Bevarande utifrån nya Ladoks perspektiv Möte med Arkivarier - Anna Åhnberg, Ola Ljungkrona 2015-01-13

Systemavgränsning Ladok är inte ett system för bevarande

Generell process som utgångspunkt Handling inkommer eller upprättas i enlighet med arkivredovisningen på myndigheten Hantera bevarande Överlämnas till arkivmyndighet När handlingar ska ses som arkiverade regleras i 3 § arkivfördningen, men tolkningen inte klarlagd. Bör utredas vidare av RA. 3 § Sedan ett ärende hos en myndighet har slutbehandlats skall de allmänna handlingarna i ärendet arkiveras. I samband därmed skall myndigheten pröva i vilken omfattning sådana handlingar som avses i 2 kap. 9 § tryckfrihetsförordningen skall tas omhand för arkivering. Allmänna handlingar som inte tillhör ett ärende skall arkiveras så snart de har justerats av myndigheten eller på annat sätt färdigställts. I fråga om diarier och journaler samt register och förteckningar som förs fortlöpande skall varje införd anteckning anses arkiverad i och med att den har gjorts. Riksarkivet får meddela ytterligare föreskrifter om när en handling skall anses vara arkiverad. Handling anses då vara Arkiverad i Ladok Handling bevarad

Vi kommer använda fel begrepp Det är många begrepp inom området bevarande och dessutom många med tvetydiga betydelser Jag kommer säkert säga fel ibland 

Begreppsreferenser e-Arkiv och e-Diarium (eARD) projektet – begreppslista Sambruk – ordlista, elektroniskt bevarande etapp 2 Rapport angående elektroniska arkiv (e-arkiv) etc. – Dnr RA 22-2007/3552

Begreppslista Arkiv e-arkiv Arkivsystem System för bevarande System för långsiktig informationsförsörjning (SLI) e-arkivering Verksamhetssystem …. Arkiv – myndighetens samtliga arkivlösningar Digitala Traditionella E-arkiv - E-arkiv kan dels ha samma författningsenliga betydelse som "Arkiv" men avseende på elektroniska handlingar i myndighetens arkiv, dels i dagligt tal avse ett "Arkivsystem” Arkivsystem - Ett arkivsystem bör vara uppbyggt enligt OAIS. Ett arkivsystem kan vara mer eller mindre integrerat med verksamhetssystem. Bör utredas vidare av RA Jfr "System för bevarande" System för bevarande - Ett system för bevarande ska hantera myndighetens elektroniska handlingar, med tillhörande dokumentation, som överförts till bevarande och som lagras i format för bevarande och via integrerade system kan förvaltas och vårdas så att de kan återsökas, tillhandahållas, administreras, migreras, dokumenteras samt överföras till nya databärare. De uppgifter som tillkommer i hanteringen av de elektroniska handlingarna inom systemet ska kunna överföras till format för bevarande Begreppet kan tolkas ha en likartad innebörd som "Arkivsystem". En anledning till begreppet "System för bevarande" är emellertid att arkiv i juridisk mening inte begränsar sig till särskilda system. Bör utredas vidare av Riksarkivet Se även e-arkiv och system för långsiktig informationsförsörjning System för långsiktig informationsförsörjning (SLI) - Definitionen är något oklar. Begreppet kan dels förstås som en alternativ term för "System för bevarande (SB)", föreslagen av RA i "Förstudie om e-arkiv och e-diarium" dels förstås som en vidare term än SB Enligt sistnämnd tolkning skulle ett SLI kunna utgöras av både verksamhetssystem, där informationen skapas, och separata SB eller "Arkivsystem" dit information kan överföras som en del i säkerställandet av den. Bör utredas vidare av RA Jfr "System för bevarande" och "Arkivsystem” E-arkivering - Kan dels ses som att myndighetens arkiv, enligt den juridiska definition som ges, tillförs nya handlingar i elektronisk form och dels ses som att ett arkivsystem tillförs nya elektroniska handlingar När handlingar ska ses som arkiverade regleras i 3 § arkivförordningen, men tolkningen inte klarlagd. Bör utredas vidare av RA

Begrepp – många med olika tolkningar Därför behöver vi en gemensam definition under denna session

Rapport angående elektroniska arkiv (e-arkiv) etc. - 2008 Med E-arkiv i denna presentation menas både verksamhetssystem och System för bevarande. En myndighet kan ha ett eller flera SB.

Ladok är inte ett system för bevarande Ladok uppfyller inte RAFS 2009:2 Resultat kan anses vara arkiverade i samma stund som man för in dem enligt 3 § arkivförordningen ”I fråga om diarier och journaler samt register och förteckningar som förs fortlöpande skall varje införd anteckning anses arkiverad i och med att den har gjorts” Dock inte bevarad! Handling måste ”så snart som möjligt” föras över till ett bevarande. I Ladok kan ärenden var ”öppna” väldigt länge därför blir tidpunkten inte tydligt när överförandet skall ske Resultat kan ses avslutade när inrapporteringen är gjord För att realisera bevarande för e-handlingar måste ett e-arkiv sättas upp. Se definition av e-arkiv i bild 8

Hur ser ”bevarande-output” från Ladok ut? Två olika e-handlingsvarianter Dokumentliknande e-handlingar e-handlingar av DB-karaktär eller Ärenden Dokumentliknande e-handlingar är e-handlingar som är de som representeras av digitala pappersdokument såsom wordfiler, PDF:er och liknande. E-handlingar i av DB-karaktär är förekomster en DB och ärenden kan vara en sammanhängade XML-fil. Ärendefiler skulle kunna läggas över i ett SB som de är medan förekomster i en DB måste få ett bevarandeformat i form av ett PDF-utskrift eller liknande. Det finns andra sätt att realisera representationen, hänvisar till RAFS 2009:2

Dokumentliknande e-handlingar För dokumentliknande e-handlingar såsom: Examensbevis Kursbevis Etc Dessa sparas inte i Ladok – de existerar endast som output från data i Ladok, dessa handlingar kan återskapas Kommer ske genom att Ladok producerar PDF från data i Ladok PDF kommer inte att lagras i nya Ladok Med PDF avses här PDF/A Ladok kommer inte att tillhandahålla en e-signeringstjänst för att signera dokumentliknande handlingar

e-handlingar av DB-karaktär eller Ärenden För dessa kommer Ladok skriva ut ett enklare representation som PDF utan några direkta formateringsanpassningar. Kommer att märkas med nycklar som gör PDF spårbar till e-handlingarna i Ladok Detta kan jämföras med Arkivlista idag med skillnaden att beslutet fortfarande ligger kvar i Ladok Dessa kallas Verifikat i nya Ladok Verifikaten är en direkt representation av data i nya Ladok - dvs. ett bevarandeexemplar

Referensmodell arkivsystem OAIS – Open Archival Information System

Intressanta begrepp OAIS – vad gör nya Ladok Producera det som kallas en SIP Submission Information Package; metadata plus bevarandeexemplar Ladok kommer kunna leverera ett bevarandeexemplar Metadata är en prioriteringsfråga Bevarandeexemplar i form av en PDF är det som avses här. Metadata är ännu inte prioriterat i projektet

Metadata Metadata som en del av ett SIP (Submission Information Package) enligt OAIS Metadata (Descriptive Information) innehåller information som är relevant för bevarandeexemplaret så att det sorteras rätt och blir sökbart

Metadata - krav Innehållet i Metadata är oklart Behövs Metadata överhuvudtaget? Metadata skulle kunna komma i ett senare skede Nya Ladok behöver så fort som möjligt veta vad som är minsta godkända nivå på Metadata och hur det kan levereras till ett system för bevarande

Funktionalitet som erbjuds i nya Ladok – Bevarande Nya Ladok erbjuder inget stöd för elektroniskt bevarande av dokument. Ett sådant verktyg måste lärosätet implementera i enlighet med lokala regler och föreskrifter. Nya Ladok tillhandahåller funktionalitet för att skapa underlag för vidare överföring till elektroniskt bevarande, och utskrift till papper för bevarande i traditionellt arkiv. Metadatafrågan är oklar! Vore bra om projektet kan erhålla en entydig bild på hur vi kan stödja metadatabiten

Lärosäten som har bevarande Få kontakt för att definiera metadatadelen av en SIP Om vi frågar om hjälp så kommer också förväntningarna på att vi kommer erbjuda stöd – vilket inte är prioriterat ännu

Uppgift för er Prata med lokala PL för att kanalisera krav så att vi får in önskemålen till projektet

Frågor?