Peter Widding – First Level Controller/Nationell Kontrollant Goda administrativa rutiner i projekt (erfarenheter från tidigare programperiod) Peter Widding – First Level Controller/Nationell Kontrollant

Vad ska tas upp Hur processen kan se ut i ett EU-program Vanliga dokument som kan komma att begäras in Hur kan redovisningen sorteras Tips/Att tänka på Diskussioner för att utbyta erfarenheter

Processen

Huvudprocess: Utbetalningsprocess BA- och NPP-projekt

Delprocess: Nationell kontroll

Vanliga dokument som kan komma att begäras in

Exempel på underlag som ska skickas till FLC - Första redovisningstillfället prog.period 2007-2013, BA och NPP Statement of expenditure + kontoavstämning Ansökan + beslut Firmatecknare – bifoga underlag som styrker/visar vem som är firmatecknare Lönebevis (lönespec. Anställningsavtal el dyl) Signerade/attesterade tidrapporter (Timesheets) Resultatrapport samt huvudbok Fakturakopior Kopior av annonser eller annat informationsmaterial Lägesrapport (för er del som partner i projektet) Deltagarförteckning, agenda / dagordning etc LOU – handlingar som styrker upphandling samt avtal Hyreskontrakt/avtal Underlag samt beräkningsmodell för office costs (distributed proportionally) Kontoavstämning (Specificerar uppdelning av kostnadskonton i respektive kostnadskategori, 1. Staff costs, 2. Travel and acc. Etc.)

Exempel på material som ska in andra – sista redovisningstillfället prog.period 2007-2013, BA och NPP Statement of expenditure + kontoavstämning Signerade och attesterade tidrapporter (timesheets) Resultatrapport samt huvudbok för redovisningsperioden Lägesrapport för partners del (för den aktuella redovisningsperioden) Ev. informationsmaterial (annonser, trycksaker etc.) Lönebevis – om ny personal eller vid ändring av lön Firmatecknare – om firmatecknaren ändras under projektets gång, glöm inte att skicka in nytt underlag. Kontoavstämning (Specificerar uppdelning av kostnadskonton i respektive kostnadskategori, 1. Staff costs, 2. Travel and acc. Etc.)

Hur kan redovisningen sorteras? Tips/ att tänka

Hur kan redovisningen sorteras? Tips/ att tänka på Diariet Klammer Post-it Register Egna noteringar Hur kan redovisningen sorteras?

Offentlig upphandling Se till att ha nedan underlag i ordning: Förfrågningsunderlag med anbudsbegäran Annons och var den var publicerad Val av upphandlingsform Öppningsprotokoll Utvärdering av anbud Beslut med val av leverantör

Förvaltningsrätten dom mål nr 16038-13 Det är enligt Förvaltningsrättens mening naturligt att beräkna behovet av tjänsterna under hela projekttiden, förutsatt att sakliga skäl för annan uppdelning inte föreligger

Informationsplikt Finnas på allt kommunikationsmaterial, tex: Hemsida Artiklar i tidningar, webb Presentationsmaterial Utskick Övrigt informationsmaterial Skyltat på arbetsplatsen Skicka med kopior på annonser/annat informationsmaterial

Förordning 1303/2013 – infoplikt a) Unionens emblem enligt de tekniska egenskaper som anges i en genomförandeakt som kommissionen antar med stöd av artikel 115.4, tillsammans med en hänvisning till unionen, b) en hänvisning till den eller de fonder som ger verksamheten stöd.

I Botnia Atlantica

Arkiveringsrutiner Handlingar ska finnas tillgängliga Fg. programperiod 2007- 2013 till minst 2020 Slutlig tidpunkt dock när EU-kommissionen avslutar programmet Längre om nationella bokföringsregler kräver det

Ansökan om utbetalning FLC-intyg summerar mot ansökan om utbetalning ”Blue ink” signerat Medfinansiering hänger med Små fel kan försena processen

Peter Widding – First Level Controller/Nationell Kontrollant Tillägg? Peter Widding – First Level Controller/Nationell Kontrollant

En del vanliga fel

Övriga vanliga fel/missar Lägesrapport glöms att skickas med Huvudboksutdrag från bokföringssystemet för projekt och period (inkl intäktskonton) Deltagarförteckning med aktiviteter Skicka med förändringsbeslut från Sekretariatet Godkännande från desk officer – resor utanför prog.området Kom ihåg att skriva ut en fysisk kopia av er hemsida för ev framtida kontroll. Då framgår datum när denna skrevs ut tex. = bra bevis! Utlåtande från Skatteverket om att organisationen/ projektet inte får dra av moms Kostnadsför återvinningsbar/avdragsgill moms, ej stödberättigat även om den inte återvinns