2017-04-18 Verksamhetsutveckling och sambruk av kommunala e-tjänster – Sambruks samverkansmodell www.sambruk.se

Föreningen Sambruk 2003 - 2015 FRÅN gemensam utveckling av e-tjänster utifrån våra medlemmars behov TILL gemensam verksamhetsutveckling bred verksamhetskunskap + expertkompetens; IT, processutveckling + FoU (juridik) www.sambruk.se

Utmaningar Begränsade resurser/kompetenser för verklig verksamhetsutveckling Svag beställarkompetens Mångfacetterad, stuprörsorienterad verksamhet => Teknik- & funktionsfokus Systemleverantörerna ”regerar” www.sambruk.se

Konsekvenser Svag/ingen system-/infosamverkan Leverantörernas affärsmodeller vs nyttoanalys och -realisering OCH (inte minst) Organisatorisk samverkan löser INTE slutna, monolitiska stuprörssystem (ej heller teoretiska modeller) www.sambruk.se

Sambruks framgångsfaktorer Initierar och genomför projekt tillsammans, utifrån medlemmarnas behov Delar kunskap och erfarenheter med varandra Identifierar ”best practice” Delar kostnader för utveckling och förvaltning och för externa specialister Starkare som kravställare, beställare och utvecklingspartner till leverantörer och myndigheter Starkt FoU-stöd – totalt > 19 MKr i projektanslag www.sambruk.se

Sambruks nätverk Medlemmar Externa sponsorer – FoU > 100 kommuner + SKL, KFSK, Reg Jkp, Värmland Externa sponsorer – FoU VINNOVA EU / INTERREG IVC EU / LLP Externa intressenter SKL / CeSam KommITs, KEF, m fl Lokala och regionala samarbetsorgan Statliga myndigheter & departement IT-leverantörer www.sambruk.se

Samverkansmodell – projekt Kommunrepr ICT-företag Konsult(er) Projekt koordinering FoU SAMBRUK Info-spridning Projektkontor Arkiv RESULTAT – konkret Rapporter / spec’s Applikationer ”vi har ett problem…” och/eller ”vi har en idé!!” RESULTAT – ”abstrakt” Kunskaps-/erfa-utbyte Lobbying www.sambruk.se

Sambruks ramverk för samverkan - SGM Resultat från VINNOVA-finansierat FoU-projekt tillsammans med Linköpings universitet Dokumenterat ram- & regelverk för samverkan, ägande- & nyttjande av material i Sambruks regi Allmänt / Övergripande Bakgrund och introduktion till regelverket Malldokument för överenskommelser mellan intressenter/ingående parter i aktuell samverkansmodell Situationsanpassade malldokument Utvecklingsprojekt Gåva från extern part till Sambruk Användning av produkt/lösning Medverkan i projekt (av extern utvecklingspart) Forskarmedverkan Studentmedverkan www.sambruk.se

Samverkansmodell - Projekt Kommun- medlemmar Projektdeltagargrupp 8 Fortlöpande info- spridning Idéfas Intresse-insamling Projekt-etablering Projekt-genomförande Idrifttagande & överlämning Förvaltning 4 6 Problem- formulering/ Projektidé Info & intresse- ansökan Anmälan till Projekt- deltagande 1 3 5 2 8 9 Sambruk Resurs- allokering 7 Projekt- uppföljning Leverans/ Överlämning av projektresultat Externa resurser (vid behov) Projekt- organisation FoU 7 Expert- kompetens Informationsflöden Resurser/produkter www.sambruk.se

Projektprocess – 1 En medlem har ett problem och/eller projektidé för lösning -> Sambruk Sambruk ”paketering” projektförslag = samverkansprojekt Info om förslaget till hela Sambruks nätverk (medlemmar & andra intressenter) Intresserade meddelar Sambruk – projektdeltagande Sambruk assisterar i formulering av projektdefinition/-plan, inkl budget Utskick & överenskommelse om projektplan forts. www.sambruk.se

Projektprocess – 2 Etablering av Projektorganisation Deltagande kommuner Externa resurser – vid behov; ex FoU, expertkompetens Styrgrupp och Projektledare Projektgenomförande Sambruks ansvar Ekonomi-admin = utdebitering av överenskommen projektbudget, fördelad till respektive projektdeltagarkommun + utbetalning av ersättning till externa resurser & andra kostnader (vid behov) Projektuppföljning via styrgrupp Fortlöpande informationsspridning i hela nätverket Projektgruppens ansvar Genomförande av projektet, i enlighet med Projektplan Fortlöpande rapportering Projektavslut Mottagning & förvaltning av projektleverans/-resultat www.sambruk.se

Ramverk – Projekt …… SGM3 – Utveckling SGM6 – Medverkan (för ev extern part som deltar i projektet) SGM7 – Forskarmedverkan (om FoU-resurs medverkar) SGM8 – Studentmedverkan (om relevant) Sambruks projektmodell & relaterade malldokument SGM5 – Användning www.sambruk.se

Finansieringsmodell - Projekt Kommun-medlemmar Pengaflöde (tjocklek relaterar till mängd/storlek) Förvaltningsgrupp Projektdeltagargrupp Projekt-etablering Projekt-genomförande Förvaltning 1 4 Sambruk 2 5 Externa resurser (vid behov) Projektorg. Drift-/förvaltnings- organisation FoU 3 6 Expert- kompetens Extern partner/leverantör

Projektfinansiering – 1 I samband med projektetablering överenskoms projektbudget, vilken fördelas (oftast proportionellt mot resp kommuns invånarantal) Sambruk fakturerar deltagande kommuner 2./3. Sambruk svarar för betalning av externa kostnader i projektet, t ex ersättning till externa parter i projektet, samt budget- & redovisningskontroll När projektleverans till förvaltning skett, etableras Förvaltningsråd = representanter från nyttjande kommuner – överenskoms en förvaltningsbudget, på motsvarande sätt som projektbudgeten Sambruk fakturerar nyttjande kommuner 5./6. Sambruk svarar för utbetalning av ersättning till extern förvaltningspartner, som sköter det praktiska förvaltningsarbetet. Motsvarande gäller för eventuell driftsfunktion www.sambruk.se

Samverkansmodell - Förvaltning Kommun- medlemmar Nyttjandegrupp Fortlöpande info- spridning Fortlöpande support & leveranser Mottagning/ Bedömning Intresse-insamling Etablering nyttjandegrupp Förvaltnings- överenskommelse Förvaltning Anmälan att nyttja Lösning Info & intresse- ansökan C G Produkt/ Lösning A D H E F B Sambruk Fortlöpande support & leveranser G G Förvaltnings- organisation Förvaltnings- resurser Informationsflöden Resurser/produkter www.sambruk.se

Förvaltningsmodell – 1 En medlem har produkt/tjänst, framtagen i egen regi -> Sambruk Sambruk ”paketering” till förslag = breddning/spridning av nyttjandegrupp genom samverkan i Sambruks regi Info om förslaget till hela Sambruks nätverk (medlemmar & andra intressenter) Intresserade meddelar Sambruk – nyttjande Sambruk assisterar i formulering av Förvaltningsmodell, inkl ekonomisk överenskommelse Utskick & överenskommelse om Förvaltningsmodell forts. www.sambruk.se

Förvaltningsmodell – 2 Etablering av Förvaltningsorganisation Nyttjande kommuner Externa förvaltningsresurser Förvaltningsråd & förvaltningsledare Löpande Applikationsförvaltning Sambruks ansvar Ekonomi-admin = utdebitering av överenskommen förvaltningsbudget, fördelad till respektive nyttjandekommun + utbetalning av ersättning till externa resurser & andra kostnader Uppföljning via Förvaltningsrådet Fortlöpande informationsspridning i hela nätverket Förvaltningsgruppens ansvar Etablering och fortlöpande info-utbyte via Förvaltningsråd Hantering av support- och utvecklingsbehov Fortlöpande informationsinsamling, uppföljning & rapportering www.sambruk.se

Ramverk – Förvaltningsmodell SGM4 – Gåva …… SGM5 – Användning SGM6 – Medverkan (för extern part som ingår i förvaltningsarbetet) www.sambruk.se

Samverkans-/Finansieringsmodell; bef. applikation Kommun-medlemmar Förvaltningsgrupp Kommun med produkt/lösning (ev. ingen avgift) 1 3 Mottagning & SGM-överenskommelse Förvaltning 2 Sambruk 4 Drift-/förvaltnings- organisation Produkt- överlämning 5 Extern partner/leverantör Pengaflöde www.sambruk.se

Finansieringsmodell; Gåva -> förvaltning En medlem har en produkt/lösning (i vid bemärkelse) => Gåva till Sambruk – regleras m h a SGM4 – Gåva Sambruk ”paketerar” och informerar om produkten/lösningen, samt svarar för etablering av nyttjande- och förvaltningsgrupp (motsvarande som efter projektleverans) Överenskoms en förvaltningsbudget, på motsvarande sätt som tidigare Sambruk fakturerar nyttjande kommuner, eventuellt (efter överenskommelse) får Gåvo-kommunen sänkt eller ingen förvaltningsavgift, som ”ersättning/kompensation” för Gåvan 4./5. Sambruk svarar för utbetalning av ersättning till extern förvaltningspartner, som sköter det praktiska förvaltningsarbetet. Motsvarande gäller för eventuell driftsfunktion www.sambruk.se

Sambruks projektleveranser Ekonomiskt bistånd Elektronisk direktåtkomst för komm. Soc-tjänst ( 5 år innan SSBTEK….) eAnsökan-EkBist => ”självbetjäning” Nytt systemstöd & FoU för Kundcenter Nytt systemstöd för KAA Kravspec-underlag för eArkiv Utredning för sammanhållen ärendehantering Öppna gränssnitt & öppen plattform för skolsystem www.sambruk.se

Kvarstående hinder/utmaningar Gränsöverskridande dialog Kommun – myndighet Kommun – systemleverantör Juridiska hinder för effektiv info- hantering & -överföring Vägledningar & teoretiska modeller är JÄTTEBRA – MEN behov av ”handgripligt” stöd vid planering & genomförande www.sambruk.se

Slutsatser Samverkan tar tid, men det gör även intern förankring Kompetens & erfarenhet är mycket svårare att kopiera än produkter Projekt = ”lätt & intressant” vs Förvaltning = ”tungt & enformigt” e-tjänster + verksamhetsutveckling => verkliga effektivitetsförbättringar Samverkan + FoU-stöd => effektivt förändringsarbete www.sambruk.se

www.sambruk.se Ordförande Lena Lundgren, Gävle lena.lundgren@gavle.se Verkställande tjänsteman Claes-Olof Olsson claes-olof.olsson@sambruk.se +46 (0)703 - 14 11 92 Projektkoordinator Lotta Ruderfors lotta.ruderfors@sambruk.se +46 (0)705 - 71 77 47 www.sambruk.se