Följeforskning CEDIF Styrgruppsmöte inno Scandinavia AB Riddargatan Stockholm Tel; Fax;

Slide 2 Mål och Syfte  Målsättningen och Syftet är strategiskt korrekta och viktiga för MiUn och länet i sin helhet  Ligger i linje med tidigare forskning på MiUn och med länets profil som ”arkivlänet”  Centrumbildningen: en stark profilering av kompetensen nationellt och internationellt  Väldigt ambitiös målsättning med brett angrepssätt  Målsättningen relativt klar för de flesta intressenter och deltagare  Dock klarare för dem som inte ingår i projektgruppen  Ser lättare helhetsmålet  Projektgruppen har större fokus på forskningsområdena

Slide 3 Projektresultat  Generellt  Lång men nödvändig startsträcka. Definiering av forskningsområden och studier är färdiga men 3-4 månader efter plan  Utveckling och inrättande av ett arkiv- och informationsvetenskapligt centrum vid Mittuniversitetet i Härnösand  Bra förarbete på infrastruktur och avtal  Centrumets vision, aktiviteter och målgrupp är oklara  Investering i och utveckling av en virtuell laboratoriemiljö för elektroniska dokument- och arkivsystem  Bra förarbete och vision för samarbete med Boston  Arbetet lite efter plan, kommer att få fart med de kontraherade experterna

Slide 4 Projektresultat  Utveckling och tillämpning av modeller för elektronisk informationsförvaltning i Västernorrlands län  Ambitiös definiering av sju forskningsområden och iscensättning av flera studier  Kommer modellerna att kunna tillämpas?  Stort offentligt fokus på bekostnad av näringslivet  Resursslukande: Möjligtvis för många studier på bekostnad av arbetet kring Centrum-utvecklingen  ”Contingency-plan”  Spridning och kommunicerade av erfarenheter, kunskaper och resultat  Ambitiöst arbete på konferenser och seminiarer  Viktig med fortsatta insatser för positionering av centret nationellt och internationellt innan någon ”tar” konceptet  Indikatorer  Viss tveksamhet att vissa indikatorer uppnås inom projekttiden

Slide 5 Projektorganisation  Klassisk projektorganisation: Styrgrupp, projektgrupp, referensgrupp osv.  Väl sammansatt i termer av kompetens, geografisk spridning, intressen osv  Oklara roller och ansvarsfördelningar  Deltagare har inte alltid uppfattat sin roll och sitt ansvar  Bättre nu med förbättrat uppföljningssystem  Oklara mål gällande referensgrupp och styrgrupp  Vad vill vi ha ut av dem?  Hur involvera dem?  Bristfällig kommunikation  Intressenter utanför den direkta projektgruppen får knapphändig information

Slide 6 Horisontella kriterier  Integration  Inga anmärkningar. Två inom projektgruppen är av utländsk härkomst och väl integrerade i projektet.  Digital informationshantering möjliggör till en högre grad spridning av kunskap över sociala och nationella gränser  Jämställdhet  Inga anmärkningar. Projektgruppen är jämnt fördelad. Försiktighet iakttas i språkval  Miljö  Inga anmärkningar. Digital informationshantering minskar pappershanteringen  Ansvarig  Ingen ansvarig i projektet. Avdelningen har dock en ”lika rättighets” ansvarig som larmar om problem uppstår

Slide 7 Förbättringsområden  Klarare roll och ansvarsfördelning  Förbättring har skett genom noggrannare uppföljning  Bättre utnyttjande av resurser och kompetens  Referensgrupp  Ovärdelig kompetensresurs och bollplankspartner  Mindre fokusgrupper baserat på intresse/kompetensområden  Problematisering i syfte att ta fram konkreta förslag till åtgärder  Styrgrupp  Problematisering i syfte att besluta i strategiskt viktiga frågor  Utnyttja kompetens och kontaktnätverk  Större fokus på Centrumets framtida aktiviteter  Vision och definiering av aktiviteter på kort och längre sikt  Attraherar externa parter och positionerar nationellt och internationellt

Slide 8 Förbättringsområden  Kommunikation (projektnivå)  Informationsflödet sker genom ”sekundära” kanaler och når enbart en liten grupp  För att bibehålla en engagerad grupp behövs regelbunden uppdatering  Ihopkoppling av länets kompetensnoder (i förlängningen nationellt och internationellt)  För största möjliga ”impact” behöver centret kopplas ihop länets kompetensnoder  Undvika att det enbart blir ett nytt namn på den befintliga avdelningen  Näringslivets medverkan  Se till att få med näringslivet som intressenter i centret. Både systemleverantörer och ”end-users”