Nya organisationen Roller och mandat Ann Höjer, sektorschef IFO-FH

En presentation över ämnet: "Nya organisationen Roller och mandat Ann Höjer, sektorschef IFO-FH"— Presentationens avskrift:

1 Nya organisationen Roller och mandat Ann Höjer, sektorschef IFO-FH
Maria Sandberg, HR-chef

2 Syfte med förändringen
Nå en högre effektivitet i organisationen Ökad kvalitet till nytta för medborgarna Med ökad kvalitet menas bland annat: Tillgänglighet, service och likabehandling Gemensamt förhållningssätt i mötet med medborgarna Öka förutsättningarna för att nå en högre effektivitet i organisationen Ökad kvalitet till nytta för medborgarna Tillgänglighet, service och likabehandling Ett gemensamt och serviceinriktat förhållningssätt i mötet med medborgarna

3 Organisation FC UTB ÄOHSV IFOFH KoF

4 Chefsnivåer Förvaltningschef Sektorschef Områdeschef Enhetschef
Gruppchef Chefsnivå 1 Chefsnivå 2 Chefsnivå 3 Chefsnivå 4 Chefsnivå 5

5 Fullt ansvar för funktionens
Chefernas uppdrag Fullt ansvar för funktionens Ekonomi och budget Personal och arbetsmiljö Verksamhet och kvalitet

6 Chefsnivå 1 förvaltningschef
Övergripande ansvar Befolkningsperspektiv Ledning och styrning Måluppfyllelse hela-staden-perspektiv (samverkan) Ledning och styrning - långsiktig effektivitet och utveckling Beställning, finansiering, kvalitetssäkring/uppföljning Chefsnivå 1 – Förvaltningschef Övergripande ansvar för all verksamhet Befolkningsperspektiv – stödja SDF i befolkn.ansvaret Ledning och styrning (beställning, finansiering och kvalitetssäkring/uppföljning) Måluppfyllelse ur ett hela-staden-perpektiv Ledning och styrning av förvaltningens långsiktiga effektivitet och utveckling Beställning, finansiering och kvalitetssäkring/uppföljning) - Både ur befolkningsperspektiv och ledning och styrning

7 Chefsnivå 2 sektorschef HR-chef, ekonomichef, utvecklingschef
Befolkningsperspektivet Ledning och styrning Förvaltningens ledningsgrupp, utveckla och effektivisera stadsdelens verksamheter Ersättare för stadsdelschefen vid frånvaro Chefsnivå 2 – Sektorschef Befolkningsperspektivet , stödja SDF i befolkningsansvaret Ledning och styrning (beställning, finansiering och kvalitetssäkring/uppföljning) Ingår i förvaltningens ledningsgrupp, utveckla och effektivisera stadsdelens verksamheter ur ett helhetsperspektiv Ersättare för stadsdelschefen vid dennes frånvaro

8 Chefsnivå 2 sektorschef HR-chef, ekonomichef, utvecklingschef
Ledning och styrning - långsiktig effektivitet Samverkan för högre måluppfyllelse ur ett hela-staden-perpektiv Beställning, finansiering, kvalitetssäkring och uppföljning Beställning, finansiering och kvalitetssäkring/uppföljning) Både ur befolkningsperspektiv och ledning och styrning Nivå även för HR-chef, ekonomichef, utvecklingschef

9 Chefsnivå 3 områdeschef
Ledning och styrning av området Verksamhets- och utförarperspektiv Ledning och styrning av verksamheter i egen regi Fullt ansvar för personal, ekonomi och verksamhet Ledning och styrning av området Huvudsakligt arbete utifrån ett verksamhets och utförarperspektiv Ansvarar för ledning och styrning av verksamheter i egen regi Fullt ansvar för personal, ekonomi och verksamhet

10 Chefsnivå 4 enhetschef Ledning och styrning av enheten
Verksamhets- och utförarperspektiv Ledning och styrning av verksamheter i egen regi Fullt ansvar för personal, ekonomi och verksamhet Huvudsakligt arbete utifrån ett verksamhets och utförarperspektiv Ansvarar för ledning och styrning av verksamheter i egen regi Fullt ansvar för personal, ekonomi och verksamhet

11 Lokalt/regionalt arbete Strategiskt – lång sikt Målgrupper Befolkning
Roll Mindre fokus på Mer fokus på Stadsdelschef Operativt – kort sikt Organisationen Produktionen Internt Lokalt/regionalt arbete Strategiskt – lång sikt Målgrupper Befolkning Externt Stadenövergripande arbete Sektorschef Verksamhetsspecifikt arbete Aktivitetsstyrning Tvärsektoriellt arbete Mål och resultatstyrning Områdeschef (samordningsansvar) och enhetschef Sammanfattning linjeansvaren

12 Stadsdelens processer
Ledningsprocesser Planering/budget Uppföljning Beslut och ledning Kärnprocesser Samhällsutveckling Myndighetsutövning Service/produktion Stödprocesser Råd och stöd Administration Uppföljning och kontroll

13 Viktiga frågor chefsutveckling
Chefsrollen upplevs tydlig Säkerställa centrala och lokala stödfunktioner Utveckla chefsrollen, stärka chefernas kompetens Gemensamma strategier staden - lokala initiativ Förändringsarbete som kräver uthållighet och struktur Kriterier för utveckling, utvärdering och belöning Chefsrollen måste upplevas som tydlig. Vissa förvaltningar arbetar idag med ”överenskommelser” som vi tror kan vara ett bra stöd i att förtydliga chefernas uppdrag. Det behöver frigöras tid för chefsuppdraget genom att säkerställa att det finns centrala och lokala stödfunktioner som kan stödja och avlasta cheferna. Det är varje chefs ansvar och befogenhet att avgöra behovet av lokala stödfunktioner. Chefsrollen behöver fortsätta utvecklas för att stärka chefernas kompetens inom sina huvudsakliga uppdrag och uppgifter. Denna utveckling bör vara en kombination av lokala och staden-gemensamma initiativ. Det är viktigt att det finns gemensamma strategier för utvecklingen av chefsrollen som spänner över hela staden. Utvecklingen av chefernas arbetssätt och roll är en kulturförändring som kräver ett uthålligt och strukturerat förändringsarbete. Det är viktigt att tydliga kriterier finns för chefsrollen som ligger till grund för utveckling, utvärdering och belöning av chefer

14 Önskvärt resultat för organisationen
Organisation stödjer cheferna i kärnverksamheten med fokus på: ledning och styrning utveckling ur ett medborgarperspektiv inom de tre dimensionerna tydlig rollfördelning mellan stödfunktioner och chefer 4.2 Önskvärt resultat I grund och botten vill vi naturligtvis föreslå en organisation som är effektiv och stödjer cheferna i kärnverksamheten på ett så bra sätt som möjligt. Detta tror vi är möjligt i flera av de utvärderade förslagen. Vid val av förslag till organisation vill vi dessutom fokusera på några viktiga resultat som vi vill uppnå. Dessa fokuspunkter är:  Tydligt fokus på ledning och styrning.  Tydligt fokus på utveckling ur ett medborgarperspektivet inom alla de tre dimensionerna (ekologiska, sociala och ekonomiska).  Tydlig rollfördelning mellan stödfunktionerna och cheferna i organisationen

15 Den centrala stödfunktionen
Kontrolluppdrag och stödfunktion till stadsdelsdirektören Säkerställa specialistkompetens och utveckling av densamma Samordna stödfunktionerna Arbetar på strategisk nivå Säkerställa god intern kontroll Följa upp och kontrollera att regler, riktlinjer, beslut och lagar efterlevs 4.3 Huvudsakligen centrala eller lokala stödfunktioner? Vårt förslag till strategi för organisering av stödfunktionerna är en fortsatt huvudsakligen central placering. De huvudsakliga argumenten för detta är att en central placering skapar bättre förutsättningar för:  det kontrolluppdrag som stödfunktionerna har gentemot förvaltningschefen.  att säkerställa den specialistkompetens och kompetensutveckling som är nödvändig.  att samordna de olika stödfunktionerna och gemensamt utveckla arbetssätt, metoder och förhållningssätt.  att stödfunktionerna arbetar på en strategisk nivå.  att fokusera stödet där det bäst behövs och för att kunna täcka in för varandra vid frånvaro Att på uppdrag av förvaltningschefen, säkerställa god intern kontroll. Det innebär att samtliga förvaltningsgemensamma stödfunktioner har i uppdrag att inom sina respektive kompetensområden följa upp och kontrollera att de regler, riktlinjer, beslut och lagar, mm som gäller för förvaltningen efterlevs.

16 Stödfunktion centralt och lokalt
Förvaltningsgemensamt Övergripande behov av stöd inom organisationen Lokalt Viktigt att avlasta cheferna Respektive chefsnivå bedömer behovet Styrning och ledning hänger ihop med den centrala stödfunktionens strategier och utveckling Centrala stödfunktionerna. I första hand arbeta med frågor där det finns ett övergripande behov av stöd inom organisationen. Om det finns ett stort lokalt behov som ser ut på ett relativt likartat sätt i stora delar av organisationen bör central placering övervägas för att öka effektiviteten och kvaliteten enligt ovan. Ansvar för att stödja cheferna i deras ansvar för de lokala stödfunktionerna. I detta ansvar ingår att samordna stödprocesserna, utbilda stödfunktioner, ge råd och stöd till stödfunktionerna (på uppdrag av cheferna). Vid oklarheter i rollfördelningen mellan de centrala stödfunktionerna och lokala stödfunktionerna ska denna fråga tas upp i förvaltningsledningen. De lokala stödfunktionerna är mycket viktiga för att avlasta cheferna och ge dem den service de behöver för att kunna ägna sig åt sina huvudsakliga arbetsuppgifter. Det är upp till varje chefsnivå att bedöma behovet av lokala stödfunktioner men en ledningsgruppsfråga att säkerställa att styrningen och utvecklingen av stödfunktionerna hänger ihop med de centrala stödfunktionernas strategier och utveckling. De lokala stödfunktionerna ska i första hand arbeta med frågor där det finns ett specifikt lokalt behov av stöd eller där det inte finns någon anledning till central placering enligt ovan beskriva strategier. En annan anledning till lokal placering kan vara att chefen behöver ett nära operativt stöd i frågan i stor omfattning (med hög frekvens). Exempel på ovanstående resonemang:  Stöd i en rehabiliteringsprocess bör ligga centralt eftersom det säkerställer specialistkompetens, lika hantering i olika verksamheter och eftersom det inte är tillräckligt hög frekvens på den typen av frågor hos varje sektors-/enhetschef.  Avgiftshantering bör ligga lokalt eftersom detta är ett system där sektors-/enhetscheferna har ett behov av dagligt och operativt stöd.

17 Stödfunktionernas uppdrag -ska stödja cheferna genom
Råd och stöd Uppföljning och kontroll Administration och service De centrala (förvaltningsgemensamma) stödfunktionerna har ett ansvar för att stödja cheferna i deras ansvar för de lokala stödfunktionerna. I detta ansvar ingår att samordna stödprocesserna, utbilda stödfunktioner, ge råd och stöd till stödfunktionerna (på uppdrag av cheferna). Om det råder oklarheter i rollfördelningen mellan de centrala stödfunktionerna och lokala stödfunktionerna ska denna fråga tas upp i förvaltningsledningen. I den centrala (förvaltningsgemensamma) stödfunktionernas uppdrag ingår också att på uppdrag av förvaltningschefen, säkerställa god intern kontroll. Det innebär att samtliga förvaltningsgemensamma stödfunktioner har i uppdrag att inom sina respektive kompetensområden följa upp och kontrollera att de regler, riktlinjer, beslut och lagar, mm som gäller för förvaltningen efterlevs.

18 Stödfunktionernas kompetensområden
Förvaltningscontroller Rekrytering Rehabilitering Uppföljning Lönebildning Ekonomistyrning Budgetering Prognos Uppföljning Redovisning Inköp Folkhälsa Miljö Stadsplanering Kommunikation Kvalitets-utveckling IT-utveckling Ledning och styrning Planering Uppföljning och Analys Utvärdering Intern Kontroll HR-avdelningen Ledning och styrning, planering, uppföljning, analys och utvärdering, organisationsutveckling, intern kontroll. Rekrytering, rehabilitering, personalplanering och uppföljning, analys och intern kontroll, personalutveckling och kompetensförsörjning, lön och förhandling, arbetsmiljö. Verksamhetsekonomi, ekonomistyrning, budgetering, prognos, och ekonomiuppföljning, analys och intern kontroll. Redovisning, inköp och upphandling. Samhällsutveckling( miljö, folkhälsa, jämställdhet, stadsplanering, integration mm), kvalitetsutveckling, kommunikationsutveckling, IT-utveckling, lokalutveckling, utvecklingsmetodik, förändringsarbete, EU, säkerhetsförebyggande arbete Kris och beredskap Kansli diarium, nämndservice och juridik, Utvecklings-avdelningen Ekonomi-avdelningen

19 UPPDRAG MED SÄRSKILT FOKUS
FORMELL KOMPETENS KOMPETENSKRITERIER UPPDRAG UPPDRAG MED SÄRSKILT FOKUS LEDARSKAPSIDÉ Det finns ramar för vad som ingår i våra uppdrag som chefer och även hur vi ska genomföra dem BLÅ FÄLT Formulera och fastställa operativa mål och strategier för verksamheten samt följa upp och utvärdera resultatet Skapa motivation, engagemang och arbetsglädje hos sina medarbetare Utveckla en lärande organisation och en bra arbetsmiljö ROSA längst ned Arbeta genom andra, Tillsammans med medarbetarna strukturera arbetet på ett bra sätt och skapa goda arbetsförutsättningar Driva ett förnyelsearbete Var öppen och lyhörd för förändringar och aktivt ta tillvara de möjligheter utvecklingen ger. Utveckla en positiv samverkan och skapa goda relationer, vara tydlig och konsekvent i sitt ledningsarbete Kontinuerligt utveckla sitt ledarskap. Chefens roll i Centrum

20 UPPDRAG MED SÄRSKILT FOKUS
FORMELL KOMPETENS -Arbetsgivaransvaret -Extern och intern kommunikation -Juridik och ekonomi -Verksamhetsledning UPPDRAG UPPDRAG MED SÄRSKILT FOKUS LEDARSKAPSIDÉ BLÅ FÄLT Formulera och fastställa operativa mål och strategier för verksamheten samt följa upp och utvärdera resultatet Skapa motivation, engagemang och arbetsglädje hos sina medarbetare Utveckla en lärande organisation och en bra arbetsmiljö ROSA längst ned Arbeta genom andra, Tillsammans med medarbetarna strukturera arbetet på ett bra sätt och skapa goda arbetsförutsättningar Driva ett förnyelsearbete Var öppen och lyhörd för förändringar och aktivt ta tillvara de möjligheter utvecklingen ger. Utveckla en positiv samverkan och skapa goda relationer, vara tydlig och konsekvent i sitt ledningsarbete Kontinuerligt utveckla sitt ledarskap.

21 UPPDRAG MED SÄRSKILT FOKUS
KOMPETENSKRITERIER -Påverka andra Lyhördhet -Social säkerhet Förändringsorientering -Mål- & resultatorient Analytisk förmåga -Helhetssyn UPPDRAG UPPDRAG MED SÄRSKILT FOKUS LEDARSKAPSIDÉ BLÅ FÄLT Formulera och fastställa operativa mål och strategier för verksamheten samt följa upp och utvärdera resultatet Skapa motivation, engagemang och arbetsglädje hos sina medarbetare Utveckla en lärande organisation och en bra arbetsmiljö ROSA längst ned Arbeta genom andra, Tillsammans med medarbetarna strukturera arbetet på ett bra sätt och skapa goda arbetsförutsättningar Driva ett förnyelsearbete Var öppen och lyhörd för förändringar och aktivt ta tillvara de möjligheter utvecklingen ger. Utveckla en positiv samverkan och skapa goda relationer, vara tydlig och konsekvent i sitt ledningsarbete Kontinuerligt utveckla sitt ledarskap.

22 UPPDRAG MED SÄRSKILT FOKUS
FORMELL KOMPETENS KOMPETENSKRITERIER UPPDRAG UPPDRAG MED SÄRSKILT FOKUS LEDARSKAPSIDÉ VAD -Operativa mål och strategier -Följa upp, utvärdera resultatet -Motivation, engagemang, arbetsglädje -Lärande organisation -Bra arbetsmiljö BLÅ FÄLT Formulera och fastställa operativa mål och strategier för verksamheten samt följa upp och utvärdera resultatet Skapa motivation, engagemang och arbetsglädje hos sina medarbetare Utveckla en lärande organisation och en bra arbetsmiljö ROSA längst ned Arbeta genom andra, Tillsammans med medarbetarna strukturera arbetet på ett bra sätt och skapa goda arbetsförutsättningar Driva ett förnyelsearbete Var öppen och lyhörd för förändringar och aktivt ta tillvara de möjligheter utvecklingen ger. Utveckla en positiv samverkan och skapa goda relationer, vara tydlig och konsekvent i sitt ledningsarbete Kontinuerligt utveckla sitt ledarskap.

23 UPPDRAG MED SÄRSKILT FOKUS
FORMELL KOMPETENS KOMPETENSKRITERIER UPPDRAG UPPDRAG MED SÄRSKILT FOKUS LEDARSKAPSIDÉ HUR -Arbeta genom andra -Strukturera och skapa goda förutsättningar -Förnyelse -Lyhörd för förändringar - ta tillvara på möjligheter -Positiv samverkan – goda relationer -Tydlig och konsekvent -Utveckla ledarskapet BLÅ FÄLT Formulera och fastställa operativa mål och strategier för verksamheten samt följa upp och utvärdera resultatet Skapa motivation, engagemang och arbetsglädje hos sina medarbetare Utveckla en lärande organisation och en bra arbetsmiljö ROSA längst ned Arbeta genom andra, Tillsammans med medarbetarna strukturera arbetet på ett bra sätt och skapa goda arbetsförutsättningar Driva ett förnyelsearbete Var öppen och lyhörd för förändringar och aktivt ta tillvara de möjligheter utvecklingen ger. Utveckla en positiv samverkan och skapa goda relationer, vara tydlig och konsekvent i sitt ledningsarbete Kontinuerligt utveckla sitt ledarskap.

24 FORMELL KOMPETENS KOMPETENSKRITERIER UPPDRAG LEDARSKAPSIDÉ
-Ekonomi och budget -Personal och arbetsmiljö -Verksamhet och kvalitet LEDARSKAPSIDÉ BLÅ FÄLT Formulera och fastställa operativa mål och strategier för verksamheten samt följa upp och utvärdera resultatet Skapa motivation, engagemang och arbetsglädje hos sina medarbetare Utveckla en lärande organisation och en bra arbetsmiljö ROSA längst ned Arbeta genom andra, Tillsammans med medarbetarna strukturera arbetet på ett bra sätt och skapa goda arbetsförutsättningar Driva ett förnyelsearbete Var öppen och lyhörd för förändringar och aktivt ta tillvara de möjligheter utvecklingen ger. Utveckla en positiv samverkan och skapa goda relationer, vara tydlig och konsekvent i sitt ledningsarbete Kontinuerligt utveckla sitt ledarskap.

25 UPPDRAG särskilt fokus på:
FORMELL KOMPETENS KOMPETENSKRITERIER UPPDRAG särskilt fokus på: -Verksamhetsplanering -Verksamhetsuppföljning -Verksamhetsutveckling -Kommunikation -Samverkan för måluppfyllelse LEDARSKAPSIDÉ BLÅ FÄLT det underlag som ligger till grund för SDD:s beslut Formulera och fastställa operativa mål och strategier för verksamheten samt följa upp och utvärdera resultatet Skapa motivation, engagemang och arbetsglädje hos sina medarbetare Utveckla en lärande organisation och en bra arbetsmiljö ROSA längst ned Arbeta genom andra, Tillsammans med medarbetarna strukturera arbetet på ett bra sätt och skapa goda arbetsförutsättningar Driva ett förnyelsearbete Var öppen och lyhörd för förändringar och aktivt ta tillvara de möjligheter utvecklingen ger. Utveckla en positiv samverkan och skapa goda relationer, vara tydlig och konsekvent i sitt ledningsarbete Kontinuerligt utveckla sitt ledarskap.

26 Blev det som det var tänkt?
Hans Wettby, sektorschef Utbildning

27 Gruppdiskussioner Vilka hinder försvårar för mig, eller oss, att ta ansvar för uppdragen? Prioritera 3 stycken. Vad kan jag själv, eller vi, göra för en aktiv förändring för att nå målet?