Verksamhetsmodellering

Ett exempel på en beskrivning av verksamheten En modell av företaget/verksamheten som visar vad som görs Flöde av material - Flöde av information - Intressenter utanför företaget Modellen visar inte hela sanningen ! Ett dilemma är att man vill visa enkel och överskådligt & visa allt Ur INFORMATION SYSTEMS, PrenHall - Alter

En modell av en försäljningsprocess A business process is a related group of steps or activities in which people use information and other resources to create value for external or internal customers (Alter) Production & Warehouse Order Handling & Customer service Shipment & Quality check Vendors Market Management Purchase Customers Receive order Get products in warehouse Quality check Manufacture 1.Xxxxxx 2. Xxxxxx 3. xxxxxxxxx Packing Process? Olika definitioner finns Shiping

Processer på olika abstraktionsnivåer Receive order Receive order Get products in warehouse Manufacture Manufacture Quality check Packing Shiping Shiping

Analys: As-Is & To-Be, samma beskrivningsteknik Receive order Receive order Get products in warehouse Get products from vendor Manufacture Manufacture Quality check Packing Packing Shiping Shiping

Förstoring av processer Flöde 1 Användare 1 Process Användare 2 Flöde 3 Flöde 2 Användare 1 Flöde 2 Flöde 1 P1 P2.1 Användare 1 Flöde 4 Flöde 2 Flöde 6 P2 P2.2 Flöde 5 Flöde 4 P1 P2.3 Användare 2 Flöde 3 P3 Flöde 7 Inga flöden får tappas bort

Att visa tid och logik OBS. Inget infoflöde visas i detta fall (Men, man skulle kunna ha gjort det) Flow chart

Begrepp i och kring en Verksamhetsprocess Exempel ? Händelser Styrning Regler Process Material Info Material Info Andra hjälp- medel System Aktörer

Process - beskrivning Verksamhetsprocesser kan beskrivas med text, ex PROCESSNAMN Leverans BESKRIVNING Leverans av beställda varor till kund HÄNDELSE Leveransdatum infaller INPUT Orderinfo REGLER Verkställs endast om betalning gjorts i förväg BEARBETNING Plocka varor. Förpacka. Skicka iväg OUTPUT Vara + följesedel IS-STÖD Plock-programmet i lagersystemet AKTÖRER Leveranspersonal FÖRUTSÄTTNING Artiklar finns i lager LÄGE EFTER Artikelsaldo minskat, rapport till ordersystemet gjord VOLYMER 500 per dag PRESTANDAKRAV Max väntetid för kunden: 1 timme TILLGÄNGLIGHET Kl 09.00 - 16.30

Process Characteristics Struktureringsgrad Deltagande & engagemang i processen Grad av integrering mellan processer Komplexitet Utnyttjande och beroende av maskiner Fokus på planering och kontroll Behandling av fel och undantag PROBLEM OM NIVÅN ÄR - FÖR HÖG - FÖR LÅG ??

Plan, Execute, Control Principen för allt arbete Aktuellt i samband med kvalitets-strävanden Hur kontrollerar man gjort rätt eller att ett system fungerar på rätt sätt ? Ur INFORMATION SYSTEMS, PrenHall - Alter

Ärende Verksamhetsprocesser System Förändringsarbete Börja med att förbättra och förenkla verksamhetsprocesserna Därefter IT Ärende Verksamhetsprocesser System Nuläge Nya önskad verksamhets- Processer & Nytt önskat system

Förändringsarbete, forts Innebär ofta förenklingar: färre funktioner, ökad automatisering & minskat pappersflöde PAPPER INTERNET Kund Order- mottagn Kund Best Order (Elektroniskt) Faktura (Elektroniskt) Faktura Order- registr. Order- process Info Faktura- utskrift

Mål, Strategi, Plan MÅL - Vart vill jag ? (Mål skall vara mätbara !) Ex Öka vinst Delmål: Minska ränteförluster STARATEGI - Hur skall jag komma dit ? Ex Effektivare fakturering PLAN - Aktiviteter (konkret i tiden) för att komma dit Ny process: Etapp 1, 2, 3 Nytt system: Etapp 1, 2, 3

Förslag till terminologi Ärende-flöde (Work-flow) Företaget IS Har ett antal En samanhållen Affärshändelse ur kundens perspektiv System Ex: Från order till leverans och betalning Organiserat i Sammanbinder ett antal ett antal (i sekvens) Består av ett antal Stöder Avdelning Verksamhets Process Typ av arbete Ansvarar för Arbetsuppgifter Ex: Ekonomi-avd en eller fler Ex: Fakturering Stöder IS Funktion Sammanbinder ett antal (i tid) (Arbets-rutin) Stöder Utnyttjar Detta skall ses som ett exempel Området inte standardiserat Stor förvirring råder Databas Arbetssteg Ex: Skriva ut faktura

Matrisorganisation Organisation Order Tillverkning Leverans Ekonomi Ärendeflöde Sälj Privatpersoner Sälj Sverige Sälj Internationellt Processer

Instanser av ärendeflöden och processer Order 1 07-12-01 Order 2 07-12-12 Ordermottagning Ord.mott Ord.mott Tillverkning Tillv. Tillv. Leverans Lev. Lev.

Översikt av några vanliga beskrivningssätt Vilken metod är bäst ? Det beror på VAD man vill visa ! En översikt av alla processer och hur de hänger ihop - statiskt Arbets-/ärendeflöde – dynamiskt. Kan ses som en instans av ovanstående Information och/ eller material Händelser Aktörer Datorstöd Olika typer av medier, ex. papper, elektroniskt meddelande Typer och eller instanser. Ex. fler bokföringsprocesser kan pågå samtidigt Detaljeringsgrad Alternativval och annan logik

En processförteckning Ur: Computer Associates - AllFusion

IDEF 0 Functional modeling IDEF 3 Process modeling IDEF är en välkänd och spridd modelleringsteknik www.idef.com IDEF 0 Functional modeling IDEF 3 Process modeling Innehåller även IDEF 1 Information modeling IDEF 4 OO-modelling IDEF 5 Ontology

IDEF 0 Functional modeling Regler, händelser etc. Uppifrån Material eller information Från vänster Till höger Material eller information Nerifrån Resurser, ex Aktörer, system Activity kan förstoras på samma sätt som DFD Ur: Computer Associates - AllFusion

IDEF0 - exempel Order process Förstoras 1 Mottagnings process 2 Varor Order process Förstoras Kundorder Faktura Datum Varor 1 Mottagnings process 2 Leverans- process info Kundorder Rekvisition Ordersystem Aktör Leverans- system Aktör info Varor 4 Lager- process 3 Fakturerings- process Faktura Lagersystem Aktör

Ett annat notationssätt Beställning Mottagning Kundens processer Order Tillverkning Leverans Våra processer Varulager Databas Aktörer Regler Medie-symboler Info Varor Processer kan förstoras

DFD kan användas Symboler: Context-nivå Extern Informationsflöde Agent Process Datalager Context-nivå Ur INFORMATION SYSTEMS, PrenHall - Alter

DFD - Förstoring Nivå 1 Ur INFORMATION SYSTEMS, PrenHall - Alter

DFD - Förstoring Mät- Mätare Kund process Mätare Datalager Kund Beställning av statistik Nivå 0 context Mätare Mät- process Kund Mätdata Statistik, typ 1 Statistik, typ 2 Inga datalager på contextnivån Nivå 1 Beställning Mätare 2 Mottagn beställn Beställning av statistik Beställn- info Datalager Kund Mätdata 3 Statistik typ1 Mätdata 1 Registrerings- process Statistik, typ 1 Mätdata 4 Statistik typ 2 Numrering ! Statistik, typ 2 Ur INFORMATION SYSTEMS, PrenHall - Alter

DFD - Varuflöde Ingen beskrivningsmetod är perfekt Order Företaget Kund Fölesedel (vara), faktura Ingen beskrivningsmetod är perfekt Fördelen med DFD är att externa agenter visas och att man kan ha med datalager för att få ett äkta dataflöde Nackdelen med DFD är att materialflöden inte visas Vi vill på denna kurs examinera i en vedertagen metod Därför väljer vi DFD och åskådliggör material enligt ovan

DFD – Fler nivåer Order Företaget Kund Fölesedel (vara), faktura 1 mottagn Order Kund Order- info Faktura Datalager Order- info 2 Fakt Följesedel (vara) Följesedel (vara) Order- info 3 Leverans Följesedel (vara) 3.1 Plockning 3.2 Förpackn 3.3 Transport Order- info Följesedel (vara) Kund Datalager Ur INFORMATION SYSTEMS, PrenHall - Alter

Dynamiska beskrivningar Visar tiden sekventiellt Kan omfatta Hur ett ärendeflöde går igenom olika processer Hur arbetet går till inuti en process – rutin eller arbetsbeskrivning Kan förutom arbetsmoment inkludera Endast beroendepilar Material och/eller information Alternativ-val, parallellitet och annan logik Datorstöd Aktörer

Från statiskt till dynamiskt B K K A D C ? B Dynamiskt 2 C A B 1 3 K 4 D D C 6 5 K

Rutinbeskrivning 3 Fakturerings- process 2 A 1 K D C 5 4 Steg 1. Kontrollera leveranslistan Steg 2. Komplettera artiklar med priser Steg 3. Summera fakturan Steg 4. Beräkna rabatter Steg 5. Skriv ut fakturan Steg 6. Skicka fakturan

IDEF 3 – Process Modelling Flöde Tidsföljd & Alla O En eller fler X Endast en Någon artikel saknas Någon artikel finns Restnotera & X X Alla artiklar finns Kontrollera om alla artiklar finns Leverera det som går Varor Order Ta emot order & Kund OK Ingen artikel finns Avvisa order X Kontrollera om kund OK O O Kund ej OK Skicka brev Skicka mail

Processbeskrivning - med och utan flöde Kund Ta emot order Order Ta emot order Varor Plocklista Plocka varor Plocka varor VAROR Leverera order Leverera order

Rutinskisser med swimlanes och mediasymboler Belyser aktör Vem eller var något görs

V - grafer Processer kan förstoras Enkel-romb = Info, två dubbellinjer = matr, en dubbellinje = matr + info Hanterar matr + info på ett bra sätt Order Plock- lista Order Mottagnings- process Lager- process Leverans- process Fakturerings- process Varor Faktura Varor + Faktura

Petrinät – för tid & synkronisering Token Ärende eller styrsignal Transition Process eller aktivitet Place Tillstånd Ur ’Workflow Management MIT-press. Aalst & Hee

Petrinät - Fire Före Efter Ur ’Workflow Management MIT-press. Aalst & Hee

Petrinät - Trafikljus Ur ’Workflow Management MIT-press. Aalst & Hee

Petrinät - Synkronisering av två ljus i en korsning Ur ’Workflow Management MIT-press. Aalst & Hee

BPMN The Business Process Modeling Notation (BPMN) specification provides a graphical notation for expressing business processes in a Business Process Diagram (BPD). The objective of BPMN is to support process management by both technical users and business users by providing a notation that is intuitive to business users yet able to represent complex process semantics. The BPMN specification also provides a mapping between the graphics of the notation to underlying the constructs of execution languages, particularly BPEL4WS. Copyright © The Business Process Management Initiative [BPMI.org], August 25, 2003. All Rights Reserved.

Ex: Diskussion och beslut via webben Copyright © The Business Process Management Initiative [BPMI.org], August 25, 2003. All Rights Reserved.

Första delprocessen Copyright © The Business Process Management Initiative [BPMI.org], August 25, 2003. All Rights Reserved.

Händelseanalys

Hur ser den ideala beskrivningstekniken ut ? Visar Arbetsuppgifter (Process/funktion) In, ut och lagring av info och varor i varje arbetsuppgift Varifrån kommer info och varor och vart skall de ? Kontrollflöde Alternativval Parallella flöden och synkronisering Aktörer Samband med arbetsuppgifter hos kunder och leverantörer Hur är IT kopplat till verksamheten Kan visa de olika arbetsuppgifterna statiskt eller tidsdynamiskt

Olika fokus i analysen Beroende på vad man analyserar och vilket problem man skall lösa så kan det operativa flödet variera. Ex inom ett sjukhus Patienter om man skall utveckla datorstöd för behandlingsprocesser Personal om man skall utveckla datorstöd för schemaläggning, timrapportering, uppföljning och bemanningsplanering Läkemedel om man skall utveckla datorstöd för logistiken mellan sjukhusets avdelningar och sjukhusets eget apotek Sängar om man skall utveckla datorstöd för planering och förflyttning Lokaler om man skall utveckla datorstöd för lokaladministration

Mer fritt kul! men bra? En liten varning ! Inte säkert att de förmedlar det budskap som Du tänkt KUND HK LAGER

Hur skall man rita? Order Företag Kund 1 VAROR, faktura Fakturering Info Faktura Order- mottagning Order Leverans Kund Info VAROR, faktura 2 Fakturering 4 Faktura Order- mottagning Order Info Varor Leverans Kund Datalager Ifo Följesedel(varor), faktura 3 Order- mottagning Fakturering En kombination Av allt? Faktura Order 5 Leverans Kund Order- system Fakt- system VAROR, faktura Lev- system