1. Hur blir man leverantör till Försäkringskassan Alla kan bli en leverantör till Försäkringskassan. När Försäkringskassan gör anskaffningar av varor och tjänster följer vi Lagen om Offentlig Upphandling (2007:1091), LOU.

1.1 Varför upphandling När du behöver anlita hantverkare kan du välja den hantverkare du har förtroende för och som ger dig ett bra pris. Det är dina egna pengar du handlar med och du behöver inte ta hänsyn till andra hantverkare på marknaden. Det kanske till och med finns de som skulle göra det billigare än den hantverkare som du valt att anlita. Inom myndigheter har vi en annan utgångspunkt när vi ska göra våra inköp. Vi har ett regelverk att förhålla oss till och vi använder oss av skattemedel, medborgarnas pengar. Inköp över 505 800 kronor ska upphandlas, vilket gäller för upphandlande myndigheter i Sverige och har beslutats av riksdagen. Detta beslut bygger på ett EU-direktiv som styr Lagen om Offentlig Upphandling (LOU). Försäkringskassan använder sig både av egna upphandlade avtal/ramavtal samt statliga ramavtal. För att se de statliga ramavtalen, se www.avropa.se

1.2 Hur hittar jag information om upphandlingar Om Försäkringskassan saknar avtal inom det område där behov uppstår gör vi en upphandling eller ett avrop från de statliga ramavtalen, se www.avropa.se. Ett avrop sker genom förnyad konkurrensutsättning eller enligt den avropsordning som är aktuell för ramavtalet. De upphandlingar som Försäkringskassan gör i egen regi, d.v.s. när behovet inte kan tillgodoses genom de statliga ramavtalen, annonseras i upphandlingsverktyget ”TendSign”. Det är kostnadsfritt för leverantörer att hämta förfrågningsunderlag och att lämna anbud via detta system, www.tendsign.com Här ser du Försäkringskassans aktuella upphandlingar. När anskaffningar görs från ramavtal, skickas en avropsförfrågan till samtliga ramavtalsleverantörer.

1.3 Att tänka på när Ni lämnar anbud Läs noga igenom förfrågningsunderlaget. Anbudet kan inte kompletteras i efterhand. Det är därför viktigt att alla frågor har rätats ut innan anbudslämnandet för att undvika missförstånd och reda ut oklarheter. Eventuella intyg eller handlingar som efterfrågas ska alltid bifogas anbudet. Alla Ska-krav måste vara uppfyllda för att anbudet ska gå vidare till utvärdering. Kontrollera när sista anbudsdag är, så att ni inte missar detta datum.

1.3.1 Att begära ut anbudshandlingar När en upphandling är avslutad är inkomna anbud som huvudregel offentliga. Begäran om att få ta del av anbud sker via Försäkringskassans diariefunktion. Ansvarig registrator eller upphandlare hanterar utlämnandet av anbudskopior. Kopia av anbud kan lämnas via e-post i form av filer i Pdf-format alternativt som papperskopia som skickas per brev. Enligt Avgiftsförordning (1992:191) är Försäkringskassan skyldig att ta ut en avgift för kopior som lämnas ut oavsett format. Avgiften för en beställning av 10 sidor är 50 kr. För varje sida därutöver är avgiften 2 kr. För att påskynda utlämnandet av handlingar bör följande uppges vid begäran: Specifikation om vilka handlingar som önskas Diarienummer och/eller namn på upphandlingen Ert organisationsnummer och företagsnamn Adress dit handlingarna ska skickas (e-mail/postadress) Er fakturaadress För utlämnande av handling skicka ovanstående uppgifter till: huvudkontoret@forsakringskassan.se

2. Etiska krav och social hänsyn (inledning) Vi lever i ett ordnat och socialt ganska tryggt land, med olika skyddsnät i form av lagar och regelverk. Vi kontrollerar och mäter luftföroreningar, arbetsmiljö, bostadsförhållanden m.m. När Försäkringskassan gör anskaffningar och inköp påverkar det inte bara den miljö vi lever i utan även den eller de som finns längst ut i produktionsledet. Är det ett barn som löder ihop delarna i våra telefoner? Är dörrarna alltid låsta i PC-fabriken? Finns det omklädningsrum även för kvinnorna? Detta är några av de saker vi tänker på när vi inom Försäkringskassan ställer krav i upphandlingar och avrop. Vi får inte glömma att ställa krav på social hänsyn!

2.1 Försäkringskassans uppförandekoder Uppförandekoden förklarar hur Försäkringskassan bedriver verksamheten på ett etiskt, socialt och miljömässigt riktigt sätt. Koden tar upp det förhållningssätt som gäller inom Försäkringskassan och i våra kontakter med kunder, samarbetspartners, leverantörer och samhället i övrigt. Uppförandekoden tar upp viktiga regler och principer som alla medarbetare inom Försäkringskassan behöver känna till och följa. Vi uppmanar även våra partners och leverantörer att använda reglerna och principerna. Här kan du läsa Försäkringskassans uppförandekod. http://fia.sfa.se/Stod/Sakerhet/allmantsakerhet/Documents/forsakringskassans-uppforandekod.pdf (finns endast på Fia så den måste även läggas in på FK.se)

2.2 Hållbarhet När Försäkringskassan anskaffar varor och tjänster, så ställs även hållbarhetskrav. Det kan vara krav på allt ifrån strömförbrukning till krav på transporter, återtag och skrotning av varor. Försäkringskassan jobbar löpande med hållbarhetsfrågor. Dessa frågor ligger organisatoriskt under Verksamhetsstöd (Inköp och hållbarhet). Att ställa hållbarhetskrav i en upphandling eller ett avrop är vårt sätt att ta ansvar och förvalta den jord som vi lever och bor på, även om det ibland kan vara kostnadsdrivande. Alla kan ta någon form av hållbarhetsansvar, både hemma och i stora inköpsprojekt på jobbet. Hemma kan det vara så enkelt som att släcka lyset när man går ut ur ett rum eller stänga av vattnet när man tvålar in sig i duschen.

2.2 Hållbarhet (forts.) Vid inköp och upphandling, så kräver kanske hållbarhetsfrågorna lite mer eftertanke och kravställning. Inom Försäkringskassan finns utsedda medarbetare som arbetar med hållbarhetsfrågor. Miljöstyrningsrådet har information om hållbarhet, se www.msr.se. Var rädd om miljön – den finns runt omkring oss!

2.3 Mutor och handel med inflytande Är det så farligt att ta emot en hockeybiljett eller att bli bjuden på middag? Vi vill ju bara att vi ska ha bra relationer….. Det finns situationer när man som tjänsteman inom Försäkringskassan får erbjudanden från en leverantör. Försäkringskassan har riktlinjer för detta, dels för att hjälpa tjänstemännen i sina relationer till Er leverantörer och dels för att informera Er som är eller kommer att bli leverantörer, om vad som gäller. http://fia.sfa.se/Styrning/Styrandedokument/Styrdokument/riktlinje-2005-12.pdf (länk till dokumentet ”Mutor och handel med inflytande”, så detta dokument måste även finnas med på FK.se) Tänk därför alltid efter innan Ni erbjuder gåvor, aktiviteter, tjänster eller andra förmåner till tjänstemän inom Försäkringskassan.

4. Om Försäkringskassans Inköpsenhet Försäkringskassans Inköpsenhet tillhör området Verksamhetsstöd och genomför Försäkringskassans upphandlingar och större avrop av varor och tjänster. Inköpsenheten leder inköpsarbetet inom Försäkringskassan och svarar för att ge det stöd och den information inom området som verksamheten kräver. Inköps- och upphandlingsområden av varor och tjänster är grupperade i kategorier som hanteras i olika inköpsteam. Inköpsenheten tar uppdrag från linjeorganisationen eller identifierar upphandlingsområden på eget initiativ för verksamhetens behov. Inköpsarbetet bedrivs i nära samarbete mellan inköpsenheten och dess uppdragsgivare. I inköpsarbetet ingår vidare att vara Försäkringskassans kommersiella expertfunktion samt leda inköpsarbetet i enlighet med Lagen om Offentlig Upphandling (LOU), gällande interna processer, medverka vid avtalsuppföljning etc.