IBS webbseminarium om årsrutiner och bokslut Margareta Nilsson

Agenda Genomgång av aktiviteter inför årsskiftet  - Årsrullning - Periodrullning  - Stängning av period - Årskörningar  - Upplägg av nya nummerserier m m Rensningar Frågor

Årsrutiner Styrregister Tabeller Periodrullning/Årsrullning Stänga perioder Reorganisering Rensa bort transaktioner Årskörningar Supply Chain (DIS och MFG)

Styrregister RV styrregister LR styrregister KR styrregister

Periodhantering 1 till 13 perioder Obegränsat antal bokföringsår Öppna och stängda perioder Aug Sep Okt Nov Dec Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul 2011 2012 Aktuell Historik Stängd Framtida Öppen

RV styrregister Gå igenom slutdatum för perioder Spara redovisningstransaktioner Spara momstransaktioner Spara logistiktransaktioner Spara detaljerade transaktioner (Rel < 6)

KR styrregister Spara transaktioner antal perioder?

LR Styrregister Spara transaktioner antal perioder?

Tabeller Nummerserier Journalnummer Verifikationsnummerserier Kontrollera att det finns utrymme kvar Journalnummer Verifikationsnummerserier Dokumentnummerserier Pålägg/omfördelningar Fasta bokföringsorder Mallar saldofråga Kalender

Periodrullning/Årsrullning Kundreskontra Borttag av gamla transaktioner KR saldon räknas om KR statistik uppdateras Genomsnittlig kredittid räknas om År Statistikuppgifter flyttas från detta år till föregående år

Periodrullning/Årsrullning Leverantörsreskontra Borttag av gamla transaktioner Borttag av historiska preliminära fakturor + preliminära konteringar LR saldon räknas om LR statistik uppdateras Genomsnittlig kredittid räknas om År Statistikuppgifter flyttas från detta år till föregående år

Periodrullning/Årsrullning Redovisning Borttag av redovisningstransaktioner Borttag av momstransaktioner Borttag av detaljkonteringar Borttag av k-log transaktioner Rensas baserat på senast stängda period År Borttag av saldon Reorganisering av register för: Använda verifikationsnummer Journalnummerkontroll

Periodrullning/Årsrullning Övrigt Rensning av register för använda dokumentnummer Rensning av register för använda dokumentnummer i journaler Aktuell period ändras Kontrollkontoregister uppdateras

Stänga perioder Perioden stängs för registrering Skydd för att inte av misstag få in transaktioner i redan avslutad och avstämd period. Bör göras efter månadsbokslut Kontroll att allt är uppdaterat för perioden Avvisade journaler Öppna buntar DIS överföringar Stänga sista perioden Fråga: Vill du skapa ingående balanser? Sätt detta till Nej

Stänga året Anläggningsredovisning Kontroll görs att avskrivningar har skapats t.o.m sista normala period Flyttar värden från innevarande år till ackumulerat och föregående år Aktuellt år ändras i AC styrregister Ingående balanser för anläggningssaldon skapas

Årskörningar DIS Uppdatering av inleverans, inventering, fakturering och lagertransaktioner i annan period än aktuell vid årskifte Årskörning Värden flyttas från innevarande år till föregående år Ingående balanser skapas, t ex för periodisk lagervärdering Nummerserier Kalender

Årskörningar MFG Inköpsstatistik Periodstatistik / historik Statistiska perioder måste stängas för att möjliggöra uppföljning på inköpsorder Periodstatistik / historik Flyttar statistik i frågeprogrammen Artikel Lager

Reorganisering Rensa bort ”tomma” poster i filer Startas från periodrullning Går igenom alla filer i ASW/IBS Enterprise databas Helgjobb Bör göras hur ofta?

Ta bort kunder & leverantörer Skapa borttagsförslag Arbeta med borttagsförslag Verkställ borttagsförslag Motsvarande finns för borttag av artiklar

Villkor för att ta bort kund Inga kundavtal Inga försäljningsorder Inga offerter Ingen försäljningsstatistik Inga serienummer Inga öppna reskontratransaktioner Ingen fakturamottagare på kunden

Villkor för att ta bort leverantör Inga leverantörsavtal Inga inköpsorder Ingen inköpsstatistik Inga serienummer Inga öppna reskontratransaktioner Får ej vara huvudleverantör för artikel Ingen betalningsmottagare finns

Reorganisering Anläggningsredovisning Rensa anläggningsregister

Reorganisering/rensning av transaktionsregister Borttag av transaktioner som är äldre än XXXXXX Egen meny: reorganisering/rensning för att tömma transaktionsfiler Finns för alla områden i IBS Enterprise

Frågor ?

Frågor framöver? Kontakta Kundsupporten via kundportalen http://servicedesk.ibs.net eller maila till servicedesk@ibs.net