Så går det till att göra affärer med Umeå kommun

En presentation över ämnet: "Så går det till att göra affärer med Umeå kommun"— Presentationens avskrift:

1 Så går det till att göra affärer med Umeå kommun

2 Upphandlingsbyrån Upphandlare
Göte Jacobsson Jan Lundberg Pia Wangbergh Anders Westman Sven Bohlin Pontus Lundström Anders Hugosson Sofia Jonsson Upphandlingsassistent Ann-Christine Oscarsson Tjänstledig Upphandlingschef Egil Nylén

3 Upphandling allt viktigare…
Leverantörer Uppdragsgivare Beställare Samverkanspartners Massmedia Politiker Domstol Allmänhet

4 Umeå kommun Köper varor, tjänster och entreprenader för ca 2 miljarder per år Kommunens upphandlingsbyrå har 10 anställda Köper från ca 5000 företag/år (ca 60 % i Umeå, ca 70% i Norrland) Intresset från utländska företag är mycket litet Samordnar upphandlingar med kommunala bolagen samt kranskommuner

5

6 Samverkan med andra myndigheter/enheter
Kommuner inom Umeregionen Kommunala bolagen Region Västerbotten Andra kommuner inom Västerbotten

7 De gemenskapsrättsliga principerna
Likabehandlingsprincipen Alla leverantörer ska behandlas lika, uppfylla samma krav, ej favorisera kända företag Principen om ickediskriminering Inte särbehandla företag/produkt beroende på nationalitet, geografisk läge m.m. Transparensprincipen Upphandlingen ska präglas av öppenhet och förutsägbarhet. Det ska klart framgå vilka krav som ställs och hur anbuden värderas Proportionalitetsprincipen Kraven måste ha ett naturligt samband med och stå i rimlig proportion till det som upphandlas Principen om ömsesidigt erkännande Intyg mm som utfärdats av behörig myndighet i annat medlemsland godtas även här

8 Upphandlingsregler finns till för att:
konkurrensen mellan företagen ska utnyttjas till nytta för skattebetalarna och samhällsekonomin. företagen ska ha lika förutsättningar att konkurrera ageranden som begränsar konkurrensen ska undanröjas det företag som säljer de efterfrågade varorna och tjänsterna mest förmånligt ska vinna.

9 Styrande regler EU-direktiv EG-rättsliga principerna LOU LUFS LOV
Förvaltningslagen Kommunallagen Avtalslagen Köplagen Sekretesslagen Interna regler

10 Lagen (2007:1091)om offentlig upphandling (LOU)
Klassisk sektor – försörjningssektorerna Tröskelvärden Upphandlingsformer Utvärderingsformer lägst pris, ekonomiskt mest fördelaktiga Regler om annonsering Regler om anbudsöppning för sent inkommet anbud får inte tas upp till prövning Anbudsutvärdering/tilldelningsbeslut Underrättelse + 10 dagar skälen för valt anbud Upphandlingskontrakt - avtal, beställning Överprövning/skadestånd

11 Behovsanalys Utgå från de behov som finns! Vad? Hur? När? Varför?

12 Vad skiljer den offentlige köparen mot den private köparen
måste veta precis vad den vill ha INNAN denne går ut och köper har oftast längre beslutsprocess är i större utsträckning bunden vid överenskommelsen vid köpet har oftast ”ögonen” på sig vid affärsöverenskommelser måste ta hänsyn till LOU – (positivt/negativt??)

13 Anskaffningsprocessen
Anbudsinbjudan Förfrågningsunderlag MBL Anskaffningsbeslut Upphandlingen offentliggörs (annons) Investeringskalkyl Anbudstid Marknadsanalys Anbud inkommer Behovsanalys/Tidplan Nulägesanalys Leverantörsprövning Nytt behov/ Återanskaffningsbehov Anbudsprövning Användning/ Förbrukning Fakturering/ utbetalning Anbudsutvärdering MBL Leveransgodkännande Tilldelningsbeslut Leverans Avtal sluts Tilldelningsmeddelande

14 LOU:s regler om förfrågningsunderlag
Definition i 2 kap. 8 § ”Med förfrågningsunderlag avses sådant underlag för anbud som upphandlande myndighet tillhandahåller leverantör” Detta innebär att underlaget ska vara Klart och tydligt Förutsebart och öppet Öppet för konkurrens Lika förutsättningar för alla Samtliga krav skall finnas med

15 Prövning och utvärdering av anbud
1. Anbudsgivare 2. Anbud 3. Anbuds- utvärdering K O N T R L Anbud/ Ansökan Prövning av att kraven på leverantören uppfylls. Prövning av att kraven på varan/tjänsten uppfylls. Utvärderings- Metod?  Lägsta pris  Ekonomiskt fördelaktigaste anbud Nej Nej

16 Upphandlingsbyråns roll
Upphandlingsprocessen Upphandlingsjuridiken Dokumenthanteringen Sekretesshantering Affärsrelation Rådgivare Efterlevnad av policy och regler Samordning Utbilda/informera om upphandlingsregler Domstolsprocesser

17 Upphandlingsorganisation
Ser till att de som berörs av upphandlingen är representerade Tillför erforderlig kompetens Olika typer av upphandlingar kräver olika gruppsammansättningar Utser lämplig projektledare Kunskap om regelverket (LOU) ska finnas Sekretessfrågor gås igenom Ser till att ansvarsfördelningen är tydlig

18 Att tänka på vid anbudsgivning
Läs igenom förfrågningsunderlaget noggrant Läs gärna fler gånger. Om möjligt att fler på företaget läser förfrågan, gärna med olika kompetenser. Jämför om efterfrågad vara/tjänst stämmer med eget produktsortiment - Svara på vad som efterfrågas och inget annat Kontrollera tidigare avtal/beställningar Försök att ta reda på så mycket som möjligt om tidigare leveranser/avtal Gå igenom kvalificeringskraven Gå igenom skall-kraven - Uppfylls kraven? Är kraven relevanta, om inte, påtala detta för köparen! Varje skall krav måste vara uppfyllt

19 Att tänka på vid anbudsgivning
Läs igenom utvärderingskriterierna - Är det rangordnat eller viktat. Vad värdesätter köparen mest? Begär förtydligande - Om något är oklart begär förtydligande, fråga hellre en gång för mycket än för lite Ta upp felaktigheter och missar i förfrågningsunderlaget så fort som möjligt - Genom att informera om ev. felaktigheter i förfrågningsunderlaget i ett tidigt skede finns möjlighet att rättelse kan genomföras. Ha förståelse för att köparen har mindre kunskap än säljaren om varan/tjänsten som skall upphandlas.

20 Att tänka på vid anbudsgivning
Följ anvisningarna för anbudets utformning - T ex: vilket media som anbud skall lämnas, antal exemplar, sätt att lämna anbud Kontrollera att inget skallkrav är missat - Om ett enda skallkrav är missat skall anbudet förkastas Glöm inte underteckna anbudet Tänk på att alla handlingar blir offentliga Låt någon kontrolläsa anbudet innan inlämning Lämna anbud i god tid

21 Vanliga missar i anbud SKV 4820 inte med eller korrekt ifylld
Anbudet inte undertecknat Anbudet inte undertecknat av behörig person Ej efterfrågad information med i anbudet Pris lämnas inte enligt anvisningar Reg.bevis och/eller årsredovisning saknas Referenser anges på ett felaktigt sätt Standardtexter från företagets mallar, vilket gör att uppgifter saknas eller är felaktiga Reservationer mot bl a skallkrav För sent inkomna anbud

22 Bra länkar… www.e-avrop.com/umea www.allego.se www.opic.se www.kkv.se

23 Utbildning - seminarier
Inbjudan under Q1 2011 Halvdags alt. heldagsutbildning för leverantörer Seminarium Branschinriktade workshops Återkommande Informationsträffar 3-4 ggr/år Alltid Välkommen att besöka oss i Stadshuset/Grindstugorna