Ramverk stabsarbete

Dokumentations- & diariefunktion Informationsfunktion Stabschef   Operativ ledning Samordning/samverkan Läges- & Analysfunktion   Analysfunktion Lägesfunktion Dokumentations- & diariefunktion Informationsfunktion Upplysningscentral Sambandsfunktion Servicefunktion

Stabschefens roll Leder, samordnar och planerar arbetet i staben Svarar för stabens kontakter med ledning/beslutande Leder stabsorienteringar Bedömer behov av ledningsgenomgångar och ansvarar för föredragningen vid dessa Föredelar ärenden mellan stabens funktionen Fastställer bedömmande- och arbetsgrupper Upprättar stabsarbetsplan Har ansvaret för stabens uthållighet och bemanning Fullgör uppgifter i övrigt enligt särskild delegation m.m.

Stabsarbetsplan EXEMPEL Omfattning och innehåll varierar givetvis beroende på händelse. A. Bedöm läget • Hur länge kan nuvarande personal lösa sina uppgifter? • När kan ytterligare personal sättas in? B. Klarlägg arbetssituationen • Vilka arbetsuppgifter är de aktuella och vilka kan förutses? • Hur mycket stabspersonal är tillgänglig? • Hur är stabspersonalens ”kondition”? (Behov av vila?) C. Förteckning över aktuella och förutsedda arbetsuppgifter, t.ex: • Förberedelser för och genomförande av stabsorientering. • Inhämtning och bearbetning av underlag för bedömande och beslut. • Föredragningar. • Samverkan med andra organisationer / myndigheter. • Förberedelser för och genomförande av presskonferens.

Stabsarbetsplan Fördelning, prioritering och ”tidsättning” av arbetsuppgifter. Stabsarbetsplanen kan redovisas i form av en dygnsvis tidsplan med en horisontell tidsaxel indelad i timmar. Tid Verksamhet 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 01 02 Stabslag Stabsorientering Samverkan Planering Order Info (mynd,medd) Presskonferens Stabsber 1 Stabsber 2 VB A Funktionslag B Föredragning 15.30 EXEMPEL

Uthållighet Kapacitet Tid Stabslag A Stabslag B Avlösning

Åtgärder vid avlösning Vid avlösning genomförs lämpligen stabsorientering enligt följande: Orientering om läget Orientering om pågående verksamhet Orientering om planerad verksamhet Efter stabsorienteringen sker överlämning inom respektive funktion.

Åtgärder vid avlösning Vid avlösning ansvarar avgående skift inom respektive funktion för att: • lägeskartor, tablåer, pärmar och journaler är aktuella. • pågående personal orienteras om läget och om inriktningen av verksamheten. • ärenden under handläggning och ärenden som ska bevakas överlämnas.

Stabsorientering Syfte: Förbereds genom att: Att lämna en gemensam redogörelse för läget och fördela arbetet inom staben. Förbereds genom att: Stabschefens fastställer syfte, deltagare samt upprättar dagordning. Deltagarna kallas till viss tidpunkt och föredragande vid stabsorienteringen förbereder respektive föredragning. Lokalen iordningsställs och förses med nödvändigt presentationsmateriel.

Stabsorientering Genomförande: Stor stabsorientering Stabschefen leder. Kortfattade redogörelser/föredragningar. Tonvikt ska ligga på förändringar (sedan föregående …) Stor stabsorientering Huvuddelen av staben deltar Då ny uppgift ges eller väsentliga förändringar i inriktningen krävs. Liten stabsorientering Vid skiftbyten Då uppdatering av staben erfordras i övrigt

Stabsorientering Dagordning: Tid Närvarokontroll NN EXEMPEL Ändamålet med stabsorienteringen SC Väderläget C Läge Läget i stort/Förändring i uppgifter NN Kritiska verksamheter ZZ Trafikläge YY Sambandsläge C Sb Informationsläge C Info Personalläge CC Inriktning (sammanfattning och arbetsuppgifter) MM Avslutning Tid EXEMPEL

Vid många skeenden / kriser är inte stabens arbetsinsats lika intensiv över dygnets timmar. Stabsarbete vid intensiva skeden är stressande och kan vara psykiskt tröttande. Då tillfälle bjuds bör stabens bemanning anpassas till det för stunden aktuella behovet för att bereda personalen tillfälle till vila. Vid lägsta arbetsberedskap bör alltid finnas en vakthavande (motsvarande).

Instruktion för vakthavande EXEMPEL Instruktion för vakthavande EXEMPEL Vakthavande ska: • vara omedelbart anträffbar • vara väl insatt i läget • besvara frågor och handlägga ärenden av rutinkaraktär • meddela berörd befattningshavare då VB inte kan eller har befogenhet att avgöra ärenden som kräver omedelbar handläggning • lyssna på nyhetsutsändningar • hålla lägespresentationen aktuell • vid behov kontakta förstärkningspersonal eller hela staben Vakthavandes mandat bör vara skriftligt och fastställas av stabschefen.