Hur fungerar innovationsupphandling med hänsyn till LOU?

En presentation över ämnet: "Hur fungerar innovationsupphandling med hänsyn till LOU?"— Presentationens avskrift:

1 Hur fungerar innovationsupphandling med hänsyn till LOU?

2 Helt ny organisation på Konkurrensverket.
I korthet = tydlig uppdelning mellan det som är stödjande/främjande verksamhet och det som är lagtillämpande. Ansvarsmässigt = nya organisationen Innefatta tydlig uppdelning mellan dessa två kärnområden. Samtidigt bör och ska de två benen kunna inspirera och berika varandra med kunskap och insikter. 1) Tillsynsinstatser avseende en specifik sakfråga kommer till exempel att kunna ge inspiration till stödinsatser för att minska förekomsten av missuppfattningar och i sin tur till färre tillsynsärenden. 2) på motsvarande sätt tvärtom: När vi kan notera behov på stödsidan av att kunna peka på praxis och domstolsbedömningar för att kunna ge stöd, så kan det området prioriteras upp på tillsynssidan. Stöd-avdelningen kommer att ledas av Ylva Mannervik som tidigare bland annat arbetat som upphandlingschef inom regeringskansliet. På denna avdelning kommer det att vara tre enheter: Enheten för policy (S1) kommer att ledas av Annie Stålberg som närmast kommer från Miljöstyrningsrådet. Enheten för upphandlingsstöd (S2) som ska ledas av Björn Bergström, som fram tills nu arbetar på Riksbaken som upphandlingsansvarig och dessutom är ordförande i SOI enheten för utredning, uppföljning och utvärdering (S3) som leds av Johan Hedelin från Konkurrensverket.

3 Konkurrensverkets mål för det upphandlingsstödjande arbetet
Stärka upphandlingens strategiska betydelse Underlätta för små och medelstora företag att deltaga i upphandling Förebygga korruption och jäv i offentlig upphandling Bidra till hållbar utveckling Uppmuntra innovationsfrämjande upphandling Främja frivillig förbättring av näringslivets och offentliga sektorns miljöarbete (från 1 juli 2014) Konkurrensverkets regleringsbrev för 2014 från regeringen innehåller bland annat ett antal mål för det samlade upphandlingsstödet. Ett av det samlade upphandlingsstödets viktigaste uppdrag är att bidra till att upphandling lyfts upp på ett mer strategiskt plan bland kommuner och myndigheter. Att i högre grad fokusera på att göra goda affärer för de skattemedel som vi förvaltar förutsätter att de på ansvarig myndighetsnivå förstår att avsätta tillräckliga resurser för detta fina och viktiga uppdrag.

4 Prioriterade uppgifter inom tillsyn respektive stöd
Otillåtna direktupphandlingar ska vara i fokus, och särskild vikt ska läggas vid talan om upphandlingsskadeavgift. Vidta åtgärder för att öka förutsättningarna för små och medelstora företag att delta i offentliga upphandlingar. Stöd, information och vägledning om offentlig upphandling, inklusive innovationsupphandling, miljöhänsyn och sociala hänsyn ska koncentreras, förbättras och förstärkas. Relationen tillsyn - stöd Inom Konkurrensverkets ansvar på upphandlingsområdet ska särskild vikt och prioritet läggas vid tillsynsverksamheten och arbetet med stöd och vägledning.

5 Rapportering 1 oktober 2014 om upphandlingsstödet (1/2)
Hur vi arbetat med inordnandet av metodstöd m.m. inom områdena innovation, hållbarhet (miljö och sociala hänsyn), underlätta för SME i upphandling samt upphandlingsjuridik och ekonomi. Visa på åtgärder för att hantera uppdrag angående MSR och beskriva arbetet med att vidareutveckla kriterier för miljökrav i offentlig upphandling.

6 Rapportering 1 oktober 2014 om upphandlingsstödet (2/2)
Särskild handlingsplan för samarbetet med Vinnova med målsättningen att verka för mer innovationsupphandling. Presentera förslag till hur upphandlingsstödet kan utvecklas, förbättras och förstärkas samt hur stödet kan synliggöras och tydliggöras.

7 Varför innovationsupphandling?
Drivkraft för utveckling och förnyelse inom den offentliga sektorn och den privata sektorn. Kan leda till kostnadsbesparingar för den upphandlande myndigheten. Kan leda till näringslivsutveckling och tillväxt. Drivkraft för utveckling och förnyelse Innovationsupphandling = verktyg för att utveckla och förnya off sektor. Behov för att utveckla. Olika förfaranden som gör att kan få in nya idéer och värden från lev som kan utveckla organisationen. System eller produkter. Möjliggör nya företagsidéer. Kostnadsbesparingar (på längre sikt) Innovativa lösningar kan ha lägre LCC eller tillföra andra värden. Kan leda till näringslivsutveckling Kan skapa nya marknader för företag, innovatörer och entreprenörer Ökad nytta för medborgare + samhälle gnom billigare el effektivare varor el tjänster

8 Förutsättningar för innovationsupphandling?
Stöd från ledningen. Stöd från verksamheten. Kunskap. Relevans. Stöd från ledningen Kan kräva politiskt mod genom vilja att acceptera ”risker” och tillsätta budget. Politiker kan ”föreskriva” samarbete Det behövs också insikt i att utvecklingsprojekt kan bedrivas mha upphandling Det behövs resurser till utveckling Det kan också behövas visioner: ett förbättrat offentligt tjänsteutbud (effektivitet, nya tjänster etc.) Perspektiv: upphandling en strategiskt viktig funktion Framförhållning: planering och mer ”berednings”-tid Stöd från verksamheten - Kompetensen för att finna relevanta problem - Förståelse/stöd för projektet Kunskap - Metodik: behovsidentifiering, marknadsdialog, upphandlingsmetoder, avtalsskrivning, uppföljning… - Praktiska exempel Relevans - Medborgar/användarperspektiv - Samhällsförankring

9 Hur kan innovationsupphandling genomföras?
Behovsidentifiering – kan vi upphandla färdiga lösningar eller behövs nya lösningar? Behovsanalys – Vad har verksamheten för behov av färdiga lösningar eller nya lösningar? Marknadsanalys – Vilka lösningar finns på marknaden? Behovsverifiering – Är behoven väl definierade och kan de tillfredsställas? Möjlighetsanalys – Är innovationsupphandling ett möjligt verktyg? Genomförandeplanering – Val av innovationsupphandlings metod Behovsidentifiering: Upphandling av innovation: Vilka behov har vi? Kan vi upphandla färdiga lösningar eller behövs det nya lösningar? Behoven uttrycks av de som har erfarenhet och kompetens! Behov är inte en vision Behov är inte ett äskande Behov är inte en önskelista Behovsidentifieringen ligget till grund för att gå vidare. Preliminär bedömning. Öppen för omprövning. Behovsanalys: Innovationsvänlig: Hur ser verksamhetens behov ut? Grundat på verkligt behov som är väl förankrat hos slutanvändarna. Fokus = klargöra behov, inte på att hitta vilken lösning som ska levereras Upphandling av innovation: Hur ser verksamhetens faktiska behov av nya lösningar ut? 1) kartlägg förutsättningarna. Enkelt uttryckt: är detta ett tillräckligt väsentligt behov eller problem? Bör också inkludera noggrann studie av förutsättningar för att deiva projektet vidare (vilka medel och resurser finns tillgängliga, vilka andra UM kan man samarbeta med, finns utvecklingsstöd etc) 2) Specificera behov – beskriva vad som ska uppnås. Ställ upp mål som UM bedömer behövs för att möta sitt behov ex funktionalitet, pris , hållbarhet etc Marknadsanalys Vilka lösningar finns på marknaden? Utifrån behovsanalysens specifikation söka vad som finns på marknaden som kan möta kraven. Vad som utbjuds i Sverige och vad som som finns på andra marknader. Söka även lösningar från andra användningsområden som skulle kunna anpassas. Behovsverifiering Är behoven väl definierade? Kan behoven tillfredställas? Undvika illusionen om att ha ”rätt”. Att inte drabbas av egen förträfflighet! Konsultationer med andra personer med liknande erfarenheter och roller som inte varit med i processen! Saknas uppslutning kring behovsanalysen så saknas trovärdighet i utmaningen. Innovativa företag måste känna att det inte är ”hugskott” eller ovanliga särintressen som ligger bakom ”utmaningen”. Möjlighetsanalys: Är upphandling av innovationer ett möjligt/lämpligt verktyg för att få fram lösningar för att möta behoven? Är det troligt att det går att göra upphandling av innovation? Förefaller det vara möjligt att nå en ny lösning? Är utmaningen vetenskapligt rimlig? Är det troligt att det finns innovativa företag som vill utföra uppdrag? Har myndigheten tillräckliga ekonomiska medel? Finns det tid nog? Genomförandeplanering - Val av Iupp-metod Skall en upphandling av innovation genomföras? Hur innovationsvänlig kan/ bör en viss upphandling göras? Ekonomin, Kompetens Tid Acceptans Vilken metod? Inom LOU/LUF Utanför LOU/LUF

10 Vilka metoder och förfaranden kan användas inom LOU
Funktionskrav/ funktionsupphandling. Projekttävling. Anbud med alternativa utföranden. Förhandlat förfarande. Konkurrenspräglad dialog. Funktionskrav Beskriva funktion och de mål som ska uppnås. Bra balans i kravställandet. Funktionens egenskaper bör kunna mätas och regleras. Lev får större utrymme att använda yrkeskunskap och effektivitet. Projekttävling 14 kap. LOU För tilldelning av tjänstekontrakt eller innefattar priser eller ersättningar till deltagarna. Projekttävling får begränsas till visst antal tävlingsdeltagare. Tävling är öppen för alla och ordnas av en upphandlande myndighet för att förvärva en ritning eller en projektbeskrivning. Alla intresserade leverantörer får lämna in en ansökan om att få delta i projekttävlingen. Antalet tävlingsdeltagare får begränsas och kriterier för urvalet ska då framgå. En jury utser det vinnande bidraget. Juryn ska bestå av personer som är oberoende i förhållande till tävlingsdeltagarna och varje bidrag som prövas anonymt. Juryn ska vara självständig i sina yttranden och beslut Juryn ska också rangordna bidragen och motivera sitt beslut. Dialog kan ske med en eller flera tävlingsdeltagare om det behövs för att klargöra olika aspekter av projektet. Om projekttävlingen avslutas med en tilldelning av ett tjänstekontrakt ska vinnaren bjudas in till att delta i en förhandling. Anbud med alternativa utföranden 6 kap. 9§ LOU Sätt att öka chanserna för pot.lev att få innovativa lösningar Nackdel: något mer komplicerat vid utvärderingsfasen UM ska ange om godkänner alt anbud i annons (LUF i FFU) Minimikrav för alt utförandet ska anges i FFU Särskilda villkor för hur alt anbudet ska presenteras ska anges i FFU – vanligtvis urval av obl krav som ställs på tekn spec Ek mest fördelaktiga anbudet som tilldelningsgrund Under tröskelvärdena Pröva alla anbud. Kan ej utesluta alt anbud

11 Förhandlat förfarande
Förhandlat förfarande med föregående annonsering får endast användas undantagsvis. Upphandlande myndighet ska förhandla med anbudsgivarna för att anpassa anbuden till de krav som ställts. Förhandling kan äga rum i successiva steg. Kommer att bli möjlighet att använda förfarandet i utökad grad vid bl.a följande situationer: om upphandlande myndighetens behov ej kan tillgodoses utan anpassning av lättillgängliga lösningar Om produkten inbegriper formgivning eller innovativa lösningar Förhandlat förfarande med föregående annonsering endast tillämpas undantagsvis i LOU och under i lagen särskilt angivna omständigheter. Kolla upp vilka! Alla leverantörer får ansöka om att få lämna anbud, men endast de anbudssökande som kvalificerat sig inbjuds av en upphandlande myndighet att delta Anpassa anbuden till de krav som ställs – ej väsentliga förändringar Kan ske i successiva steg Ökade möjligheter med nya direktivet Det finns möjligheter att förhandla om funktionskrav som ställs i förfrågningsunderlaget så länge förändringarna inte är väsentliga.

12 Konkurrenspräglad dialog
Får användas vid särskilt komplicerade kontrakt. Utgångspunkten är den upphandlande myndighetens behov. Dialogen kan äga rum i successiva steg. Tilldelning sker enligt det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Kommer att bli möjlighet att använda förfarandet i utökad grad vid bl.a följande situationer: om upphandlande myndighetens behov ej kan tillgodoses utan anpassning av lättillgängliga lösningar Om produkten inbegriper formgivning eller innovativa lösningar Konkurrenspräglad dialog Konkurrenspräglad dialog kan användas såväl över som under tröskelvärdena. Alla intresserade leverantörer får lämna in en ansökan om att i ett senare skede få delta i dialogen. Komplicerade kontrakt Komplicerade kontrakt - Avgörs av UM behov: tekniskt, rättsligt och finansiellt Dialogen kan ske successivt. UM behov Dialogen syftar till att identifiera och bestämma hur myndighetens behov bäst kan tillgodoses. Dialogen avslutas när myndigheten funnit en eller flera lösningar som tillgodoser det aktuella behovet. Tilldelning sker enl ek.mest fördelaktiga Konkurrenspräglad dialog lämpar sig väl för en innovationsupphandling när det gäller särskilt komplicerade kontrakt på grund av att dialogen kan bidra till att genomgående förbättra upphandlingens kvalitet i fråga om finansiering, rättsförhållanden och tillvaratagande av ny teknik. Dialogen kan även öka möjligheten att beakta tekniska innovationer och designförslag eftersom en upphandlande myndighet fortlöpande kan diskutera och väga unika lösningar mot varandra. En konkurrenspräglad dialog kan vara lämplig för större integrerade projekt för transportinfrastruktur, områden med snabb teknisk utveckling, stora datanät eller projekt som omfattar komplicerad och strukturerad finansiering och vars ekonomiska och rättsliga uppläggning inte kan fastställas i förväg. För projekt som innebär offentlig-privat samverkan (OPS), liksom när en alternativ driftsform för offentligt bedriven verksamhet övervägs, kan konkurrenspräglad dialog också vara lämplig att använda. Att genomföra konkurrenspräglad dialog ställer dock höga krav på resurser och kompetens hos deltagande aktörer samt omfattande förberedelser och planering.

13 Vilka metoder och förfaranden kan användas utanför LOU/LUF
Innovationstävlingar. Avsiktsförklaringar avseende kommande upphandlingar. Förkommersiell upphandling. Innovationstävlingar En innovationstävling omfattar att identifiera existerande behov, söka efter förslag i en tävlingsform, samt att ta vidare de bästa förslagen närmare att bli implementerade lösningar och/eller kommersialisering. Innovationstävlingar som metod har ett antal eftertraktade egenskaper: Resurseffektiv då beställaren betalar endast för resultaten eller för det vinnande bidraget. Stimulerar till externa investeringar som kan överstiga värdet av belöningarna. Den nedlagda tid och kreativitet som de tävlande lägger ner överstiger ofta värdet av prissumman. Involverar flera grupper av innovatörer och därmed ökar den tillgängliga lösningskapaciteten. Neutral, då en väl definierad utmaning för tävlingen inte anger vilken aktör eller vilket angreppssätt som har bäst chans att nå målet. Öppnar för lösningar utanför den egna disciplinen, s.k. kunskapsöverföring mellan olika branscher och verksamhetsområden. Avsiktsförklaringar ”Vi kommer att kräva X om ej sämre än nuvarande produkt och ej dyrare än 0,y * nuvarande pris. - Kritisk faktor för leverantörer av nya produkter är att det kommer finnas en marknad efter att den är testad och klar. - UM kan underlätta risktagandet genom att försäkra företag att det kommer att finnas marknad för produkter med vissa egenskaper dvs att - UM kommer efterfråga innovationen i framtida upphandlingar Avser framtida upphandlingar. En moralisk/politisk utfästelse, inte juridiskt bindande. - Off sektor har behov som ej finns på marknaden. Erbjuder en avsiktsförklaring ”letter of intent” att anskaffa produkten. - Avsiktsförklaringen bör också redovisa förväntningar avseende pris, egenskaper och kvalitet. Många myndigheter kan gå samman, även över nationsgränser.

14 Förkommersiell upphandling
Bygger på två juridiska undantag FoU – undantaget. Tolkningen av statsstödsreglerna. Förkommersiell upphandling Metod för att upphandla FoU-tjänster som innebär att risker och fördelar delas, utan att utgöra statstöd. FoU- undantaget Nyttan av FoU-tjänsterna ska helt eller delvis tillkomma någon annan än en eller flera upphandlande myndigheter eller; FoU-tjänsterna ska helt eller till viss del finansieras av antingen leverantören eller annan aktör som inte är en upphandlande myndighet Syftet med regeln är att undanta från LOU sådana FoU - tjänster som kan gynna samhället i stort, främst tjänster på ett förkommersiellt stadium. Även om en FoU-tjänst är undantagen upphandlingsplikt måste den upphandlande myndigheten tillämpa de allmänna EU-rättsliga principerna. Tolkning av statsstödsreglerna Upphandlande myndighet ingår avtal om utförande av FoU-tjänster samt medger delning av FOU-resultaten och risken. Den omfattar enbart FoU-tjänster: FoU kan omfatta till exempel förslag på problemlösning och design, framtagande av prototyper, fram till utvecklingen av en begränsad volym första produkter eller tjänster i form av en testserie. ”Ursprunglig utveckling av en första produkt eller tjänst får inbegripa begränsad produktion eller leverans för att också resultaten av tester på fältet ska bli tillgängliga och för att visa att varan eller tjänsten lämpar sig för produktion eller leverans i stora kvantiteter och med godtagbar kvalitet.” FoU omfattar således inte kommersiell utveckling som serietillverkning, lager för att fastställa kommersiell gångbarhet eller för att täcka FoU-kostnader, integration, kundanpassning, stegvis anpassning och förbättringar av befintliga produkter eller processer. Delning av risker och fördelar: Vid förkommersiell upphandling reserverar den offentlige upphandlaren inte FoU-resultaten enbart för egen användning. Myndigheter och industrin delar risker och fördelar med den FoU som behövs för att utveckla nya innovativa lösningar som överglänser dem som finns på marknaden. För att se till att delningen av risker och fördelar sker på marknadsvillkor menar EU-kommissionen att företaget, som deltar iden offentliga upphandlingen, ska kompensera den offentlige upphandlaren för alla FoU-fördelar som delas mellan den offentlige upphandlaren och det företaget. Kompensationen ska ske på marknadsvillkor, vilket kan ske genom en prissänkning jämfört med kostnaderna för exklusiv utveckling som motsvarar marknadsvärdet på de erhållna fördelarna och de risker som företaget utsatts för. Konkurrenskraftig upphandling utan statsstöd: Vidare konkurrensutsätter den upphandlande myndigheten det kommersiella införandet av de lösningar och produkter som bygger på resultaten Att delningen av risker och fördelar samt hela upphandlingskedjan organiseras så att man uppnår maximal konkurrens, insyn, öppenhet, rättvisa och prissättning på marknadsvillkor gör att den offentlige upphandlaren kan få en bild av bästa möjliga lösningar på marknaden. En upphandlande myndighet kan därmed förmå leverantörer att utveckla innovativa lösningar och produkter som ännu inte finns på marknaden. Om det finns konkurrens så utförs utvecklingsarbetet till marknadspris och då är inte myndighetens ersättning statsstöd. Åtgärder som vidtas vid förkommersiell upphandling hindrar inte konkurrens i kommersialiseringsfasen, eftersom principerna i direktiven om offentlig upphandling och fördraget, som direktiven baseras på, gäller fullt ut. Om delningen av risker och fördelar inte sker på marknadsvillkor, och om det pris som erläggs för tjänsterna ligger över marknadspriset, kommer det normalt att uppfattas som statsstöd som måste anmälas till och bedömas av kommissionen i enlighet med artiklarna 107–108 FEUF och gemenskapens rambestämmelser för statligt stöd till forskning, utveckling och innovation.

15 Förkommersiell upphandling LOU/ LUF-upphandling
Förkommersiell upphandling LOU/ LUF-upphandling Leverantör A Anbud A Projekt A Leverantör B Anbud leverantör B Anbud B Projekt B Projekt B Projekt B Leverantör C Anbud C Projekt C Leverantör D Projekt D Projekt D Anbud leverantör D Anbud D Projekt D Leverantör E Anbud E Projekt E Möjlighet att avbryta (om prototyp ej är tillfredsställande) Leverantör F Anbud F Anbud leverantör X Leverantör X Anbuds-period Fas 1 utveckling av koncept/idé Fas 2 prototyper & testserier (kan även vara separata faser) Upphandling i enlighet med upphandlingslagarna Anbuds-förfrågan Tilldelning av kontrakt fas 1 Tilldelning av kontrakt fas 2 Baserat på figur från EU-kommissionen

16 Innovationspartnerskap
Nytt förfarande - implementeras i svensk lagstiftning 2016. Upphandlande myndighet får inrätta partnerskap med en eller flera partner för att utveckla och sedan upphandla innovativa produkter. Partnerskapen ska delas upp i successiva etapper. Upphandlande myndighet kan avsluta partnerskapet efter varje avslutad etapp. Upphandlande myndighet ska förhandla med anbudsgivarna.

17 Leverans från leverantör B
Innovationspartnerskap Leverantör A Anbud A Projekt A Leverans från leverantör B Leverantör B Anbud B Projekt B Projekt B Projekt B Leverantör C Anbud C Projekt C Leverantör D Projekt D Projekt D Anbud D Projekt D Leverantör E Anbud E Projekt E Leverantör F Anbud F Leverantör X Anbuds-period Fas 1 utveckling av koncept/idé Fas 2 prototyper & testserier Leveransfas Anbuds-förfrågan Tilldelning av kontrakt fas 1 Tilldelning av kontrakt fas 2 och leverans

18 Teknikupphandling Katalytisk upphandling, katalytisk innovationsupphandling Stimulera till att sprida nya lösningar – ej för eget bruk Produkt/tjänst- inkrementellt slag Företag utvecklar produkterna på egen bekostnad (utanför LOU/LUF) Liknar mer en vanlig upphandling än Forward Comittment p.g.a tidplan, specifikationer etc. Energimyndigheten arbetar t.ex. med olika slags bidrag för att underlätta spridning av energisnål teknologi. I vissa speciella fall kan det vara motiverat att inte bara främja spridning av ny teknologi utan även stimulera tillkomsten av innovationer. Då kan katalytisk upphandling vara en metod. Katalytisk upphandling är benämningen på en process där en offentlig myndighet väljer ut en produkt eller tjänst där myndigheten vill förändra en egenskap (t.ex. åstadkomma lägre energiförbrukning) i syfte att skapa en efterfrågan på inno­vationer som åstadkommer en sådan förändring. Således avser begreppet en situation när en myndighet initierar eller genomför en urvalsprocess avseende en innovation/produkt som myndigheten inte behöver för eget bruk utan som är avsedd för andra offentliga eller privata slutkunder. Därför är det inte en egentlig upphandling utan snarast en slags rekommendation till upphandlande myndigheter och till privata köpare. Viktigt är att visa på en stark efterfrågan. Olika företag får möjlighet att, huvudsakligen på egen bekostnad, utveckla sina tekniska lösningar. Dessa presenteras och utvärderas i en tekniktävling. Normalt går det att visa vilket företag som bäst uppfyllt kraven - detta företag blir då vinnare av tekniktävlingen. Att vinna tekniktävlingen ger dock inte automatiskt några beställningar. De olika aktörerna i beställargrupperna; såväl privata företag som upphandlande myndigheter, beslutar själva om inköp/upphandling utifrån resultatet i tekniktävlingen. För de upphandlande myndigheterna kan resultatet i tekniktävlingen användas som krav eller utvärderingskriterier. Även andra aktörer som inte deltagit i beställargrupperna kan dra nytta av resultatet i den katalytiska upphandlingen. Resultatet bör offentliggöras och marknadsföras vilket kan leda till att även andra upphandlande myndigheter utformar sina upphandlingar utifrån resultatet. Privata företag och i något fall även privatpersoner har också skäl att göra inköp utifrån tävlingsresultatet.

19 Processen fram..

20 TACK! Niklas Tideklev Lina Groth