Regionstyrelsen 141209 Allmänna handlingar och diarieföring

Innehåll Offentlighetsprincipen Allmänna handlingar Arbetsmaterial Diarieföring Utlämnande Sekretess

2017-04-08 Offentlighetsprincipen ”Det är inte alltid enkelt för erfarna kommunala tjänstemän och förtroendevalda, som ändå torde vara väl bekanta med regelverket, att tillämpa offentlighetsprincipen.”

Offentlighetsprincipen ”Till främjande av ett fritt meningsutbyte och en allsidig upplysning skall varje svensk medborgare ha rätt att taga del av allmänna handlingar.” Får begränsas endast om det är påkallat av vissa speciella hänsyn och med stöd av lag. (Sekretess)

Allmänna handlingar En handling är allmän om den förvaras hos myndighet och är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndigheten. En allmän handling kan vara offentlig eller hemlig.

Allmänna handlingar Handling – teknikneutralt, t ex mail, sms, röstmeddelande, foto, film, datafiler Förvarad – tillgänglig för myndigheten med tekniskt hjälpmedel som myndigheten själv utnyttjar Handlingen behöver inte vara diarieförd för att vara en allmän handling

Inkommen handling Anlänt till myndigheten Kommit in till myndighetens lokaler Tagits emot av någon behörig person Tjänsteman som har till uppgift att ta emot handlingar Befattningshavare som har att ta befattning med det ärende som handlingen hör till Kan i så fall ha tagits emot i bostaden eller vid förrättning utanför myndigheten

I vilken roll har handlingarna mottagits? Ej inkommen handling Sådana skrivelser som enbart rör personliga förhållanden Handlingar som mottas på grund av annan ställning, t ex partifrågor Brev ställt till kommunfullmäktigeledamot på kommunens adress med anledning av en av honom väckt motion ansågs ej som allmän handling

Upprättad handling Expedierats avsänts antingen till en enskild eller en annan myndighet hos myndigheten hålls tillgänglig för avhämtning Hör till ett ärende som har slutbehandlats Justerats På annat sätt färdigställts Arkiverats Principen är att handlingen anses upprättad först då den föreligger i sitt slutliga skick. Dessförinnan myndighetsinternt arbetsmaterial

Arbetsmaterial Handlingar som tillkommit endast som ett led i ett ärendes föredragning eller beredning, s k minnesanteckningar, blir allmänna bara om de expedieras, arkiveras eller tillför ärendet sakuppgifter Till dess att handlingar anses upprättade brukar man tala om arbetsmaterial som ännu inte blivit allmänna handlingar

Diarieföring Allmänna handlingar ska hållas ordnade – sker som regel genom diariet – syfte upprätthålla offentlighetsprincipen, bevaka ärenden, tillgång till handlingar Hemliga handlingar MÅSTE registreras Angeläget att e-post eller annat meddelande som befattningshavare i regionen mottar som har med ett ärende i regionen att göra tillförs ärendet ifråga, t ex genom att det vidarebefordras till diariet så snart det mottagits Allmänna handlingar som är av tillfällig eller ringa betydelse kan gallras enligt gallringsbeslut och behöver inte diarieföras

Utlämnande - skyndsamt Ska på begäran lämnas ut genast eller så snart det är möjligt Rådrum att ta ställning till om handlingen är offentlig eller hemlig Rätt att få kopia av offentlig handling mot avgift Rätt att få begäran om utlämnande prövad av myndigheten om begäran inte fullt ut beviljas, beslut från myndigheten kan överklagas till kammarrätten Anonymitetsskydd och efterforskningsförbud

Sekretess En allmän handling kan vara offentlig eller hemlig För sekretess krävs lagstöd Sekretess rör för regionens del vanligen skyddet för enskild eller det allmännas ekonomiska intresse Bestämmelserna om sekretess innebär: - Tystnadsplikt, d v s förbud att röja uppgift - Förbud att lämna ut allmänna handlingar - Straffbart att bryta mot tystnadsplikten Sekretessmarkering på handlingen Måste diarieföras

Rätt att få begäran om utlämnande prövad om begäran inte fullt ut beviljas Ansvarig befattningshavare besked om att skriftligt beslut kan begäras Myndigheten skriftligt beslut med överklagandehänvisning Kammarrätten Högsta förvaltningsdomstolen

Handling som omfattas av sekretess Förvarad Myndighet Inkommen Upprättad Allmän handling Handling som omfattas av sekretess Offentlig handling