Presentation laddar. Vänta.

Presentation laddar. Vänta.

Loopen Budgetsystem i tiden. Loopen Teknik Mappstruktur Filstruktur – fokus budget Sammanställning – pivottabell Prognos Stödfördelning.

Liknande presentationer


En presentation över ämnet: "Loopen Budgetsystem i tiden. Loopen Teknik Mappstruktur Filstruktur – fokus budget Sammanställning – pivottabell Prognos Stödfördelning."— Presentationens avskrift:

1 Loopen Budgetsystem i tiden

2 Loopen Teknik Mappstruktur Filstruktur – fokus budget Sammanställning – pivottabell Prognos Stödfördelning

3 Loopen - teknik Loopen är en kombination av excel och access. Områdena och dess ekonomer arbetar i excel Accessen arbetar i bakgrunden i syfte att o Sammanställa o Gruppera/indela o Förtydliga o Periodisera Tekniken och modellen bygger på att alla filer ligger fast – inget skickas in! – Mappstruktur är A och O

4 Loopen - Mappstruktur Excelfilerna ingår i ett system där mappstrukturen är viktig. Platsen är som tidigare: … Arbeten/Budget Inlamning/Budgetfil Varje område har sin egen mapp, vilka i sig har en excelfil och två undermappar o Budgetransar_Per_Omrade_xx o 2012 o Slask

5 Loopen - Mappstruktur

6 Loopen – Filstruktur Fokus budget Filen består av en rad olika flikar – varav fliken ”transar” är ”viktigast””transar” Området A1-X3200 är av tabellformat (sortering, filtrering och summeringsmöjligheter) Kolumnerna: o A-K är ”Budget 2013” o L-M är ”Budget 2012” o O-R är ”Prognos” o S-X är ”Stödfördelning” o N är ”Skapat/ändrat”

7

8 Loopen – Filstruktur Fokus budget Budget 2013 (kolumner A-K) har två typer av värdetabeller: ”Obligatorsikt” och ”Frivilligt” Budget 2013 Obligatoriskt är o Område (A kolumn) o Kostnadsställe - räcker med ett samlande(B) o Konto – (C) o Verksamhet (D) o Aktivitet (stödverksamhet)(E) o Belopp (I) o Periodnyckel (K) o Motpart – interna konton – ej OH (G)

9

10 Loopen – Filstruktur Fokus budget Budget 2013 (kolumner A-K) har två typer av värdetabeller: ”Obligatorsikt” och ”Frivilligt” Frivilligt är o Aktivitet - kärnverksamhet(E kolumn) o Objekt(F) o Motpart – externa konton och OH(G) o Finansiär(H) o Kommentar (J)

11 Loopen – Filstruktur Fokus budget Kolumnerna har dataverifiering - både i Titel (1a- raden) och värdefälten – vilken begränsar värdet till tal med rätt antal tecken – samt att talen ligger inom rätt intervall. Det går att länka men det är inget som supportas.

12 Loopen – sammanställning Sammanställningen sker i bakgrunden via access – på så sätt utnyttjas både excels flexibilitet och access strukturbarhet Syftet är att: o Sammanställa o Gruppera/indela o Förtydliga o Periodisera

13 Loopen – sammanställning Loopen ställs samman i access på två sätt Direkt återkoppling via länkningar/frågor o Områdena kan göra uppföljning enligt hermes (kontogrupperingen i SILA RR), periodiserat (enligt fördelningsnyckel) och på verksamhetsgrupper etc (finns inga begränsningar) Indirekt återkoppling via tabell inläsning där alla områden slås ihop – koncernuppföljning o Till MAH controller o Uppdateras dagligen

14 Loopen – Pivottabell Sammanställningen görs i pivotabeller – både för områdena och GF. Styrkan gör att man kan borra sig ner till minsta byggklots. De olika byggdelarna i pivottabellerna (om excelfilen har använts rätt) gäller följande fält: o Stödet utfördelat på de olika verksamhetsgruppperna o Aktiveter o Belopp 2012/2013 o Bokslutsperioder

15 Loopen – Pivottabell De olika byggdelarna i pivottabellerna (om excelfilen har använts rätt) gäller följande fält: o Boxar o Stödfördelning med periodbelopp med totalsumma o Finansiärer o Kommentarer (år 2012/2013) o Konton (olika grupperingar – S-kodsgruppering som RR SILA etc) o Uppdelning kärn- och stöd (olika stödnivåer) o Motparter (både interna och externa) o Områden o Periodiserad belopp avrundat och icke avrundat (2012/2013) o Periodnyckel o Semesterlöner o Verksamheter med grupperingar

16 Loopen - Prognos Finns möjligheter att använda Loopen till prognos arbetet för både T1 och T2. Kolumnerna O-R är avsatta för detta ändamål.prognos arbetet Diskutera under hösten användningen av denna möjlighet.

17

18 Loopen - stödfördelning Kolumnerna S- X är avsatta för att beräkna stödets utfördelning gör de olika ”bena” GU, UU, FO och TVberäkna stödets utfördelning I kolumn S väljs Kärn- respektive stödets indelning (Högskola, område eller institution. Fördelningen av stödet sker i %-andelar i kolumnerna T-W. X- kolumnen ska ge 100% då allt är utfördelat. Tillsammans med de obligatoriska aktiviteterna för stödverksamheten har en stark grund för SUHF- modellen.

19

20 Loopen - stödfördelning Arbete med att utveckla bra pivottabeller kan vi skapa modeller som visar: Boxarna Stödets tre nivåer samt Fördelningen på kärnverksamhetsgrupper.

21 Loopen - SILA Uppföljningen bygger på budget (eller tvärtom) Viktigt med att ha överensstämmande rapporter i Budget och Uppföljningsarbete (BUP-tänk) – finna en röd tråd Förslag/krav hitta den modell som gör att ”BUP- tänket” finns med överallt.


Ladda ner ppt "Loopen Budgetsystem i tiden. Loopen Teknik Mappstruktur Filstruktur – fokus budget Sammanställning – pivottabell Prognos Stödfördelning."

Liknande presentationer


Google-annonser