Ny organisation för uppdragsverksamhet - Utbildningsdag 2 2008-06-13 Birgitta Roos Haraldsson Stf prefekt med ansvar för extern uppdragsverksamhet och samverkan

Innehåll Välkommen och aktuell information. Kort avstämning av utb. dag 1, 14 maj. Uppdrags- och anbudsförfrågan. Offert, avtal/överenskommelser, avtalsmallar. Diarieföring. Utbildningsadministration. Praktiska övningar handläggnings-ärenden. Principer/riktlinjer för arbetsfördelning. Fotografering av kontaktpersoner – kontaktinformation hemsida. Övrigt. Planering inför Uppdragsgruppen -15 augusti kl 09.00 – 12.00.

Innehåll utbildning Övrigt Inledning – prefekt, stf prefekter Uppdrag och samverkan på IPD Bakgrund till nya uppdragsorganisationen Principer/riktlinjer för arbetsfördelning Skiss över organisationen Styrdokument & riktlinjer för uppdragsverksamhet Handläggningsprocessen Anbud, offert, avtal/överenskommelser, mallar Kostnadsberäkning, mallar Utbildningsadministration Diarieföring Marknadsföring, webbsidor – intranät, internet Praktiska övningar handläggningsärenden Kontaktpersoner Övrigt

Aktuell information Organisationen för uppdrag

Nya organisationen för uppdragsverksamhet på IPD Stf prefekt - ansvarig för samverkan och uppdragsverksamhet IPD-central person (en eller flera) ansvarig för: - mottagande och samordning av uppdragsförfrågningar avtal/överenskommelser, kostnadsberäkningar och ekonomi marknadsföring, information och webb Uppdragsgivare Uppdragsgrupp – ca 15 personer Enhetshandläggare - ansvarig för icke poänggivande uppdrag inom enheten Studierektorshandläggare - ansvarig för poänggivande uppdrag inom studierektorsområdet

Nya organisationen för uppdragsverksamhet på IPD Stf prefekt - ansvarig för samverkan och uppdragsverksamhet IPD-central person (en eller flera) ansvarig för: - mottagande och samordning av uppdragsförfrågningar avtal/överenskommelser, kostnadsberäkningar och ekonomi marknadsföring, information och webb Uppdragsgivare Uppdragsgrupp – ca 15 personer Enhetshandläggare - ansvarig för icke poänggivande uppdrag inom enheten Studierektorshandläggare - ansvarig för poänggivande uppdrag inom studierektorsområdet Enhetschef - personalansvarig Kursledare, lärare, medverkande - Ansvarig för innehåll och genomförande

Nya organisationen för uppdragsverksamhet på IPD Institutionsstyrelsen, prefekt, stf prefekter Stf prefekt - ansvarig för samverkan och uppdragsverksamhet Personer ansvariga för diarium IPD-central person (en eller flera) ansvarig för: - mottagande och samordning av uppdragsförfrågningar avtal/överenskommelser, kostnadsberäkningar och ekonomi marknadsföring, information och webb Uppdragsgivare Uppdragsgrupp – ca 15 personer Grundutbildnings-kommittén Enhetshandläggare - ansvarig för icke poänggivande uppdrag inom enheten Studierektorshandläggare - ansvarig för poänggivande uppdrag inom studierektorsområdet Enhets-administratör Studerande-service Enhetschef - personalansvarig Ekonomer Kursledare, lärare, medverkande - Ansvarig för innehåll och genomförande

IPD-centrala personer ht 08 Stf prefekt med ansvar för externa uppdrag och samverkan: Birgitta Roos Haraldsson IPD-central kontaktperson ansvarig för: mottagande och samordning av uppdragsförfrågningar avtal/överenskommelser, kostnadsberäkningar och ekonomi (?) inåtriktad webb Maria Eriksson marknadsföring och information utåtriktad webb Marianne Folkesson Lang IPD-central ekonom (?)

Handläggare ht08 Enheter Inger Björneloo Lärande i vuxenliv Mai Foreux Individ, kultur och samhälle Jan-Åke Klasson Specialpedagogik Peter Korp Hälso- och idrottsvetenskap Eva Malmström Barn- och ungdomsvetenskap Cecilia Nihlén Språk och litteratur Anette Strandberg Ämnesdidaktik Kristina Kullin Helleteg (vik) Lärande och undervisning Studierektorsområden Eva Andersson Pedagogik och allmändidaktik Jan Gustafsson Barn- och ungdomsvetenskap Mats Hagman Ämnesdidaktik Pija Ekström & Ulla Alexandersson Specialpedagogik Peter Korp Idrottsvetenskap Lisbeth Lindberg Pedagogiskt arbete

Avstämning kick-off 3 april Inledning – prefekt, stf prefekter Bakgrund till nya uppdrags-organisationen Principer/riktlinjer för arbets-fördelning Skiss över organisationen Handläggare Kalender vt 2008 Innehåll utbildningsdagar Uppdrag och samverkan på IPD Övrigt, förtäring…

Avstämning utb.dag 1, 14 maj Välkommen och aktuell information. Kort avstämning av kick-off 3 april. IPD:s intranät för uppdrag & samverkan. Styrdokument och riktlinjer kring uppdragsverksamheten. Handläggningsprocessen. Kostnadsberäkning och mallar. Övrigt. Planering inför utbildningsdag 2 den 13 juni kl 09.00 – 16.00.

Uppdrags- och anbudsförfrågan En uppdragsförfrågan kan initieras via: Telefonsamtal E-postmeddelande Personliga kontakter Kontakter på IPD eller GU Anbuds-/ intresseförfrågan Utbildningspolitiska satsningar etc.

Uppdrags- och anbudsförfrågan Mottagare av uppdragsförfrågan kan vara: Stf prefekt IPD-central kontaktperson Studierektor Enhetshandläggare Annan medarbetare på IPD etc. Viktigt att uppdragsförfrågan handlägges av rätt handläggarkompetens. En kontaktperson mellan uppdragsgivare och IPD.

Handläggnings-processen Operativt ansvar ligger hos prefekt och stf prefekt med ansvar för externa uppdrag och samverkan. Handläggning i samverkan mellan stf prefekt/ studierektors-handläggare/enhetshandläggare. Stora, övergripande, komplexa uppdrag, anbud etc. samordnas av stf prefekt.

Handläggnings-processen Förfrågan, anbud, initiering av uppdrag. Sammanställning av bakgrundsdata, fakta/önskemål, förutsättningar etc. kring uppdraget. Handläggning – ramar, upplägg och innehåll. Handläggningsprocessen dokumenteras. (Underlag + ev. lärplattform) Utveckling av kursplan och kursupplägg / upplägg för uppdraget.

Handläggningsunderlag – se beräkningsmall flik 1 Handläggnings-processen Kostnadsberäkning utifrån gemensamma mallar enligt principen ”full kostnadstäckning”. Offert/Uppdragskoncept presenteras för uppdragsgivaren. Avtal/Överenskommelse skrivs och undertecknas av IPD och uppdragsgivaren. ”Inget uppdrag ska påbörjas innan avtal är undertecknat”. Fakturering via kundreskontran i ekonomisystemet. Samma dag som vara/tjänst levererats eller enligt avtal. Underskrivet avtal diarieförs. IPD och EKO. Kopior till berörda personer. Intranät Handläggningsunderlag – se beräkningsmall flik 1

Kostnadsberäkning Full kostnadstäckning. Använd IPD:s beräkningsmall för att räkna fram uppdrag. GU:s kalkylmall kan användas för att räkna på bidrag. Kalkylerna är att anse som internt arbetsmaterial och skall inte bifogas ansökningar/offerter. Riktlinjer finns även i bl a GU:s ekonomihandbok + på GU:s uppdragsstöd. Se intranät. IPD:s beräkningsmall.

Offert, avtal/ överenskommelse Skriftliga avtal skall tecknas mellan högskolan och uppdragsgivaren för all uppdragsutbildning. HSVFS 2003:3,1 §, HSV:s rapportserie 2003:35 R, sid 19 Avtal ska alltid finnas för uppdrag, oavsett omfattning! Om avtalet föregås av offert ska offerten i princip innehålla samma uppgifter som avtalet. Avtalsvillkoren ligger därför med som bilaga. Offerten undertecknas av prefekt samt ev. av ansvarig projektledare/kursledare/handläggare. Avtalet undertecknas av prefekt och uppdragsgivaren.

Offert, avtal/ överenskommelse Tänk på att noga reglera i avtalet t ex max antal deltagare, hur många omtentamenstillfällen som ingår, vad som ingår/ inte ingår i kostnaden etc. Sänd med bilagor med upplägg, innehåll, kursplan, schema, anbudsförfrågan etc. Ett avtal skall innehålla den information som behövs för att kunna upprepa uppdraget med samma innehåll och upplägg. Alt. kunna gå tillbaka till avtalet om det blir tvister etc.

Offert, avtal/ överenskommelse Mall avtal Mall offert Förenklad kursanmälan/avtalsblankett Mall kursanmälan/registrering Alla avtal lämnas till IPD-central person som samordnar för underskrift, diarieföring, dokumentation av handläggningsärendet etc. Intranät - mallarna

Intranät - diarieföring Alla offerter, avtal, överenskommelser skall ha ett IPD-diarienummer innan de sänds ut för underskrift. IPD-central person samordnar IPD-diarienummer samt diarieföring av avtalen – på IPD och i EKO. Till diariet bifogas även handläggningsunderlaget ”Uppdragsförfrågan”, flik 1 i beräkningsmallen. Intranät - diarieföring

Intranät - diarieföring Övrigt Intranät - diarieföring

Utbildningsadministration Rutiner för poänggivande uppdragsutbildning Se kursledarguiden + specifika uppdragsdelar. Handläggare/IPD-gemensam kontaktperson lämnar kopia av undertecknat avtal samt kursplan till kursansvarig samt till kursadministratör. Kursadministratör skickar registreringsblankett till kursansvarig. (Om inte förenklad anmälnings- /reg.blankett redan använts) Kursansvarig lämnar registreringsblanketten till deltagarna. (se ovan) Deltagarna fyller i registreringsblanketten och skickar blankett + ALLA handlingar direkt till kursadministratör. (se ovan) Kursadministratör kontrollerar handlingarna och ser till att deltagare som saknas i LADOK blir etablerade av GU, lokal antagning. Kursadministratör registrerar de deltagarna som finns etablerade i LADOK på aktuell kurs.

Utbildningsadministration Rutiner för poänggivande uppdragsutbildning Kursansvarig lämnar betygslista över godkända deltagare till kursadministratör. Kursadministratör utfärdar kursintyg till den som fullföljt kursen men ej examinerats. Utdrag ur LADOK ges till de deltagare som genomför kursen med godkänt resultat. Kursadministratör sänder in kursdokumentation till arkiv/diarium, enligt gängse rutiner. Behörighet och dispens Generell dispens ges till deltagare på uppdragsutbildning från krav på grundläggande behörighet. Kursplan Studierektor sänder in aktuell ny/uppdaterad kursplan till Grundutbildningskommittén för fastställande.

Praktiska övningar handläggnings-ärenden Uppdragsförfrågan kring föreläsning. Uppdragsförfrågan kring poängutbildning. Anbudsförfrågan. Salar: B1 132 B1 133 B1 134 B1 135 B1 115 Datasal

Handläggare inkl. ekonomer & studerandeservice Enheter Inger Björneloo Lärande i vuxenliv Mai Foreux Individ, kultur och samhälle Jan-Åke Klasson Specialpedagogik Peter Korp Hälso- och idrottsvetenskap Eva Malmström Barn- och ungdomsvetenskap Cecilia Nihlén Språk och litteratur Anette Strandberg Ämnesdidaktik Kristina Kullin Helleteg (vik) Lärande och undervisning Studierektorsområden Eva Andersson Pedagogik och allmändidaktik Jan Gustafsson Barn- och ungdomsvetenskap Mats Hagman Ämnesdidaktik Pija Ekström & Ulla Alexandersson Specialpedagogik Peter Korp Idrottsvetenskap Lisbeth Lindberg Pedagogiskt arbete

Principer/riktlinjer för arbetsfördelning Förslag som framkommit…

Övrigt ?

Planering Uppdragsgruppen Datum: 15 augusti kl 09.00 – 12.00, lokal B1 132 Välkommen och aktuell information. Kort avstämning av utb. dag 2 den 13 juni. Ev. uppföljning kring avtalsmallar och beräkningsmall etc. Avstämning aktuella uppdrag Principer/riktlinjer för arbetsfördelning. Gemensam lärplattform för uppdrags-handläggning – processdokumentation. Kontaktinformation hemsida. Övrigt. Mötesplanering inför Uppdragsgruppen ht 08

Hemsidor Samverkan IPD - http://www.ipd.gu.se/samverkan/ Uppdragsutbildning och kompetensutveckling IPD - http://www.ipd.gu.se/samverkan/uppdragsverksamhet/ Intranät IPD Uppdrag och samverkan – http://www.ipd.gu.se/ipd/intranet/samverkan/ Kompetensutveckling vid GU - http://www.gu.se/samverkan/kompetensutveckling/

utveckla universitetets tredje uppgift - samverkan & uppdrag och ”Tillsammans kan vi utveckla universitetets tredje uppgift - samverkan & uppdrag och den externa uppdragsverksamheten vid IPD”.