VAD VI GÖR OCH HUR Självstudiekurs i avvikelsehantering

VAD VI GÖR OCH HUR Innehåll  Vad är en avvikelse?  Vad är en avvikelse inom vården?  Vad är en vårdskada?  I vilka sammanhang kan avvikelser uppstå?  Hur definieras avvikelsehantering i vården?  Vad är syftet med vår avvikelsehantering?  Vem ska rapportera avvikelser?  Vilka användarroller finns i avvikelsesystemet?  Vilka hjälper avvikelsesystemets användare?  Hur ser avvikelsesystemets supportkedja ut?  Var är avvikelsesystemets dokumentation?  Hur rapporterar jag en avvikelse?  Ska jag göra något mer, eller annat, än en avvikelserapport?  Hur följs avvikelserapporten upp?  Hur följs avvikelsestatistiken upp?  Vilka stadier kan avvikelserapporten gå igenom?  Hur kan ett avvikelseärende se ut?  Hur förebygger jag avvikelser?  Hur främjar jag avvikelserapporteringen?

VAD VI GÖR OCH HUR Vad är en avvikelse?  En negativ händelse, ett tillbud eller en risk som drabbar patienter eller personal och som kan antas ha samband med brister i verksamheten.  Ett avsteg från fastställda arbetssätt, praxis, rutiner, lagkrav, krav i ledningssystemet m m.

VAD VI GÖR OCH HUR Vad är en avvikelse inom vården?  Negativ händelse = Händelse som medfört vårdskada  Tillbud = Händelse som hade kunnat medföra vårdskada  Risk = Möjligheten att en negativ händelse skall inträffa  Avvikelse = Negativ händelse eller tillbud Källa: SOSFS 2011:9 om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. I Socialstyrelsens författningssamling SOSFS ingår alltså inte ”risk” i begreppet ”avvikelse”, men hos oss i Region Jämtland Härjedalen betraktar vi även oacceptabla risker som avvikelser från normal verksamhet!SOSFS 2011:9

VAD VI GÖR OCH HUR Vad är en vårdskada? Vårdskada = Lidande, kroppslig eller psykisk skada eller sjukdom samt dödsfall som hade kunnat undvikas om adekvata åtgärder hade vidtagits vid patientens kontakt med hälso- och sjukvården. Allvarlig vårdskada = Vårdskada som 1. är bestående och inte ringa, eller 2. har lett till att patienten fått ett väsentligt ökat vårdbehov eller avlidit. Källa: Socialstyrelsens föreskrift SOSFS 2011:9SOSFS 2011:9

VAD VI GÖR OCH HUR I vilka sammanhang kan avvikelser uppstå?  Patient och vård  Laboratorieverksamhet  Läkemedelshantering  Benbank  Kris- och katastrofmedicin  Arbetsmiljö  Miljö  Grundläggande säkerhet  Hot och våld, bränder, inbrott, stölder…  Informationssäkerhet  Utrustning/produkt  Service/tjänst  Förråd, leveranser, transporter, vaktmästeri, kost, städning, tvätt, ekonomiservice…  Anläggning  Brister i drift och underhåll av fastigheter…  Fordon  Övrigt

VAD VI GÖR OCH HUR Hur definieras avvikelsehantering i vården? Rutiner för att identifiera, dokumentera och rapportera negativa händelser och tillbud samt för att fastställa och åtgärda orsaker, utvärdera åtgärdernas effekt och sammanställa och återföra erfarenheterna. Källor: Socialstyrelsens terminologi och föreskriften 2005:28 om anmälningsskyldighet enligt Lex Maria.terminologi2005:28 Negativa händelser och tillbud 1. Identifiera 2. Dokumentera 3. Rapportera 4. Fastställ orsaker 5. Åtgärda orsaker 7. Sammanställ och återför erfarenheter 6. Utvärdera Åtgärdernas effekt

VAD VI GÖR OCH HUR Vad är syftet med vår avvikelsehantering? All personal inom regionen ska delta aktivt i att rapportera varje avvikelse från normal verksamhet, så att den utreds och åtgärdas som ett led i det ständiga arbetet med att utveckla och förbättra våra verksamheter! Grrr! Det här gick ju inte alls bra! Vad berodde det på? Vad måste göras för att det inte ska hända igen? Grrr! Det här gick ju inte alls bra! Vad berodde det på? Vad måste göras för att det inte ska hända igen?

VAD VI GÖR OCH HUR Vem ska rapportera avvikelser?  All personal inom regionen – alltså även du! – ska rapportera avvikelser!  Arbetar du inom hälso- och sjukvård eller tandvård är du dessutom skyldig enligt lag att rapportera avvikelser!  Det är nödvändigt att alla i verksamheten förstår vikten av att avvikelser inte bara rapporteras, utan också utreds och åtgärdas!  Tro inte att avvikelsehantering bara är chefens eller ”någon annans” ansvar!

VAD VI GÖR OCH HUR Vilka användarroller finns i avvikelse- systemet?

VAD VI GÖR OCH HUR Vilka hjälper avvikelsesystemets användare?

VAD VI GÖR OCH HUR Hur ser avvikelsesystemets supportkedja ut?  Kontakta i första hand (24900) vid problem med att använda  Förbättringsförslag angående avvikelsesystemet kan skickas till Ulrica Jönsson (27578) som är informationsansvarig i systemet.Ulrica Jönsson  Om någon behöver behörigheter i avvikelsesystemet, beställer den berördes närmaste chef de nödvändiga behörigheterna via sin Centuri-administratör.chefCenturi-administratör  Om någon chef/handläggare behöver rådfråga någon om hur klassificeringarna ska göras i en viss avvikelserapport, eller behöver hjälp med att ta fram statistik om avvikelser, vänder den sig till sin kvalitetsgranskare. kvalitetsgranskare  Om utredarna inom den egna organisationen inte har tillräcklig sakkunskap för att reda ut orsakerna till en viss avvikelse, finns ett antal funktionsansvariga att rådfråga.funktionsansvariga  Om det uppenbart är någon felaktighet i avvikelsesystemet eller dess dokumentation, går det bra att vända sig direkt till Magnus Persson som är systemansvarig.avvikelsesystemetdokumentationMagnus Persson

VAD VI GÖR OCH HUR Var är avvikelsesystemets dokumentation? 1. Gå till InsidanInsidan 2. Klicka på Verksamhetsplanering och uppföljningVerksamhetsplanering och uppföljning 3. Klicka på AvvikelsehanteringAvvikelsehantering Där finner du avvikelse- systemets  Rutiner Rutiner  Handböcker Handböcker  Frågor och svar Frågor och svar  Utbildningar Utbildningar  Kontaktvägar Kontaktvägar

VAD VI GÖR OCH HUR Hur rapporterar jag en avvikelse? 1. Logga in som dig själv och öppna Insidan.Insidan 2. Klicka på ”Centuri – rapportera avvikelser” i vänstra spalten.Centuri – rapportera avvikelser 3. Beskriv avvikelsen med avseende på bl a händelseförlopp, arbetsplats och vidtagen åtgärd. Tänk på att fälten med röd stjärna (*) är obligatoriska att fylla i. 4. Om du behöver lång betänketid - klicka på knappen ”Spara” minst var 20:e minut. 5. Klicka på knappen ”Skicka” så att rapporten hamnar hos din närmaste chef för handläggning.

VAD VI GÖR OCH HUR Ska jag göra något mer, eller annat, än en avvikelserapport? En avvikelserapport kan ta relativt lång tid att handlägga, eftersom den är avsedd att utgöra underlag för verksamhetsutveckling. Eventuella akuta problem som ingår i avvikelsen måste därför lösas på annat sätt:  Gör det du kan/får/har tid med för att själv lösa det akuta problemet!  Vid IT-problem (trilskande program eller IT-utrustning), ta hjälp av Helpdesk (24900)!Helpdesk  Vid problem med medicinteknisk utrustning (infusionspump, blodtrycks- manschett, EKG-apparat eller liknande), ta hjälp av Medicintekniska avdelningen (23700)!Medicintekniska avdelningen  Vid fastighetsproblem (sandning, värme, dörrar o s v), ta hjälp av Fastighetsdriften (27750)! Fastighetsdriften  Vid problem med telefoni, ta hjälp av Teleservice (28100)!Teleservice (Och så vidare…)

VAD VI GÖR OCH HUR Hur följs avvikelserapporten upp?  Som rapportör kan du själv gå in i avvikelsesystemet och följa din avvikelserapport under fliken ”Min sida”.avvikelsesystemet  Kvalitetsgranskare och funktionsansvariga kan vid behov ge de berörda stöd i hanteringen av rapporten.  Om vissa val är gjorda i rapporten när den lämnar handläggningsstadiet, meddelas berörda funktionsansvariga per e-post.  Rapporten kan läggas i ett speciellt uppföljningsstadium, där en utsedd person följer upp effekterna av åtgärderna.  När ärendet avslutas, får både rapportören och handläggaren (chefen) ett e-postmeddelande med länk till avvikelserapporten.  Chefen ansvarar för återrapportering till berörda medarbetare, bland annat under arbetsplatsträffar (APT).  Rapporten ingår i avvikelsestatistik som tas fram både periodiskt och vid behov.avvikelsestatistik

VAD VI GÖR OCH HUR Hur följs avvikelsestatistiken upp?  Avvikelsestatistik tas fram via sidan ”Avvikelser” i DivePort. (för användningssätt, se Självstudiekurs i avvikelsestatistik).AvvikelserDivePortSjälvstudiekurs i avvikelsestatistik  Kvalitetsgranskarna sammanställer statistik för respektive arbetsplats vid behov, men minst 2 gånger per år.  Ansvarig chef analyserar resultatet.  Sammanställning och analys sker på enhets-, områdes- och regionnivå.  Analyserna utgör underlag för enskilda beslut och fortlöpande verksamhetsutveckling.

VAD VI GÖR OCH HUR Vilka stadier kan avvikelserapporten gå igenom? Rapporten kan följa pilarna genom de olika stadierna i många olika ordningsföljder, men allra minst måste de gröna stadierna genomlöpas! Nytt Sparat Utredning Åtgärd Upp- följning Kvalitets- granskning Avslutat Åtgärd genom- förd Rapportör Handläggare (Ägare) UtredareÅtgärdare Åtgärdare som även är Handläggare Kvalitetsgranskare (Klassificerare) Uppföljare Handläggning Endast handläggare som skickar rapporter till sig själva för åtgärd hamnar i stadiet ”Åtgärd genomförd”

VAD VI GÖR OCH HUR Hur kan ett avvikelseärende se ut? 1. Rapportören skapar en avvikelserapport, sparar den om den tar lång tid att fylla i, och skickar den sedan till handläggaren. 2. Handläggaren gör en grov klassificering av bl a avvikelsetyp, sammanhang och eventuella personskador, anger önskad utredning och skickar rapporten till en utredare. 3. Utredaren tar reda på avvikelsens orsaker, beskriver den utförda utredningen och skickar tillbaka rapporten till handläggaren. 4. Handläggaren kompletterar rapportens klassificering, anger önskade åtgärder och skickar rapporten till åtgärdaren. 5. Åtgärdaren eliminerar avvikelsens orsaker, beskriver de utförda åtgärderna och skickar tillbaka rapporten till handläggaren. 6. Handläggaren kompletterar rapportens klassificering, beskriver önskad uppföljning och skickar rapporten till uppföljaren. 7. Uppföljaren tar reda på om åtgärderna haft önskad effekt, beskriver den utförda uppföljningen och skickar tillbaka rapporten till handläggaren. 8. Handläggaren kompletterar rapportens klassificering och skickar rapporten till kvalitetsgranskaren. 9. Kvalitetsgranskaren bedömer om klassificeringarna är korrekta och gör smärre korrigeringar om så behövs. Kvalitetsgranskaren bedömer också om relevanta utredningar och åtgärder har utförts. 10. Om kvaliteten är alltför dålig, skickar kvalitetsgranskaren tillbaka rapporten till handläggaren. Om kvaliteten är ok, avslutar kvalitetsgranskaren ärendet. Nytt Sparat Utredning Åtgärd Uppföljning Kvalitets- granskning Avslutat Handläggning

VAD VI GÖR OCH HUR Hur förebygger jag avvikelser?  Skaffa kunskaper om, och förståelse av, avvikelserna inom din verksamhet!  Ta vara på erfarenheter av förbättringsarbeten som utförts tidigare eller på andra håll!  Välj rätt åtgärder utifrån inhämtade kunskaper och erfarenheter!  Försök vara proaktiv, d v s sätt in förebyggande åtgärder för att undvika att det uppstår avvikelser som måste åtgärdas i efterhand!

VAD VI GÖR OCH HUR Hur främjar jag avvikelserapporteringen?  Uppmuntra arbetskamraterna att ständigt reflektera över arbetssätt, rutiner och risker!  Omfamna uppfattningen att avvikelser är godis!!!  Förklara att vi förbättrar verksamheten effektivast genom att betrakta våra avvikelser och åtgärda dem!  Poängtera att avvikelser sker på grund av skavanker i verksamheten, inte på grund av okunnighet eller slarv hos enskilda personer!  Vi letar alltså inte syndabockar, utan möjligheter till högre kvalitet, högre säkerhet, högre riskmedvetenhet och ständigt förbättrad verksamhet!  Att rapportera en avvikelse är att ta ansvar - inte genant!

VAD VI GÖR OCH HUR Slut! Titta nu gärna in i avvikelsesystemet och utforska dess möjligheter närmare!avvikelsesystemet Nytt Sparat Utredning Åtgärd Upp- följning Kvalitets- granskning Avslutat Åtgärd genom- förd Handläggning