa nyckeltal Beräkning av nyckeltalen samt sammanställning och återrapportering av dessa till pilotmynd. Förslag till former för återkommande rapportering och användning av nyckeltal Ca 40 myndigheter deltar varav flera universitet och högskolor

Nyckeltal i pilotprojektet Ledning Ekonomi HR/Personal Kommunikation och information IT Övrigt Lokalkostnader Leverantörs- faktura Löneadm. E-handel Fokus på kostnadseffektivitet Prioritera mätningsbehov före och efter förändring

Framgångsfaktorer och risker?

Anders Nyström Bengt Nordström Tack för oss! Myndigheterwww.esv.se/e-handelwww.esv.se/e-handel SFTIwww.sfti.sewww.sfti.se Svefaktura & Sveorderwww.svefaktura.sewww.svefaktura.se Näringslivwww.e-fakturera.nuwww.e-fakturera.nu Frågor till Elektronisk handel i staten